●占紅霞（寧夏圖書館，銀川 750011）

辦公自動化簡稱OA（Office／Automation），即將先進的技術和設備，運用于各種辦公活動中，使之科學化、自動化。它的目的在于提高辦公效率和辦公質量，使行政工作跨進科學管理和科學決策的新時代。一個單位實現(xiàn)辦公自動化的程度也是衡量其實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標準。

1 國內辦公自動化普遍存在的問題

在我國，辦公自動化建設取得了很多成績，同時也暴露了很多問題，如投資大，效果不明顯；水平低，重復建設多；硬件投入多，軟件投入少；模擬手工作業(yè)，增加管理負擔等。產生這些問題主要有三個方面的原因：一是對辦公自動化的本質作用理解不深，通常只是把辦公自動化理解為辦公過程中的先進技術和設備的使用，使用目的是為了提高工作效率。實際上，通過實現(xiàn)辦公自動化，提高管理機構的決策效率更為重要。二是忽視了辦公自動化發(fā)展的基礎，通常認為只要有了先進的技術和設備，就可以實現(xiàn)辦公自動化。其實，辦公自動化發(fā)展必需依賴兩個基礎，一個是管理基礎，另一個是信息積累基礎，如果脫離了這兩個基礎，辦公自動化就成了空話。三是技術條件的制約也會使得辦公自動化建設難以達到預期的目的，如早期的網(wǎng)絡技術在信息共享和溝通方面的支持就明顯不足。

近年來，辦公自動化在我國日益受到重視，它不僅節(jié)省大量人力、財力，而且迅速準確地提供最新信息，幫助人們處理日常事務，對問題作出明智的決斷。寧夏圖書館在業(yè)務系統(tǒng)實現(xiàn)計算機自動化管理的基礎上，也實現(xiàn)了辦公自動化，給我們的工作和學習帶來了極大的便利。

筆者在寧夏圖書館辦公自動化系統(tǒng)中做了一些工作，現(xiàn)就實際運行情況作簡要介紹。

2 寧夏圖書館辦公自動化系統(tǒng)組成

寧夏圖書館辦公自動化系統(tǒng)由硬件（Lotus Domino服務器、工作站及各類辦公設備、計算機網(wǎng)絡和通信線路）以及辦公自動化軟件功能及模塊組成。Lotus Domino是一個客戶機/服務器平臺，通過它可以在網(wǎng)絡上存取、共享以及管理信息，它給工作站提供文件、程序和備份選項。我館使用的辦公自動化軟件是由國家圖書館數(shù)字技術有限公司開發(fā)的數(shù)字圖書館應用軟件系統(tǒng)之一。該系統(tǒng)是安裝在服務器中，各部室所設的工作站通過網(wǎng)絡與服務器連接。

2.1 LotusDomino服務器

服務器向全系統(tǒng)提供信息和設備資源。服務器是功能強大的計算機，它與其他計算機通信，并為這些計算機完成各自工作提供所需的一切功能，辦公自動化軟件也是在它們的支持下開發(fā)和運行的。例如：LotusDomino服務器給每個工作站提供一個郵件信箱和一個可存放大家共享信息的空間。我館的服務器由IBM公司的微機服務器組成。安裝NE2000網(wǎng)卡，使用WindowsNTServer4.0中文版網(wǎng)絡操作系統(tǒng)。它是一個多用途的網(wǎng)絡操作系統(tǒng)，其易用性、靈活性及擴展的Internet／Intranet和通信服務能最大程度地滿足當今環(huán)境的需要，同時，它還為未來提供了較好的網(wǎng)絡基礎。

2.2 工作站（Workstation） 及各類辦公設備

工作站及各類辦公設備是直接面向辦公人員的。工作站又稱客戶機，是訪問服務器并使用服務器上資源的計算機。我館現(xiàn)在所有部門計算機都已實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)，只要安裝了客戶端軟件就形成了工作站。辦公設備包括打印機、顯示器、傳真機、磁盤、交換機、圖像掃描儀等。

2.3 計算機網(wǎng)絡和通信線路

計算機網(wǎng)絡是指利用通信線路和設備將分散的計算機、工作站以及辦公設備相聯(lián)，從而構成一個完整的資源共享系統(tǒng)。計算機網(wǎng)絡又可分為局域網(wǎng)（近距離連接）和廣域網(wǎng)（遠距離連接）兩種。局域網(wǎng)是辦公自動化的一個重要組成部分，其主要職能是傳遞信息、設備資源共享、電子郵箱、綜合通信等。在廣域網(wǎng)和某些辦公設備的使用中，需使用通信線路。

3 寧夏圖書館辦公自動化的使用情況

2009年起我館在全館范圍內大力推廣普及辦公自動化技術，我們在各部室聯(lián)網(wǎng)的計算機上安裝辦公自動化軟件，并采取全員培訓和個別輔導的形式，促進大家使用辦公自動化系統(tǒng)，提高工作質量和效率。目前，雖然寧夏圖書館辦公自動化系統(tǒng)的硬件及通信條件已基本具備，各種辦公應用軟件相互獨立，但軟件應用還僅僅限于發(fā)布通知、收發(fā)電子郵件的水平，沒能形成信息流。下一步應在原有的基礎上完善硬件系統(tǒng)，建立、健全功能完善的軟件系統(tǒng)。

4 寧夏圖書館實現(xiàn)辦公自動化應注意的幾個問題

4.1 轉變觀念，積極推廣辦公自動化技術

很多圖書館人對辦公自動化認識不夠，抱著老觀念不放，認為它可有可無。其實實行辦公自動化無論對圖書館還是圖書館人都有很重要的意義。一是信息社會的需要。圖書館是信息資源的寶庫，像以前那樣用手工方式去處理大量的信息流，已不能適應現(xiàn)代圖書館的辦公節(jié)奏，必須走自動化之路。二是圖書館未來發(fā)展的需要。圖書館要想在激烈競爭的時代站住腳，必須提高辦公效率和管理水平，節(jié)約能源，增強競爭地位，這也正是實行辦公自動化的目的。三是領導決策的需要。辦公自動化系統(tǒng)能自動地分析采集到的信息，提出各種可供領導參考的優(yōu)選方案，是輔助決策的有力手段。

4.2 統(tǒng)籌規(guī)劃，制定技術規(guī)范

圖書館辦公自動化不是一個封閉的系統(tǒng)，它的實施必須經過仔細調研、總體分析、統(tǒng)籌規(guī)劃，根據(jù)圖書館的實際，制定出有利于信息資源共享的辦公自動化規(guī)范；它必須和其他辦公系統(tǒng)和業(yè)務系統(tǒng)交換信息、文件和資料，因此需要規(guī)定文件、報表的標準格式。命名如在Microsoft Word中的文件要保存成RTF格式，才能引入到UO3.0中。

4.3 設備及應用軟件的引進要考慮方便維護和服務功能

網(wǎng)絡設備、計算機設備和軟件的選型是實施圖書館辦公自動化的前提，所應用的辦公自動化系統(tǒng)應簡單易學，經過短期培訓就能掌握使用；功能設置應多于用戶需求，具有一定的超前性，且方便系統(tǒng)管理員進行維護。

4.4 努力提高工作人員的素質，適應辦公自動化需要

工作人員的素質是圖書館辦公自動化系統(tǒng)實施成敗的關鍵。辦公自動化要求工作人員具有較高的業(yè)務素質和較強的責任心，不僅要具有圖書館學的專業(yè)知識，還要具有掌握和運用信息技術設備的知識和實際操作能力，熟悉辦公自動化系統(tǒng)軟件。而目前我館有些館員還不知道什么是辦公自動化，還不會操作OA，這種狀況如不改變，將無法適應辦公自動化的需求，也不能為讀者提供更好的服務。

4.5 加強辦公自動化網(wǎng)絡信息的保密

信息泄露是辦公自動化網(wǎng)絡的主要保密隱患之一。信息在網(wǎng)絡保密防護方面有兩個弱點；一是數(shù)據(jù)的可訪問性，終端用戶可以不留任何痕跡拷貝數(shù)據(jù)信息。二是信息的聚生性，當信息以零散形式存在時，其價值不大，一旦網(wǎng)絡將大量相關聯(lián)信息聚集在一起時，其價值就重要了。對此，我們可以從三個方面入手，一是物理隔離。在信息設備上，不存儲、處理和傳遞重要內部信息，并建立登記備案制度。二是數(shù)據(jù)加密。這是實現(xiàn)信息保密性的一種重要手段，可以用鏈路加密、節(jié)點加密和端對端加密等方式。三是充分利用系統(tǒng)自身提供的保密措施。第一級是入網(wǎng)認證。例如：我館用戶登錄OA時，必須輸入用戶名、密碼登錄注冊，如信息不符合，則被網(wǎng)絡系統(tǒng)拒之門外。第二級是設置目錄和文件訪問權限控制。嚴格的權限劃分能控制用戶只能操作什么樣的目錄和文件，這需要網(wǎng)絡管理員和保密人員協(xié)同工作。第三級是文件和目錄的屬性保密。屬性直接控制對文件或目錄的訪問特性，它高于文件、目錄的有效訪問權限，可禁止有效訪問權限所允許的操作。

4.6 規(guī)范管理，監(jiān)督落實

實行辦公自動化必然會帶來辦公工作方式的變化，圖書館應制定相應的辦公管理制度和新的工作規(guī)范，并按此制度和規(guī)范來指導和監(jiān)督圖書館辦公自動化的實施。

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