劉時(shí)容 （湖南人文科技學(xué)院圖書館 湖南 婁底 417000）

當(dāng)前，圖書館界重視期刊、圖書管理研究，而忽視了報(bào)紙管理研究。無論公共圖書館還是高校圖書館都把報(bào)紙存放于閱覽室集中管理。筆者以“報(bào)紙閱覽室”作為檢索詞、“主題”作為檢索項(xiàng)，在中國(guó)期刊全文數(shù)據(jù)庫中對(duì)1994—2009年的全部期刊進(jìn)行檢索，共檢索到130條目標(biāo)記錄，平均每年不到9篇文章，這與期刊的管理研究形成了鮮明的對(duì)比。筆者以“期刊閱覽室”作為檢索詞，用同樣的方法在中國(guó)期刊全文數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行檢索，共檢索到1 187條目標(biāo)記錄，是關(guān)于“報(bào)紙管理”研究論文數(shù)量的9倍。兩者相差如此之多，主要?dú)w結(jié)于兩個(gè)原因：（1）期刊的利用率遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于報(bào)紙。據(jù)華中師范大學(xué)圖書館的黃磊先生對(duì)由中國(guó)科學(xué)院文獻(xiàn)情報(bào)中心主辦的核心期刊《圖書情報(bào)工作》在2003年全年每期每篇論文引用的文獻(xiàn)來源進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的結(jié)果顯示，“引文中引用圖書的論文數(shù)量為655篇，引用期刊的論文數(shù)量為1 514篇，引用報(bào)紙的論文數(shù)量?jī)H為46篇”[1]。（2）期刊的管理比報(bào)紙的管理復(fù)雜。報(bào)紙管理只需要經(jīng)過簽收、上架、下架、裝訂等環(huán)節(jié)；期刊管理除上述環(huán)節(jié)外，還需利用圖書館自動(dòng)化系統(tǒng)的“連續(xù)出版物”子系統(tǒng)進(jìn)行編目、記到、裝訂處理。盡管如此，報(bào)紙仍以其記錄性好、易于保存、報(bào)道及時(shí)和詳盡[2]等優(yōu)點(diǎn)，使讀者在休閑娛樂的同時(shí)能夠獲得知識(shí)、了解政策、開闊視野、獲取信息，因此擁有固定的讀者群，成為圖書館尤其是高校圖書館必備的紙質(zhì)文獻(xiàn)。筆者多年在高校圖書館從事報(bào)紙管理工作，對(duì)報(bào)紙管理深有體會(huì)。為了使報(bào)紙管理工作高效、有序，筆者創(chuàng)立了一套有別于傳統(tǒng)報(bào)紙管理的方法，即使用“架層類別法”進(jìn)行報(bào)紙排架，運(yùn)用“差異要求閱覽法”規(guī)范讀者的閱報(bào)行為，采用“一一對(duì)應(yīng)法”快速實(shí)現(xiàn)報(bào)紙每日更新。

1 報(bào)紙排架方法創(chuàng)新

不同的報(bào)紙具有不同的報(bào)名、國(guó)內(nèi)統(tǒng)一刊號(hào)、郵發(fā)代號(hào)和刊期。根據(jù)每種報(bào)紙的獨(dú)有特征可將報(bào)紙排架方法分為4種：按報(bào)名首字母排架、按國(guó)內(nèi)統(tǒng)一刊號(hào)排架、按郵發(fā)代號(hào)排架、按刊期排架。在實(shí)踐中，這些排架方法各有利弊，例如，按國(guó)內(nèi)統(tǒng)一刊號(hào)排架與按郵發(fā)代號(hào)排架都有利于將同一地區(qū)出版的報(bào)紙共同存放；按刊期排架有助于將刊期相同的報(bào)紙共同存放，使報(bào)紙更新有規(guī)律可循；按報(bào)名首字母排架則因首字母順序淺顯易懂、一目了然，使每日收到的新報(bào)只經(jīng)粗略分類甚至不用分類就可以直接上架，被許多高校圖書館廣泛采用。但是，這4種排架方法都有共同的缺點(diǎn)：（1）無法分出報(bào)紙主次。如將各高校圖書館必備的主打報(bào)紙《人民日?qǐng)?bào)》、《中國(guó)日?qǐng)?bào)（英文版）》、《光明日?qǐng)?bào)》、《解放軍報(bào)》、《參考消息》等分散放置于不同的報(bào)架。（2）不利于讀者閱覽。不同的讀者有不同的閱讀習(xí)慣，如喜歡閱讀電子信息類報(bào)紙的讀者不得不從不同的報(bào)架尋找《網(wǎng)絡(luò)世界》、《中國(guó)網(wǎng)友報(bào)》、《電腦商情報(bào)》、《市場(chǎng)信息報(bào)》、《通信信息報(bào)》等報(bào)紙，既耗時(shí)又費(fèi)力。因此，很多報(bào)紙管理人員摸索出了用多種單一方法進(jìn)行合理組配的復(fù)合排架方法，如廣東茂名學(xué)院圖書館的李彩云提出了“字?jǐn)?shù)筆畫+郵發(fā)代號(hào)”的報(bào)紙排架方法[3]，青島農(nóng)業(yè)大學(xué)圖書館的潘艷霞提出了“明碼+暗字”的報(bào)紙排架方法[4]，而且這些方法都解決了各自圖書館報(bào)紙管理中存在的突出問題。但是，從普遍意義上看，科學(xué)的報(bào)紙排架方法應(yīng)符合3個(gè)特征：①符合讀者的閱覽興趣；②便于讀者閱報(bào)后的正確歸位；③有利于報(bào)紙管理人員的報(bào)紙更新與整架工作。綜合考慮以上3個(gè)特征，筆者提出了新的報(bào)紙排架方法——架層類別排架法。顧名思義，架層類別排架法就是指用“架層號(hào)+類別名”進(jìn)行報(bào)紙排架的方法。其具體操作步驟如下：

（1）把圖書館訂購的所有報(bào)種根據(jù)主題按照《中國(guó)圖書館分類法》的22個(gè)大類進(jìn)行分類或者根據(jù)《中國(guó)郵政報(bào)刊簡(jiǎn)明目錄》中的報(bào)紙分類目錄進(jìn)行分類。如湖南人文科技學(xué)院圖書館（以下簡(jiǎn)稱我館）將訂購的104種報(bào)紙按《中國(guó)郵政報(bào)刊簡(jiǎn)明目錄》中的報(bào)紙分類目錄分成13個(gè)類別，即時(shí)政新聞?lì)悾瑡D女、青年類，勞動(dòng)、人事類，法制類，經(jīng)濟(jì)類，科技類，教育、教學(xué)類，商業(yè)、信息類，體育、藝術(shù)類，衛(wèi)生、保健類，文學(xué)、文摘類，都市類和電視、娛樂類。倘若報(bào)紙訂閱種類更多，類別則可分得更細(xì)。同一類別的不同報(bào)種則按郵發(fā)代號(hào)排序。

（2）在按類別排架法排好的每種報(bào)紙的報(bào)名前加上該報(bào)的存放地點(diǎn)——架層號(hào)。如《人民日?qǐng)?bào)》按類別排架法歸屬于時(shí)政新聞?lì)?，排放在第一架的?層，在《人民日?qǐng)?bào)》的報(bào)夾正上方中央位置記錄上“一（1）人民日?qǐng)?bào)”，“一”代表第一架，“（1）”代表第1層，從而形成“架層號(hào)+類別名”的復(fù)合排架方法，其中的架層號(hào)能夠有效地指引讀者將報(bào)紙正確歸位和工作人員整架，類別名則起著導(dǎo)讀的作用。

2 報(bào)紙亂架問題解決方法創(chuàng)新

由傳統(tǒng)的“報(bào)紙排架方法不利于讀者掌握、排架標(biāo)簽不能直觀顯示報(bào)紙位置以及讀者的就近放置習(xí)慣與忘記報(bào)紙存放位置”[4]等導(dǎo)致的亂架問題已成為報(bào)紙管理的突出問題。常見的報(bào)紙亂架情況有3種：（1）放亂報(bào)柜（指小型柜式報(bào)紙架），如讀者往往把屬于A柜的報(bào)紙放入B柜。（2）放亂報(bào)層。我館的每個(gè)報(bào)柜從高到低依次存放8個(gè)報(bào)夾，可將報(bào)紙呈階梯式排放。讀者往往把同一報(bào)柜里的報(bào)夾放亂柜層，如往往把一架1層的報(bào)紙放入一架2層。（3）放亂日期和版面。此種情況常發(fā)生在當(dāng)月過期報(bào)紙平放架上，報(bào)紙更新時(shí)，通常的做法是上夾時(shí)不清點(diǎn)版面順序，下夾再時(shí)清點(diǎn)版面順序。因此，對(duì)于更換下來的過期報(bào)紙，報(bào)紙管理人員先按版面排序、再按日期由遠(yuǎn)到近疊放在報(bào)紙平放架上。讀者在閱覽過期報(bào)紙時(shí)，往往把日期和版面順序放亂。針對(duì)以上3種不同的亂架情況，我館對(duì)當(dāng)日?qǐng)?bào)紙、當(dāng)月過期報(bào)紙、過月過期報(bào)紙?zhí)岢隽瞬煌墓芾硪螅⑦\(yùn)用“差異要求閱覽法”規(guī)范讀者的閱報(bào)行為，有效地解決了報(bào)紙亂架問題。

2.1 當(dāng)日?qǐng)?bào)紙隨意閱覽

當(dāng)日?qǐng)?bào)紙因?yàn)樾畔⑿露艿阶x者的青睞，因此我館規(guī)定讀者可以隨意閱覽存放在報(bào)柜上的當(dāng)日?qǐng)?bào)紙，既可以1次取走1份報(bào)紙，也可以1次取走多份報(bào)紙，但閱覽時(shí)應(yīng)把報(bào)夾和報(bào)紙一同取走。因?yàn)槊總€(gè)報(bào)夾上都標(biāo)明了架層號(hào)和報(bào)紙名，可以避免讀者把報(bào)紙放錯(cuò)報(bào)夾。而且每個(gè)報(bào)柜上都標(biāo)明了架號(hào)和層號(hào)，讀者歸還報(bào)夾時(shí)只需對(duì)號(hào)入座即可，避免了放亂報(bào)柜和放亂柜層的情況發(fā)生。即使發(fā)生上述情況，許多讀者也能自覺調(diào)整，報(bào)紙管理員只需在每日?qǐng)?bào)紙更新時(shí)稍作整理便可使報(bào)紙井然有序。

2.2 當(dāng)月過期報(bào)紙附加要求閱覽

每種報(bào)紙的當(dāng)月過期報(bào)紙少則幾份，多則幾十份，報(bào)紙管理員每天在對(duì)下夾報(bào)紙清理版面時(shí)，對(duì)版面較多的散頁報(bào)紙用回形針或訂書針裝訂成份，再按日期順序日日累積疊放到報(bào)紙平放架上。對(duì)要求閱覽當(dāng)月過期報(bào)紙的讀者可提出附加要求：（1）閱覽時(shí)需把該報(bào)種的當(dāng)月過期報(bào)紙全部取走，以防止因多人同閱同種過期報(bào)紙而導(dǎo)致日期混亂現(xiàn)象的發(fā)生。（2）要求讀者閱后確保版面和日期順序正確。除了對(duì)讀者嚴(yán)格要求外，報(bào)紙管理員平日要做好監(jiān)督指導(dǎo)工作。月滿下架時(shí)，要再次清查每種報(bào)紙的日期和版面順序，既為報(bào)紙裝訂做好準(zhǔn)備，也對(duì)缺期報(bào)紙做到心中有數(shù)，以方便向郵局追查。

2.3 過月過期報(bào)紙限制閱覽

大多數(shù)過月過期報(bào)紙因信息過時(shí)而失去其利用價(jià)值，如各種晨報(bào)、晚報(bào)、電視娛樂報(bào)等，所以只有有明確閱讀目的的讀者才會(huì)要求閱覽此類報(bào)紙。如果讀者需要閱讀某月某日某種報(bào)紙或?qū)ふ矣嘘P(guān)某個(gè)主題的資料，報(bào)紙管理人員則可根據(jù)讀者的具體要求辦理索取、借閱和歸還手續(xù)。

3 報(bào)紙更新方法創(chuàng)新

更新周期短是報(bào)紙文獻(xiàn)的重要特點(diǎn)，也正因?yàn)槿绱?，?bào)紙的生命是以日為單位計(jì)算的。因此，如何快速實(shí)現(xiàn)報(bào)紙日日更新是報(bào)紙管理的核心問題。大部分高校圖書館的報(bào)紙管理采用按報(bào)名首字母排架方法，報(bào)紙隨到隨換，看似省去了分類的步驟，實(shí)則花費(fèi)了更多的時(shí)間。為了快速實(shí)現(xiàn)報(bào)紙的每日更新，筆者在現(xiàn)實(shí)工作中探索出了行之有效的方法—— 一一對(duì)應(yīng)法。

3.1 報(bào)柜與報(bào)夾一一對(duì)應(yīng)

我館共訂購報(bào)紙104種，有報(bào)柜13個(gè)，每個(gè)報(bào)柜可放置報(bào)夾8個(gè)。為了固定每種報(bào)紙的存放地點(diǎn)，將報(bào)柜與報(bào)夾一一對(duì)應(yīng)。即在每個(gè)報(bào)柜上張貼該報(bào)柜的架號(hào)、存放的報(bào)紙類別及目錄，并用書標(biāo)寫上層號(hào)貼于報(bào)柜左邊邊脊上（因邊脊窄，用書標(biāo)寫層號(hào)更醒目），在相應(yīng)的8個(gè)報(bào)夾上用油性顏料筆寫上每個(gè)報(bào)夾存放的架層號(hào)，并用書標(biāo)寫好報(bào)紙名貼在相應(yīng)的報(bào)夾正上方中央（用書標(biāo)寫報(bào)名，更有利于下一年報(bào)紙種類調(diào)整）位置（見圖1）。

圖1 架層類別排架法效果圖

該做法有3個(gè)好處：（1）每個(gè)報(bào)柜上張貼的類別名與報(bào)紙目錄起到了“圖標(biāo)導(dǎo)讀”[5]的作用。（2）每個(gè)報(bào)夾上張貼的報(bào)紙名便于讀者尋找報(bào)紙和工作人員更新報(bào)紙。（3）報(bào)夾上的架層號(hào)和報(bào)柜上的架層號(hào)一一對(duì)應(yīng)，便于讀者閱后正確歸位和工作人員整架。

3.2 報(bào)柜與分報(bào)桌一一對(duì)應(yīng)

將報(bào)柜上張貼的架號(hào)、報(bào)紙類別和目錄一式兩份，分別貼在報(bào)柜和分報(bào)桌上，使報(bào)柜與分報(bào)桌一一對(duì)應(yīng)。一張1.5m×1m的閱覽桌能夠分放4個(gè)報(bào)柜的報(bào)紙，13個(gè)報(bào)柜只需準(zhǔn)備4張閱覽桌作為分報(bào)桌即可。每日收到新報(bào)，首先按照分報(bào)桌上張貼的報(bào)紙存放目錄分類，只需把同一報(bào)柜的報(bào)紙放在一起，不需要按層號(hào)排序。因?yàn)閷?bào)紙上夾時(shí)，只需要對(duì)應(yīng)報(bào)夾上張貼的報(bào)名，不需要對(duì)應(yīng)層號(hào)。按這種方法給50份報(bào)紙分類大約需要5分鐘，平均每份報(bào)紙用時(shí)0.1分鐘；再把分好的報(bào)紙按報(bào)柜順序依次上架，利用書車可以同時(shí)更換1～6架報(bào)紙而不會(huì)亂序，這樣更新50份報(bào)紙大約需要10分鐘，平均每份報(bào)紙用時(shí)0.2分鐘。

3.3 報(bào)柜與報(bào)紙平放架一一對(duì)應(yīng)

我館的報(bào)紙平放架是由普通書架改造而成的。按照每個(gè)報(bào)柜上的報(bào)紙存放順序安排每種當(dāng)月過期報(bào)紙?jiān)趫?bào)紙平放架上的存放順序，并在相應(yīng)位置張貼該種報(bào)紙的架層號(hào)和報(bào)名（先整體打印在A4紙上，再裁成條狀張貼），使每個(gè)報(bào)柜與報(bào)紙平放架一一對(duì)應(yīng)。由于更新報(bào)紙是按報(bào)柜順序進(jìn)行的，所以更換下來的報(bào)紙也應(yīng)保持相應(yīng)的順序，并按版面、日期排好順序，然后放到報(bào)紙平放架上的相應(yīng)位置。這樣給更換下來的50份報(bào)紙整序再上架（指報(bào)紙平放架）大約需要35分鐘，合計(jì)起來每日更新50份報(bào)紙共用時(shí)約50分鐘，平均每份報(bào)紙用時(shí)1分鐘。而以往按報(bào)名首字母排架時(shí)使用大致分類法隨機(jī)更新報(bào)紙，平均每份報(bào)紙用時(shí)約2分鐘，每日更新報(bào)紙的時(shí)間約為1.5小時(shí)。

4 結(jié) 語

綜上所述，架層類別排架法既符合讀者的閱覽興趣，又有利于讀者閱報(bào)后的正確歸位和報(bào)紙管理員的更新與整架工作；差異要求閱覽法有效地解決了報(bào)紙亂架問題；一一對(duì)應(yīng)法大大節(jié)省了報(bào)紙更新的時(shí)間成本。特別是在大多數(shù)高校實(shí)行報(bào)紙與現(xiàn)刊或過刊在一個(gè)閱覽室內(nèi)共同管理的情況下，以上創(chuàng)新方法使得工作人員有更多的時(shí)間投入到期刊管理上。我館的報(bào)紙管理方法在我校新館開館慶典活動(dòng)中得到了前來參觀的各高校館領(lǐng)導(dǎo)的一致好評(píng)。希望本文的研究為其他高校圖書館的報(bào)紙管理提供一定的參考意見。

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