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        信息時(shí)代檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用

        2011-01-01 00:00:00趙志蓮
        檔案天地 2011年1期


          當(dāng)今世界是以高科技為主導(dǎo)的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,知識(shí)已成為經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展的主導(dǎo)力量。知識(shí)信息在飛速增長(zhǎng),信息利用率已成為國(guó)家實(shí)力的重要指標(biāo)。檔案作為歷史的記錄,知識(shí)的載體之一,匯集著大量的信息,且是最原始、最可靠的信息,具有不可估量的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值。推進(jìn)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用,對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)建設(shè)具有重要的推進(jìn)作用。我國(guó)的檔案管理已從傳統(tǒng)的實(shí)體管理向檔案信息化管理發(fā)展,檔案服務(wù)職能已從行政服務(wù)向社會(huì)化服務(wù)過(guò)渡,檔案信息資源已成為社會(huì)共享的信息資源的一部分。因而在信息時(shí)代充分開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源是現(xiàn)今必須要思考和解決的一個(gè)問(wèn)題。
          一、重新認(rèn)識(shí)檔案信息資源開(kāi)發(fā)的含義
          開(kāi)發(fā)檔案信息資源就是要在維護(hù)黨和國(guó)家根本利益的前提下,將館藏檔案信息盡可能挖掘出來(lái)、傳遞出去,發(fā)揮其應(yīng)有的作用。具體地講,檔案信息資源開(kāi)發(fā)是指對(duì)檔案信息進(jìn)行加工、整理,并將蘊(yùn)藏于檔案中有價(jià)值的、適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要的各種知識(shí)、信息挖掘出來(lái),最大限度的為廣大利用者服務(wù),以提高檔案信息利用效率的一種知識(shí)信息整序和傳遞過(guò)程。
          1、檔案信息資源開(kāi)發(fā)對(duì)象是館藏檔案中隱含的信息。這里的館藏檔案是集中的,經(jīng)過(guò)加工整序的,處于日常保管狀態(tài)下的檔案。這需要實(shí)體管理提供相應(yīng)的保障。當(dāng)然,這也是檔案信息資源開(kāi)發(fā)區(qū)別于其他開(kāi)發(fā)的根本標(biāo)志。
          2、檔案信息資源開(kāi)發(fā)任務(wù)是對(duì)靜態(tài)的檔案信息進(jìn)行加工、處理和相應(yīng)的信息輸出,直接滿足利用者的需要。
          3、檔案信息資源開(kāi)發(fā)性質(zhì)表現(xiàn)為一種高層次的智力勞動(dòng)過(guò)程。
          4、檔案信息資源開(kāi)發(fā)系統(tǒng)的整體功能是縮短檔案信息的傳遞時(shí)間,廣泛、迅速、準(zhǔn)確地將檔案信息傳遞給利用者,從而最大限度地發(fā)揮檔案信息的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
          二、檔案信息資源開(kāi)發(fā)的必要性
          信息資源的開(kāi)發(fā)是現(xiàn)代檔案館區(qū)別于傳統(tǒng)檔案館的重要標(biāo)志,也是目前檔案工作的中心環(huán)節(jié)。衡量一個(gè)檔案館工作的好壞,不只是看它收集了多少有價(jià)值的檔案和加工整理情況、保管工作如何,更重要的是看它所收藏檔案信息傳遞和信息開(kāi)發(fā),將信息資源快速、準(zhǔn)確、完整地提供給用戶參考利用。在當(dāng)今信息時(shí)代,信息資源的積極開(kāi)發(fā)顯得尤為重要,特別是檔案信息部門更應(yīng)該發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì),從更深層次多途徑挖掘信息資源,變被動(dòng)為主動(dòng),變靜態(tài)為動(dòng)態(tài),加強(qiáng)檔案館之間的橫向聯(lián)合,從而使信息資源得到充分開(kāi)發(fā)與利用,變單一信息為綜合信息,變無(wú)序信息為有序信息,變淺層信息為深層次信息,以適應(yīng)信息社會(huì)的需要,發(fā)揮檔案部門的職能作用。
          三、開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的方法和途徑
          1、豐富并改善檔案信息資源結(jié)構(gòu),建立檔案信息資源體系
          檔案部門要加強(qiáng)檔案的接收和征集工作,擴(kuò)大檔案的接收范圍和征集門類,力爭(zhēng)建成檔案數(shù)量充足,內(nèi)容豐富,結(jié)構(gòu)合理,質(zhì)量?jī)?yōu)化并富有特色的檔案信息資源體系,第一,從檔案室來(lái)說(shuō),要改變單位檔案信息資源的分散管理體制,設(shè)立綜合檔案室,集中統(tǒng)一管理本單位的全部檔案;第二,從檔案館來(lái)說(shuō),要堅(jiān)持館藏檔案數(shù)量與質(zhì)量并重的原則,一方面要合理擴(kuò)大接收范圍,另一方面要對(duì)接收檔案的質(zhì)量進(jìn)行控制;第三,要完善檔案補(bǔ)充機(jī)制,廣泛開(kāi)展檔案征集工作,要想方設(shè)法收集散存在社會(huì)和個(gè)人中的檔案資料;第四,要改變館藏結(jié)構(gòu)中文書(shū)檔案占主體的單一局面,加大對(duì)保存在各單位的專門檔案的接收力度;還要加強(qiáng)與專業(yè)檔案館、圖書(shū)館、博物館的聯(lián)系,掌握館藏情況,協(xié)商征集接收其案卷目錄、檔案縮微品等,實(shí)現(xiàn)館際交流,資源共享。
          2、改進(jìn)和更新檔案利用的方法與技術(shù),加強(qiáng)檢索工具體系建設(shè),建立檔案目錄中心
          隨著檔案數(shù)量的增加和現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案的利用需求,傳統(tǒng)的檔案利用方式與方法已不適應(yīng)檔案用戶的需要和檔案信息加工的需要,因此,檔案部門必須大力改變和更新檔案利用方法,并盡可能地使用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù),特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代縮微技術(shù)等。目前,各級(jí)檔案部門的檔案檢索工具種類單一、功能不全、檢索速度慢、效率低的現(xiàn)象普遍存在,加強(qiáng)檢索工具應(yīng)力求符合規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),查找性、指導(dǎo)性檢索工具應(yīng)配套,并能把館藏檔案的內(nèi)容特征、形式特點(diǎn)和儲(chǔ)存地點(diǎn)揭示出來(lái)。各級(jí)檔案部門應(yīng)建立檔案目錄中心,將本地區(qū)、本系統(tǒng)保存的檔案資料,通過(guò)實(shí)體分散、目錄集中的方法,實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。
          3、積極創(chuàng)造有利條件,推動(dòng)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)
          第一,重視數(shù)據(jù)庫(kù)和數(shù)字檔案資源建設(shè)。開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)檔案服務(wù),把網(wǎng)上檔案信息資源的組織和整理放到重要位置,檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和數(shù)字檔案資源建設(shè)越有成效,網(wǎng)絡(luò)檔案服務(wù)也就越有保證。第二,構(gòu)建檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系。創(chuàng)造條件加快文檔資源管理的網(wǎng)絡(luò)建設(shè),完善一批內(nèi)部局域網(wǎng),加強(qiáng)館際合作,實(shí)現(xiàn)資源共享。第三,保證檔案數(shù)字化的質(zhì)量,確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),是網(wǎng)絡(luò)檔案服務(wù)的重要保證。
          4、轉(zhuǎn)變觀念,拓寬檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用范圍
          首先必須樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)觀念、開(kāi)放觀念、競(jìng)爭(zhēng)觀念、協(xié)作觀念和市場(chǎng)觀念五種全新的觀念;其次是做好以下四個(gè)方面的工作:第一,在繼續(xù)搞好檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作,為機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企事業(yè)單位服務(wù)的同時(shí),切實(shí)關(guān)注普通公民的需要,使檔案信息更多的為普通公民所利用;第二,在檔案信息的傳播手段上,要打破常規(guī),充分利用檔案部門信息開(kāi)發(fā)的優(yōu)勢(shì),通過(guò)各種有效的傳播手段,擴(kuò)大檔案館(室)在社會(huì)公眾中的影響;第三,要注重檔案館(室)新的社會(huì)功能的開(kāi)拓,積極主動(dòng)地參與到愛(ài)國(guó)主義、國(guó)情教育等精神文明建設(shè)活動(dòng)中去,不斷擴(kuò)大檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作的社會(huì)影響。
          四、檔案人員是檔案資源開(kāi)發(fā)和利用的決定因素
          在信息技術(shù)發(fā)達(dá)的今天,檔案員的新角色是在浩瀚的信息和各類用戶之間充當(dāng)信息中介,以信息的組織管理和用戶培訓(xùn)為中心職能,檔案員要從大量信息資料中搜集和篩選對(duì)用戶最有價(jià)值的信息,為用戶提供深層次的信息服務(wù)。因此,要加強(qiáng)檔案員自身素質(zhì)的提高,適應(yīng)信息化需要就必須具備:1、強(qiáng)烈的事業(yè)心,嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度;開(kāi)拓進(jìn)取的創(chuàng)新精神,較強(qiáng)的思維能力。2、扎實(shí)的業(yè)務(wù)知識(shí),熟練的實(shí)際操作技能,即掌握現(xiàn)代信息技術(shù),又具有較高外語(yǔ)水平。3、優(yōu)良的文化素質(zhì),淵博的科學(xué)知識(shí),較強(qiáng)的信息意識(shí)和經(jīng)營(yíng)管理知識(shí)。除此之外還要具備網(wǎng)絡(luò)資源開(kāi)發(fā)研究能力。

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