摘 要：電子時代的電子文件與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有很大的不同，比如電子文件是虛擬的，不能像紙質(zhì)檔案一樣，一份一份逐一地進(jìn)行鑒定，而且在電子環(huán)境下由于網(wǎng)絡(luò)的便利使得電子文件來源可能是由多個機(jī)構(gòu)或個人共同完成的，所以其來源具有不確定性等等，這些問題打破了原有紙質(zhì)檔案保管的方式。由于一種理論的產(chǎn)生都是在實踐的基礎(chǔ)上而形成的，又反過來對實踐起到指導(dǎo)的作用，基于以上在實踐中出現(xiàn)的現(xiàn)象，文章闡釋與之相適應(yīng)的理論，以便為后保管時代檔案的實踐工作給予實踐指導(dǎo)。
　　關(guān)鍵詞：檔案 后保管模式 理論依據(jù)
　　中圖分類號:G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A
　　文章編號:1004-4914(2011)01-218-02
　　
　　傳統(tǒng)的檔案理論是把文件的歸檔作為文件與檔案的分界線，對其進(jìn)行分別管理，這種做法在紙質(zhì)檔案的手工操作時期是具有一定的合理性的，但是電子文件的產(chǎn)生，使兩者之間的界限模糊了。因為從文件的起草、傳輸、辦理到歸檔、鑒定、整理、保管以及再利用，均可以通過電腦網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，即文件工作與檔案工作在同一工具上聯(lián)為一體。這樣，傳統(tǒng)的檔案理論顯然已經(jīng)不能適應(yīng)電子時代的檔案保管方式了，因此就引出了以下筆者要闡述的問題，檔案后保管時代的新理論的解讀。
　　一、新來源原則理論
　　新來源原則是為了適應(yīng)電子文件的出現(xiàn)才應(yīng)運(yùn)而生的一種理論，所以我們在闡釋新來源原則之前有必要先來了解一下電子文件的構(gòu)成要素。眾所周知，檔案區(qū)別于圖書與情報的最大特點就是具有原始記錄性，也就是說檔案是有憑證性價值的而其它信息不具備這種特性，從功能角度來看，電子文件和傳統(tǒng)檔案文件一樣，是反映人類社會實踐活動的歷史記錄，是歷史的真憑實據(jù)，它的原生性、可靠性構(gòu)成了它的基本價值——憑證價值，而憑證價值正是它優(yōu)于其他各種最基本的特點。我們都知道，同傳統(tǒng)檔案文件一樣，電子文件的憑證價值也是由內(nèi)容信息、背景信息與結(jié)構(gòu)信息三個基本要素來確立的。不同的只是電子文件的這三個要素所描述的對象更為廣泛，描述的內(nèi)容更為深入。首先，內(nèi)容方面：內(nèi)容是指文件中所包含的表達(dá)作者意圖的信息，包括文件形成者形成的文字?jǐn)?shù)字、圖像、聲音等。其次，背景方面：背景信息是關(guān)系著電子文件內(nèi)容信息產(chǎn)生環(huán)境的文檔，包括內(nèi)容信息為什么產(chǎn)生，它與別處已有的其他內(nèi)容信息對象間的關(guān)系等。澳大利亞檔案館在其《電子文件管理策略》中指出，電子文件的背景信息包括能增強(qiáng)對技術(shù)理解的背景信息以及與文件有關(guān)的公務(wù)環(huán)境的背景信息，并鼓勵電子文件形成部門收集以下背景信息：文件形成的機(jī)構(gòu)；與文件有關(guān)或曾經(jīng)有關(guān)的其他機(jī)構(gòu)；文件履行機(jī)構(gòu)職責(zé)的目的；文件的年代；與文件有關(guān)的時期；與機(jī)構(gòu)職能有關(guān)的文件價值與重要性；曾與文件有過關(guān)系的文件保存系統(tǒng)；該文件與其他文件或資料間的關(guān)系；對該文件有影響的法律、協(xié)議、實踐、程序、計劃與條件等。最后，結(jié)構(gòu)方面：電子文件的結(jié)構(gòu)是指便于存取、參考和其他目的而提供的文檔。電子文件的結(jié)構(gòu)信息包括文件內(nèi)容信息的組織表達(dá)方式，如文字的段落安排，電子文件所使用的代碼、格式，以及載體附件等方面的信息。
　　新來源觀主張的概念來源盡管不像傳統(tǒng)的實體來源那樣直觀和明確，但它決不是一種沒有依據(jù)的主觀臆斷，而是有著特定內(nèi)容和客觀的實在。這種來源不僅指文件的形成機(jī)關(guān)，而且包括其形成目的、形成活動、過程、處理程序和職能范圍等等。概括而言，它的含義是指文件的形成過程和背景，即文件是由誰、在什么條件下、運(yùn)用哪些數(shù)據(jù)、為了何種目的、采用怎樣的結(jié)構(gòu)形成等方面的綜合背景信息。這些來源信息正是了解、管理和利用電子文件的關(guān)鍵所在。因為電子文件的形成者往往不再單一，形成過程也相當(dāng)復(fù)雜，但無論它們是某一機(jī)構(gòu)獨立產(chǎn)生的、還是由來自若干機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)組合而成的，只要掌握它們的形成過程和背景，把這些來源信息隨同文件信息內(nèi)容一同保留下來，就可以尋根溯源，了解該文件的原委始末。新來源原則不再直接研究檔案產(chǎn)生于哪個行政部門，而變成一個虛擬的更為靈活的概念。它反映出文件產(chǎn)生過程中形成者的作用和行為活動，并存在于不斷發(fā)展變革的環(huán)境之中；它體現(xiàn)了不斷變化的當(dāng)事人相互作用；它反映了不同的組織文化和管理方法，它與人們的工作習(xí)慣和人際關(guān)系相協(xié)調(diào)。因此，在電子時代要求檔案人員的關(guān)注焦點不應(yīng)僅僅是原始文件形成機(jī)關(guān)這種實體來源，更多地需要關(guān)注變動、臨時、甚至虛擬機(jī)關(guān)中文件形成者的職能和業(yè)務(wù)活動這種概念來源。新來源觀的核心是使來源原則更加概念化和抽象化，它的實質(zhì)是來源原則面對電子文件的新特點和新挑戰(zhàn)而作出的自我適應(yīng)和自我發(fā)展。
　　二、宏觀鑒定理論
　　宏觀鑒定理論是加拿大檔案學(xué)者特里·庫克于80年代末提出的，他認(rèn)為為了適應(yīng)電子時代的要求，傳統(tǒng)的鑒定理論需要革新，他倡導(dǎo)檔案人員在鑒定前需要了解整個社會的運(yùn)行方式和文件的形成過程，通過宏觀的鑒定來準(zhǔn)確反映社會發(fā)展趨勢與文件形成者及其職能的有機(jī)聯(lián)系。這一宏觀鑒定理論不再局限于傳統(tǒng)理論中的價值標(biāo)準(zhǔn)，提出應(yīng)全面考慮社會結(jié)構(gòu)、文件形成過程、文件形成者及其職能等多種因素。它使鑒定的重點由根據(jù)研究目的判定文件價值轉(zhuǎn)變?yōu)楦鶕?jù)文件形成者的職能和結(jié)構(gòu)來鑒定文件形成背景或文件來源的重要性。簡單地說，就是在電子環(huán)境下鑒定方法往往必須在一份文件產(chǎn)生之前在計算機(jī)系統(tǒng)設(shè)計階段完成，鑒定將因此側(cè)重于職能、業(yè)務(wù)和風(fēng)險分析，而非文件及其潛在價值，這種方法從文件實體轉(zhuǎn)向文件的形成過程，從分析個別文件的性質(zhì)和特征，轉(zhuǎn)向更好的了解導(dǎo)致文件產(chǎn)生的業(yè)務(wù)職能、活動、事務(wù)處理和工作流程；從根據(jù)文件內(nèi)在價值或研究價值進(jìn)行鑒定，轉(zhuǎn)向鑒定形成者的主要職能、計劃和活動并挑選出反映它們的最精煉文件永久保存。后保管鑒定法徹底拋棄了根據(jù)當(dāng)前和未來社會需要來確定和預(yù)測文件價值的觀點。它們使鑒定的標(biāo)準(zhǔn)脫離了文件的具體內(nèi)容，上升為文件形成者的宏觀職能，從而使鑒定方式和方法從分散變?yōu)榧?、由個別變?yōu)橄到y(tǒng)。
　　宏觀鑒定論的視野廣闊，內(nèi)涵深刻。它由社會運(yùn)轉(zhuǎn)方式入手，認(rèn)為社會的運(yùn)轉(zhuǎn)通過各機(jī)構(gòu)職能的履行而實現(xiàn)，文件是職能活動的真實記錄，即“證據(jù)”，文件價值的大小取決于職能活動的重要程度，以職能因素為標(biāo)準(zhǔn)鑒定文件能較為客觀地反映各個歷史時期社會的真實狀態(tài)。宏觀鑒定論與新來源觀在理論上同屬一脈，它是當(dāng)代檔案學(xué)者對來源原則進(jìn)行反思得到的新理論，長期以來人們所理解的來源是指文件的形成機(jī)構(gòu)（即全宗），是實體來源，而新來源觀認(rèn)為來源的實質(zhì)是文件形成過程中的屬于文件本身的歷史聯(lián)系，是概念性的來源。電子文件的形成過程就是文件形成者執(zhí)行職能的過程，電子文件的歷史聯(lián)系來源于職能活動，評價職能活動的重要性也就是對文件來源的關(guān)注。宏觀鑒定法依據(jù)電子文件形成過程、機(jī)構(gòu)職能活動、文件的本質(zhì)聯(lián)系，其思路是宏觀的，它考慮的是機(jī)構(gòu)的哪些職能、舉措、工作計劃、事務(wù)活動是重要的，哪些是次要的，并用軟件化、規(guī)范化的方法把次要的文件從重要文件中分離出來，分別予以銷毀和保存。因此，職能鑒定法從總體上判斷機(jī)構(gòu)形成有價值文件的能力，而不是直接對文件加以處理，換句話說，它面對的是某種職能的文件，而不是單份文件，故而常常表現(xiàn)為一種“批處理”的方式，較直接閱讀卷帙浩繁的電子文件的方法更有效率。
　　三、知識服務(wù)理論
　　知識服務(wù)是自1996年加拿大檔案學(xué)者特里·庫克在第十三屆國際檔案大會上對其進(jìn)行介紹后，知識服務(wù)的思想才逐步走進(jìn)我國的檔案界，并促進(jìn)我國檔案界以用戶滿意為目標(biāo)，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。在此思想的指導(dǎo)下，檔案工作者應(yīng)將檔案館內(nèi)、館間的檔案信息資源等顯性知識與自身經(jīng)驗等隱性知識加以集成提煉、虛擬整合，實現(xiàn)顯、隱（下轉(zhuǎn)第220頁）（上接第218頁）性知識之間的循環(huán)轉(zhuǎn)化，滿足用戶個性化的需求，為其問題提供有用的知識。庫克后保管模式中的知識服務(wù)是后保管模式的目的，他指出檔案工作者要由實體保管員向知識提供者過渡，最終實現(xiàn)檔案管理由“保管時代”向“后保管時代”的過渡。
　　檔案的知識服務(wù)，首先是一種新的觀念、認(rèn)識和組織服務(wù)的理念。它不同于傳統(tǒng)的信息服務(wù)，而是帶有前瞻性的一項研究活動，是對檔案信息資源的深層次開發(fā)利用。知識服務(wù)所關(guān)注的不再是為用戶是否提供了信息，而是通過服務(wù)是否解決了用戶的問題。通過提供人性化、開放化、立體式的服務(wù)，使得檔案館成為人們生活中必不可少的一部分。這一服務(wù)理念要求我們必須由以提供信息為服務(wù)理念向以獲取知識來解決問題為服務(wù)理念的轉(zhuǎn)變。不僅順應(yīng)了知識經(jīng)濟(jì)時代對檔案服務(wù)的新要求，而且有助于檔案實際工作的順利開展和長期良好發(fā)展。知識服務(wù)是適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)和知識創(chuàng)新的需要產(chǎn)生的，它以用戶問題的解決為直接目標(biāo)，通過對用戶知識需求和問題所處環(huán)境的分析，向用戶提供經(jīng)過智能化處理的符合用戶需求的知識。知識服務(wù)開展的目的不是向用戶提供所需的信息，需是解決用戶所面臨的問題。因此它是一種以用戶滿意為目標(biāo)的主動服務(wù)。知識服務(wù)是一種基于集成化、專業(yè)化和個性化的動態(tài)創(chuàng)新服務(wù)，針對用戶面臨的具體問題展開，整合顯、隱性知識，集成系統(tǒng)、服務(wù)等多種方式，融入用戶決策的全過程，因此知識服務(wù)提供的服務(wù)形式是一種過程而非實物。并且知識是一種目標(biāo)驅(qū)動服務(wù)，是一種全過程的服務(wù)，是一種面向知識增值的服務(wù)。
　　[基金資助項目：黑龍江省教育廳人文社科研究項目“信息化背景下高校檔案館信息服務(wù)策略研究”（項目編號：11552225）階段性成果之一；黑龍江大學(xué)學(xué)生學(xué)術(shù)科技項目的研究成果；作者碩士畢業(yè)論文的研究成果之一。]
　　
　　參考文獻(xiàn)：
　　1.[加]特里·庫克.電子文件與紙質(zhì)文件觀念[J].山