在當(dāng)代社會(huì)，人們將辦公事務(wù)納入到網(wǎng)絡(luò)體系中，使其能自動(dòng)地處理和解決傳統(tǒng)辦公方式無法完成的任務(wù)與問題，并廣泛而深刻地改變著人們的生活。辦公自動(dòng)化，其實(shí)質(zhì)就是將信息的收集，處理、傳遞網(wǎng)絡(luò)化，立足于企業(yè)實(shí)際情況，能滿足企業(yè)對(duì)信息進(jìn)行管理的各項(xiàng)要求，為用戶提供信息共享及溝通、協(xié)調(diào)和控制的輔助手段，達(dá)到提高企業(yè)員工的工作效率，增強(qiáng)企業(yè)員工之間、部門之間的協(xié)同工作能力，提高辦公綜合效率。

一、網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在文書辦理過程中的應(yīng)用

(一)公文管理權(quán)限的劃分

文書辦理分為收文和發(fā)文兩種情況。收文又分為上級(jí)來文和其他單位來函兩種。發(fā)文則是指本單位對(duì)外或?qū)?nèi)的發(fā)文。由于網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)往往要求公文來往單位要有相同的網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，因此，本文將主要論述具有相同網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的單位之間。網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在文書辦理過程和檔案管理工作中的應(yīng)用。在網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)條件下，公文處理的流程和權(quán)限都是事先設(shè)置好的，不同級(jí)別的人員擁有的權(quán)限是不一樣的。一般而言，級(jí)別越高，權(quán)限也就越多，越是關(guān)鍵崗位的人員，權(quán)限也就越多。比如，一般的辦事人員可能只能看到自己經(jīng)辦的事務(wù)的公文的有關(guān)情況，其他人員辦理的公文內(nèi)容及其流轉(zhuǎn)情況就無權(quán)看到了。當(dāng)然，這些人員的領(lǐng)導(dǎo)因?yàn)闄?quán)限較高，則能看到所有的公文內(nèi)容以及現(xiàn)在所處的辦理環(huán)節(jié)的情況。

(二)公文程式的變化

在公文的具體辦理過程中，辦事人員還可以利用網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的公文處理模塊來實(shí)現(xiàn)公文的擬稿、審核、批閱、簽發(fā)、登記、傳文和歸檔。例如，在網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，發(fā)文單位利用公文處理模塊完成公文的擬稿、核稿，最后由單位或部門主持工作的負(fù)責(zé)人在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行簽發(fā)。收文單位負(fù)責(zé)收發(fā)文管理的人員馬上可在網(wǎng)絡(luò)上看到相關(guān)的收文，然后根據(jù)來文內(nèi)容將公文轉(zhuǎn)遞給分管領(lǐng)導(dǎo)。分管領(lǐng)導(dǎo)簽署意見后，再由負(fù)責(zé)收發(fā)文管理的人員將簽署好的公文傳回發(fā)文單位。在此過程中，如果權(quán)限設(shè)置合理，發(fā)文單位應(yīng)該可以看到文件辦理處于什么環(huán)節(jié)?，F(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)一般按黨政系統(tǒng)分別辦理，根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍，逐級(jí)行文，不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告，而且一般也不直接送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不但保留了原先辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的一次輸入，多次輸出的優(yōu)勢(shì)，還因?yàn)橛?jì)算機(jī)日志文件的廣泛應(yīng)用，辦理過程被一一記錄在案，從而擁有了與紙質(zhì)公文相同的原始性和憑證性。

二、網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在檔案管理工作中的應(yīng)用

(一)檔案收集管理工作的網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化

在網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化環(huán)境下，檔案收集管理工作變得異常便捷。因?yàn)樵诿看喂霓k理結(jié)束后，辦結(jié)的公文就應(yīng)該由單位領(lǐng)導(dǎo)審核后，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)邏輯歸檔。檔案管理人員所作的就是核對(duì)公文是否辦結(jié)以及是否完整。公文的有效性由辦理公文的單位負(fù)責(zé)。當(dāng)一年工作結(jié)束時(shí)，檔案管理人員再將電子檔案從網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)下載到光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)，進(jìn)行物理歸檔即可。因?yàn)槭占臋n案都是電子版的，本身不存在體積的問題，不像紙質(zhì)檔案，立卷時(shí)就需要考慮案卷的厚度，一般不能超過兩公分。同時(shí)，存儲(chǔ)在載體上，不像紙質(zhì)檔案必須占有一個(gè)空間。電子檔案就不存在位置等問題，所有的檔案都可以存儲(chǔ)在光盤、硬盤等載體上。而且，隨著光盤、硬盤存儲(chǔ)能力的增強(qiáng)，更多的檔案可以存儲(chǔ)在一個(gè)硬盤或幾張光盤上。這樣，就為“卷改件”創(chuàng)造了有利條件。同時(shí)，立卷、裝訂、裝盒等紙質(zhì)檔案整理過程完全沒有了。這樣一來，檔案管理人員就可以從繁重的歸檔任務(wù)中解脫出來，從而有更多的時(shí)間來關(guān)注檔案的歸檔質(zhì)量。

(二)檔案信息開發(fā)工作的網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化

一般而言，在開發(fā)網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)淺談網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在文書和檔案工作中的應(yīng)用時(shí)，都會(huì)考慮檔案的歸檔問題。新建公文，都需填妥公文信息，一般包括秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、主送單位、主題詞、抄報(bào)抄送單位等部分。公文如有附件。還應(yīng)當(dāng)在正文之下、成文日期之上加附加說明，標(biāo)明附件順序和名稱，并將附件電子版上傳到，網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。因此，公文在網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的辦理過程，實(shí)際上已經(jīng)就是往網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)著錄檔案信息的過程。公文的文種、時(shí)間、標(biāo)題、發(fā)文機(jī)關(guān)、收文機(jī)關(guān)、歸檔單位等信息都會(huì)著錄到網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)中，甚至公文正文的電子版也會(huì)上傳到網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)中。這時(shí)，檔案管理人員就可以利用一些程序，對(duì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行檢索、編目、輸出等。如果在程序里精心組織一些檢索詞，還可以針對(duì)某個(gè)方面進(jìn)行專題檢索，檢全率和襝準(zhǔn)率都可以得到保證。這在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中是很難想象的。

(三)檔案查詢的網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化

傳統(tǒng)的檔案查詢，往往需要專人到檔案館(室)，對(duì)紙質(zhì)檢索工具或者單機(jī)版數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行檢索，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，查找一份文件像大海撈針一樣，常常還可能因?yàn)槿藶橐蛩卦斐陕z。特別是紙質(zhì)檢索工具，還需要到庫(kù)房將檔案原件調(diào)出。網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以將檢索權(quán)限賦予特定的人員，而且可以設(shè)定每個(gè)人可以檢索的范圍。如果要查詢某份文件，有關(guān)人員就以利用各自的賬號(hào)、密碼登錄網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，然后在網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中查找所要的文件，并且可以閱覽壘文。權(quán)限再高一些的，甚至能看到領(lǐng)導(dǎo)的批示以及其他信息。充分利用網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)加速“文檔一體化”進(jìn)程，將有關(guān)聯(lián)的職能活動(dòng)聯(lián)系起來，即文件處理的歸檔和檔案收集融合為一個(gè)環(huán)節(jié)，首先在職能崗位上進(jìn)行融合，然后在人員和業(yè)務(wù)上進(jìn)行融合，最后是通過網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行功能融合，使得檔案在文件處理完畢后就能即時(shí)查詢，檔案人員減少了甄別、分類、排序、信息錄入的重復(fù)勞動(dòng)，剩下一些簡(jiǎn)單的物理整理。這樣，檔案部門以外的辦事人員可以足不出戶，在自己的崗位上就可以查閱所需的文件。即使需要查閱文件原件，也可以先在網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中查好檔號(hào)，然后再到檔案部門按圖索驥。

結(jié) 語

總之，隨著網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的不斷推廣與應(yīng)用，文書辦理和檔案管理發(fā)生翻天覆地的變化已是不爭(zhēng)的事實(shí)。網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)減輕了勞動(dòng)強(qiáng)度、簡(jiǎn)化工作程序、提高工作效率和工作質(zhì)量，節(jié)省更多的時(shí)間放在編研工作和開發(fā)檔案信息上，真正把檔案作為一種信息資源共享利用，這也是談網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在文書和檔案工作中應(yīng)用的初衷。