胡洪新

(蘇州市職業(yè)大學(xué) 發(fā)展與信息中心，江蘇 蘇州 215104)

近年來(lái)，由于高校的合并與擴(kuò)招，高校每年的離校學(xué)生人數(shù)也在不斷地遞增.以蘇州市職業(yè)大學(xué)為例，2011年6月下旬學(xué)校在一周內(nèi)就集中辦理了近5 000名學(xué)生的離校手續(xù).隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和高校數(shù)字化校園的建設(shè)，學(xué)校對(duì)學(xué)生的離校管理工作也正在步入規(guī)范化、科學(xué)化.因此，提供優(yōu)質(zhì)、高效、一體化的離校服務(wù)，建設(shè)一個(gè)離校管理系統(tǒng)顯得非常重要.

1 離校管理系統(tǒng)

數(shù)字化主要體現(xiàn)在智能化、個(gè)性化、網(wǎng)絡(luò)化三個(gè)方面，離校管理系統(tǒng)則是數(shù)字化校園的一個(gè)重要組成部分[1].目前，很多高校都投入了大量的人力、物力及財(cái)力建設(shè)數(shù)字化校園.

在以往離校的辦理過(guò)程中，會(huì)涉及到學(xué)生所在的院系和各相關(guān)職能部門(mén)，是一個(gè)非常繁雜的過(guò)程.例如學(xué)生的離?；蛲藢W(xué)，首先由教務(wù)處發(fā)放一張離校確認(rèn)單，然后根據(jù)確認(rèn)單上內(nèi)容依次到學(xué)工處確認(rèn)助學(xué)貸款欠費(fèi)情況及是否有違紀(jì)處分情況、到教務(wù)處確認(rèn)學(xué)籍情況、到圖書(shū)館歸還圖書(shū)、到財(cái)務(wù)處確認(rèn)各類(lèi)費(fèi)用的繳納與否、到網(wǎng)絡(luò)中心歸還網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及注銷(xiāo)上網(wǎng)信息、到保衛(wèi)處辦理戶(hù)口遷移事項(xiàng)、到所在系部確認(rèn)各項(xiàng)事務(wù)完成情況等，每一個(gè)部門(mén)每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要有專(zhuān)人負(fù)責(zé)并且蓋章.只要有一個(gè)部門(mén)的章沒(méi)有蓋到，學(xué)生就無(wú)法辦理離校手續(xù).實(shí)際情況是大部分學(xué)生的財(cái)務(wù)已沒(méi)有欠費(fèi)、圖書(shū)也已經(jīng)歸還、各課成績(jī)也全部通過(guò)……但還必須一一核對(duì)，進(jìn)行蓋章確認(rèn).按照這種離校流程，學(xué)生離校需要跑遍學(xué)校所有相關(guān)部門(mén)辦理手續(xù)，有時(shí)會(huì)遇到某環(huán)節(jié)蓋章的人員不在學(xué)校的情況，學(xué)生只能等待，因此，整個(gè)離校過(guò)程不僅給學(xué)生帶來(lái)了極大的不便，而且也造成了學(xué)校具體經(jīng)辦老師工作量的增大，特別是學(xué)生離校較集中的階段，各職能部門(mén)工作變得異常繁忙[2].

離校管理系統(tǒng)能有效解決以上矛盾.學(xué)校建好離校系統(tǒng)后，學(xué)生可以上網(wǎng)通過(guò)離校系統(tǒng)申請(qǐng)進(jìn)入離校程序，批量學(xué)生離?？捎晒芾韱T統(tǒng)一導(dǎo)入或集成離校學(xué)生信息，離校學(xué)生可以實(shí)時(shí)查看需要到哪些部門(mén)辦理離校手續(xù)，辦理完成后由部門(mén)管理員輸入離校系統(tǒng)，沒(méi)有需要辦理業(yè)務(wù)的部門(mén)，系統(tǒng)會(huì)提示無(wú)需辦理，自動(dòng)跳過(guò)即可[3].

高校管理系統(tǒng)的主要功能為①離校手續(xù)全部通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理與操作，不再需要學(xué)生拿著離校單到處蓋章;②離校數(shù)據(jù)可提前批量導(dǎo)入系統(tǒng)或與已有系統(tǒng)進(jìn)行集成，數(shù)據(jù)可實(shí)時(shí)更新，學(xué)生及管理人員隨時(shí)都能查看最新的相關(guān)信息及辦理情況，無(wú)需再進(jìn)行人工核對(duì);③ 校領(lǐng)導(dǎo)可實(shí)時(shí)監(jiān)控全校學(xué)生的離校辦理情況，并打印輸出各類(lèi)信息報(bào)表;④離校信息將自動(dòng)反饋各業(yè)務(wù)系統(tǒng)，數(shù)據(jù)處理方便、快捷、準(zhǔn)確.

2 建設(shè)方案

系統(tǒng)的設(shè)計(jì)基于高校行業(yè)數(shù)字化校園建設(shè)的現(xiàn)有成果，提供豐富的數(shù)據(jù)接口，并可實(shí)現(xiàn)與第三方軟件或數(shù)字化校園支撐平臺(tái)進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)學(xué)生離校數(shù)據(jù)與其他相關(guān)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的共享.學(xué)校可根據(jù)當(dāng)前建設(shè)情況，選擇相應(yīng)的應(yīng)用集成方案.統(tǒng)一安全的新型身份認(rèn)證方案與靈活的數(shù)據(jù)集成機(jī)制，為系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行提供全方位的保障[4].系統(tǒng)通過(guò)離校前的全方位調(diào)查與反饋數(shù)據(jù)制定離校建設(shè)方案.

圖1 離校系統(tǒng)總體架構(gòu)

2.1 離校系統(tǒng)總體架構(gòu)

數(shù)字化校園通過(guò)信息門(mén)戶(hù)為畢業(yè)生、圖書(shū)館、后勤、教務(wù)處、就業(yè)指導(dǎo)中心、學(xué)工處、保衛(wèi)處、系部、校領(lǐng)導(dǎo)等提供服務(wù)與管理的統(tǒng)一入口.系統(tǒng)提供統(tǒng)一身份認(rèn)證集成方式，對(duì)各辦理環(huán)節(jié)提供安全保障，離校系統(tǒng)總體架構(gòu)如圖1所示.

此系統(tǒng)架構(gòu)為離校工作帶來(lái)了4個(gè)方面的作用:①提供離校數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、離?，F(xiàn)場(chǎng)辦理、離校公告發(fā)布管理等核心業(yè)務(wù);②提供與教務(wù)數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、后勤宿管數(shù)據(jù)、圖書(shū)館數(shù)據(jù)的有效集成，并提供集成方案;③提供靈活的離校方案制定，方便進(jìn)行不同批次、不同學(xué)生類(lèi)別、離校方案的區(qū)分及相關(guān)管理人員管理流程的指定;④提供離校畢業(yè)生統(tǒng)計(jì)、離校辦理情況統(tǒng)計(jì)等，為后續(xù)管理提供數(shù)據(jù)依據(jù).

圖2 離校系統(tǒng)功能模塊

2.2 離校系統(tǒng)業(yè)務(wù)功能及流程

經(jīng)過(guò)需求分析和數(shù)據(jù)整理，離校系統(tǒng)包括離校準(zhǔn)備、離校手續(xù)辦理、離校統(tǒng)計(jì)查詢(xún)等部，離校系統(tǒng)功能模塊如圖2所示.

為學(xué)生提供方便、高效的離校手續(xù)辦理服務(wù)，加強(qiáng)辦理離校手續(xù)各個(gè)部門(mén)間的信息流通和工作配合，規(guī)范畢業(yè)生離校手續(xù)辦理程序，提高工作效率.根據(jù)以上功能模塊及業(yè)務(wù)需求，離校系統(tǒng)設(shè)計(jì)了一套十分規(guī)范、可行的業(yè)務(wù)流程如圖3所示.

2.3 系統(tǒng)擴(kuò)展功能說(shuō)明

1) 每個(gè)環(huán)節(jié)的選項(xiàng)可以配置，如收費(fèi)的項(xiàng)目、系部處理的選項(xiàng)可以增加或減少.

2) 離校過(guò)程中，各環(huán)節(jié)之間有約束關(guān)系，為適應(yīng)學(xué)校管理的要求，各環(huán)節(jié)的約束條件可以由管理人員進(jìn)行配置，可以取消約束，也可以增加約束.

3) 離校時(shí)以系部為單位管理，離校系統(tǒng)數(shù)據(jù)授權(quán)到系部.

4) 各離校辦理環(huán)節(jié)、查詢(xún)統(tǒng)計(jì)權(quán)限可以由系統(tǒng)管理員按權(quán)限組進(jìn)行分配權(quán)限，也可以對(duì)樓棟管理員進(jìn)行樓棟退宿辦理的授權(quán)，相關(guān)樓棟管理員只能進(jìn)行所管轄樓棟學(xué)生的退宿操作.

圖3 離校系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程圖

3 應(yīng)用結(jié)果

以2011年6月下旬蘇州市職業(yè)大學(xué)畢業(yè)生離校的整個(gè)過(guò)程為例.

6月20日，教務(wù)處將離校畢業(yè)生名單導(dǎo)入離校系統(tǒng)，然后由財(cái)務(wù)處、學(xué)生處、網(wǎng)管中心、圖書(shū)館、保衛(wèi)處、后勤、系部各自根據(jù)本部門(mén)情況對(duì)系統(tǒng)中的名單進(jìn)行審核及批量處理.其中由于圖書(shū)管理系統(tǒng)已經(jīng)與校園共享庫(kù)做了集成，因此圖書(shū)管理系統(tǒng)中的操作能直接反映到離校系統(tǒng)中;后勤在學(xué)生退宿時(shí)直接操作離校系統(tǒng)，辦理情況一目了然.

6月21—23日，學(xué)生上網(wǎng)查詢(xún)離校辦理情況，93%以上的學(xué)生已自動(dòng)通過(guò)離校手續(xù)，未通過(guò)學(xué)生到相關(guān)部門(mén)辦理離校手續(xù).系部輔導(dǎo)員查看所管學(xué)生辦理情況，提醒、指導(dǎo)學(xué)生及時(shí)辦理.

6月24日，通過(guò)離校辦理的學(xué)生達(dá)99.6%，教務(wù)確認(rèn)離校名單并下發(fā)畢業(yè)證書(shū).

6月25日，通過(guò)離校辦理的學(xué)生達(dá)100%，分析、處理離校數(shù)據(jù).

除學(xué)生退宿這一環(huán)節(jié)外，各部門(mén)累計(jì)接待學(xué)生343人，平均一個(gè)部門(mén)接待學(xué)生不到50人，與原先每個(gè)部門(mén)都要接待近5 000人相比，效率整整提高了100倍.

數(shù)字化校園是數(shù)字時(shí)代學(xué)校的必然發(fā)展目標(biāo)，是我國(guó)校園文化發(fā)展的必然趨勢(shì)[4].數(shù)字校園必將把學(xué)校中的管理和教學(xué)帶入一個(gè)全新的網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代，成為一種全新的生活、學(xué)習(xí)和管理模式.

[1] 項(xiàng)閃飛. 數(shù)字校園基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)[D]. 上海:華東師范大學(xué),2010.

[2] 董梁. 基于Asp.net的高校離校系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J]. 電腦知識(shí)與技術(shù)，2010，6(24):6757-6758.

[3] 楊帆，楊潔，李一鳴. 基于SOA架構(gòu)的自助離校系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J]. 中山大學(xué)學(xué)報(bào):2009，48(S1):210-212.

[4] HU Hongxin, XIANG Shanfei. The construction scheme for orientation program of digital campus[C]// The second ETP/ IITA conference on telecommunication and information, 2011, Phuket,Thailand:Engineering Technology Press，2011:321-323.