摘要:為了使檔案的利用率達(dá)到最高，我們依據(jù)檔案數(shù)字化技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)把現(xiàn)有的檔案進(jìn)行了數(shù)字化改建，首先把最初的油田開發(fā)、基建、會計、科研、設(shè)備、榮譽(yù)、聲像和文書八大類的紙質(zhì)目錄都錄入計算機(jī)，轉(zhuǎn)換成電子的形式;其次是把所有的文件都轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一的電子格式，以便于保存和管理。檔案數(shù)字化就是為了檔案資料的安全和以后更好的利用，但是這個資料又不是所有人都可以隨便查看的，這樣就需要根據(jù)檔案管理辦法中的使用權(quán)限分成不同的使用密級;為了防止丟失還要分成不同的地方進(jìn)行電子文件的保存。所有的條件都具備后，再利用程序控制操作，實現(xiàn)最終的檔案數(shù)字化。

關(guān)鍵詞:檔案數(shù)字化保存利用

1、檔案數(shù)字化實施

通過調(diào)查和分析，檔案數(shù)字化是解決傳統(tǒng)檔案保管與利用的問題最有效的方法，因此我們根據(jù)檔案數(shù)字的標(biāo)準(zhǔn)對傳統(tǒng)檔案進(jìn)行了檔案數(shù)字化的改建。

1.1 檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)研究

檔案數(shù)字化就是指利用軟件編制控制程序以及計算機(jī)等設(shè)備進(jìn)行處理，將經(jīng)過原本存儲與傳統(tǒng)載體上的檔案信息轉(zhuǎn)化為存儲在磁盤、光盤等載體上并能被計算機(jī)識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。

我們本著檔案數(shù)字化后能夠更加便于管理與利用，對檔案數(shù)字化條件的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了反復(fù)的試驗，例如可以使用WORD、EXCEL、PDF等格式存儲，在我們反復(fù)的對比之下得出，PDF具有忠實再現(xiàn)原文性。PDF格式的文件能如實保留原來的面貌和內(nèi)容，以及字體和圖像，屏幕上文件可以放大到800%而絲毫不是清晰，瀏覽和打印可以根據(jù)不同需要選擇制定程序，創(chuàng)造不同尺寸和不同精度的PDF格式文件;不依賴該計算機(jī)的硬件配置、操作系統(tǒng)和創(chuàng)建文件的應(yīng)用程序，用戶只要安裝一個PDF閱讀軟件，就可以在微軟各操作系統(tǒng)上閱讀由蘋果機(jī)操作系統(tǒng)創(chuàng)建的PDF，也可以在純英文版的操作系統(tǒng)下打印含漢字的PDF文件;在文件保護(hù)方面，PDF文件可以進(jìn)行加密，控制敏感信息的訪問權(quán)限，防止PDF被改動或打印，因而能用來傳送有知識產(chǎn)權(quán)的電子文件。

因此，我們確定檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)如下:

#61548;采用掃描儀、縮微膠片掃描設(shè)備等設(shè)備對檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，紙質(zhì)載體的文件掃描時分辨率不低于200dpi，以掃描后圖像按原尺寸顯示后是否清晰可見為標(biāo)準(zhǔn)，采用灰度和彩色兩種方式掃描，存儲格式為具有多頁文件瀏覽功能的PDF格式;

#61548;紙質(zhì)載體的照片掃描時分辨率應(yīng)不低于400dpi，也用灰度和彩色兩種方式掃描，掃描圖像縮放比為100%，存儲格式為JPEG或TIFF;

#61548;膠片載體的檔案需要利用計算機(jī)、放像設(shè)備及視頻采集卡將錄像帶中的視頻信號轉(zhuǎn)化為計算機(jī)可識別的數(shù)字新號，數(shù)字化的視頻數(shù)據(jù)傳輸率不低于4MB/S，存儲格式為WMV形勢;

#61548;數(shù)字化檔案命名時由“全宗號—目錄號—件卷號”組成;

#61548;所有電子格式都要在虛擬服務(wù)器中存儲，另外為了安全還應(yīng)可入光盤中一份，作為另外一種保存載體，刻制光盤時應(yīng)選擇“一次性寫入”方式。

1. 2實施具體做法

首先，為了檔案利用時的檢索方便，實現(xiàn)檔案目錄數(shù)字化，并使目錄與相應(yīng)的電子文件一一對應(yīng)，建立索引，各檔案庫的檔案管理員要把對應(yīng)檔案庫的共10萬余條檔案目錄逐條錄入計算機(jī)。例如文書庫的目錄一共3萬多條，目錄項目需要包括檔案號、文件題名、文件編號、文件責(zé)任者、文件保密級別、文件一共頁數(shù)、文件產(chǎn)生日期、歸檔日期、保管期限、檔案所在庫房位置、檔案所在檔案盒號，由于來查檔人員也許只知道所要查檔的一個信息，其余都不知道，所以我們要把每件檔案所包含的各類信息盡量的都在目錄中體現(xiàn)，這樣查找時只需輸入一個條件就可以快速的找到所需要的資料。

其次，把室藏檔案數(shù)字化，嚴(yán)格按著檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案掃描、刻錄保存。如單井的施工圖，由于施工圖都是沒口井最開始打井時所測得到的，紙張又都非常脆，在掃描時需要夾在大的透明塑料與塑料中間，然后平鋪著一點點進(jìn)行掃描，掃描后都采用JPEG或TIFF存儲，然后再備份刻錄在DVD光盤中，每完成一張圖紙需要10分鐘左右。

2、使用的級別和數(shù)字檔案的保護(hù)

2.1 用戶分級

檔案電子化后檔案得到了充分的共享，但是并不是所有檔案所有人都可以隨便查看的，根據(jù)檔案管理辦法把不同用戶分成不同的使用級別，確保用戶既可以充分利用檔案資源，用能使檔案保密工作得到保障。

根據(jù)工作的需要，按使用權(quán)限分為統(tǒng)管理員、檔案管理員、普通查詢用戶三類用戶，管理員擁有最高權(quán)限，檔案管理員按檔案庫房類別區(qū)分不同的操作權(quán)限，普通查詢用戶根據(jù)檔案保密級別、所在單位、電子文件共享范圍等條件分配不同的查詢權(quán)限。

2.2 檔案的保護(hù)

檔案電子化后，由于電子文件本身的特殊性，為了長久、安全的保存，還需要經(jīng)常進(jìn)行更新、維護(hù)、拷貝和遷移。為了檔案更加安全，我們采取了如下措施:首先，接收入庫的電子檔案應(yīng)進(jìn)行有效的檢測與維護(hù)，定期對儲存電子檔案的載體進(jìn)行檢測，發(fā)現(xiàn)問題及時采取恢復(fù)措施。檔案管理系統(tǒng)所有數(shù)據(jù)庫內(nèi)的數(shù)據(jù)都應(yīng)建立備份，復(fù)制到耐久性的載體上，脫機(jī)保存。

其次，文件形成單位應(yīng)加強(qiáng)計算機(jī)的病毒檢測，確保儲存電子文件的光盤等載體不帶病毒，檔案管理人員接收電子檔案歸檔時應(yīng)進(jìn)行計算機(jī)病毒檢測，確保入庫的電子檔案不帶病毒，并定期進(jìn)行計算機(jī)病毒檢測，確保檔案數(shù)據(jù)安全、有效。

再次，必須對歸檔封存的載體和數(shù)據(jù)庫備份載體采取防改寫措施。要加強(qiáng)對電子文件制作和管理人員的管理，避免人為原因更改電子檔案原始信息。要做好局域網(wǎng)的安全防護(hù)工作。通過訪問控制，規(guī)定哪些用戶能夠登錄檔案服務(wù)器，并獲取檔案信息資源。設(shè)權(quán)限控制，限定用戶對檔案資源所能進(jìn)行的操作，確保電子文件的安全。

3、統(tǒng)實現(xiàn)

以Windows2003為系統(tǒng)開發(fā)環(huán)境，利用Web服務(wù)器，用.Net2003為開發(fā)平臺和Oracle數(shù)據(jù)庫服務(wù)器，編制了數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，有5個方面14個模塊。具體功能如下:

3.1用戶管理

建立分級用戶管理制，不同用戶對應(yīng)不同類型的檔案，可以查詢和利用相應(yīng)密級的檔案。確保用戶既可以充分利用檔案信息資源，又能夠使檔案保密工作得到保障。

3.2檔案收集

管理各檔案庫的檔案管理員可以對相應(yīng)檔案庫的檔案目錄進(jìn)行維護(hù)操作，包括新增，刪除以及查詢到相應(yīng)的目錄進(jìn)行修改等操作。在收集過程中針對不同的檔案庫形成對應(yīng)的移交目錄和卷內(nèi)目錄表格，生成的表格可以導(dǎo)出備份，也可以直接進(jìn)行打印操作。

3.3檔案查詢

由于檔案管理涉及的部門比較多，考慮到電子檔案的保密和安全性，不同的級別的用戶所見到的查詢界面不同，因此需要把每個級別的檔案分開，并按使用權(quán)限分級建立用戶。用戶可以方便的查詢到自己所需的檔案資料。

3.4借閱管理

用戶在查閱電子文檔目錄的同時，可同時了解當(dāng)前檔案的實物檔案的相關(guān)借閱信息。管理各檔案庫的管理員可以利用系統(tǒng)對實物檔案的借閱流程進(jìn)行管理，包括借閱登記、借閱歸還以及借閱情況統(tǒng)計，使系統(tǒng)中電子目錄的借閱狀態(tài)與實物檔案進(jìn)行相關(guān)對應(yīng)，從而實現(xiàn)了數(shù)字化檔案與實物檔案的業(yè)務(wù)一致性。

3.5匯總統(tǒng)計

檔案使用情況的統(tǒng)計匯總，包含檔案借閱日志、檔案利用率、借閱年報等相關(guān)的統(tǒng)計信息，通過統(tǒng)計匯總可以了解用戶對系統(tǒng)及電子檔案的使用情況。

4、總結(jié)

隨著油田數(shù)字化進(jìn)程的加快，檔案信息資源已經(jīng)成為油田中重要資料來源。檔案數(shù)字化的重要性可以分為以下幾點:

數(shù)字化檔案是油田信息化建設(shè)發(fā)展的需要。

數(shù)字化檔案具有利用效率高、易管理和安全性高等特點。

建立完善的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，是數(shù)字化檔案得以實現(xiàn)的關(guān)鍵。

用戶分級管理方法是實現(xiàn)檔案保密工作的有效途徑。