唐山港集團(tuán)股份有限公司 楊立光

對(duì)在某大型企業(yè)設(shè)備管理系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施中的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行了歸納分析，指出項(xiàng)目實(shí)施前、實(shí)施中和維護(hù)期等不同階段需要關(guān)注的重點(diǎn)并提出應(yīng)對(duì)策略。

唐山港集團(tuán)股份有限公司是一家港口類國(guó)有大型企業(yè)，主要設(shè)備為港口裝卸設(shè)備和船舶，單臺(tái)價(jià)值較大（均在數(shù)百萬(wàn)元以上）。2009年公司引進(jìn)EAM系統(tǒng)，目前大部分功能都已順利應(yīng)用，取得了明顯的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。作為關(guān)鍵指標(biāo)的生產(chǎn)設(shè)備利用率和完好率平均提升了10%以上。筆者在該項(xiàng)目實(shí)施中擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理，以下是在項(xiàng)目實(shí)施過程中總結(jié)的幾點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)。

一、事前精心謀劃，做好開篇布局

在大型企業(yè)實(shí)施信息系統(tǒng)項(xiàng)目是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，做好項(xiàng)目啟動(dòng)階段工作十分重要。公司在該項(xiàng)目實(shí)施啟動(dòng)規(guī)劃階段重點(diǎn)做了以下兩項(xiàng)工作。

1.明確目標(biāo)

有證據(jù)表明，大型信息系統(tǒng)項(xiàng)目的實(shí)施成敗關(guān)鍵在項(xiàng)目啟動(dòng)階段。筆者所在的唐山港集團(tuán)股份有限公司設(shè)備管理工作比較成熟穩(wěn)定，具備比較完善的規(guī)章制度、詳盡的操作規(guī)程、優(yōu)秀的管理隊(duì)伍。在項(xiàng)目實(shí)施前，公司上下就項(xiàng)目的實(shí)施目的統(tǒng)一了思想，即“用信息化固化、規(guī)范、優(yōu)化現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程”?！肮袒笔侵笇⒐粳F(xiàn)有經(jīng)實(shí)踐檢驗(yàn)較為成熟的業(yè)務(wù)流程移植到信息系統(tǒng)中，而不是照搬信息系統(tǒng)中原有工作流程；“規(guī)范”是依靠信息系統(tǒng)的強(qiáng)制約定和計(jì)算機(jī)的強(qiáng)大運(yùn)算能力來(lái)支撐公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程的高效運(yùn)行；“優(yōu)化”是在不整體改變集團(tuán)的管理流程的前提下在局部引進(jìn)、消化、吸收系統(tǒng)軟件先進(jìn)的理念和流程。

2.組建隊(duì)伍

科學(xué)合理的項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)、人力資源配置是信息系統(tǒng)項(xiàng)目順利實(shí)施的重要保障。在公司項(xiàng)目實(shí)施時(shí)，根據(jù)具體情況組建了項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組及工作小組并制定了各自職責(zé)范圍和事務(wù)報(bào)告處理流程。領(lǐng)導(dǎo)小組主要組成人員包括主管信息、設(shè)備、財(cái)務(wù)的集團(tuán)高級(jí)管理成員，系統(tǒng)實(shí)施相關(guān)單位的主要負(fù)責(zé)部門領(lǐng)導(dǎo)，組長(zhǎng)由主管信息的集團(tuán)副總經(jīng)理?yè)?dān)任，主要負(fù)責(zé)啟動(dòng)項(xiàng)目、項(xiàng)目實(shí)施范圍的確定、資源的配置調(diào)度、系統(tǒng)重大變更控制等。工作小組主要組成人員包括集團(tuán)信息中心項(xiàng)目組成員、系統(tǒng)實(shí)施相關(guān)單位的基層主管和技術(shù)骨干，其具體人數(shù)根據(jù)系統(tǒng)不同實(shí)施階段動(dòng)態(tài)配置。比如在設(shè)備基礎(chǔ)信息準(zhǔn)備階段要吸收集團(tuán)、下屬二級(jí)單位設(shè)備臺(tái)賬管理、集團(tuán)資產(chǎn)財(cái)務(wù)管理人員來(lái)參與。在設(shè)備運(yùn)行維修模塊設(shè)計(jì)階段則要有集團(tuán)設(shè)備管理員、二級(jí)單位設(shè)備運(yùn)行管理人員、維修人員、集團(tuán)外委維修社會(huì)長(zhǎng)期合作伙伴等參與。該小組負(fù)責(zé)項(xiàng)目的具體實(shí)施工作及系統(tǒng)非重大變更控制等。力圖使系統(tǒng)實(shí)施過程順利、風(fēng)險(xiǎn)可控、效率提高。

二、事中科學(xué)施工，合理安排進(jìn)度

在項(xiàng)目的實(shí)施過程中，要先期制訂實(shí)施項(xiàng)目分解和進(jìn)度計(jì)劃，把握好子項(xiàng)目先后執(zhí)行次序及設(shè)計(jì)安排好并行施工子項(xiàng)目。具體到本項(xiàng)目，總體按照設(shè)備臺(tái)賬、設(shè)備技術(shù)檔案、設(shè)備采購(gòu)、備件采購(gòu)、設(shè)備維修、統(tǒng)計(jì)分析等階段次序?qū)嵤?，每個(gè)階段又進(jìn)一步細(xì)分，并視具體情況在不同階段采用并行施工，每個(gè)階段都要制定完工期限、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。比如備件采購(gòu)包含備件編碼、庫(kù)房初始化、申請(qǐng)審批流程設(shè)置、采購(gòu)執(zhí)行、備件消耗統(tǒng)計(jì)分析等不同工作包。其中備件編碼、庫(kù)房初始化可提前到最初兩個(gè)階段并行，而申請(qǐng)審批流程設(shè)置與設(shè)備采購(gòu)有重疊之處，可統(tǒng)一實(shí)施。

系統(tǒng)實(shí)施過程中一項(xiàng)十分繁重且工作周期長(zhǎng)的分項(xiàng)任務(wù)是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。這里的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)包含所有在系統(tǒng)正式上線前必須移植導(dǎo)入到系統(tǒng)內(nèi)的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，大體可分為三類，即①編碼類：如組織機(jī)構(gòu)代碼、地理區(qū)域編碼、設(shè)備編碼、備件物資編碼、系統(tǒng)角色用戶代碼。②唯一ID類：包括各項(xiàng)單據(jù)編碼及系統(tǒng)運(yùn)行過程中自身產(chǎn)生的編碼。③業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)：這類數(shù)據(jù)量最大，包括集團(tuán)以往的歷史數(shù)據(jù)和為系統(tǒng)實(shí)施而制作的新數(shù)據(jù)。如設(shè)備卡片臺(tái)賬、備件物資庫(kù)存、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)等。根據(jù)不同種類要制定不同編碼規(guī)則，分配不同實(shí)施階段。

編碼類：保障編碼唯一性，突出可識(shí)別、分層次、預(yù)見性。格式一般為大類＋中類＋小類＋流水號(hào)。類別區(qū)段可采用反映編碼對(duì)象內(nèi)在屬性（如管理分類名稱、機(jī)械電氣性能、規(guī)格型號(hào)等）的字母或字母＋數(shù)字組合，類別上下層要符合對(duì)象的內(nèi)在隸屬關(guān)系，流水號(hào)長(zhǎng)度要滿足系統(tǒng)長(zhǎng)期運(yùn)行數(shù)據(jù)容量增長(zhǎng)要求。整個(gè)編碼要以固定長(zhǎng)度為原則，類別層次一般以不超過四層為宜。

唯一ID類：這類編碼較簡(jiǎn)單，可由系統(tǒng)按一定規(guī)則直接生成。主要是保障唯一性，用途是程序內(nèi)部運(yùn)行調(diào)用。一種可供參考的生成方式為時(shí)間（年月日）＋流水號(hào)，長(zhǎng)度可固定亦可變長(zhǎng)。

業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)：鑒于該類數(shù)據(jù)量十分龐大，要將該類數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作貫穿項(xiàng)目的整個(gè)實(shí)施周期并行執(zhí)行。首先根據(jù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)中數(shù)據(jù)表必要字段準(zhǔn)備EXCEL錄入模板，然后對(duì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備人員進(jìn)行模板數(shù)據(jù)錄入格式培訓(xùn)。根據(jù)系統(tǒng)實(shí)施進(jìn)度計(jì)劃制定完成時(shí)限，在此期間數(shù)據(jù)錄入員要完成歷史數(shù)據(jù)收集整理按模板要求轉(zhuǎn)換成系統(tǒng)數(shù)據(jù)格式并錄入模板。項(xiàng)目工作組信息技術(shù)人員要隨時(shí)檢查數(shù)據(jù)錄入情況，糾正異常數(shù)據(jù)，保障數(shù)據(jù)符合系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)格式要求。在正式上線運(yùn)行前通過數(shù)據(jù)庫(kù)導(dǎo)入工具直接導(dǎo)入系統(tǒng)。

三、事后及時(shí)維護(hù)，保障高效運(yùn)行

信息系統(tǒng)的實(shí)施絕不只是項(xiàng)目驗(yàn)收、上線，由于各種新情況的出現(xiàn)，比如企業(yè)管理思想發(fā)生變革、軟件缺陷暴露、國(guó)家行業(yè)法規(guī)強(qiáng)制要求等都可能使系統(tǒng)必須作出相應(yīng)的調(diào)整、升級(jí)。否則系統(tǒng)的實(shí)施效果、運(yùn)行效率將大打折扣，甚至出現(xiàn)不得不下馬的不利局面。為應(yīng)對(duì)這種情況，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)以下幾點(diǎn)。

1.做好技術(shù)儲(chǔ)備

在軟件項(xiàng)目產(chǎn)品的選擇上，特別關(guān)注軟件的可維護(hù)性，即可理解性、可測(cè)試性、可修改性及可移植性。為應(yīng)對(duì)信息系統(tǒng)長(zhǎng)期運(yùn)行維護(hù)工作，應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)自身技術(shù)力量的儲(chǔ)備。雖然唐山港集團(tuán)設(shè)備管理項(xiàng)目的具體編碼工作由外方單位進(jìn)行，但是公司從集團(tuán)內(nèi)部選擇了兩名信息技術(shù)人員全程參與項(xiàng)目實(shí)施的整個(gè)過程。參加乙方必要專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，做到掌握系統(tǒng)架構(gòu)，能熟練應(yīng)用開發(fā)工具、局部修改自主完成。

2.嚴(yán)格變更控制

項(xiàng)目實(shí)施結(jié)束后，項(xiàng)目組可能也隨之解散，但是仍要保留系統(tǒng)變更控制處理流程，要求對(duì)現(xiàn)有系統(tǒng)的任何修改、優(yōu)化、調(diào)整需求都必須由申請(qǐng)人詳細(xì)描述原功能、期望實(shí)現(xiàn)功能、涉及系統(tǒng)具體模塊并由該單位主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。集團(tuán)信息中心常年配備人員受理變更需求，歸納整理上報(bào)，回饋處理意見。從系統(tǒng)變更是否涉及系統(tǒng)整體架構(gòu)修改、是否影響單位較多來(lái)衡量需求變更范圍。如變更范圍較小，由原系統(tǒng)實(shí)施項(xiàng)目經(jīng)理和集團(tuán)信息中心領(lǐng)導(dǎo)審核；如變更范圍較大，需參照原項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組配置，重新組建變更控制委員會(huì)審核。

3.規(guī)范文檔方式

項(xiàng)目整個(gè)生命期的所有相關(guān)文檔都要分類保存，包括項(xiàng)目實(shí)施期、運(yùn)行維修期的各種文件、記錄、程序代碼等。分類首先以項(xiàng)目生命期不同階段劃分，如啟動(dòng)、規(guī)劃、實(shí)施、收尾、維護(hù)等。文件名要加上文檔生成日期信息，便于回溯檢索。如運(yùn)行維護(hù)期要對(duì)系統(tǒng)代碼進(jìn)行升級(jí)修改，有些修改可能是針對(duì)同一地方滾動(dòng)進(jìn)行。這些修改后的程序代碼可首先歸類到維護(hù)大類下，再按照程序不同功能模塊分類，在底層以程序代碼操作內(nèi)容簡(jiǎn)稱縮寫＋日期方式命名。