摘要:一個(gè)成功的項(xiàng)目，通常有三個(gè)要素:時(shí)間的要素──完成的時(shí)間要“快”。成本的要素──完成的成本要“便宜”。效果的要素──完成后的表現(xiàn)要“好”。如何做好項(xiàng)目管理，也就是如何準(zhǔn)確把握這三要素，本文談了一些小技巧，僅供參考。

關(guān)鍵詞:項(xiàng)目管理 時(shí)間 成本 效果

一個(gè)成功的項(xiàng)目，通常有三個(gè)要素:

時(shí)間的要素──完成的時(shí)間要“快”。

成本的要素──完成的成本要“便宜”。

效果的要素──完成后的表現(xiàn)要“好”。

這三個(gè)彼此互斥的要素，就像一個(gè)等邊三角形的三邊一樣，缺了一邊，或任何一邊比其它兩面邊短，我們就不能再稱這個(gè)三角形為等邊三角形了。

在我的經(jīng)驗(yàn)中，如果在這三個(gè)要素中袛要做到一項(xiàng)的話，這種專案好做，百分之八、九十以上的項(xiàng)目經(jīng)理大概都可以勝任愉快。如果在三個(gè)要素中要做到兩項(xiàng)，就不是一般的項(xiàng)目經(jīng)理能勝任的了。在比率上，我認(rèn)為能把以上三個(gè)要素中的任何兩項(xiàng)做到的項(xiàng)目經(jīng)理，大概 不會(huì)超過百分之五十。真正能夠把項(xiàng)目中三個(gè)主要需求都能做到的高手，在一百位項(xiàng)目經(jīng)理中，最多不到十個(gè)。

有人聽我這么說也許會(huì)不服氣，認(rèn)為我在這里危言聳聽，亂嚇唬人。他們不了解我的本意。我的本意祗有兩點(diǎn):

第一，項(xiàng)目成功的要素，彼此之間是魚與熊掌的關(guān)系。

第二，要兼顧的難度，是照幾何級(jí)數(shù)上升而不是按算術(shù)級(jí)數(shù)上升。

這樣一個(gè)三角難題，要我們?cè)趺慈ソ饽?我認(rèn)為應(yīng)該從兩方面去著手。

第一，我如果是個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理，一定要問:

什么是“好”?

什么是“快”?

什么是“便宜”?

“好”字咱們中國人用來真是千變?nèi)f化，神奇不已。有時(shí)用來作副詞，像說:這顏色“好”漂亮。有時(shí)用來做動(dòng)詞;說那個(gè)家伙很“好”色，可不是什么恭維之詞?！昂谩弊钟玫角√?，又變成了另外意思的代名詞了。別人問:“這個(gè)女孩子怎么樣?”你說;“她很好”，言下之意，就是不很漂亮。別人問:“這個(gè)人怎么樣?”，你回答:“他很好”，言下之意，就是他不太能干。同時(shí)，某一個(gè)人認(rèn)為好的，另外一個(gè)并不認(rèn)為好，這是我們?nèi)粘Ｉ钪谐Ｔ庥龅降膯栴}。

在項(xiàng)目管理中，好就是好，不好就是不好，這沒有什么主觀或客觀的差異，也沒有什么明示或暗示的問題存在。要談到項(xiàng)目管理中“好”的定義，第一個(gè)條件就是要看它是不是有用?！坝杏谩焙汀澳苡谩笔莾苫厥隆：芏唷澳苡玫摹睎|西不一定“有用”，這牽涉到客觀價(jià)值的問題。有一天，我在臺(tái)北的街上看到一個(gè)年輕人開了一部德國制的跑車，車尾上還有一塊壓風(fēng)板的那型。我心想，在臺(tái)北這種交通堵塞、寸步難行的情況下，開這種跑車真是龍游淺水，英雄無用武之地。這部跑車算不算是部好車呢?當(dāng)然算。但在臺(tái)北街頭這種客觀環(huán)境之下，它還算不算是部好車?當(dāng)然不算。

“好”的第二個(gè)條件，要看它是不是能達(dá)到原先要達(dá)到的目的。 如果說目的是代步，汽車比腳踏車好;如果說目的是運(yùn)動(dòng)，腳踏車卻比汽車好。在日常生活中，有人叫你去買蘋果，結(jié)果你買了橘子回來。蘋果和橘子雖然不是一樣，但也許還勉強(qiáng)可以混過去。在項(xiàng)目管理上，如果要的是蘋果，交貨的時(shí)候卻變成了橘子，這就不能算是一個(gè)成功的項(xiàng)目。為了避免這種錯(cuò)誤，項(xiàng)目經(jīng)理必須在項(xiàng)目設(shè)計(jì)時(shí)把項(xiàng)目結(jié)果的規(guī)格先弄清楚。口說無憑，要的東西都要寫下來。交貨的時(shí)候，如果我交給你的是規(guī)格上寫明的東西，那我就算給你一個(gè)“好”東西。

不管項(xiàng)目的成果是什么，也許是一套軟件系統(tǒng)，或一部新的機(jī)器，或一條新修的鐵路……凡是好的東西，一定是容易用的東西。當(dāng)錄像機(jī)剛出來旳時(shí)候，懂得怎么用它去錄電視節(jié)目，真是一門大學(xué)問。在我的朋友中，大多數(shù)人都不會(huì)用，尤其是太太們，十有九人不會(huì)用它。不會(huì)用、不敢用之人中，很多還都擁有博士學(xué)位。為什么?因?yàn)樗O(shè)計(jì)得太復(fù)雜，太不容易用了。后來有兩個(gè)中國工程師，想出一個(gè)辦法，請(qǐng)每個(gè)電視臺(tái)把每個(gè)節(jié)目都用一個(gè)不同的數(shù)字來代替，到時(shí)候任何人只要把他想錄節(jié)目的代號(hào)輸進(jìn)錄像控制器中，節(jié)目時(shí)間一到，錄像開始，這樣一來，人人會(huì)用錄像機(jī)。從項(xiàng)目管理“好”的定義來看，簡(jiǎn)單、好用的東西，就是“好”的東西。

一個(gè)項(xiàng)目的產(chǎn)品，除了有用和好用之外，還要具有可塑性和可擴(kuò)展的彈性。前者表示它的功能，在必要時(shí)可以加以改變。后者表示在時(shí)間上，它不但可以持久并能擴(kuò)展。美國的超級(jí)公路，是艾森豪主政時(shí)的德政，在設(shè)計(jì)上，考慮到必要時(shí)可供噴射戰(zhàn)斗機(jī)起落。擴(kuò)充性比可塑性更重要。如果說一套計(jì)算機(jī)實(shí)用軟件的設(shè)計(jì)，在開發(fā)完成上線不久，就不能滿足公司業(yè)務(wù)上的新需要的話，設(shè)計(jì)這套系統(tǒng)的項(xiàng)目還夠格稱為一個(gè)好項(xiàng)目嗎?當(dāng)然，未來的需要也許不是目前能預(yù)料的，為了不可預(yù)測(cè)的將來而犧牲了現(xiàn)在的需要當(dāng)然不對(duì)，但無論如何，一個(gè)好的項(xiàng)目，它所設(shè)計(jì)的產(chǎn)品必須具有容易修改，可以擴(kuò)充，并且不會(huì)馬上就失效的彈性。缺乏有這種彈性的產(chǎn)品，就不是一個(gè)好的產(chǎn)品。一個(gè)生產(chǎn)沒有彈性產(chǎn)品的項(xiàng)目，就不能算是一個(gè)好的項(xiàng)目。

但是一般所謂好的項(xiàng)目，究竟指的是什么呢?換句話說，怎么知道這個(gè)項(xiàng)目是成功的項(xiàng)目或失敗的項(xiàng)目呢?你祗要問:

項(xiàng)目的結(jié)果能否使公司的收入增加?

項(xiàng)目的結(jié)果能否使公司的支出減少?

項(xiàng)目的結(jié)果能否使公司的服務(wù)加強(qiáng)?

能達(dá)到這三個(gè)目的，就是好的項(xiàng)目。

因此，項(xiàng)目經(jīng)理最容易犯的一個(gè)錯(cuò)誤，就是在完工日期的預(yù)測(cè)上，為了討好上司的要求而盡量樂觀。同時(shí)，老是用歷史的數(shù)據(jù)或別人的經(jīng)驗(yàn)來影響自己的預(yù)測(cè)，殊不知每個(gè)項(xiàng)目的客觀條件和外在環(huán)境都不一樣。項(xiàng)目經(jīng)理在作完工預(yù)測(cè)時(shí)，千萬要記得一個(gè)教訓(xùn):你的老板或客戶不會(huì)記得你告訴他多快可以完工，因?yàn)樵倏焖麄兌紩?huì)嫌慢，但如果你告訴他們?cè)撏旯さ臅r(shí)候完不了工，那你的麻煩可大了。所以在預(yù)估時(shí)，膽子放小點(diǎn)，時(shí)間放長些。

還有一點(diǎn)更重要:老板們當(dāng)然不喜歡聽壞消息，但更不喜歡聽出人意外的壞消息，因此當(dāng)完工的預(yù)測(cè)如果出問題的時(shí)候，絕不能隱瞞，硬著頭皮也要讓老板知道。

要達(dá)到預(yù)期完工的要求，項(xiàng)目經(jīng)理一定要懂得怎么把一個(gè)規(guī)模大、時(shí)間長的項(xiàng)目，分成不同的階段來完成。在每個(gè)階段中，又要根據(jù)每階段不同的重點(diǎn)分別來作完工預(yù)測(cè)。工程分得越細(xì)，預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確性就越高。這道理很普通，但做起來卻很困難，因?yàn)樾枰苤茉數(shù)挠?jì)劃和分析。計(jì)劃和分析要花腦筋，可不是每個(gè)人都能做到的。說了半天，快字訣祗有一點(diǎn)，如果一切按照計(jì)劃，這就合乎快的原則，否則就是不快。該完工時(shí)完工就是快，否則就是慢。

至于什么是“便宜”?我以為省錢不是項(xiàng)目管理中最重要的目的。一個(gè)項(xiàng)目該花多少錢，是應(yīng)該早就算出來的。一般來說，如果實(shí)際的花費(fèi)和預(yù)估的花費(fèi)差別在30%左右，應(yīng)該是能接受的范圍;超過百分之三十，表示預(yù)算做得不徹底。

在項(xiàng)目管理里，最難預(yù)估的不是完工的時(shí)間，而是項(xiàng)目的預(yù)算。項(xiàng)目經(jīng)理在這方面遭受的壓力，比什么都大，因此，在做預(yù)算的時(shí)候，必須面對(duì)現(xiàn)實(shí)，既不能故意灌水，也不能故意過份樂觀。

一位有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理，一定要懂得怎么做“取舍分析”(Trade-offAnalysis);換言之，懂得“棄車保帥”的重要性。如果我們用我提到過的“快、好、便宜”來作標(biāo)準(zhǔn)，有的時(shí)候三者可以祗取其一，或者祗取其二，這就是我們所謂的“取舍分析”。

項(xiàng)目的目的，不外乎增加公司收入、節(jié)省公司支出和提升公司服務(wù)水準(zhǔn)三者。項(xiàng)目的成功與否，取決于項(xiàng)目完成是否又快又好又便宜。這個(gè)三角關(guān)系雖然難解，但并非無解。運(yùn)用之妙，存乎一心。我在此文中談到的一些技巧，有點(diǎn)像野人獻(xiàn)曝，希望有些參考價(jià)值。