摘 要：文章對會計電算化中“逆向操作”功能的基本內(nèi)涵進行了闡述，同時分析了“逆向功能”的可行性與存在的弊端，并提出了相關(guān)的改進完善措施。
　　關(guān)鍵詞：會計電算化 反審核 反記賬 反結(jié)賬 逆向操作
　　中圖分類號：F234 文獻標識碼：A
　　文章編號：1004-4914（2011）01-176-02
　　
　　會計電算化在我國的迅速普及和飛速發(fā)展使我國的會計工作發(fā)生了巨大的變化，它的實施在會計工作效率的提高、工作質(zhì)量的改善、工作職能的轉(zhuǎn)變、會計人員素質(zhì)的提高等方面起到了積極的促進作用。當我們在談到會計電算化發(fā)展的同時，必然要提及與之密切聯(lián)系的財務(wù)軟件的發(fā)展，會計電算化的發(fā)展實質(zhì)上是依托于財務(wù)軟件的發(fā)展而發(fā)展起來的。為了迎合財會人員的實際工作需要，解決和糾正會計核算工作中出現(xiàn)的差錯問題，財務(wù)軟件產(chǎn)品中都提供有“反審核、反記賬、反結(jié)賬”的逆向操作功能。逆向操作功能的使用確實給財會工作帶來了諸多方便，它在更正會計核算中的工作差錯，減少系統(tǒng)中可能留存的大量的冗余會計信息，保證會計電算化核算的準確性，提高會計基礎(chǔ)工作質(zhì)量方面起到正面的積極作用，但同時也產(chǎn)生了一些負面的效應(yīng)。
　　一、“逆向操作”功能的基本內(nèi)涵
　　“反審核、反記賬、反結(jié)賬”的逆向操作功能能夠?qū)崿F(xiàn)對會計工作差錯的“無痕跡”修改。所謂“無痕跡”修改，即對會計數(shù)據(jù)進行修改時不留下任何曾經(jīng)修改過的線索和痕跡。
　　1.反審核。在會計電算化條件下，財會人員根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務(wù)填制的記賬憑證需要經(jīng)過審核人員的審核后才能進行記賬，在記賬前，若發(fā)現(xiàn)“已審核但未記賬的記賬憑證”有誤，可通過“反審核”操作予以更正。“反審核”，又稱“取消審核”，它是審核的逆向操作，就是將已經(jīng)審核的會計憑證取消審核標記，使之恢復到審核前的狀態(tài)，以便對其進行修改或增刪操作。
　　以下以用友財務(wù)軟件為例，介紹在會計電算化環(huán)境下“逆向操作”功能的操作步驟及方法。
　　對于“已審核但未記賬”的錯誤憑證，不能直接在記賬憑證上進行修改，而應(yīng)首先由審核操作員執(zhí)行“總賬系統(tǒng)”→“憑證”→“審核憑證”功能命令，進行“取消審核”（也稱為“反審核”）操作后退出；然后由填制憑證操作員進入總賬系統(tǒng)，在“填制憑證”功能中，調(diào)出該張錯誤憑證進行修改，修改完成后保存退出；最后由審核操作員再次進入總賬系統(tǒng)，執(zhí)行“總賬系統(tǒng)”→“憑證”→“審核憑證”命令，重新對該張已修改過的憑證進行“審核”操作，否則，系統(tǒng)不允許進行記賬操作。
　　2.反記賬。無論在手工會計還是在電算化會計中，都要根據(jù)已審核的記賬憑證登記賬簿，稱之為“記賬”，而“反記賬”又稱“倒記賬”，則是將已經(jīng)登記入賬的會計數(shù)據(jù)予以取消，使之恢復到記賬前的狀態(tài)，它是記賬的逆向操作。
　　對于“已記賬但未結(jié)賬”的錯誤憑證，可利用系統(tǒng)提供的“反記賬、反審核”功能，即取消“記賬”、“審核”后直接修改。具體而言，首先在“總賬系統(tǒng)”窗口中，執(zhí)行“期末”→“對賬”命令，打開“對賬”操作窗口，此時按下快捷鍵“Ctrl＋H”鍵，即可激活“恢復記賬前狀態(tài)”功能，然后退出“對賬”窗口；執(zhí)行“憑證”→“恢復記賬前狀態(tài)”命令，系統(tǒng)彈出“恢復記賬前狀態(tài)”操作窗口，在“恢復方式”中選擇恢復記賬前狀態(tài)的方式（系統(tǒng)提供兩種恢復記賬前狀態(tài)方式：一種是將系統(tǒng)恢復到最后一次記賬前狀態(tài)；另一種是將系統(tǒng)恢復到本月月初記賬前狀態(tài)，不管本月記過幾次賬），輸入主管口令，然后單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)將恢復為記賬前狀態(tài)；最后，按照“反審核”的操作方法，調(diào)用錯誤憑證進行修改。憑證修改無誤后再進行“審核憑證”和“記賬”功能的操作。
　　3.反結(jié)賬?！胺唇Y(jié)賬”又稱作“倒結(jié)賬”或“環(huán)境恢復”，就是將已復核記賬并已結(jié)轉(zhuǎn)下月的會計賬簿數(shù)據(jù)恢復到以前月份各會計賬簿的發(fā)生額和余額的狀態(tài)，即對已經(jīng)完成結(jié)賬操作的月份的賬返回到結(jié)賬前的狀態(tài)，以便增加新的憑證或修改原有憑證。
　　對于“已結(jié)賬”的錯誤憑證，可利用系統(tǒng)提供的“反結(jié)賬、反記賬、反審核”功能，執(zhí)行“總賬”→“期末”→結(jié)賬”命令，進入“結(jié)賬”窗口，選擇要取消結(jié)賬的月份，按“Ctrl＋Shift＋F6”鍵，系統(tǒng)彈出“確認口令”窗口，讓擁有結(jié)賬權(quán)限的操作員，在該窗口中輸入口令，然后單擊“確認”按鈕，系統(tǒng)將快速地取消結(jié)賬操作，使各種賬簿記錄恢復到未結(jié)賬前的狀態(tài)。最后，按照“反記賬、反審核”的操作方法，調(diào)用錯誤憑證進行修改。憑證修改無誤后再進行“審核憑證”、“記賬”和“結(jié)賬”功能的操作。
　　二、“逆向操作”功能的可行性
　　在會計電算化環(huán)境下，執(zhí)行“反審核、反記賬、反結(jié)賬”的逆向操作功能，對解決和糾正會計核算工作中出現(xiàn)的差錯具有一定的可行性。
　　1.避免系統(tǒng)內(nèi)保存大量的冗余會計信息。在會計電算化條件下，記賬憑證是由財會人員根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務(wù)在系統(tǒng)內(nèi)編制錄入完成的，因而難免會出現(xiàn)會計科目使用錯誤，摘要、金額、輔助核算信息等錄入不正確的情況，如果沒有“反審核、反記賬、反結(jié)賬”的逆向操作功能，則不能在原錯誤憑證上進行修改更正，只能采用“紅字沖銷法”或“補充登記法”予以更正?！凹t字沖銷法”是將原錯誤憑證以紅字的方式從系統(tǒng)賬簿中沖銷掉，然后再編制一張藍字的正確的憑證重新進行記賬結(jié)賬；“補充登記法”是針對憑證中的記載金額小于應(yīng)記金額的錯誤憑證的更正方法。在執(zhí)行“記賬”操作后發(fā)現(xiàn)記賬憑證中會計科目等信息無誤，只是所記金額小于應(yīng)記金額，這時可采用“補充登記法”，將其差額部分填制一張更正后的憑證，然后再執(zhí)行“審核”和“記賬”操作，將不足金額補充登記入賬。如果當期出現(xiàn)的會計差錯較多時，采用“紅字沖銷法”和“補充登記法”會導致系統(tǒng)內(nèi)保存大量的冗余會計信息。
　　在電算化會計系統(tǒng)投入使用初期，尤其在試運行期間，大量的錯誤憑證被登記入賬非常容易發(fā)生。如果沒有“逆向操作”功能，則只能編制大量的更正憑證予以更正，從而導致賬簿中保留有大量無用的冗余信息，影響對會計信息的使用。也不利于審計工作的進行，當審計人員查到一筆又一筆的錯賬時，它們也許在后續(xù)的憑證中進行了更正，這種情況大量出現(xiàn)時，會使審計人員產(chǎn)生麻痹思想，影響審計工作的效率和查錯能力。如果有“逆向操作”功能就可以把錯誤憑證全部修正后再重新記賬結(jié)賬，賬簿中的冗余信息就可以大大減少，賬簿信息就會簡潔明了，便于利用。
　　2.在一定程度上確保部分會計數(shù)據(jù)的安全性。在記賬過程中，由于斷電或非法操作等原因使登賬發(fā)生中斷，導致記賬錯誤，此時可調(diào)用“反記賬”功能，執(zhí)行“恢復記賬前狀態(tài)”命令，將數(shù)據(jù)恢復到記賬前的狀態(tài)，待調(diào)整完成后再重新記賬，這在一定程度上確保了部分會計數(shù)據(jù)的安全。同理，在系統(tǒng)結(jié)賬后，如果出現(xiàn)由于非法操作或計算機病毒等原因造成數(shù)據(jù)被破壞的情況，也可使用“反結(jié)賬”功能，取消結(jié)賬，使數(shù)據(jù)恢復到結(jié)賬前的狀態(tài)，會計數(shù)據(jù)的安全性可以得到一定程度的保障。
　　3.有利于培訓與實踐教學。在對在職會計人員的后續(xù)電算化崗位培訓，以及職業(yè)院校在對職業(yè)生進行專業(yè)的電算化崗位實踐教學過程中，財務(wù)軟件中的“逆向操作”功能從實驗練習的角度來看是必不可少的重要角色。學員在教學練習中不可避免會出現(xiàn)大量的錯誤操作，導致形成大量的錯誤數(shù)據(jù)信息，而在電算化信息系統(tǒng)中一旦進行了記賬或者結(jié)賬，所有的數(shù)據(jù)都會轉(zhuǎn)為后臺存儲，前臺只能瀏覽不可修改，這給教學輔導帶來很大障礙。要想準確找到操作過程中的錯誤所在，讓教師“對癥下藥”，進行指導和更正，就必須利用“逆向操作”功能再現(xiàn)學員的錯誤操作。同時，目前市面上絕大多數(shù)教學軟件為企業(yè)財務(wù)軟件的演示版，也就是說學員在課堂上學習和練習的軟件還是具有相對的真實性的，這就要求教師要重視細節(jié)演示，提高考核標準，這樣學員在學習完畢后才能做到以最短的時間符合崗位要求。那么，在課堂上需要重復演示或練習相關(guān)操作步驟。在總賬系統(tǒng)模塊中憑證的處理是教學和培訓的重難點內(nèi)容，學員在練習中經(jīng)常出現(xiàn)大量的錯誤憑證，這就需要利用“逆向操作”功能予以更正。因此，“逆向操作”功能給教學帶來很大便利，它們的施行讓操作過程可以逆轉(zhuǎn)，便于學員進行提高熟練程度的練習。所以，無論是從電算化實務(wù)工作的角度，還是從教學實驗的角度來說，“逆向操作”功能都有一定的可取性。
　　
　　三、“逆向操作”功能存在的弊端
　　1.與會計核算軟件基本功能規(guī)范的要求相違背?！稌嫼怂丬浖竟δ芤?guī)范》第十七條規(guī)定：“會計核算軟件應(yīng)當提供對已經(jīng)輸入但未登賬記賬憑證的審核功能，審核通過后即不能再提供對機內(nèi)憑證的修改……?！钡谑藯l規(guī)定：“發(fā)現(xiàn)已經(jīng)輸入并審核通過或者登賬的記賬憑證有錯誤的，可以采用紅字憑證沖銷法或者補充憑證法進行更正；記賬憑證輸入時，紅字可用“－”號或者其它標記表示?！边@些詳細而又具體的規(guī)定要求對會計工作出現(xiàn)差錯時保留“有痕跡”的修改，正確反映更正會計事項來龍去脈的完整痕跡記錄，以便對更改會計事項的目的和內(nèi)容進行審核查驗，明確責任，保證會計審計的有據(jù)可查，有案可稽，防止會計造假行為的發(fā)生。
　　所謂“有痕跡”的修改，即留下曾經(jīng)修改的線索和痕跡，賬務(wù)系統(tǒng)中往往是通過保留錯誤憑證和更正憑證的方式留下修改痕跡的。
　　從上面對“逆向操作”功能基本內(nèi)涵的闡述來看，財務(wù)軟件所提供的“反審核、反記賬、反結(jié)賬”的功能將錯誤的憑證和賬簿記錄完全從系統(tǒng)中“擦除掉”，實質(zhì)上是對會計工作的差錯實現(xiàn)了徹底的“無痕跡修改”，可見它違背了《會計核算軟件基本功能規(guī)范》有關(guān)會計差錯更正方法的規(guī)定，使得會計審計稽核工作無從下手，無據(jù)可查。
　　2.導致會計造假，給內(nèi)控工作造成困難。“逆向操作”功能為做假賬、提供虛假會計信息等經(jīng)濟違法犯罪行為提供了技術(shù)支持。由于“反審核、反記賬、反結(jié)賬”功能的使用，使得財會人員為同一單位做幾套賬、編制幾套會計報表變得輕而易舉。如果單位缺乏嚴密的內(nèi)控監(jiān)督機制，別有用心的財會人員可以在處理經(jīng)濟業(yè)務(wù)時蓄意留下伏筆，待過一段時間后，利用“逆向操作”功能篡改數(shù)據(jù)，且實現(xiàn)“無痕跡的修改”，使得會計造假更為隱蔽。
　　在傳統(tǒng)的手工做賬的環(huán)境下，如果發(fā)生會計造假，審計稽核人員可以通過墨跡或筆跡較容易地識別和鑒定。而目前的財務(wù)軟件對執(zhí)行“逆向操作”功能更改的會計事項沒有提供完整的、真正意義上的有痕跡的修改記錄。盡管系統(tǒng)在操作日志中有一些相應(yīng)的上機日志記錄，但這些上機日志又同時具備了清除的功能。這樣就給會計、審計監(jiān)督工作和防范違法犯罪行為增加了技術(shù)難度。
　　3.造成會計人員工作的隨意性。由于“逆向操作”功能的存在，財會人員在會計核算工作中相對于手工環(huán)境下多少帶有一定的隨意性。在一定程度上，會計工作差錯的多少是財會人員工作能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)高低的一種體現(xiàn)。在會計電算化環(huán)境下，當財會人員出現(xiàn)會計差錯時，一味地依賴于“逆向操作”功能，盡管多次使用此功能都能實現(xiàn)“無痕跡修改”，體現(xiàn)不出財會人員能力素質(zhì)的高低，這顯然削弱了財會人員嚴肅認真的工作態(tài)度。
　　四、對“逆向操作”功能的完善措施
　　1.加強技術(shù)監(jiān)控，規(guī)范和限制“逆向操作”功能的使用范圍。盡管執(zhí)行“逆向操作”功能存在一定的負面效應(yīng)，但完全禁用逆向操作是不可取的。對于“已記賬”不管是否“已結(jié)賬”的錯誤憑證，原則上應(yīng)按《會計核算軟件基本功能規(guī)范》第十八條的規(guī)定，采用“紅字憑證沖銷法”或者“補充憑證法”進行更正。但當本月出現(xiàn)會計差錯較多或會計數(shù)據(jù)混亂時，在系統(tǒng)管理員和會計主管授權(quán)的前提下，可執(zhí)行逆向操作以修正和恢復會計數(shù)據(jù)。在執(zhí)行逆向操作時，系統(tǒng)應(yīng)自動出現(xiàn)提示信息，要求操作人員填寫相應(yīng)的上機操作日志記錄，如：執(zhí)行該操作的原因、目的、責任人員、修改數(shù)據(jù)的來龍去脈等信息，且將上機操作日志記錄自動保存到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫當中。若不填寫操作日志記錄，系統(tǒng)不允許執(zhí)行逆向操作功能。這就需要財務(wù)軟件在開發(fā)時增設(shè)一些特定的功能，加強對“逆向操作”的技術(shù)監(jiān)控，規(guī)范和限制其功能的使用范圍。
　　執(zhí)行逆操作時，系統(tǒng)內(nèi)要保留有自動的操作日志且不可更改及清除，數(shù)據(jù)庫內(nèi)要保留“有痕跡”的修改記錄，且定期打印出來并以紙質(zhì)或磁介質(zhì)形式存檔，相當于將修改的數(shù)據(jù)留下了有案可稽、有據(jù)可查的證據(jù)。
　　2.加強授權(quán)管理，避免濫用“逆向操作”功能。當出現(xiàn)會計差錯時，執(zhí)行“逆向操作”功能的操作員必須同時得到系統(tǒng)管理員及會計主管授權(quán)才能實施，或者在得到授權(quán)許可的前提下仍需由兩名以上的操作員同時操作，且需要各自輸入口令，通過利用牽制機制來避免會計數(shù)據(jù)被非法篡改。另外，還應(yīng)規(guī)定進行數(shù)據(jù)處理的當月使用“逆向操作”功能的次數(shù)，若超過規(guī)定使用的次數(shù)，本月將禁用此項功能，這在一定程度上杜絕了財會人員工作態(tài)度的隨意性。這些規(guī)定的實施需要財務(wù)軟件開發(fā)相應(yīng)的加強執(zhí)行逆向操作授權(quán)管理方面的功能系統(tǒng)，以確保執(zhí)行逆向操作的嚴肅性。
　　
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