曾智勇

西山煤電(集團(tuán))公司辦公自動化系統(tǒng)是西山煤電集團(tuán)信息化建設(shè)規(guī)劃中的一個重要組成部分，筆者從西山煤電辦公自動化系統(tǒng)的項(xiàng)目實(shí)施背景、目標(biāo)、功能模塊和特點(diǎn)，到系統(tǒng)運(yùn)行情況做了具體的描述和總結(jié)。同時(shí)，闡述了項(xiàng)目成功實(shí)施的體會和認(rèn)識。

1 項(xiàng)目實(shí)施背景

近年來，西山煤電(集團(tuán))公司得到了快速的發(fā)展，如何有效提升集團(tuán)公司運(yùn)營效率及核心競爭力，是在新的發(fā)展階段面臨的極為重要的問題。但是，作為一個傳統(tǒng)的大型煤炭企業(yè)，由于集團(tuán)行業(yè)多，地域分布廣泛，人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平參差不齊等原因，導(dǎo)致集團(tuán)的指令、文件、通知不能及時(shí)上傳下達(dá)，工作流程效率低下。西山煤電集團(tuán)在確定大力推進(jìn)企業(yè)信息化的同時(shí)，迫切需要一個能充分利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，打破部門和地域界限的網(wǎng)絡(luò)互動式辦公作業(yè)環(huán)境，和一個可以管理企業(yè)運(yùn)作的信息平臺，并利用該平臺快速建立自己的信息網(wǎng)絡(luò)和網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)。在經(jīng)過全面調(diào)研和細(xì)致分析后，采用了北京萬戶網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有限公司的OA辦公系統(tǒng)和相關(guān)產(chǎn)品，并在產(chǎn)品基礎(chǔ)上進(jìn)行了開發(fā)，建立起了覆蓋全集團(tuán)的協(xié)同OA應(yīng)用。

2 項(xiàng)目實(shí)施目標(biāo)

按照“建設(shè)高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)、高效率、高質(zhì)量的辦公自動化系統(tǒng)”的總體目標(biāo)，為西山煤電集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)辦公人員及所屬各二級單位間提供一個開放式的辦公自動化應(yīng)用平臺，實(shí)現(xiàn)各部門之間信息資源共享，提高辦事效率，為決策管理提供科學(xué)依據(jù)，這是西山煤電(集團(tuán))公司開發(fā)辦公自動化系統(tǒng)的根本目的。具體總結(jié)為以下幾點(diǎn)：

1)建立內(nèi)部的通信平臺，建立集團(tuán)公司內(nèi)部的郵件系統(tǒng)及即時(shí)通訊系統(tǒng)，使集團(tuán)內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢。

2)建立信息發(fā)布的平臺，為集團(tuán)公司的信息發(fā)布、交流提供一個有效的場所。

3)實(shí)現(xiàn)工作流程的自動化，規(guī)范各項(xiàng)工作，提高企業(yè)協(xié)同工作的效率。

4)實(shí)現(xiàn)文檔管理的自動化，可使各類文檔(包括各種文件、知識、信息)能夠按權(quán)限進(jìn)行保存、共享，能夠非常方便地查找和使用。

5)輔助辦公，包括昨日要情、短信等與日常事務(wù)性的辦公工作相結(jié)合的各種輔助辦公。

6)把企業(yè)原有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成到工作流系統(tǒng)中，使企業(yè)員工能有效獲取和處理信息，提高企業(yè)整體反應(yīng)速度和決策能力。屏蔽掉“信息孤島”和“數(shù)字鴻溝”。

7)實(shí)現(xiàn)分布式辦公，支持跨地域的辦公模式以及移動辦公。

3 功能模塊

西山煤電集團(tuán)辦公自動化系統(tǒng)是在集團(tuán)日常辦公模式的基礎(chǔ)上，結(jié)合辦公自動化軟件開發(fā)公司歷年來在各企事業(yè)單位辦公自動化的開發(fā)、實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，為西山煤電集團(tuán)而定制開發(fā)的專用辦公自動化系統(tǒng)。滿足包括各機(jī)關(guān)處室在內(nèi)的集公文流轉(zhuǎn)、輔助辦公、公共事務(wù)管理及決策信息等模塊，實(shí)現(xiàn)與所屬二級單位間的公文及信息傳輸?shù)母黜?xiàng)功能，見圖1。

圖1 西山煤電辦公OA系統(tǒng)協(xié)同管理平臺示意圖

整個系統(tǒng)共有19個功能模塊，33個欄目(其中21個應(yīng)用欄目)。大致可分為四種類型：1)信息類。包括領(lǐng)導(dǎo)主頁、昨日要情、調(diào)度報(bào)表，為使用者提供了了解相關(guān)信息的功能。2)辦公類。包括公文處理、內(nèi)部郵件、領(lǐng)導(dǎo)請銷假等欄目，這部分主要滿足基本的辦公需要。3)服務(wù)類。包括文件閱覽、通知通告、新聞中心等，主要是為使用者提供日常辦公和生活方面的一些公共資源，增強(qiáng)系統(tǒng)的服務(wù)功能。4)系統(tǒng)管理類。包括系統(tǒng)維護(hù)、系統(tǒng)幫助等。主要是對整個系統(tǒng)的管理和維護(hù)，由系統(tǒng)管理員掌握和應(yīng)用，同時(shí)對操作者提供一些必須的幫助。

4 系統(tǒng)特點(diǎn)

西山煤電集團(tuán)辦公自動化系統(tǒng)架構(gòu)圖見圖2。

圖2 西山煤電辦公自動化系統(tǒng)架構(gòu)示意圖

主要具有以下特點(diǎn)：

1)平臺化。集成Web Server，集成功能完善性能可靠的電子郵件系統(tǒng)。

2)兼容性。對硬件要求低，對軟件依賴少，可運(yùn)行于Windows、Unix、Linux等多種系統(tǒng)環(huán)境。

3)配置靈活。完善實(shí)用的部門崗位設(shè)計(jì)，支持多層次部門關(guān)系，管理員可定義每個用戶在各個模塊的各種權(quán)限。

4)工作流引擎?？山鉀Q多路分支、選擇分支、匯聚等復(fù)雜流程。

5)公文流轉(zhuǎn)。支持在瀏覽器上修改Word、Excel文檔，實(shí)現(xiàn)痕跡保留、數(shù)字簽名、電子印章等。

6)知識管理。全面引入知識管理思想，不僅可以分類整理單位的企業(yè)資料信息，更可通過工作日志等模塊挖掘員工掌握的各類技術(shù)技巧、隱性知識，更快更深入的積累知識，利于長遠(yuǎn)發(fā)展。

7)安全性。嚴(yán)格的權(quán)限控制，未授權(quán)人員無法做相應(yīng)操作，強(qiáng)大的日志功能，記錄用戶的各種重要操作，記錄系統(tǒng)的異常信息。

8)先進(jìn)的開發(fā)技術(shù)。采用業(yè)界領(lǐng)先的Java開發(fā)技術(shù)。

9)移植性。由于系統(tǒng)全部采用Java技術(shù)開發(fā)，用戶可以選擇在不同服務(wù)器平臺上運(yùn)行?；诓煌瑧?yīng)用模式的設(shè)計(jì)和功能參數(shù)化配置，系統(tǒng)設(shè)置具有靈活性和適應(yīng)性。建立在目錄服務(wù)基礎(chǔ)上的系統(tǒng)管理，方便了維護(hù)人員對系統(tǒng)的維護(hù)，同時(shí)也使系統(tǒng)具有很好的可擴(kuò)展性。

10)易用性。完全的B/S結(jié)構(gòu)，用戶用瀏覽器訪問系統(tǒng)，無需安裝客戶端，方便遠(yuǎn)程訪問;界面簡潔友好，使用簡單，便于培訓(xùn)，易于實(shí)施。

5 系統(tǒng)運(yùn)行情況

西山煤電辦公自動化系統(tǒng)自2010年5月10日正式啟動實(shí)施，2010年10月30日通過項(xiàng)目驗(yàn)收，歷時(shí)173天，基本實(shí)現(xiàn)了辦公自動化預(yù)訂的目標(biāo)。在使用過程中，通過管理和維護(hù)人員的努力，基本解決了系統(tǒng)中關(guān)鍵性和重要性的問題。目前，集團(tuán)公司辦公自動化系統(tǒng)已經(jīng)覆蓋所有二級單位，擁有1 249個注冊用戶，工作時(shí)間平均200多個用戶同時(shí)在線，形成8個固定工作流程，33個固定工作表單。僅公文處理一項(xiàng)，至2011年3月累計(jì)發(fā)文979份，收文1 236份，請示卡和請假卡580份，各類信息資料發(fā)布6 941份。

6 項(xiàng)目成功實(shí)施的心得體會

從目前西山煤電集團(tuán)辦公自動化運(yùn)行情況來看，效果比較理想，辦公辦文效率也得到了很大的提升。在集團(tuán)公司辦公自動化系統(tǒng)的成功應(yīng)用過程中，筆者有以下心得體會：

1)軟件的調(diào)研和招標(biāo)工作是決定軟件質(zhì)量的前提。需求調(diào)研是系統(tǒng)開發(fā)的基礎(chǔ)工作。辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用，是一種管理模式的變革，是一種工作流程的再造，其復(fù)雜性、艱巨性顯而易見，做好需求調(diào)研，使辦公自動化系統(tǒng)既符合現(xiàn)代化辦公的要求，又符合西山煤電的實(shí)際情況至關(guān)重要。正是因?yàn)閳?jiān)持從西山煤電辦公系統(tǒng)的實(shí)際需要出發(fā)，改造流程、設(shè)計(jì)欄目、定制界面，才使它從測試開始就得到辦公人員的初步認(rèn)可。

2)領(lǐng)導(dǎo)高度重視，組織機(jī)構(gòu)健全，是順利開展此項(xiàng)工作的關(guān)鍵。在2010年年初職代會上確定了辦公自動化項(xiàng)目之后，便積極籌備，成立了由集團(tuán)總工程師總體負(fù)責(zé)，集團(tuán)辦公室、信息中心具體實(shí)施，由北京萬戶網(wǎng)絡(luò)公司進(jìn)行項(xiàng)目開發(fā)的組織機(jī)構(gòu)。項(xiàng)目開始實(shí)施后，集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)對此高度重視，無論在人員上、在硬件設(shè)施上、還是在培訓(xùn)工作上都給予了大力支持，在項(xiàng)目試運(yùn)行后，領(lǐng)導(dǎo)重視，帶頭使用，上行下效，為應(yīng)用推廣創(chuàng)造了良好的條件。

3)不斷補(bǔ)充完善，加強(qiáng)交流溝通，是順利開展此項(xiàng)工作的有效手段。在安裝調(diào)試和推廣應(yīng)用中，集團(tuán)公司辦公室開通了2部熱線電話，隨時(shí)接受咨詢和建議，針對碰到的問題，辦公室、信息中心和軟件開發(fā)人員密切配合、及時(shí)拾遺補(bǔ)漏、修改調(diào)整，不斷完善系統(tǒng)。

4)加強(qiáng)推廣應(yīng)用，開展全員培訓(xùn)，是順利開展此項(xiàng)工作的重點(diǎn)。推廣應(yīng)用是辦公自動化建設(shè)工作的難點(diǎn)。要真正用起來，要讓大家形成網(wǎng)上辦公的習(xí)慣，絕非一日之功。該集團(tuán)公司采取“一對一”幫助服務(wù)的辦法，從集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)各部門負(fù)責(zé)人的應(yīng)用開始入手，針對全集團(tuán)所有單位和部門的辦公室和綜合部門，舉辦了三次大規(guī)模的應(yīng)用培訓(xùn)。通過這些工作，為后期推廣應(yīng)用創(chuàng)造了良好的條件。

西山煤電辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用，解決了集團(tuán)辦公中存在的信息不暢、效率低下、操作不規(guī)范等一系列問題。信息化手段和新一代的管理思想，提供了強(qiáng)有力的網(wǎng)絡(luò)化、電子化支持，把協(xié)同辦公的理念、知識管理的思想帶入到了日常的辦公生活。同時(shí)也減少了實(shí)物消耗，降低了辦公成本，實(shí)現(xiàn)了無紙少紙辦公，從而使集團(tuán)公司信息化程度得到了全面提升。同時(shí)，對綠色環(huán)保、低碳經(jīng)濟(jì)等方面也具有良好的社會效益。

［1］ 李 賀，王穎莉，孫淑琴.網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開發(fā)［J］.情報(bào)科學(xué)，2002(2)：36－42.

［2］ 王 波，桑 軍，譚克艱.辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計(jì)［M］.徐州：中國礦業(yè)大學(xué)出版社，1999：23－27，271－305.