[摘 要]伴隨信息時代的飛速發(fā)展，檔案信息化建設(shè)日漸成為檔案界普遭關(guān)注的焦點。加強檔案信息化建設(shè)成為檔案事業(yè)適應(yīng)時代發(fā)展的必然選擇和提高檔案信息服務(wù)水平的必由之路。因此，如何抓住信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展的機遇，充分發(fā)揮檔案信息來源的優(yōu)勢，是擺在每個檔案工作者面前迫切需要解決的課題。

[關(guān)鍵詞]檔案管理 信息化 現(xiàn)狀 發(fā)展趨勢 重要因素 解決途徑 檔案管理作為一種知識管理在社會發(fā)展中具有越來越重要的地位和作用。檔案信息作為國家信息資源的基礎(chǔ)性資源，加快檔案信息化進程，不僅是社會信息化的需要，也是信息時代檔案工作現(xiàn)代化的需要，更是充分開發(fā)利用檔案信息資源的需要。本文從檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢出發(fā)，闡述了解決檔案信息化建設(shè)的一些具體途徑，

1 檔案和檔案管理信息化的現(xiàn)狀

所謂檔案是指國家機構(gòu)、社會組織和個人在社會活動中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧D像、聲音及其它各種形式的原始記錄。主要分為文書檔案、司法檔案、會計檔案、藝術(shù)檔案、人事檔案、教學(xué)檔案、外交檔案、科技檔案、照片檔案、實物檔案、聲像檔案。

檔案管理主要包括兩個方面的內(nèi)容：一是對檔案資源的管理，也稱檔案實體管理；二是對檔案中所包含的信息的管理，又稱檔案信息組織。檔案實體管理包括檔案的收集、整理、鑒定、保管等內(nèi)容，通過檔案資源建設(shè)來建立科學(xué)合理的館藏體系，為檔案的現(xiàn)代化管理打下基礎(chǔ)。檔案管理活動與其它文獻管理活動同樣，包含了信息的輸入、存貯、加丁、輸出這樣一個信息傳輸過程，是一種信息控制系統(tǒng)。信息系統(tǒng)是借助現(xiàn)代的數(shù)字技術(shù)，引進現(xiàn)代管理概念，對落后的經(jīng)營模式、僵化的組織結(jié)構(gòu)。低效的管理流程等進行全面而深刻的改革，只有進一步提高信息系統(tǒng)建設(shè)的內(nèi)涵和質(zhì)量，才能逐步實現(xiàn)由傳統(tǒng)的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒l(fā)展的關(guān)鍵階段。

2 檔案信息化管理的發(fā)展趨勢

檔案信息自動化系統(tǒng)管理的目的在于開發(fā)應(yīng)用，離開推進應(yīng)用水平的提高，就脫離了實際。加強管理的指導(dǎo)思想，一是要積極進取，開拓創(chuàng)新，爭取條件采取先進技術(shù)；二是要充分掌握系統(tǒng)的綜合性、統(tǒng)一性，統(tǒng)籌兼顧，全面安排，調(diào)動各方面的積極性；三是要從現(xiàn)實出發(fā)，循序漸進。如何提高應(yīng)用水平，需要深入考察與自動化系統(tǒng)相關(guān)的諸多方面的情況及變化趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑。

加快檔案信息自動化系統(tǒng)建設(shè)，實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的計算機化，是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。我國檔案部門經(jīng)過艱苦創(chuàng)業(yè)，使系統(tǒng)不斷向信息管理的目標(biāo)推進。為全面實現(xiàn)檔案信息管理的現(xiàn)代化做了準(zhǔn)備。檔案信息自動化系統(tǒng)是一項需要運用多種學(xué)科知識，多專業(yè)配合，多部門協(xié)作，多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程。廣大檔案工作者在實踐中，必須有一個去粗取精，去偽存真的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。

3 阻礙檔案信息化建設(shè)的重要因素

隨著檔案管理受重視程度的大大提高以及信息科學(xué)技術(shù)的進步，檔案管理的設(shè)施不斷得到完善、更新。目前，檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件雜亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。在實際工作中，廣大檔案工作者在檔案信息化建設(shè)中遇到了不小的阻礙。主要表現(xiàn)為：

3.1 檔案信息管理人員素質(zhì)偏低、待遇較差、隊伍不穩(wěn)定。阻礙了先進技術(shù)在檔案管理中的運用。實現(xiàn)檔案信息電子化，管理人員要有較高的知識層次和先進技術(shù)水平，對檔案管理人員的專業(yè)技能要求既懂得檔案管理，又要能夠掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才，而目前我國的檔案管理人員中，尤其在基層檔案館，極度缺乏能系統(tǒng)掌握檔案管理及信息技術(shù)的復(fù)合型人才，這使得人員素質(zhì)成為制約先進枝術(shù)應(yīng)用的重要因素。

3.2 檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，彼此開發(fā)的軟件不能互用，沒有一個既適用于文件檢索，又可用于檔案信息管理的計算機軟件管理系統(tǒng)。由于不能互換，也就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地編輯信息成果，因而制約了檔案信息電子化的進程。

3.3 檔案信息系統(tǒng)的安全問題成為檔案管理信息化建設(shè)順利發(fā)展的重要因素。檔案信息系統(tǒng)的安全主要體現(xiàn)在電子文件和電子檔案數(shù)據(jù)的安全、檔案信息在網(wǎng)絡(luò)利用中的安全等方面，也可能受到人為因素或存儲介質(zhì)的影響而產(chǎn)生一系列問題，進而影響著企業(yè)信息化和企業(yè)檔案信息化的進程。

3.4 在檔案管理的信息化建設(shè)上，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠、檔案意識淡薄、投入經(jīng)費不足、使用設(shè)備不全、硬件條件偏差、管理模式呆板等一系列因素嚴(yán)重制約了檔案信息化建設(shè)工作的進程。

4 解決檔案信息化建設(shè)的具體措施

4.1 檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫目前，檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施，抓好知識更新，引進科學(xué)的信息技術(shù)成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要，只有加快檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革，培養(yǎng)復(fù)合型人才。才是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對策。

4.2 提高檔案信息化建設(shè)工作的宣傳力度

從一定程度講，檔案是可開放的信息資源。但員工對檔案信息系統(tǒng)帶來的服務(wù)沒有分認(rèn)識到位，還需加強宣傳，擴大檔案信息資源的使用，制定相關(guān)管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，促進檔案信息系統(tǒng)規(guī)范化建設(shè)。

4.3 加強檔案信息數(shù)據(jù)的安全管理

信息安全管理是檔案管理信息化工作的核心要素。檔案信息的安全包括檔案管理系統(tǒng)軟硬件自身的安全，還包括檔案信息傳播的安全，即信息不被許可的人知曉、獲得。

第一，安全管理制度應(yīng)從機房管理、軟件管理、操作、監(jiān)督等多方面著手，以維護計算機系統(tǒng)的物理安全。硬件方面的問題可以通過技術(shù)手段來解決，在選擇、設(shè)計檔案管理系統(tǒng)時要充分考慮到系統(tǒng)的安全性；第二，檔案信息化管理應(yīng)采取僅供內(nèi)部工作人員使用的封閉式網(wǎng)絡(luò)，建網(wǎng)時就應(yīng)實行物理隔離，以保證網(wǎng)絡(luò)的基本安全。還可通過數(shù)據(jù)庫加密、用戶分類、數(shù)據(jù)備份等手段保護計算機數(shù)據(jù)安全，在企業(yè)檔案信息化建設(shè)中針對檔案信息系統(tǒng)實施等級保護的方法，通過企業(yè)物流、信息流運動中的重要性、完整性、保密性及這些屬性消失之后可能造成的損失，確定其應(yīng)有的安全等級和信息安全要求，防止未受權(quán)者進行違規(guī)操作。

總之，在新的歷史條件下，檔案人員除了繼續(xù)做好檔案信息資源的收集和保管，更多的還要了解用戶的需求，擴大服務(wù)內(nèi)容，加強檔案的保管和利用，有效整合各種檔案資源，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，通過檔案管理信息平臺，以檔案現(xiàn)代化管理為突破口，理順管理機制、強化管理意識、創(chuàng)新管理方法和管理手段，提升管理質(zhì)量和管理水平，使檔案管理工作與時俱進，緊跟信息化發(fā)展的步伐。真正實現(xiàn)檔案管理的智能化、自動化、提高檔案管理的整體水平，使之更好地服務(wù)于我國改革開放和建設(shè)有中國特色社會主義的偉大事業(yè)。