隨著社會的發(fā)展和現(xiàn)代信息技術(shù)水平的提高，檔案室管理作為一項軟件指標(biāo)成為了衡量一個單位整體管理水平的有效參數(shù)。正規(guī)化的檔案室管理可使其職能充分的發(fā)揮出來，從而影響到檔案的開發(fā)利用和為機(jī)關(guān)全面建設(shè)服務(wù)的能力。目前各單位對檔案室的硬件建設(shè)積極性較高，但在管理使用中卻存在著一定的問題。
　　一、檔案室在管理使用過程中存在的問題
　　一是認(rèn)識不到位，存在著重建設(shè)輕管理的問題。部分單位領(lǐng)導(dǎo)由于認(rèn)識上存在著誤區(qū)，把大量的人力、物力、財力投入到檔案室的外部建設(shè)上，甚至把檔案室的建設(shè)當(dāng)作一次展現(xiàn)自己工作能力和全面建設(shè)的標(biāo)志牌，當(dāng)作自己的“政績工程”。平時大門緊閉，無人問津，上級工作組來檢查時打開，忽略了檔案室本身的作用。二是工作不到位，存在著不注重檔案的收集與整理的問題。認(rèn)識上的不到位，必然帶來管理上的不到位；管理上的不到位，必然造成具體操作者不注重檔案的收集與整理，由此產(chǎn)生了環(huán)節(jié)上的惡性循環(huán)。有的檔案盒名稱與所裝內(nèi)容不符，有的檔案分類混亂，有的檔案不回收或回收不及時，普遍存在著檔案不完整、要素不全、內(nèi)容不實、不規(guī)范的弊病。而且有的檔案塵封多年，上面灰塵滿布，有的甚至把檔案的收集與整理當(dāng)作一種累贅與負(fù)擔(dān)，可想而知其利用率較低的程度。三是人員不到位，存在著檔案人員的素質(zhì)亟待提高的問題。大多數(shù)單位沒有專職的檔案管理員，檔案人員一般由其它崗位人員兼職擔(dān)任，由于受自身素質(zhì)和管理權(quán)限的限制，工作僅限于借閱登記和打掃衛(wèi)生，有的連基本的文件檔案分類、查詢、文件檢索、書目類別和管理常識都不懂。而且，檔案人員保密意識不強(qiáng)，存在著借閱檔案不及時登記和收回，文件銷毀不符合規(guī)定程序，隨意性很大。
　　二、加強(qiáng)檔案室正規(guī)化管理應(yīng)注意的問題
　　（一）加強(qiáng)重視，創(chuàng)造有利條件，切實從“環(huán)境”上下功夫。
　　一要明確管理標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)制度建設(shè)。要加強(qiáng)檔案室正規(guī)化管理，首先要建立健全《檔案工作人員崗位職責(zé)》、《檔案保密制度》、《檔案室管理規(guī)則》《檔案室安全保衛(wèi)制度》、《檔案資料查閱利用制度》、《立卷歸檔制度》和《檔案室工作考核評比方法》等配套制度，使檔案室管理工作有章可循，有據(jù)可依。二要投入一定的“財力”，加強(qiáng)“硬件”建設(shè)。檔案室要專房專用，配備防火、防盜、防蟲、防塵、防光、防潮、防高溫等基本設(shè)施及必備的辦公設(shè)備，以確保檔案的安全及檔案工作順利開展。三要投入一定的“精力”，加強(qiáng)“軟件”建設(shè)。要開展經(jīng)常性的監(jiān)督檢查，督促檔案室工作的扎實開展。檢查內(nèi)容主要包括：文件檔案、圖紙檔案是否放在檔案盒或圖柜內(nèi)；檔案是否按檔號排放，檔案柜是否編順序號；檔案柜、圖柜、檔案盒和目錄標(biāo)簽的設(shè)置是否做到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)；立卷歸檔的文件材料種類、份數(shù)、頁數(shù)是否完整，文件的印件與底稿、正件與附件、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件是否齊全；日常技術(shù)維護(hù)是否到位；是否存在安全隱患等方面。監(jiān)督檢查是主要手段，目的是要促進(jìn)檔案室各項管理制度的嚴(yán)格落實，進(jìn)一步鞏固工作成果。
　　（二）對照標(biāo)準(zhǔn)，完善檔案管理，切實在“內(nèi)容”上下功夫。
　　《中華人民共和國檔案法》和《<中華人民共和國檔案法>實施辦法》，以及有關(guān)檔案工作的方針、政策及規(guī)章對檔案室的管理和工作程序提出了明確的要求。各機(jī)關(guān)事業(yè)單位要嚴(yán)格按照相關(guān)制度規(guī)定，加強(qiáng)各種文件、記錄、業(yè)務(wù)檔案、報表、預(yù)案和其它檔案的收集、登記、分類、整理和歸檔工作管理；規(guī)范檔案室入庫登記、檔案借閱審批、銷毀審批制度，確定審批權(quán)限，規(guī)范相關(guān)手續(xù)。同時要組織業(yè)務(wù)骨干詳細(xì)地對各種檔案進(jìn)行分類、整理與收集，對各類檔案進(jìn)行分析論證，保證檔案的真實性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性與完整性。
　　(三)以人為本，提高人員素質(zhì)，切實從“源頭”上下功夫。
　　一要加強(qiáng)檔案人員的培養(yǎng)教育。檔案人員最好由經(jīng)過院校檔案管理專業(yè)正規(guī)培訓(xùn)的素質(zhì)好、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、工作標(biāo)準(zhǔn)高的干部、職工擔(dān)任。在工作中，對檔案人員要嚴(yán)格要求，注意教育他們要熱愛檔案室工作，有熱忱為人民服務(wù)、為檔案事業(yè)作奉獻(xiàn)的思想，有認(rèn)真負(fù)責(zé)、吃苦耐勞的精神，有不怕麻煩、耐心細(xì)致的工作作風(fēng)。各級檔案部門要通過多種形式進(jìn)行宣傳教育，要定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，要深入各部門、單位宣講檔案法規(guī)，指導(dǎo)專（兼）職檔案人員的業(yè)務(wù)工作，不斷提高檔案法制觀念和檔案管理規(guī)范化意識，增強(qiáng)全員參與檔案管理工作的自覺性。二要增強(qiáng)檔案人員的保密意識。各機(jī)關(guān)事業(yè)單位要高度認(rèn)識檔案保密工作的重要性，定期組織檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)考核，使檔案工作人員牢固樹立高度的保密觀念，提高泄密防范意識，嚴(yán)格遵守黨和國家各項保密制度，確保黨和國家秘密安全。三要明確檔案人員工作權(quán)限。讓檔案人員熟悉了解自己的工作權(quán)限，遵章辦事，按照程序、權(quán)限辦事，嚴(yán)格履行請示或?qū)徟掷m(xù)及做好相關(guān)記錄。四要調(diào)動檔案人員工作積極性。檔案工作看似簡單，其實是一項復(fù)雜而又嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，需要檔案人員具備很強(qiáng)的專業(yè)知識。因此，各機(jī)關(guān)事業(yè)單位要進(jìn)一步提高對檔案人員的重視，積極為檔案人員考評晉升有關(guān)職稱提供方便和幫助。另一方面，要采取有效措施，形成科學(xué)的獎懲機(jī)制，把檔案工作完成的好壞與個人的成長進(jìn)步和年終的評先評優(yōu)相結(jié)合，實行“一票否決”制，充分調(diào)動檔案人員的工作積極性，更好地促進(jìn)工作開展。
　　(四)依靠現(xiàn)代科技，拓寬管理手段，切實從“形式”上下功夫。
　　隨著辦公自動化技術(shù)的日益普及，計算機(jī)在檔案管理領(lǐng)域中發(fā)揮著越來越重要的作用。各機(jī)關(guān)事業(yè)單位也當(dāng)順應(yīng)形勢的要求，加大物質(zhì)和技術(shù)投入力度，逐步實現(xiàn)檔案管理的自動化，從而實現(xiàn)檔案管理和利用由繁雜而效率低下的手工操作，向利用計算機(jī)進(jìn)行立卷、檢索、編目、統(tǒng)計、借閱方向發(fā)展，實現(xiàn)紙質(zhì)和電子文件以及紙質(zhì)和電子檔案的管理和保管工作并重，充分發(fā)揮計算機(jī)技術(shù)對檔案工作的完善簡化作用，有效提高檔案室管理水平和效率。不少單位已經(jīng)開始這方面的嘗試，取得了良好的效果。例如，對檔案分類儲存編制目錄后，建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，開發(fā)檔案管理信息平臺，與辦公室聯(lián)成局域網(wǎng)，文件的查找、檢索和使用非常簡便，極大地提高了辦公效率，同時可以及時地對檔案進(jìn)行動態(tài)更新。