馮春爽

（唐山師范學(xué)院 人事處，河北 唐山 063000）

在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)和現(xiàn)代管理學(xué)知識飛速發(fā)展的社會條件下，檔案工作也面臨著挑戰(zhàn)，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案事業(yè)應(yīng)對迅猛發(fā)展的信息社會的必然選擇。檔案信息化是現(xiàn)代檔案管理的重要組成部分，檔案信息化建設(shè)與管理已經(jīng)成為檔案事業(yè)發(fā)展的一項(xiàng)具有全局性和戰(zhàn)略性的重大工作。

1 檔案信息化的定義和內(nèi)涵

檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過程。也就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供利用服務(wù)。

檔案信息化可以從以下三個方面來理解：實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享，而這必將引發(fā)檔案管理模式的變革。

2 檔案信息化建設(shè)

在信息社會的建設(shè)環(huán)境下，隨著檔案信息化的逐步深入，在各項(xiàng)管理活動中，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。

2.1 建立網(wǎng)絡(luò)檔案應(yīng)用系統(tǒng)、檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，加強(qiáng)檔案信息化資源建設(shè)

應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，這是檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障。檔案信息化資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，也是檔案信息化建設(shè)成敗的關(guān)鍵，檔案信息資源建設(shè)主要內(nèi)容為：將現(xiàn)有館藏檔案的數(shù)字化和采集、接收的各種形式的電子文檔，集成到統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫中。只有做好檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，加快檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，盡快形成數(shù)據(jù)規(guī)模，使計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)實(shí)用化，才能把館藏檔案信息進(jìn)一步深入開發(fā)出來，使檔案工作的服務(wù)水平和服務(wù)能力得到提高。

2.2 提升檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)水平

檔案信息化建設(shè)必須要在統(tǒng)一規(guī)劃的基礎(chǔ)上，采取統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式，統(tǒng)一的軟件程序，統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一的工作規(guī)程。檔案信息化的應(yīng)用和發(fā)展離不開政策法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系的支持，要逐步研究和完善發(fā)展相關(guān)政策法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)。

2.3 加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。其核心是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)以及各項(xiàng)檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)和前提，并制約著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展水平，只有建設(shè)先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。為此要進(jìn)一步增強(qiáng)對檔案信息化建設(shè)的重視和支持，進(jìn)一步加大投入。

2.4 加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案信息化技術(shù)應(yīng)用型人才和青年檔案信息化人才的培養(yǎng)，必須堅(jiān)持以人為本，始終把提高人的素質(zhì)放在第一位，這是檔案信息化的成功之本。 培養(yǎng)大量既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才，建立復(fù)合型、多層次的專業(yè)隊(duì)伍，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，這是進(jìn)一步推動檔案信息化工作的人力保證。

檔案信息化建設(shè)是檔案工作在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的必由之路，是深化檔案社會化服務(wù)的必然要求。在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，還應(yīng)遵循如下基本原則：（1）文檔一體化，是檔案信息化建設(shè)的前提。（2）歸檔雙軌制，是紙質(zhì)文件向電子文件過渡過程中必須堅(jiān)持的原則。為使檔案工作更好地適應(yīng)社會和時(shí)代發(fā)展的需要，并能將檔案信息化建設(shè)落到實(shí)處，還應(yīng)該注意前瞻、協(xié)作、實(shí)用、人才儲備四個方面。

3 檔案信息化管理

隨著社會現(xiàn)代化的發(fā)展，計(jì)算機(jī)管理廣泛應(yīng)用于各類單位管理的方方面面，檔案信息化管理就成為檔案工作適應(yīng)社會信息化發(fā)展的必然要求，也是全面提升檔案工作為社會服務(wù)能力的必然選擇。

3.1 提高檔案信息化管理水平

電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，隨著計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸?shù)骄W(wǎng)上。根據(jù)檔案管理的要求，對各種不同類型載體的檔案(如：紙質(zhì)檔案和照片、錄音、錄像檔案)進(jìn)行數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)換，加強(qiáng)對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性。電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計(jì)算機(jī)與信息管理部門三結(jié)合的方法。

在實(shí)施電子文件管理過程中，要通過技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。同時(shí)利用計(jì)算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫，以便于查找利用。

3.2 管理人員應(yīng)實(shí)現(xiàn)從雜業(yè)型向?qū)I(yè)型轉(zhuǎn)變

要實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識和先進(jìn)的技術(shù)水平，從目前看，大部分檔案管理人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更為奇缺，所以盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮其作用。檔案管理領(lǐng)域需要懂軟件開發(fā)又精通檔案專業(yè)知識的復(fù)合人才，所以提高隊(duì)伍素質(zhì)，創(chuàng)造條件有針對性地進(jìn)行知識更新是必要的，以適應(yīng)檔案管理的對外指導(dǎo)工作和內(nèi)部基礎(chǔ)管理工作。

3.3 提高現(xiàn)代化管理手段，實(shí)行資源共享

隨著當(dāng)前信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案系統(tǒng)也要實(shí)現(xiàn)“數(shù)據(jù)化檔案” 和“網(wǎng)絡(luò)化管理”，從而實(shí)現(xiàn)信息的共享、共建。因此，開展現(xiàn)代化管理工作，必須做到慎重選擇檔案管理軟件，所選擇的軟件應(yīng)具備規(guī)范化、通用化功能和很強(qiáng)的包容性。