秦 寶

(重慶市墊江縣煙草專(zhuān)賣(mài)局(分公司)，重慶 408300)

會(huì)議是企事業(yè)單位乃至國(guó)家政府機(jī)關(guān)開(kāi)展工作的必要環(huán)節(jié)和主要方法，會(huì)議質(zhì)量的高低關(guān)系著領(lǐng)導(dǎo)層的決策或某種愿景是否以被全員可理解的方式得到有效傳遞，即會(huì)議效率和效果是否達(dá)到預(yù)期滿意度。

當(dāng)前行業(yè)內(nèi)部分單位的會(huì)議出現(xiàn)過(guò)多過(guò)濫之現(xiàn)象，如果不加遏制，勢(shì)必降低會(huì)議效益，因此，行業(yè)內(nèi)會(huì)議改革的必要性逐漸凸顯出來(lái)［1］。

一、國(guó)外會(huì)議開(kāi)展現(xiàn)狀

當(dāng)今，國(guó)際會(huì)議的召開(kāi)形式呈現(xiàn)出現(xiàn)代化和多樣化趨勢(shì)，以美國(guó)為例，其特點(diǎn)尤其鮮明。盡管美國(guó)諸多會(huì)議也存在數(shù)量繁多、規(guī)矩?zé)┈嵉耐ú。贿^(guò)其各類(lèi)會(huì)議的獨(dú)特性和效率性還是極具借鑒力的。

1)主題鮮明。美國(guó)各州的政府會(huì)議都具有針對(duì)性極強(qiáng)的主題意義，使得開(kāi)會(huì)目的很明確，避免了形式化。并且，美國(guó)的政府會(huì)議特別要求主題性和時(shí)間性，通常一個(gè)完整的會(huì)議時(shí)間都是以小時(shí)計(jì)。

2)時(shí)間限定。當(dāng)?shù)睾芏鄷?huì)議不論大小，一般都規(guī)定有會(huì)議個(gè)人發(fā)言時(shí)間，主要發(fā)言人的時(shí)間一般不超過(guò)半個(gè)小時(shí)，其他發(fā)言者時(shí)間則控制在10分鐘左右。但是會(huì)議內(nèi)容的確能完整、清晰地傳達(dá)，這就要求發(fā)言者具備較高的信息提煉與歸納總結(jié)能力。

3)效果跟蹤。會(huì)議進(jìn)程顯得非常緊湊，而且往往設(shè)有效果跟蹤等長(zhǎng)效機(jī)制來(lái)進(jìn)行監(jiān)督落實(shí)，其實(shí)效性也較強(qiáng)。

4)形式靈活。從眾多會(huì)議可以看出，美國(guó)當(dāng)?shù)氐臅?huì)場(chǎng)設(shè)置也體現(xiàn)出簡(jiǎn)單化思想，不設(shè)置主席臺(tái)，只有小講臺(tái)加話筒，與會(huì)發(fā)言者逐個(gè)按照順序上臺(tái)發(fā)言，最后直接在現(xiàn)場(chǎng)答記者問(wèn)，側(cè)面反映了其注重實(shí)效而非形式的理念。

5)成本控制。當(dāng)金融危機(jī)席卷全球時(shí)，各國(guó)企業(yè)為了將成本控制到最低，對(duì)于開(kāi)會(huì)的費(fèi)用也作了嚴(yán)格的限制，在會(huì)議實(shí)現(xiàn)形式方面也啟用了現(xiàn)代化會(huì)議手段——視頻會(huì)議的方式，隨著經(jīng)濟(jì)全球化的加速，更多的企業(yè)開(kāi)始采用這種會(huì)議方式來(lái)控制成本并避免與會(huì)人員的差旅勞頓。從經(jīng)濟(jì)效益看來(lái)，這種方式方便、直觀、快捷，要求成本低，極具借鑒意義。

二、國(guó)內(nèi)會(huì)議現(xiàn)狀

現(xiàn)在，國(guó)內(nèi)很多企業(yè)在為“如何開(kāi)會(huì)”而思考，行業(yè)內(nèi)也不乏這樣的現(xiàn)象。我國(guó)政府為消除“會(huì)?！背雠_(tái)了很多政策及措施，例如設(shè)立“無(wú)會(huì)日”、“無(wú)會(huì)周”，大力削減會(huì)議數(shù)量與壓縮會(huì)議時(shí)間。2003年，浙江、廣西、江蘇、吉林等地區(qū)曾積極響應(yīng)中辦與國(guó)辦的聯(lián)合發(fā)文，掀起會(huì)議整肅行動(dòng)，出臺(tái)了不少精簡(jiǎn)會(huì)議的規(guī)定。效率方面，有的省市行業(yè)召開(kāi)的會(huì)議，也曾經(jīng)制定過(guò)“主題報(bào)告一般不超過(guò)40分鐘，不設(shè)主席臺(tái)只設(shè)主持人，其他發(fā)言人限時(shí)”等規(guī)定，一定程度上提高了會(huì)議效率。

就目前國(guó)內(nèi)來(lái)看，各類(lèi)企業(yè)，甚至包括政府各層級(jí)之間信息的傳遞與事務(wù)的執(zhí)行都是通過(guò)文件和會(huì)議來(lái)實(shí)現(xiàn)，會(huì)議形式不僅在體制內(nèi)被接受，在體制外同樣也被公眾認(rèn)可，而行業(yè)各級(jí)單位事務(wù)繁多，從規(guī)劃發(fā)展到基層隊(duì)伍建設(shè)，涉及面非常之廣，管理事務(wù)的增加，使得大小會(huì)議在所難免，也因此衍生出一些問(wèn)題［2］。

1)有些會(huì)議趨于形式化和格式化，落實(shí)到位困難。會(huì)議究竟在管理工作中該起到什么樣的作用，事實(shí)上沒(méi)有形成一定的共識(shí)。

2)從上到下會(huì)議繁多，占用大量工作時(shí)間，并且內(nèi)容較為復(fù)雜，有時(shí)難以把握會(huì)議精神。

3)表態(tài)會(huì)議和通報(bào)性會(huì)議占據(jù)所有會(huì)議的大部分比例。有時(shí)候會(huì)出現(xiàn)議而不決的現(xiàn)象，多數(shù)會(huì)議沒(méi)有會(huì)議決議文件，這樣會(huì)浪費(fèi)較多的行政資源。

4)會(huì)議形式較為單一，多采用集中式座談會(huì)議，導(dǎo)致會(huì)議機(jī)動(dòng)性不夠。而且座談會(huì)并不座談，多數(shù)參會(huì)人并不發(fā)言，缺乏靈活性，難以充分發(fā)揚(yáng)民主，長(zhǎng)期開(kāi)展，與會(huì)者接受度會(huì)下降。

5)會(huì)議程序復(fù)雜，講話與發(fā)言冗長(zhǎng)，廢話、套話太多，很多是既有材料又照本宣科，與會(huì)者會(huì)感到疲累，多盼早些散會(huì)。

6)不重視時(shí)間成本和機(jī)會(huì)成本，往往只重視費(fèi)用成本。造成很多領(lǐng)導(dǎo)疲于參會(huì)，沒(méi)有時(shí)間系統(tǒng)思考和帶頭貫徹，更不能像國(guó)外商務(wù)人員那樣有時(shí)間和興致去打高爾夫球和喝咖啡。

鑒于上述原因極其重要，行業(yè)內(nèi)會(huì)議改革勢(shì)在必行，尤其是在會(huì)議形式上的更新及程序上的優(yōu)化設(shè)計(jì)方面要作出進(jìn)一步的思考，可以考慮把復(fù)雜問(wèn)題簡(jiǎn)單化，并注入新的元素。

三、會(huì)議改革目標(biāo)及措施

(一)會(huì)議改革目標(biāo)

行業(yè)內(nèi)開(kāi)展各種會(huì)議的目的和作用，可歸納為:落實(shí)并貫徹上級(jí)指示、精神，傳達(dá)企業(yè)遠(yuǎn)景戰(zhàn)略，布置工作任務(wù)、解決工作中存在的問(wèn)題，以及總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)與推廣并組織員工學(xué)習(xí)。那么，在對(duì)會(huì)議進(jìn)程作出具體改進(jìn)措施之前，應(yīng)該要明確改革的目標(biāo)。

首先，提升會(huì)議質(zhì)量。會(huì)議是管理的一部分，管理的效率和會(huì)議的效率是一致的，會(huì)議屬于管理的技術(shù)層面，其程序的合理化設(shè)計(jì)是會(huì)議質(zhì)量好壞的關(guān)鍵因素。

其次，會(huì)議成本的節(jié)約。這個(gè)成本主要包含時(shí)間成本和費(fèi)用成本，如何對(duì)兩大成本進(jìn)行控制是目前行業(yè)內(nèi)會(huì)議改革所要考慮的問(wèn)題。

最后，提高開(kāi)會(huì)效率。這點(diǎn)是開(kāi)會(huì)過(guò)程的核心，并涉及會(huì)議流程的設(shè)計(jì)，也是前面兩個(gè)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。因此，為了適應(yīng)新的形勢(shì)，要樹(shù)立一種程序優(yōu)先的理念，對(duì)其作深層次研究，思考就程序而言，如何有效執(zhí)行事務(wù)，如何集思廣益，如何改進(jìn)會(huì)議形式。只有做深入研究，才能得出具體而相對(duì)較為合理的會(huì)議形式與程序設(shè)計(jì)方案。

(二)會(huì)議改革措施

2006年度，國(guó)家發(fā)布了《中央國(guó)家機(jī)關(guān)會(huì)議管理辦法》，主要是針對(duì)會(huì)議費(fèi)用進(jìn)行改革，一是會(huì)議費(fèi)開(kāi)支標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)定，二是定點(diǎn)管理，所謂定點(diǎn)管理包括食宿在內(nèi)的招投標(biāo)管理，即通過(guò)招標(biāo)來(lái)進(jìn)行住宿酒店的選擇?？傮w上看來(lái)，限定會(huì)議費(fèi)用開(kāi)支和實(shí)施定點(diǎn)管理使得會(huì)議管理更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，與會(huì)人員的開(kāi)支被限定后，會(huì)議總體成本得到了控制。因此，從這個(gè)政策來(lái)看，會(huì)議費(fèi)用呈降低趨勢(shì)，可以作為從中央到基層單位會(huì)議改革的政策依據(jù)。

會(huì)議改革應(yīng)該雙管齊下，即:一手抓會(huì)議成本，既重視費(fèi)用成本，也重視時(shí)間成本;一手抓會(huì)議精簡(jiǎn)，除精簡(jiǎn)會(huì)議次數(shù)，還包括會(huì)議程序、內(nèi)容［3］。

1)盡量減少會(huì)議次數(shù)，壓縮會(huì)議時(shí)間。首先明確哪些會(huì)議是必須開(kāi)的，哪些會(huì)議是可以不用開(kāi)的，對(duì)于不是特別需要召開(kāi)的會(huì)議，要有硬性規(guī)定，不得隨意召開(kāi)，對(duì)于必須開(kāi)的會(huì)議，則要嚴(yán)格做好會(huì)議預(yù)算，控制好整個(gè)會(huì)議過(guò)程中的費(fèi)用支出，而會(huì)議的規(guī)模與時(shí)間長(zhǎng)短也要作嚴(yán)格的控制。

2)建立效果跟蹤與監(jiān)督的長(zhǎng)效機(jī)制。例如:嚴(yán)禁召開(kāi)沒(méi)有實(shí)質(zhì)內(nèi)容的旅游會(huì)議;嚴(yán)禁舉辦“假、大、空、虛”的培訓(xùn)會(huì)議;嚴(yán)禁將會(huì)議開(kāi)成變味的休閑會(huì)議。一般不提倡以會(huì)代訓(xùn)。

3)會(huì)議形式與程序的更新。這是會(huì)議改革的根本所在，要充分利用現(xiàn)代化技術(shù)手段與新型理念，將以往一些規(guī)定在特定地點(diǎn)集中召開(kāi)的會(huì)議用視頻會(huì)議或者電話會(huì)議代替，不僅方便，并且可以節(jié)省一定程度的會(huì)費(fèi)開(kāi)支。

四、視頻會(huì)議流程設(shè)計(jì)

視頻會(huì)議作為面對(duì)面、融入式的新型會(huì)議，成為一種節(jié)約成本、快捷方便的會(huì)議形式，可以使遠(yuǎn)距離的參會(huì)人員輕松地參加相關(guān)會(huì)議。因?yàn)橐曨l會(huì)議有圖像、聲音及文檔操作等，功能比較齊全，適合現(xiàn)代遠(yuǎn)程商務(wù)會(huì)議，電話會(huì)議與之相比就單一得多，估計(jì)在不久的將來(lái)，行業(yè)內(nèi)視頻會(huì)議可能成為取代電話會(huì)議的主要遠(yuǎn)程會(huì)議方式［4］，所以本研究初步設(shè)計(jì)了如下的視頻會(huì)議流程。

首先，準(zhǔn)備階段的設(shè)計(jì)。會(huì)議準(zhǔn)備工作是視頻會(huì)議成功與否的關(guān)鍵，而要辦好視頻會(huì)議，需設(shè)立秘書(shū)機(jī)構(gòu)，由秘書(shū)組人員辦理。在準(zhǔn)備階段，秘書(shū)組及其相關(guān)會(huì)議臨時(shí)機(jī)構(gòu)要按時(shí)制發(fā)會(huì)議通知，確定參會(huì)人員范圍，保證會(huì)議通知寄發(fā)到位，可通過(guò)電話方式進(jìn)行確認(rèn)。之后，秘書(shū)組干事應(yīng)根據(jù)會(huì)議內(nèi)容準(zhǔn)備會(huì)議文件，包括主持人開(kāi)、閉幕詞，各種交流材料，主講人的工作報(bào)告、講話稿等，并將其整理成冊(cè)，便于發(fā)放。

準(zhǔn)備階段還有一項(xiàng)重要工作就是會(huì)場(chǎng)的布置。因?yàn)橐曨l會(huì)議不同于傳統(tǒng)會(huì)議，在會(huì)場(chǎng)的設(shè)置與安排方面與傳統(tǒng)會(huì)議有很多不同之處。

1)應(yīng)該根據(jù)會(huì)議的規(guī)模選擇大小適當(dāng)?shù)膱?chǎng)所進(jìn)行布置。視頻會(huì)議整個(gè)會(huì)場(chǎng)的布置應(yīng)注意環(huán)境的設(shè)置要跟與會(huì)人員心理相協(xié)調(diào)，要與會(huì)議主題相符合。

2)按不同崗位對(duì)與會(huì)人員進(jìn)行分組，指定小組負(fù)責(zé)人，方便分組討論和會(huì)間活動(dòng)。

3)視頻會(huì)議采用“面對(duì)面”形式，會(huì)議布局應(yīng)簡(jiǎn)潔寬敞，等離子顯示屏懸掛于電視墻中央，長(zhǎng)臺(tái)會(huì)議桌設(shè)置于屏幕下，正對(duì)會(huì)議座椅，方便與會(huì)者觀看視頻。

其次，會(huì)議開(kāi)展階段流程設(shè)計(jì)。當(dāng)視頻接通之后，顯示屏將顯示出會(huì)議主要發(fā)言人或遠(yuǎn)程與會(huì)者，這個(gè)時(shí)候，處于多個(gè)空間中的與會(huì)者便可以開(kāi)始發(fā)言并交流了。在流程設(shè)計(jì)上最關(guān)鍵的是充分發(fā)揚(yáng)民主，其次是注入現(xiàn)代氣息，諸如新聞發(fā)布、現(xiàn)場(chǎng)采訪等元素，使冗長(zhǎng)乏味的空講式會(huì)議變成具有生機(jī)活力的現(xiàn)代新型會(huì)議。一個(gè)行業(yè)的中型會(huì)議的具體會(huì)議流程如圖1所示。

圖1 視頻會(huì)議時(shí)間安排流程

如果行業(yè)內(nèi)會(huì)議可以采取這種會(huì)議形式召開(kāi)，并按照以上大體流程來(lái)進(jìn)行，可以節(jié)約與會(huì)人員的差旅費(fèi)、住宿費(fèi)等成本，并且大多視頻設(shè)備采用獨(dú)立式設(shè)計(jì)，空間調(diào)整很方便，易于分解搬運(yùn)并重組，因此在設(shè)備花費(fèi)上屬于一次性花費(fèi)，維護(hù)成本也較低，這樣在會(huì)議成本上就節(jié)省了很大一筆開(kāi)支。另外在時(shí)間上，由于會(huì)議是在不同地區(qū)同時(shí)進(jìn)行的，不需要到統(tǒng)一規(guī)定的開(kāi)會(huì)地點(diǎn)集合，旅途上耗費(fèi)的時(shí)間也節(jié)省不少。

最重要的是，這種人人切實(shí)能發(fā)言參與的會(huì)議，確實(shí)能夠集思廣益，找出存在的問(wèn)題和解決辦法，并通過(guò)決策立即形成決議，達(dá)到統(tǒng)一思想、促進(jìn)工作的目的。即，在充分發(fā)揚(yáng)民主的基礎(chǔ)上，形成大家共同遵守實(shí)踐的措施，避免了過(guò)去會(huì)上沒(méi)機(jī)會(huì)講，不敢講，會(huì)后出現(xiàn)上有政策下有對(duì)策的“兩張皮”現(xiàn)象。

最后，為了進(jìn)一步控制會(huì)議進(jìn)行時(shí)間，可以讓秘書(shū)設(shè)定計(jì)時(shí)器，進(jìn)行發(fā)言計(jì)時(shí)，超時(shí)立即叫停。還要做好會(huì)議效果跟蹤，做好會(huì)議記錄，整理成文，以供發(fā)布。

五、結(jié)束語(yǔ)

行業(yè)內(nèi)各種會(huì)議，數(shù)量上應(yīng)壓縮，內(nèi)容形式應(yīng)精簡(jiǎn)，今后可以根據(jù)實(shí)際情況來(lái)選取是否采用視頻會(huì)議或電話會(huì)議等現(xiàn)代化會(huì)議手段。

視頻會(huì)議基本上可以讓會(huì)議在一天之內(nèi)開(kāi)完，從而節(jié)省了不少會(huì)議開(kāi)支，也可以有效避免“休閑會(huì)議”等情況的出現(xiàn)，并且視頻會(huì)議的過(guò)程和結(jié)論有相關(guān)電子文檔記錄，易于保存與查閱。因此，從整體上來(lái)看，行業(yè)內(nèi)會(huì)議的改革勢(shì)在必行，而改革的方向也會(huì)是向著電子化、信息化方面發(fā)展，煙草行業(yè)的會(huì)議開(kāi)展必將進(jìn)入一個(gè)全新的階段。

［1］郝懿．秘書(shū)如何提高辦會(huì)能力［J］．人力資源開(kāi)發(fā)，2010(1):167．

［2］支玲琳．程序優(yōu)先:會(huì)議改革的深入思考［N］．解放日?qǐng)?bào)，2005－08－27(5)．

［3］楊金溪．會(huì)議改革要雙管齊下［N］．江蘇法制報(bào)，2006－12－04(1)．

［4］雷赫．真實(shí)的虛擬會(huì)議［J］．中國(guó)計(jì)算機(jī)用戶，2008(39):56．

(責(zé)任編輯 周江川)