編者按:“實(shí)施ERP找死，不實(shí)施ERP等死?！惫嫒绱藛?2009年剛剛完成ERP建設(shè)的中國鐵道出版社副社長劉忠民有著獨(dú)特的感受，“必須背水一戰(zhàn)”是他推進(jìn)信息化建設(shè)的最深刻體會。

從2008年開始，中國鐵道出版社進(jìn)行了ERP建設(shè)的實(shí)踐，經(jīng)過一年多的努力，建成了ERP信息管理系統(tǒng)，取得了較好的成效。

建設(shè)ERP是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展、實(shí)現(xiàn)管理創(chuàng)新的必由之路

對于要不要建設(shè)ERP，在出版社內(nèi)部一直有不同的認(rèn)識。為了慎重科學(xué)地決策，我們進(jìn)行了深入調(diào)研，在充分了解已經(jīng)實(shí)施ERP企業(yè)情況的基礎(chǔ)上，對建設(shè)ERP的現(xiàn)實(shí)意義和戰(zhàn)略意義有了比較深刻的認(rèn)識。

第一，建設(shè)ERP系統(tǒng)是適應(yīng)科技發(fā)展進(jìn)步的需要。近年來，信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)發(fā)展迅猛，在出版領(lǐng)域的應(yīng)用越來越廣泛，越來越深入?？梢灶A(yù)見，未來數(shù)字出版在整個(gè)出版領(lǐng)域所占的比重會越來越大。網(wǎng)絡(luò)營銷也在出版領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用。在這樣的時(shí)代，出版社如果不順應(yīng)科技發(fā)展潮流、積極發(fā)展數(shù)字出版，將難以生存和發(fā)展。ERP系統(tǒng)能夠?yàn)閿?shù)字出版搭建一個(gè)基礎(chǔ)平臺，助推出版企業(yè)實(shí)現(xiàn)出版技術(shù)創(chuàng)新和升級。出版社建設(shè)ERP系統(tǒng)，是在科技發(fā)展新時(shí)代實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的必然選擇。

第二，建設(shè)ERP系統(tǒng)是適應(yīng)出版社轉(zhuǎn)企改制的需要。全國出版行業(yè)轉(zhuǎn)企改制，對出版社來說，是一個(gè)重大的變化。出版社成為真正意義上的市場主體，客觀上要求出版社大大提升市場化經(jīng)營水平，而要做到這一點(diǎn)，必須有信息化手段作支撐。

第三，建設(shè)ERP系統(tǒng)是企業(yè)管理創(chuàng)新的需要。從鐵道社的情況看，過去受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)管理體制影響較深，管理基礎(chǔ)比較薄弱，很多管理工作還沒有擺脫“人治”管理、經(jīng)驗(yàn)式管理、粗放化管理，管理的隨意性較強(qiáng)。ERP系統(tǒng)的建立和運(yùn)行，能夠通過流程再造、系統(tǒng)規(guī)范帶動企業(yè)管理創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理規(guī)范化、科學(xué)化。

通過反復(fù)討論，提高認(rèn)識，我們深切感到，建設(shè)ERP系統(tǒng)不是權(quán)宜之計(jì)，而是勢在必行。如果我們現(xiàn)在因?yàn)榕侣闊?、怕失敗而不進(jìn)行ERP建設(shè)，將來可能會在管理上越來越落后于其他企業(yè)，甚至在日益激烈的競爭中被淘汰。在提高思想認(rèn)識的基礎(chǔ)上，我們作出了建設(shè)ERP系統(tǒng)的決策。

取得ERP系統(tǒng)建設(shè)成功，必須科學(xué)組織、強(qiáng)力推進(jìn)

ERP系統(tǒng)建設(shè)是一項(xiàng)十分復(fù)雜、難度很大的系統(tǒng)工程。其實(shí)施難度不僅在于技術(shù)繁瑣、操作復(fù)雜，更在于ERP系統(tǒng)建設(shè)對于傳統(tǒng)企業(yè)管理來說，所帶來的阻力和難度是相當(dāng)大的。那么，怎樣才能實(shí)現(xiàn)建設(shè)ERP的目標(biāo)?

第一，堅(jiān)定目標(biāo)導(dǎo)向，自上而下強(qiáng)力推進(jìn)。由于部分員工對ERP系統(tǒng)的作用持懷疑態(tài)度，主動參與配合意識不強(qiáng);由于建設(shè)ERP需要投入大量精力，與做好日常工作存在矛盾;ERP系統(tǒng)的建設(shè)和實(shí)際操作比較復(fù)雜，不容易熟練掌握，客觀上決定了建設(shè)ERP必然會遇到較多的阻力。因此，要保證這項(xiàng)工程順利推進(jìn)，領(lǐng)導(dǎo)者必須以不可動搖的決心和堅(jiān)決的態(tài)度來抓好組織實(shí)施。在確立建設(shè)ERP系統(tǒng)目標(biāo)后，我們明確提出要求，在建設(shè)ERP系統(tǒng)這項(xiàng)工作上，沒有退路可走，困難再大也要如期實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。通過反復(fù)深入宣傳和引導(dǎo)，在全社員工中形成了不達(dá)目的誓不罷休的良好氛圍。這種氛圍的形成，為消除思想阻力、克服實(shí)施中的困難提供了強(qiáng)有力的支持和保證。

第二，科學(xué)組織實(shí)施，保證建設(shè)進(jìn)度和質(zhì)量。建設(shè)ERP系統(tǒng)，是涉及全社所有部門、所有員工的一項(xiàng)非常復(fù)雜而艱巨的系統(tǒng)工程。搞好這項(xiàng)工程建設(shè)，既要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，也要科學(xué)組織，精心實(shí)施。

一是加強(qiáng)推進(jìn)工作力度。社里專門成立了ERP工程建設(shè)推進(jìn)工作小組，負(fù)責(zé)ERP工程總體方案的設(shè)計(jì)、推進(jìn)計(jì)劃的制定，并負(fù)責(zé)抓好組織協(xié)調(diào)和具體實(shí)施。由主管社領(lǐng)導(dǎo)主持，定期召開會議，專題研究部署ERP建設(shè)工作，每次會議都對前一階段工作推進(jìn)情況及效果進(jìn)行總結(jié)評價(jià)，對下一步工作重點(diǎn)、所要達(dá)到目標(biāo)作出具體部署，形成了一環(huán)緊扣一環(huán)、一步緊逼一步的強(qiáng)力推進(jìn)態(tài)勢，為總體建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

二是培養(yǎng)和發(fā)揮技術(shù)骨干的作用。在各個(gè)部門選拔設(shè)立信息員，作為本部門ERP建設(shè)的技術(shù)骨干。由系統(tǒng)開發(fā)商(平章公司)、推進(jìn)小組對信息員進(jìn)行培訓(xùn)，使其率先掌握ERP系統(tǒng)設(shè)計(jì)思路和操作技能。信息員既作為本部門實(shí)施ERP的設(shè)計(jì)師，認(rèn)真貫徹推進(jìn)小組的意圖和要求，對優(yōu)化完善系統(tǒng)設(shè)計(jì)提出具體意見和措施，及時(shí)處理實(shí)施中遇到的技術(shù)難題，又作為本部門的“小教員”，對本部門的所有人員進(jìn)行操作培訓(xùn)，通過實(shí)際操作示范、手把手地教，使每個(gè)員工都達(dá)到懂原理、會操作，最大限度地減少了由于員工不會操作而影響工作的問題。

三是保質(zhì)保量做好全員強(qiáng)制性培訓(xùn)。每個(gè)部門上線運(yùn)行之前，都由系統(tǒng)開發(fā)商、推進(jìn)小組對員工進(jìn)行培訓(xùn)，使員工水平達(dá)到上線要求。培訓(xùn)實(shí)行強(qiáng)制性約束，必須全員掌握上線操作技能。由于采取強(qiáng)制性措施，有力保證了員工的參訓(xùn)率和達(dá)標(biāo)率。

四是堅(jiān)持“先上線、后完善”的實(shí)施原則。由于ERP上線運(yùn)行的相關(guān)技術(shù)準(zhǔn)備工作千頭萬緒，紛繁復(fù)雜，加上不同部門、不同崗位的人員素質(zhì)存在一定差異，有些問題存在爭議一時(shí)難以解決。為保證ERP建設(shè)按計(jì)劃推進(jìn)，我們研究確定了“先上線、后完善”的實(shí)施原則，就是在準(zhǔn)備工作基本達(dá)到上線要求的時(shí)候，就果斷決策上線運(yùn)行，在上線之后再根據(jù)實(shí)際運(yùn)行中暴露的問題進(jìn)行微調(diào)，使ERP系統(tǒng)逐步完善。實(shí)踐證明，堅(jiān)持“先上線、后完善”的實(shí)施原則，最大限度地減少了實(shí)施中的扯皮推諉，有效防止了久拖不決、矛盾增加、疲勞厭戰(zhàn)現(xiàn)象的出現(xiàn)，有力保證了整個(gè)工程的順利推進(jìn)和如期完成。

第三，堅(jiān)持先進(jìn)性原則，保證系統(tǒng)建設(shè)效果。能否建成先進(jìn)、科學(xué)、實(shí)用的ERP系統(tǒng)，關(guān)鍵在于能否把先進(jìn)性原則貫徹始終。建設(shè)ERP系統(tǒng)，需要大量流程再造、管理創(chuàng)新，而傳統(tǒng)管理理念、管理習(xí)慣一旦形成，就很難轉(zhuǎn)變。這就不可避免地會產(chǎn)生傳統(tǒng)管理與科學(xué)管理的矛盾沖突，甚至是激烈斗爭。如果讓傳統(tǒng)管理理念占了上風(fēng)，即使最終建立了ERP系統(tǒng)，也是沒有實(shí)際意義的。在具體實(shí)施中，我們要求各部門要像維護(hù)自己的眼睛一樣努力維護(hù)ERP系統(tǒng)原有設(shè)計(jì)的先進(jìn)性，積極自覺地改進(jìn)自身管理，努力適應(yīng)ERP系統(tǒng)的新要求，決不向系統(tǒng)開發(fā)商提出影響系統(tǒng)先進(jìn)功能的調(diào)整要求。

ERP系統(tǒng)的建設(shè)和運(yùn)行，促進(jìn)出版管理發(fā)生了深刻的變化

建設(shè)ERP系統(tǒng)，是為出版社建立高效管理平臺、提升管理現(xiàn)代化水平、增強(qiáng)發(fā)展實(shí)力的重要工程，對于出版社長遠(yuǎn)發(fā)展具有非常重要的意義。ERP系統(tǒng)建成投入運(yùn)用以來，給出版管理帶來了多方面的變化，有力地促進(jìn)了出版生產(chǎn)力的解放和發(fā)展，而且其作用將隨著ERP系統(tǒng)本身的不斷完善而日益放大和顯現(xiàn)。

第一，實(shí)現(xiàn)了資源共享和高效利用。ERP搭建了信息化、科學(xué)化的綜合管理平臺，使信息流、資金流、物流在平臺上快速流動并匯集整合，改變了過去存在的“信息孤島”、資源分散、資源綜合利用效率低的問題，充分實(shí)現(xiàn)了資源共享，為整合資源、實(shí)現(xiàn)資源綜合運(yùn)用效率最大化提供了強(qiáng)有力的支持。

第二，提高了工作效率和服務(wù)效率。通過管理創(chuàng)新、流程再造，促進(jìn)了管理方式的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)了工作流程的優(yōu)化和簡化，大量編輯、出版、發(fā)行業(yè)務(wù)通過網(wǎng)上操作和流轉(zhuǎn)，大幅度減少了聯(lián)系、等待、傳遞等時(shí)間，提高了決策審批效率和辦理實(shí)施效率，同時(shí)解決了重復(fù)錄入、浪費(fèi)人力的問題，極大地解放了生產(chǎn)力。工作流程納入ERP系統(tǒng)后，工作流轉(zhuǎn)清晰透明，上下道工序之間相互監(jiān)督制約，有效解決了過去存在的相互扯皮、人為拖延、影響效率的問題，部門之間、工序之間的協(xié)同配合達(dá)到高效化，工作的計(jì)劃性和計(jì)劃的執(zhí)行力大大增強(qiáng)。

第三，提升了精細(xì)化管理水平。過去，生產(chǎn)經(jīng)營數(shù)據(jù)來自多個(gè)部門，相互矛盾，“賬實(shí)不符、賬賬不符”等粗放經(jīng)營問題長期存在，一直得不到很好解決。平章公司創(chuàng)立的ERP系統(tǒng)，通過先進(jìn)的管理模式、科學(xué)的流程設(shè)計(jì)、精確的核算體系，充分體現(xiàn)了精細(xì)化管理、科學(xué)化管理的原則，在推動出版社實(shí)現(xiàn)由粗放式管理向精細(xì)化管理轉(zhuǎn)變方面發(fā)揮了重要作用。ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了編務(wù)、生產(chǎn)、發(fā)行、倉儲、財(cái)務(wù)等各個(gè)部門基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的集成和統(tǒng)一，保證了經(jīng)營數(shù)據(jù)的唯一性、準(zhǔn)確性、可靠性，使出版社的精細(xì)化管理水平得到顯著提升。ERP系統(tǒng)的建設(shè)，突破了單品種圖書核算的難題，實(shí)現(xiàn)了單品種圖書的動態(tài)效益分析，為實(shí)行績效考核提供了支持。

第四，強(qiáng)化了經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)控制。ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了對經(jīng)營數(shù)據(jù)、成本情況的真實(shí)、及時(shí)反映，解決了過去存在的滯后、階段性失實(shí)的問題，使社領(lǐng)導(dǎo)能夠隨時(shí)了解掌握經(jīng)營狀況，防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。過去，社里對圖書庫存、紙張庫存情況的掌握若明若暗，現(xiàn)在每天都可以實(shí)現(xiàn)盤庫，及時(shí)掌握庫存情況。通過程序化、透明化管理，強(qiáng)化了相互監(jiān)督與制約，有效杜絕了人為更改數(shù)據(jù)、信息及徇私舞弊等問題的發(fā)生。

第五，提高了快速應(yīng)對市場變化的能力。過去，由于缺乏信息系統(tǒng)的支持，出版社對市場信息的掌握存在著滯后性，難以做到靈活快速地應(yīng)對市場變化。ERP系統(tǒng)投入使用后，社領(lǐng)導(dǎo)、社內(nèi)各部門、每個(gè)編輯都能通過信息系統(tǒng)實(shí)時(shí)了解到圖書銷售、回款等市場信息，可以根據(jù)市場變化及時(shí)調(diào)整和改進(jìn)出版策略、營銷策略，提高圖書出版和經(jīng)營的針對性、有效性。ERP系統(tǒng)建成后，出版社與圖書銷售商實(shí)現(xiàn)了信息互通，出版社可以及時(shí)了解銷售商的需求，及時(shí)予以滿足;銷售商也能夠及時(shí)了解出版社的產(chǎn)品特點(diǎn)，有針對性地組織銷售，從而進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)社店雙贏。