[摘 要]通過對電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制特點的分析，初步探討了其主要內(nèi)容和可能存在的問題強化和突出電算化環(huán)境下會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度建設(shè)，不斷探索適合電算化環(huán)境的內(nèi)部控制措施是當前會計理論和實務(wù)面臨的首要問題。

[關(guān)鍵詞]電算化 會計信息系統(tǒng) 內(nèi)部控制

1 電算化會計系統(tǒng)對內(nèi)部控制的特殊要求主要體現(xiàn)在以下幾方面：

1.1 計算機的使用改變了企業(yè)會計核算的環(huán)境

企業(yè)使用計算機處理會計和財務(wù)數(shù)據(jù)后，企業(yè)的會計核算的環(huán)境發(fā)生了很大的變化，會計部門的組成人員從原來由財務(wù)、會計專業(yè)人員組成，轉(zhuǎn)變?yōu)橛韶攧?wù)、會計專業(yè)人員和計算機數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的管理人員及計算機專家組成。會計部門不僅利用計算機完成基本的會計業(yè)務(wù)，還能利用計算機完成各種原先沒有的或由其他部門完成的更為復(fù)雜的業(yè)務(wù)活動，如人力資源規(guī)劃等。

1.2 電算化會計系統(tǒng)改變了會計憑證的形式

在電算化會計系統(tǒng)中，會計和財務(wù)的業(yè)務(wù)處理方法和處理程序發(fā)生了很大的變化，各類會計憑證和報表的生成方式、會計信息的儲存方式和儲存媒介也發(fā)生了很大的變化。原先反映會計和財務(wù)處理過程的各種原始憑證、記帳憑證、匯總表、分配表、工作底稿等作為基本會計資料書面形式的資料減少了，有些甚至消失了。

1.3計算機的使用提高了控制舞弊、犯罪的難度

隨著計算機使用范圍的擴大，利用計算機進行的貪污、舞弊、詐騙等犯罪活動也有所增加，由于儲存在計算機磁性媒介上的數(shù)據(jù)容易被篡改，有時甚至能不留痕跡地篡改，數(shù)據(jù)庫技術(shù)的提高使數(shù)據(jù)高度集中，未經(jīng)授權(quán)的人員有可能通過計算機和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件，復(fù)制、偽造、銷毀企業(yè)重要的數(shù)據(jù)。

由此可見，計算機會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度與手工會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度相比較，計算機會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制是范圍大、控制程序復(fù)雜的綜合性控制，是控制的重點為職能部門和計算機數(shù)據(jù)處理部門并重的全面控制，是人工控制和計算機自動控制相結(jié)合的多方位控制。

2 電算化會計信息系統(tǒng)的應(yīng)用控制

電算化會計信息系統(tǒng)的應(yīng)用控制是指影響系統(tǒng)特定用途的控制，即為適應(yīng)會計處理的特殊要求而建立及實施的控制。應(yīng)用控制是一般控制的深化，可以在一般控制的基礎(chǔ)上，直接深入到具體的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理。為數(shù)據(jù)處理的準確性、完整性和可靠性提供最后的保證。應(yīng)用控制主要包括3個方面：輸入控制、處理控制、輸出控制。

2.1 輸入控制，目前電算化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入手段有鍵盤手工輸入、軟盤轉(zhuǎn)入和網(wǎng)絡(luò)傳送等，其中鍵盤手工輸入應(yīng)用得最多，也最易出錯。只有輸入正確的數(shù)據(jù)，才能進行正確的處理。

2.2 處理控制。處理控制是對數(shù)據(jù)處理的準確性和可靠性的控制。數(shù)據(jù)處理的準確、可靠，雖然在很大程度上依賴于輸人數(shù)據(jù)的準確性、計算機硬件和軟件安裝的可靠性，但是，即使這方面都有其保證措施，仍然可能出現(xiàn)一些問題。還必須設(shè)置處理控制措施，采用各種技術(shù)手段對輸人數(shù)據(jù)的準確性進行校驗。

2.3 輸出控制。財務(wù)軟件的輸出功能一般包括查詢輸出、打印輸出和向軟盤輸出或運用網(wǎng)絡(luò)輸出等方式。要對打印或下載的文檔資料嚴格控制，對儲存輸出數(shù)據(jù)的各種磁盤或其他磁性介質(zhì)也要采取各種控制措施，并建立輸出資料控制制度，由專人負責分發(fā)、保管并登記輸出資料的使用者、分發(fā)日期、打印份數(shù)或下載情況；同時對發(fā)生的差錯、丟失、泄密等事故要進行記錄，仔細檢查、分析形成事故的原因是操作員的過錯還是程序本身的，并能采取相應(yīng)的避免措施或改進措施。軟件應(yīng)對各種輸出要求進行權(quán)限設(shè)置，未經(jīng)授權(quán)，計算機拒絕執(zhí)行其輸出要求。

3 電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制存在的問題

在電算化會計信息系統(tǒng)環(huán)境下，賬務(wù)處理結(jié)果及數(shù)據(jù)文件都存儲在計算機或磁盤等電子介質(zhì)上，不像手工會計系統(tǒng)那樣直觀，特別是在磁盤上更改數(shù)據(jù)不會留下任何痕跡，而在計算機內(nèi)部，會計數(shù)據(jù)無論是形態(tài)還是結(jié)構(gòu)卻發(fā)生了變化，這對會計數(shù)據(jù)的真實性、有效性和完整性都造成了威脅，一旦出現(xiàn)舞弊行為，后果將是嚴重的和難以發(fā)現(xiàn)的。目前，在會計工作實踐中，電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制存在的問題主要表現(xiàn)在以下3個方面。

3.1 數(shù)據(jù)的安全性差。如果不加強電算化會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全方面的控制。數(shù)據(jù)丟失和毀損的可能性就會大大增加，并造成財務(wù)軟件的程序控制失效。為了保證會計信息的安全性、可靠性，財政部曾制定了相關(guān)的規(guī)則，對財務(wù)軟件必須具有的安全性做了一些具體規(guī)定和指導(dǎo)意見。

3.2 差錯的反復(fù)性和嚴重性。手工會計系統(tǒng)中數(shù)據(jù)處理環(huán)節(jié)分散于多個部門、多個員工，一個部門或人員的差錯往往可以在下個環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)和糾正，電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理的高速性和集中性都使得出現(xiàn)差錯的危險性增大，因此，電算化會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)處理各環(huán)節(jié)和系統(tǒng)硬件設(shè)施等方面都需要加強控制。

3.3 管理和監(jiān)督的有效性差。根據(jù)財政部的有關(guān)規(guī)定，以計算機代替手工記賬的單位必須達到一定條件，并且需要經(jīng)有關(guān)財政部門或上級主管部門的審批：運用互聯(lián)網(wǎng)輸出、輸入或處理數(shù)據(jù)，還需要到公安部門登記注冊，但是，實際上部分單位未經(jīng)審批就直接采用計算機代替手工記賬；更為嚴重的是，有些單位未能滿足相關(guān)條件就正式使用計算機代替手工記賬。計算機代替手工記賬的單位必須建立完善的電算化管理制度，有些單位雖然建立了內(nèi)部管理制度，但徒有虛名并沒有切實執(zhí)行。也有一些單位由同一個人按照不同的姓名口令進入系統(tǒng)去完成憑證輸人和復(fù)核兩項不兼容的工作。

4 電算化會計信息系統(tǒng)實施內(nèi)部控制的方法與措施

以上是從控制方式和系統(tǒng)構(gòu)成對電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制內(nèi)容的認識，下面將從電算化會計信息系統(tǒng)的構(gòu)成探討實施內(nèi)部控制的方法與措施。

4.1 電算化會計信息系統(tǒng)的一般控制(普通控制)由于會計電算化知識與功能相對集中，必須制定相應(yīng)的組織和管理制度，部門之間實施組織控制，部門內(nèi)部實施崗位分工控制，明確部門內(nèi)部各崗位相關(guān)人員的職責權(quán)限和維護人員的職權(quán)是不相容的，必須分工明確，不得兼任，同時，各崗位人員要保持相對穩(wěn)定。

4.2 電算化會計信息系統(tǒng)的運行控制是為了使電算化會計信息系統(tǒng)能適應(yīng)會計處理的特殊要求而建立的各種能防止、檢測及更正錯誤和處置舞弊行為的控制制度和措施。運行控制不同于一般控制，它是為保證整個系統(tǒng)的安全、可靠地運行而建立的控制制度和措施；運行控制是針對某個具體應(yīng)用子系統(tǒng)的控制，處理控制的主要目的是保證數(shù)據(jù)計算的準確性和數(shù)據(jù)傳遞的合法性、完整性和一致性，主要是對業(yè)務(wù)處理程序、方法進行控制，包括軟件控制和硬件控制。軟件控制是審查軟件對數(shù)據(jù)的計算等處理是否正確，是應(yīng)用控制的關(guān)鍵。硬件控制是通過計算機硬件系統(tǒng)本身控制數(shù)據(jù)的準確性、完整性，一般由計算機硬件制造商進行設(shè)置。輸出控制是對系統(tǒng)的輸出結(jié)果進行控制，其主要目的是保證輸出數(shù)據(jù)的準確性，輸出內(nèi)容的及時性和適用性，如用已結(jié)賬數(shù)據(jù)打印賬簿應(yīng)給予必要的標識等。

4.3 電算化會計信息系統(tǒng)的系統(tǒng)開發(fā)過程控制系統(tǒng)開發(fā)控制是為了防止系統(tǒng)在開發(fā)過程中可能出現(xiàn)錯誤和偏差以保證系統(tǒng)的內(nèi)部控制和審查線索，使系統(tǒng)設(shè)計合理、正確。

4.4 系統(tǒng)的安全控制電算化會計信息系統(tǒng)的安全控制是指如何采取有力的控制制度和措施來保證系統(tǒng)安全、可靠地運行。系統(tǒng)的安全控制主要包括系統(tǒng)的接觸控制、后備控制和環(huán)境安全控制等內(nèi)容。

綜上所述，會計電算化系統(tǒng)的產(chǎn)生和發(fā)展，極大地提高了會計的工作效率，但是任何計算機系統(tǒng)都不是無懈可擊的，制度也不可能天衣無縫，應(yīng)順應(yīng)會計電算化的發(fā)展潮流，建立和完善企業(yè)的內(nèi)部控制制度，才能充分發(fā)揮會計電算化的高效性及準確性，確保企業(yè)財產(chǎn)的安全，為企業(yè)經(jīng)營決策提供完整的信息，創(chuàng)造更高的效益。