企業(yè)檔案管理工作包括收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等六項工作。收集工作是檔案工作的起點和基礎。只有把應歸檔的資料收集起來，才能保證檔案材料的完整性和系統(tǒng)性。收集工作質量的好壞，收集的齊全與否，直接關系到基建檔案的利用價值。收集工作是一項很復雜的工作，涉及方方面面，不但需要檔案人員的辛勤勞動，還需要有關單位和個人的積極配合。
　　在企業(yè)中由于基建項目多，環(huán)節(jié)復雜、建設周期長，參與建設的施工單位多，施工單位人員更換頻繁，以及本單位相關部門歸檔案意識差，工作方法陳舊等人為因素，導致歸檔渠道不暢通，進館檔案數量不足，從而困擾著企業(yè)基建項目檔案工作的發(fā)展。
　　一、落實好基建檔案收集責任。每一個基建項目都會涉及諸多部門，環(huán)節(jié)較復雜，因此在不同時期的各個階段、各部門會形成不同的檔案材料。項目前期階段形成的文件材料基本上都是由本單位各個部門形成。越是本單位的，往往越難收集。由于制度不健全或是沒有很好地去執(zhí)行考核制度，導致各部門人員檔案歸檔意識差，歸檔渠道不暢通。項目施工階段是由所有參與項目建設的各家施工單位進行歸檔。如果基建是實行總承包的，需由各分包單位負責收集、整理分包范圍內檔案資料，然后交總承包單位匯總、整理。如果基建項目由甲方分別向幾個單位發(fā)包的，各承包單位負責收集、整理所承包工程的檔案資料，并直接交甲方匯總、整理。工程項目監(jiān)理階段由監(jiān)理單位負責收集、整理和監(jiān)理有關的檔案資料。在工藝設備階段由本單位相關部門負責收集、整理檔案資料，涉及到安裝調試階段還應由施工單位負責收集、整理檔案資料。引進項目階段也是由本單位相關部門負責收集、整理檔案資料。投產準備、試生產、竣工驗收階段及科研攻關階段都是由本單位相關部門負責收集、整理。
　　二、采取有效措施，控制各個環(huán)節(jié)。為了確?；椖繖n案資料能夠按時、按質、按范圍收集齊全、完整，就應在各個階段采取不同的措施。(一)建立健全檔案管理網絡。本單位各相關部門、施工單位、監(jiān)理單位等應有專人負責基建項目資料的收集、整理與歸檔工作，并將其納入有關領導、部門和有關人員職責考核范圍，做到職績掛鉤，獎懲兌現(xiàn)。（二）使基建檔案管理做到“四同步”。即：項目籌備立項與項目建檔同步；簽訂勘察、設計、施工、監(jiān)理、設備訂貨等有關合同、協(xié)議與提出項目檔案歸檔同步；項目建設過程與檔案形成、積累同步；項目交付驗收與項目竣工檔案交付驗收同步。(三)本單位檔案管理部門從每個基建項目申報開始就應指派專人深入基層做到前端控制，全程管理。（四）檔案人員要參加基建項目調度會，及時了解項目進展情況，在施工技術文件形成、積累階段就要把施工技術文件編制竣工文件的要求灌輸給施工單位。從而保證了歸檔文件的質量。在施工階段照片檔案、聲像檔案的收集是個薄弱環(huán)節(jié)，那么檔案人員要在項目調度會上適時地強調此類檔案的收集，就會豐富檔案館的館藏。在施工過程中檔案人員要有針對性地解決問題，避免施工單位在工作中走彎路現(xiàn)象。在參與項目管理的同時要隨時掌握好設計單位設計圖紙的質量。要求圖紙反差效果良好，能夠滿足日后縮微和計算機掃描的要求，圖紙不能缺邊框，尤其不能缺左側會簽欄。對于一張圖紙改動超過三分之一的就要重新出圖。
　　三、保證措施。（一）實行項目竣工檔案交付驗收保證金制度、額度分別為工程費、設計費、監(jiān)理費、設備費等的5%，在簽訂工程設計、監(jiān)理、設備合同時，要明確其條款。在約定期限內（一般在工程交工驗收三個月內），檔案資料不交付，檔案部門不簽章，財務部門不得給予結算，并扣除保證金。（二）實行項目竣工檔案交付驗收滯納金考核制度。工程交付驗收三個月內，施工、設備、監(jiān)理等單位要辦理項目檔案交付驗收手續(xù)，因責任單位原因逾期不能交付合格竣工檔案的，每月按保證金的10%一次性扣除滯納金，扣完為止。（三）實行季度同步檢查考核制度。為保證項目檔案形成、積累與工程建設同步，每季度由本單位相關項目管理組檢查考核一次，考核結果納入工期和本單位經濟責任制考核范圍。
　　企業(yè)基建檔案管理的好壞直接關系到企業(yè)的整體建設。作為檔案管理工作者應充分認識到基建檔案管理工作的重要性，認真履行職責，在檔案收集的各個環(huán)節(jié)中充分發(fā)揮主觀能動性和工作積極性，使企業(yè)基建檔案更好地服務于企業(yè)建設。