抗日戰(zhàn)爭(zhēng)勝利以后，中國(guó)人民渴望著和平民主，但蔣介石堅(jiān)持獨(dú)裁內(nèi)戰(zhàn)的方針，借助重慶談判這個(gè)幌子，蓄謀準(zhǔn)備發(fā)動(dòng)內(nèi)戰(zhàn)。1946年國(guó)民黨對(duì)解放區(qū)進(jìn)行了大規(guī)模的進(jìn)攻。經(jīng)過(guò)三年多時(shí)間的斗爭(zhēng)，共產(chǎn)黨領(lǐng)導(dǎo)的人民武裝由防御到反攻，經(jīng)過(guò)三大戰(zhàn)役的大決戰(zhàn)，最終實(shí)現(xiàn)了人民解放戰(zhàn)爭(zhēng)的勝利。黨政軍的文件檔案在這期間最大的特點(diǎn)就是不斷轉(zhuǎn)移，并貫穿于解放戰(zhàn)爭(zhēng)的全過(guò)程。開(kāi)始是在敵軍進(jìn)逼下進(jìn)行撤退性轉(zhuǎn)移，后來(lái)是在解放戰(zhàn)爭(zhēng)節(jié)節(jié)勝利中由農(nóng)村向城市大轉(zhuǎn)移。也可以說(shuō)，文件檔案的轉(zhuǎn)移過(guò)程就是維護(hù)黨和國(guó)家歷史財(cái)富完整與安全的過(guò)程，就是保護(hù)黨和國(guó)家秘密安全的過(guò)程，也是對(duì)廣大干部進(jìn)行保密教育和實(shí)際鍛煉的過(guò)程。
　　
　　集中保存防止遺失
　　
　　集中管理文件和檔案，這是解放戰(zhàn)爭(zhēng)中各地方、各部隊(duì)、各機(jī)關(guān)共同遵行的一條保密制度。1946年11月6日《中央辦公廳關(guān)于保密問(wèn)題的通知》指出：鑒于某些地區(qū)、部隊(duì)“迭次遺失機(jī)密文件”，給黨的機(jī)密造成巨大損失，特要求一切黨政軍機(jī)關(guān)“必須定期清理所存之電報(bào)及秘件，嚴(yán)格檢查有否遺失”。根據(jù)中央辦公廳的保密通知，全黨、全軍及各邊區(qū)政府及時(shí)展開(kāi)了對(duì)文電資料的清理和收集工作。據(jù)統(tǒng)計(jì)：1946年10月至同年年底三個(gè)月內(nèi)，中共中央各機(jī)關(guān)就向中央辦公廳秘書(shū)處材料科移交檔案1.6萬(wàn)余件，這在很大程度上減少了泄密的可能性，同時(shí)糾正了亂燒文電和文電處理紊亂現(xiàn)象。在戰(zhàn)爭(zhēng)年代，某些地區(qū)、單位長(zhǎng)期不設(shè)檔案室，哪個(gè)部門(mén)辦理完畢的文件就存在哪個(gè)部門(mén)，甚至某個(gè)人承辦完文件后無(wú)處移交只好自己保存。這種陋習(xí)的存在，使文電大量損失。有了歸檔制度，承辦人辦完文件可以將原件及時(shí)移交，個(gè)人手中文電少了，遺失文電或泄密事件也就少了。在未建立歸檔制度前，有些個(gè)人或單位視文電為“累贅”，保存怕丟失或泄密，不得已采取邊辦理邊燒毀的辦法。結(jié)果出現(xiàn)一個(gè)單位存在了若干年卻一份文電也未保存下來(lái)的現(xiàn)象。亂燒文電是對(duì)黨對(duì)國(guó)家不負(fù)責(zé)的錯(cuò)誤行為，也不符合黨的保密原則。有了歸檔制度，就糾正了亂燒文電的不良傾向。由于戰(zhàn)爭(zhēng)環(huán)境的影響，一些單位沒(méi)有文電處理制度，有些文電該辦不辦、該復(fù)不復(fù)、該交不交，甚至有頭無(wú)尾，在傳辦過(guò)程中文電就“下落不明”了。為了改變這種現(xiàn)象，1948年9月30日，周恩來(lái)將中央辦公廳起草的《文電承辦程序》改為《中央辦公廳承辦和收發(fā)電報(bào)及歸檔程序》，周恩來(lái)不僅在文件中親筆加了“歸檔”條款，而且還對(duì)何者“歸檔”、何者“不歸檔”，作了具體規(guī)定：機(jī)密性大而且重要者應(yīng)交檔案室歸入“永久檔案”，對(duì)純事務(wù)性不重要、不機(jī)密文電作為“暫存臨時(shí)檔案”。由于歸檔制度的建立，文電處理紊亂現(xiàn)象也得到了糾正。
　　在革命事業(yè)發(fā)展變化中，成立或撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)的事是經(jīng)常發(fā)生的。機(jī)關(guān)撤銷(xiāo)后其遺留的文電檔案如何處理乃是個(gè)善后工作中最難處理的問(wèn)題。為保護(hù)黨的機(jī)密，根據(jù)《中央辦公廳關(guān)于保密問(wèn)題的通知》精神，黨政軍機(jī)關(guān)對(duì)已撤銷(xiāo)或即將撤銷(xiāo)的機(jī)關(guān)的文電都進(jìn)行了周密的處理。首先，對(duì)已經(jīng)撤銷(xiāo)的機(jī)關(guān)、單位，其文電被個(gè)人收藏代存者，一律交中共中央辦公廳秘書(shū)處和各地方、各部隊(duì)黨的秘書(shū)處接收保存。黨中央領(lǐng)導(dǎo)同志帶頭移交。例如1947年3月黨中央撤離延安前夕，毛澤東、周恩來(lái)各向中辦秘書(shū)處移交了兩箱子文電，其中有已撤銷(xiāo)的中共中央農(nóng)委、外事組和政策研究室的檔案等等。1948年7月5日《中共中央及中央軍委關(guān)于保密和文電管理工作的指示》，要求各地方、各部隊(duì)將黨政一切歷史文電包括過(guò)去代管的各個(gè)歷史時(shí)期撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)的檔案全部送交中辦秘書(shū)處集中保存。此外，還接收了1937年以前黨在各大城市地下斗爭(zhēng)中形成的一切文電檔案。例如1946年5月，周恩來(lái)利用在上海視察工作機(jī)會(huì)，指示劉少文將隱藏在上海的中共中央地下檔案庫(kù)6000余件黨中央文件，秘密運(yùn)往延安。按照黨中央的指示，各大城市地下黨組織均在接收委員會(huì)中成立了文獻(xiàn)接收處，把接收地下黨組織遺留的一切文電作為一項(xiàng)重要任務(wù)。由于蔣介石一心大打內(nèi)戰(zhàn)，1946年上半年開(kāi)始，強(qiáng)迫我駐國(guó)民黨統(tǒng)治區(qū)的一切代表機(jī)構(gòu)關(guān)閉和撤退。國(guó)民黨特務(wù)夢(mèng)想在我撤退中混水摸魚(yú)撈取我黨政軍機(jī)密。為了維護(hù)黨的機(jī)密安全，中共中央談判代表團(tuán)及各八路軍辦事處、新四軍辦事處在撤銷(xiāo)之前，均秘密對(duì)文電檔案進(jìn)行了妥善處理。例如1947年1月30日《周恩來(lái)關(guān)于整理北平軍調(diào)處文件給葉劍英等電》中說(shuō)：“現(xiàn)執(zhí)行部撤銷(xiāo)在即，請(qǐng)葉指定專(zhuān)人埋頭整理兩星期，將所有文件分類(lèi)編成目錄，連同原件，趕于丑文班機(jī)著董越千選送回延”。
　　接收敵偽檔案和一切舊政權(quán)檔案，是中國(guó)共產(chǎn)黨對(duì)新解放區(qū)的一項(xiàng)重要政策，目的在于保護(hù)國(guó)家一切歷史文化財(cái)富，對(duì)維護(hù)國(guó)家機(jī)密也有其重要意義。一切舊政權(quán)檔案都是中國(guó)人民的寶貴歷史文化財(cái)富，是研究中國(guó)歷史的第一手材料；一切舊政權(quán)歷史檔案中均有秘密部分和公開(kāi)部分的內(nèi)容。凡涉及國(guó)防要塞、經(jīng)濟(jì)命脈、國(guó)際秘密關(guān)系及其他秘密內(nèi)容的文電和有關(guān)材料，均不宜散失于社會(huì)上，更不準(zhǔn)流傳于國(guó)外。1947年2月8日《中共中央關(guān)于請(qǐng)注意搜集頑方政府檔案文獻(xiàn)給劉伯承、鄧小平、賀龍、李井泉等電》中說(shuō)：請(qǐng)通知前線部隊(duì)各政治部在打開(kāi)敵人駐守的城市時(shí)，要注意“搜集頑方政府一切檔案文獻(xiàn)法令轉(zhuǎn)送后方”。根據(jù)中共中央的指示，各中共中央局會(huì)同各野戰(zhàn)軍政治部均成立了大區(qū)一級(jí)接收委員會(huì)，各省委、特委與當(dāng)?shù)伛v軍也組成本地?cái)硞挝镔Y、人員、檔案接收委員會(huì)，在接管城市時(shí)也接收一切舊政權(quán)檔案文獻(xiàn)。例如，晉察冀行政委員會(huì)接收委員會(huì)舊政權(quán)文獻(xiàn)管理處就接收了舊政權(quán)文獻(xiàn)檔案40余箱和圖書(shū)9萬(wàn)余冊(cè)。此后，從北京到南京，凡有舊政權(quán)文獻(xiàn)檔案的地方均成立了舊政權(quán)物資檔案接收委員會(huì)，并配備了專(zhuān)門(mén)人才，全面接收了封建王朝檔案、北洋政府檔案、國(guó)民黨及其軍隊(duì)和政府遺留的檔案及其他敵偽檔案。這些檔案均含有國(guó)家某種程度上的機(jī)密，接收過(guò)來(lái)為人民政府所有，既保護(hù)了歷史文化遺產(chǎn)，又維護(hù)了國(guó)家的安全。
　　
　　戰(zhàn)時(shí)檔案的劃密
　　
　　劃分文件電報(bào)檔案的密級(jí)，這是中國(guó)共產(chǎn)黨在解放戰(zhàn)爭(zhēng)中采取的一項(xiàng)重要保密措施。這種劃密工作在解放戰(zhàn)爭(zhēng)中主要進(jìn)行了三次。
　　撤離延安時(shí)的劃密工作。1937年黨中央進(jìn)駐延安后，由于處于相對(duì)的和平環(huán)境，各機(jī)關(guān)都積存了大量文電檔案。1946年10月，蔣介石調(diào)動(dòng)20萬(wàn)兵馬進(jìn)攻陜北威脅延安。為了實(shí)現(xiàn)誘敵深入聚而殲之的戰(zhàn)略決策，中共中央和中央軍委決定在必要時(shí)放棄延安。在放棄延安前，首先要轉(zhuǎn)移機(jī)關(guān)和疏散檔案。疏散檔案工作是比較復(fù)雜的，由于積存的文電檔案過(guò)多，一般機(jī)關(guān)都有幾萬(wàn)件，中央辦公廳秘書(shū)處有四窯洞文件材料，用人背肩扛是帶不走的。根據(jù)中共中央辦公廳保密通知，駐延安各機(jī)關(guān)于1946年10月開(kāi)始了第一次檔案劃密工作。這次劃密的重點(diǎn)在于從全部文電中挑選“既重要又機(jī)密”的文件和電報(bào)。首先按文件上原有的“絕密”、“普通”字樣和電報(bào)上“AAA”、“AAAA”字樣來(lái)劃分，如果文件上未標(biāo)明密級(jí)，電報(bào)上僅有“A”、“AA”者即劃作“次要”。凡“重要”和“絕密”者挑出專(zhuān)人攜帶，其他則有的就地銷(xiāo)毀，有的運(yùn)往山區(qū)堅(jiān)壁起來(lái)。其次，由于一般工作人員特別是文電保管人員無(wú)劃密經(jīng)驗(yàn)，只好暫時(shí)把黨的和軍隊(duì)的文電材料統(tǒng)統(tǒng)算作“機(jī)密”的；把政府的和舊政權(quán)的檔案劃為“公開(kāi)”的或半機(jī)密的，全部轉(zhuǎn)移，待以后處理。稍大一點(diǎn)的機(jī)關(guān)均派人把所謂“公開(kāi)”或次要的檔案預(yù)先于1946年年底前運(yùn)往陜北山區(qū)埋藏起來(lái)。例如中共中央辦公廳秘書(shū)處就將33箱“次要”檔案運(yùn)往山區(qū)分別埋藏在保安縣安條嶺和清澗縣十家塬子等處。
　　
　　在興縣劉家曲村的劃密工作。1947年3月初，在周恩來(lái)和任弼時(shí)指示下，組成了以曾三為首的中央材料保管委員會(huì)。該委員會(huì)成員有中共中央辦公廳秘書(shū)處材料科、機(jī)要處電整科、中央組織部材料科和總政秘書(shū)處資料組等單位，共攜帶90余箱文電檔案撤離延安，途經(jīng)陜北清澗縣，在吳堡過(guò)黃河，到山西省興縣劉家曲村駐扎下來(lái)。1947年4月2日曾三專(zhuān)程到山西臨縣三交鎮(zhèn)向路過(guò)此地的劉少奇、朱德請(qǐng)示匯報(bào)這次檔案的轉(zhuǎn)移工作。劉少奇聽(tīng)完匯報(bào)指示說(shuō)：一切檔案應(yīng)分甲、乙、丙、丁四類(lèi)，甲類(lèi)為“重要而機(jī)密”的，乙類(lèi)為“次重要次機(jī)密”的，丙類(lèi)為“事務(wù)性的”，丁類(lèi)為“公開(kāi)而重要的”。根據(jù)劉少奇的指示，1947年4月初，中共中央辦公廳秘書(shū)處起草了《關(guān)于按重要性與機(jī)密性處理文件的規(guī)定》，并經(jīng)中央后委通過(guò)施行。根據(jù)這個(gè)規(guī)定，中央材料保管委員會(huì)各單位用較長(zhǎng)時(shí)間對(duì)文電劃分了四個(gè)密級(jí)。一切文件電報(bào)中凡屬“極重要的機(jī)密文件”為甲類(lèi)，應(yīng)重點(diǎn)專(zhuān)人保護(hù)。此類(lèi)包括會(huì)議記錄、內(nèi)部決議、指示、黨書(shū)、領(lǐng)導(dǎo)人親筆草稿和內(nèi)部講話稿、黨內(nèi)歷史斗爭(zhēng)材料、黨的涉外材料、山頭會(huì)議整套文獻(xiàn)以及具有全黨全軍意義的其他秘密材料。一切文件電報(bào)中“次要的秘密文件”為乙類(lèi)。此類(lèi)包括分局及省、縣級(jí)內(nèi)部決議、指示、會(huì)議記錄、工作總結(jié)、典型報(bào)告、戰(zhàn)略方針、組織路線和政治路線斗爭(zhēng)材料、涉外材料、黨組織遭受破壞材料、秘密黨刊及其他未經(jīng)整理的秘密材料，均應(yīng)保護(hù)其絕對(duì)安全。一切黨政軍群機(jī)關(guān)內(nèi)容“不重要的文件”即事務(wù)性文電為丙類(lèi)。包括“無(wú)大內(nèi)容”的文電、“過(guò)時(shí)的秘密情報(bào)”、歷次作廢的草稿、非典型的一般文電。此種文電在“軍情緊急時(shí)可以先行燒毀”。一切文件電報(bào)中凡內(nèi)容“重要的公開(kāi)文件”為丁類(lèi)。此類(lèi)文電包括公開(kāi)的宣言、法典、布告、外交文電、公開(kāi)情報(bào)及其他宣傳教育材料。此類(lèi)材料在“軍情緊急時(shí)不必帶走，可以就地堅(jiān)壁”，當(dāng)然條件許可時(shí)還是一齊帶走為好，但不準(zhǔn)隨意銷(xiāo)毀。
　　在西柏坡劃分檔案的密級(jí)。1948年4月上旬，中共中央和中央后委各機(jī)關(guān)分別來(lái)到河北省平山縣西柏坡與中央工委會(huì)合，經(jīng)黨中央批準(zhǔn)，于1948年5月23日重新組成中共中央辦公廳。不久，在中央辦公廳和中央保密委員會(huì)指示下，中央辦公廳秘書(shū)處又?jǐn)M制了文件電報(bào)檔案《分類(lèi)表》。各單位結(jié)合對(duì)檔案的分類(lèi)進(jìn)一步做了劃密工作。首先，制訂平戰(zhàn)結(jié)合的檔案分類(lèi)法。在山西興縣劉家曲村進(jìn)行的檔案劃密，是戰(zhàn)時(shí)保護(hù)檔案和維護(hù)機(jī)密的創(chuàng)舉，適應(yīng)戰(zhàn)時(shí)需要。但它也有一定的局限。劃分檔案密級(jí)應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容而定，但那時(shí)無(wú)暇細(xì)看每一份文件電報(bào)的內(nèi)容，所以劃分的密級(jí)不一定準(zhǔn)確；劃分檔案密級(jí)應(yīng)從現(xiàn)實(shí)出發(fā)，過(guò)時(shí)的內(nèi)容該降密的要降，該解密的要解，這要有政治水平和業(yè)務(wù)水平比較高的同志來(lái)做，一般人是做不好的。為了糾正以往的缺點(diǎn)，這次劃分檔案密級(jí)是結(jié)合分類(lèi)進(jìn)行的。中辦秘書(shū)處制定的《分類(lèi)表解說(shuō)》指出：一切單位的文件電報(bào)都應(yīng)保持甲乙丙丁文件重要與秘密的基礎(chǔ)。誰(shuí)破壞了這個(gè)基礎(chǔ)誰(shuí)就破壞了檔案管理的保密原則，都是不允許的。保持原劃密基礎(chǔ)，不等于工作不能向前發(fā)展，而是要在原基礎(chǔ)上增加檔案“便于出納”的內(nèi)容。所謂“出”就是從中查找需要使用的文件或電報(bào)；所謂“納”就是把使用完畢的文電再歸回原卷宗內(nèi)。要做到出納方便，就必須將一切文電在按地區(qū)、單位、年代的原則下分為黨務(wù)類(lèi)、政權(quán)類(lèi)、財(cái)經(jīng)類(lèi)、城工類(lèi)、新區(qū)工作類(lèi)、農(nóng)村工作類(lèi)、國(guó)際工作類(lèi)、軍事類(lèi)和民運(yùn)類(lèi)等類(lèi)。在大類(lèi)下設(shè)分類(lèi)，分類(lèi)下設(shè)項(xiàng)，項(xiàng)下設(shè)目?！澳俊币簿褪前妇?，最小的保管單位。從保密角度看，應(yīng)提倡各單位以本機(jī)關(guān)形成的文電為劃密主要對(duì)象。因?yàn)楹螢榻^密的，何為機(jī)密的，何為公開(kāi)的，只有本機(jī)關(guān)最熟悉。所以，各機(jī)關(guān)、各地方、各部隊(duì)將1948年以前的一切文電均“按地區(qū)分性質(zhì)作一統(tǒng)計(jì)”上報(bào)中央辦公廳。其次，編制供檢索與檔案定期檢點(diǎn)的兩用目錄。當(dāng)一切文電按上述要求分類(lèi)后，就應(yīng)以大類(lèi)為單位編制文件電報(bào)的基本目錄。目錄的基本欄目有總類(lèi)號(hào)、分類(lèi)號(hào)、文電作者、標(biāo)題與內(nèi)容、年代、份數(shù)和備注。在備注中寫(xiě)上文電的來(lái)源或密級(jí)等。這種目錄有兩個(gè)作用：作為檢索工具它有利于查找；作為交接依據(jù)它可供互相檢查文電是否丟失。最后，當(dāng)劃密、分類(lèi)、編目工作完畢后，再將案卷“裝訂、打圖章、編總登記號(hào)”，使一切檔案有秩序、有規(guī)律的固定下來(lái)。一看圖章(包括文件戳記)就知這份文電是哪個(gè)單位的，一看總登記，就知文電是否齊全或丟失。這也是文電管理工作中不可缺少的一種保密手段。
　　
　　正確處理檔案保密與使用的關(guān)系
　　
　　到解放戰(zhàn)爭(zhēng)后期，各行各業(yè)都在為新中國(guó)各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)制訂方針、政策、法規(guī)和辦法，急需參考過(guò)去的文電材料。大規(guī)模提供使用檔案與原來(lái)的檔案保密觀念發(fā)生了尖銳的矛盾。如何做到既要保守機(jī)密又適應(yīng)各方面使用檔案的需要，就成為解放戰(zhàn)爭(zhēng)后期檔案管理中必須解決的一個(gè)實(shí)際問(wèn)題。針對(duì)這些問(wèn)題，黨政軍采取了許多切實(shí)可行的辦法。
　　首先，是復(fù)審、修訂保密制度。1948年5月19日《中央保密委員會(huì)章程(草案)》中提出：為了使黨的保密工作適應(yīng)新形勢(shì)和黨的事業(yè)發(fā)展的新要求，各地方、各機(jī)關(guān)應(yīng)“復(fù)審各地保密制度、條例、人員獎(jiǎng)懲”等。因?yàn)檫^(guò)去地下斗爭(zhēng)和戰(zhàn)爭(zhēng)環(huán)境，文電管理重在“保管”，那時(shí)重在保管是對(duì)的，但僅重視保管忽視使用就不對(duì)了。根據(jù)中央保密委員會(huì)的要求，中央辦公廳在文電管理制度方面進(jìn)行了重新審訂、修改和補(bǔ)充。由中央辦公廳組織起草并以黨中央名義于1948年7月5日發(fā)出《中央關(guān)于中央各部委處理機(jī)密文件的制度》，規(guī)定：“各部委一切機(jī)密文件，應(yīng)由各部委主要負(fù)責(zé)同志親自負(fù)責(zé)處理”。但機(jī)密文電多的機(jī)關(guān)“可指定一人專(zhuān)任或兼任機(jī)要秘書(shū)”，一切機(jī)密文電均由機(jī)要秘書(shū)管理。凡規(guī)定由各首長(zhǎng)親閱親辦的文電“不得轉(zhuǎn)送他人傳閱”。如果因工作需要閱覽使用機(jī)密或絕密文電者，“可由該部委負(fù)責(zé)同志決定，交給某同志閱讀，閱后即由機(jī)要秘書(shū)收回”。各部委需要使用中共中央辦公廳秘書(shū)處和機(jī)要處保存的文電，“此項(xiàng)閱讀密電及機(jī)要文件之名單，應(yīng)報(bào)告中央秘書(shū)長(zhǎng)取得批準(zhǔn)”。非機(jī)要文電可持該部委介紹信到秘書(shū)處和機(jī)要處借閱。凡使用機(jī)密文電者“不得抄存全部原文”但可“摘其大意”。公開(kāi)文件可任其摘抄。1948年7月11日《中央辦公廳機(jī)要室關(guān)于抄寫(xiě)文件的要求通知》指出：每天供黨中央領(lǐng)導(dǎo)同志閱辦的文電約30000字左右，“因書(shū)記處各同志工作忙，又都在40歲以上的年齡”，因而各單位向中央送文電時(shí)應(yīng)注意：送中央領(lǐng)導(dǎo)同志使用的文電“一律要抄正清楚，字要大些”。為了保證中央領(lǐng)導(dǎo)同志閱讀方便，規(guī)定上送文件不得寫(xiě)草字或怪字，稿紙一律用12開(kāi)或20開(kāi)紙，但每個(gè)字所占的位置“一律按4方分大小，行與行距離為4分”。中央辦公廳秘書(shū)處和機(jī)要處應(yīng)保證中央領(lǐng)導(dǎo)同志使用文電的需要。凡給中央領(lǐng)導(dǎo)提供的文電一律一式抄印6份，每份文電第一頁(yè)上端應(yīng)分別寫(xiě)上英文字母A、B、C、D、E、F等等。這些字母是中央領(lǐng)導(dǎo)同志在處理文電時(shí)分別使用的代號(hào)，這也是機(jī)要室值班秘書(shū)與首長(zhǎng)秘書(shū)隨時(shí)聯(lián)系或交接文電的依據(jù)。此外，中央辦公廳機(jī)要處于1948年10月6日發(fā)出《關(guān)于材料分類(lèi)整理》的意見(jiàn)，將各地方、各部隊(duì)上送電報(bào)分成政情、社情、經(jīng)情、軍情等35大類(lèi)，每一大類(lèi)又劃分為若干小類(lèi)。除絕密電報(bào)僅供中央領(lǐng)導(dǎo)使用外，其他電報(bào)可供有關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)借用，但要一定的批準(zhǔn)手續(xù)。
　　其次，要保密但不得把檔案“鎖死”。這個(gè)指導(dǎo)思想是1947年6月11日在《曾三關(guān)于中央秘書(shū)處材料工作總結(jié)》中提出來(lái)的。曾三說(shuō)：我們中央辦公廳秘書(shū)處材料科應(yīng)當(dāng)是黨中央及中央各機(jī)關(guān)的“材料庫(kù)”。既是檔案庫(kù)，應(yīng)必須講究保守秘密和保護(hù)文件檔案的安全。沒(méi)有保密，沒(méi)有安全，也不會(huì)有我們材料庫(kù)。但我們有些同志沒(méi)有處理好保密與使用的關(guān)系，有了檔案“多往柜子里一鎖，鎖死了，沒(méi)有送給研究部門(mén)或負(fù)責(zé)同志使用”。根據(jù)中央保密委員會(huì)的章程，1948年6月4日，經(jīng)任弼時(shí)、楊尚昆批準(zhǔn)，發(fā)布了《中共中央秘書(shū)處材料科發(fā)借黨內(nèi)文件條例》，對(duì)保密與使用檔案問(wèn)題作了統(tǒng)一規(guī)定。將一部分劃為公開(kāi)或半公開(kāi)的文件材料再抄寫(xiě)、油印、打字若干份，送有關(guān)部門(mén)或領(lǐng)導(dǎo)干部使用。有的發(fā)下去，有的借出去，名為發(fā)借，實(shí)是送貨上門(mén)供其使用。同時(shí)，根據(jù)某一部委工作范圍，從檔案中選擇其可能有用者編成專(zhuān)題目錄，或者作出每月分類(lèi)目錄，“印發(fā)各部委，供借閱用”。此外，還根據(jù)中央組織部和中央辦公廳審批的閱讀機(jī)密文電高干名單，將部分機(jī)密文電印發(fā)給高干使用，用畢交機(jī)要秘書(shū)退回中央辦公廳秘書(shū)處或機(jī)要處。在此基礎(chǔ)上還要開(kāi)辟閱覽室。雖然處于戰(zhàn)爭(zhēng)年代，但只要有條件，每個(gè)機(jī)關(guān)檔案科(室)都應(yīng)建立這種專(zhuān)門(mén)閱覽室，供借閱文電同志使用。凡機(jī)密文電只能在此閱覽，未經(jīng)批準(zhǔn)或特許，不得帶走文電。
　　最后，要經(jīng)常征求意見(jiàn)，改進(jìn)服務(wù)工作。檔案材料部門(mén)一般都具有保密性和服務(wù)性雙重性質(zhì)。作為保密單位，它應(yīng)按照中央保密委員會(huì)規(guī)定做好一切保密工作；作為服務(wù)單位，它要為黨政軍領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人服務(wù)，全心全意為人民服務(wù)。1948年7月30日，《中央秘書(shū)處材料科征求對(duì)借閱工作意見(jiàn)的信》就體現(xiàn)了這個(gè)思想。信中對(duì)已往發(fā)借的文電的性質(zhì)界定和需求征求了意見(jiàn)：“哪類(lèi)性質(zhì)的材料是需要的？哪類(lèi)性質(zhì)的材料是不需要的？”；“你們希望得到何種文件？”這里所指的“性質(zhì)”除內(nèi)容外也包括絕密、機(jī)密、公開(kāi)性質(zhì)。由于文電進(jìn)行了分類(lèi)整理和劃分密級(jí)，并且有中央組織部和中央辦公廳批準(zhǔn)的閱讀機(jī)密文電規(guī)定，所以這樣征求意見(jiàn)是有準(zhǔn)備的，能夠在堅(jiān)持保密的前提下做好文電借閱工作。文中還規(guī)定：借閱文電一定要有手續(xù)，介紹信或證明信是必不可少的；凡借閱機(jī)密文電，除符合規(guī)定外，還應(yīng)經(jīng)“秘書(shū)長(zhǎng)批準(zhǔn)”，防止機(jī)密的擴(kuò)散；還應(yīng)填寫(xiě)“借閱單”、“登記簿”等，手續(xù)清楚，責(zé)任分明。任何閱讀使用機(jī)密文電者都應(yīng)“守口如瓶”，不得亂講，不得遺失。如發(fā)生丟失、泄密事件，必須“立即查究”。