【案例】

某市舉行一個重要的經貿洽談會開幕式。會議即將開始，諸位領導已走上主席臺準備入座。會務工作人員急忙趕過去，請示主持會議的副市長，送審的主持詞是否有改動，以便做好會務準備。副市長卻丈二和尚摸不著頭腦，說我沒有見過主持詞，不知道會議由誰主持。現在就要開會了，不熟悉會議程序，我不能主持會議。會務工作人員頓時傻了眼，不知道如何是好。

原來，這位副市長有兩位秘書，一位秘書接到會務工作人員提前送來的主持詞后，忘記了送給領導;另一位秘書隨領導同志到會場接待室后，見領導同志與別人交談，也就沒有按照會務工作人員的要求及時請示主持會議一事，因而出現了主席臺上這一幕僵局。幸好會務組事先打印了幾份送審的主持詞，擺在幾個主要領導的座位上，并做好了會務準備。因此，領導們臨時商議，重新確定了主持人，但已造成了一些不愉快。

【分析與對策】

以上案例告訴我們:要避免會務工作出現差錯，著眼點在于準備工作要細致、周密。一是要有提前量。會議議程、程序確定后，會務組應根據會議需要，編制注有主持人、講話(傳達、報告)人、發(fā)言人或宣讀文件人員姓名的日程(議程)表送審。領導審定后，將議程表提前送達有關人員，使之明確任務，早做準備。二是要有多手準備。各類會務材料，如主持詞、講話(發(fā)言、傳達)稿、在會上宣讀的文件等，應在會前提前送達有關人員審閱。如送審的主持詞、講話稿有所改動，則應及時修改打印后再送。同時，另準備一套材料，會前擺在有關人員的座位上，以應有人忘記帶來之急，保證會議順利進行。三是檢查落實要細致。會務工作的各個環(huán)節(jié)，會前要逐一細致地檢查落實，切忌粗枝大葉，憑主觀臆想行事，以致由于疏忽而釀成事故。(摘自《秘書之友》)