摘要:內(nèi)部控制作為企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)自我調(diào)節(jié)、自我約束的內(nèi)在機(jī)制，在企業(yè)管理系統(tǒng)中具有舉足輕重的作用。電算化會(huì)計(jì)環(huán)境下的內(nèi)部控制制度應(yīng)不斷地調(diào)整、改善，以保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的可靠性和真實(shí)性，提高單位的經(jīng)濟(jì)效益。

關(guān)鍵詞:會(huì)計(jì)電算化 內(nèi)部控制 手工會(huì)計(jì)

會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部控制是內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的特殊形式，即運(yùn)用電子信息技術(shù)手段建立內(nèi)部會(huì)計(jì)控制系統(tǒng)，減少和消除人為操縱因素，確保內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的有效實(shí)施。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化進(jìn)一步向深層次發(fā)展，無(wú)疑給企業(yè)帶來(lái)了巨大的效益，同時(shí)也給內(nèi)部控制提出了新的問(wèn)題和挑戰(zhàn)。

1 會(huì)計(jì)電算化給內(nèi)部控制提出了新的要求

從傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)到會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)，系統(tǒng)內(nèi)部控制的基本要求和目標(biāo)沒(méi)有變，會(huì)計(jì)核算的復(fù)式記賬和借貸平衡基本原理和方法沒(méi)有變，但由于會(huì)計(jì)信息處理實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化，使得會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理程序和工作組織發(fā)生了質(zhì)的變化，由此引發(fā)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制體系也出現(xiàn)了一些新的特點(diǎn)和變化。

執(zhí)行主體的變化導(dǎo)致內(nèi)部控制實(shí)施主體的變化。在會(huì)計(jì)電算化下，盡管計(jì)算機(jī)不能取代人工條件下的所有工作，但是，關(guān)鍵的會(huì)計(jì)信息處理和業(yè)務(wù)核算工作已由會(huì)計(jì)電算化軟件集中進(jìn)行，會(huì)計(jì)工作的執(zhí)行主體演變?yōu)槿伺c電算化軟件兩個(gè)因素且電算化軟件是主要的執(zhí)行因素。電算化軟件導(dǎo)致的系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)成為會(huì)計(jì)系統(tǒng)中內(nèi)部控制的主要風(fēng)險(xiǎn)。

操作不當(dāng)問(wèn)題是電算化條件下會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理程序中最關(guān)鍵的內(nèi)部控制問(wèn)題。電算化會(huì)計(jì)中，電子計(jì)算機(jī)輸出的數(shù)據(jù)是在程序控制之下對(duì)輸入的數(shù)據(jù)源自動(dòng)進(jìn)行加工處理并儲(chǔ)存于磁性介質(zhì)上，所有記賬、分析及編制會(huì)計(jì)報(bào)表等工作均在計(jì)算機(jī)程序的控制下自動(dòng)進(jìn)行。然而，所有數(shù)據(jù)都源于憑證庫(kù)，而憑證庫(kù)中的原始數(shù)據(jù)是由員工事先進(jìn)行審核和輸入計(jì)算機(jī)的，一旦原始數(shù)據(jù)在輸入中發(fā)生差錯(cuò)，計(jì)算機(jī)無(wú)法識(shí)別，只會(huì)將錯(cuò)就錯(cuò)地進(jìn)行各種計(jì)算工作，就會(huì)引起日記賬、明細(xì)賬和報(bào)表等一系列的錯(cuò)誤?？梢?jiàn)自動(dòng)處理數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性完全依賴于原始數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性。會(huì)計(jì)電算化的這一固有弱點(diǎn)對(duì)內(nèi)部控制提出了新的具體要求，即一切數(shù)據(jù)的處理方法和過(guò)程都必須規(guī)范化并保持準(zhǔn)確性和相對(duì)的穩(wěn)定性，這樣才能保證會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。

會(huì)計(jì)電算化下數(shù)據(jù)與責(zé)任的高度集中衍生出一系列重要的內(nèi)部控制問(wèn)題。在手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的每個(gè)環(huán)節(jié)都要經(jīng)過(guò)某些具有相應(yīng)權(quán)限人員的審核和簽章。但實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，職能劃分有了巨大的變化，業(yè)務(wù)處理全部都是以電算化系統(tǒng)為主，電算化功能和知識(shí)的高度集中導(dǎo)致了職責(zé)的集中，特別是會(huì)計(jì)人員的職能開始從核算型向管理型轉(zhuǎn)移。某些人員既可從事數(shù)據(jù)的輸入，又可負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的輸出和報(bào)送。如果不加強(qiáng)內(nèi)部控制，計(jì)算機(jī)操作人員就有機(jī)會(huì)直接對(duì)使用中的程序和數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行修改，操縱處理結(jié)果，從而加大出現(xiàn)錯(cuò)誤和舞弊的風(fēng)險(xiǎn)。

會(huì)計(jì)資料存儲(chǔ)介質(zhì)的變化導(dǎo)致會(huì)計(jì)資料管理方面出現(xiàn)一系列內(nèi)部控制問(wèn)題。在手工方式下，會(huì)計(jì)信息以賬、證、表等方式存儲(chǔ)在不同的紙介質(zhì)上，增刪、修改會(huì)計(jì)憑證或會(huì)計(jì)賬冊(cè)都可以從各自的筆跡和印章上分清責(zé)任。但實(shí)行電算化后，數(shù)據(jù)的載體不同了，信息來(lái)源于數(shù)據(jù)和程序并且從一開始就存儲(chǔ)在各種磁性介質(zhì)上。有些業(yè)務(wù)或處理結(jié)果可能不被打印出來(lái)，只有依靠電子計(jì)算機(jī)才能閱讀這些數(shù)據(jù)。如果缺乏適當(dāng)?shù)膬?nèi)部控制，未經(jīng)批準(zhǔn)擅自改動(dòng)數(shù)據(jù)的可能性就明顯增大，而且數(shù)據(jù)改動(dòng)后不會(huì)留下任何痕跡。會(huì)計(jì)電算化引發(fā)了會(huì)計(jì)信息存儲(chǔ)介質(zhì)的一次革命，原來(lái)手工條件下的紙介質(zhì)為磁性存儲(chǔ)介質(zhì)所代替。磁性存儲(chǔ)介質(zhì)直觀性差，數(shù)據(jù)涂改不留痕跡，忌受潮、忌磁化、忌受熱、忌彎曲等，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理提出了更高的要求，不僅要保存紙介質(zhì)會(huì)計(jì)核算資料，而且要保管好以磁性介質(zhì)方式存儲(chǔ)的各種會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、計(jì)算機(jī)程序以及系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔和其他會(huì)計(jì)資料。

2 完善會(huì)計(jì)電算化條件下的內(nèi)部控制制度

嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度是會(huì)計(jì)電算化信息真實(shí)可靠的保證。內(nèi)部控制制度要求處理同一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的人員既相互聯(lián)系又相互制約。國(guó)內(nèi)外會(huì)計(jì)電算化的實(shí)踐表明，計(jì)算機(jī)處理出錯(cuò)的概率幾乎為零，但人為造成的錯(cuò)弊現(xiàn)象有增無(wú)減，而且一旦出現(xiàn)舞弊，損失巨大，制定嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度是有必要的。從目前我國(guó)開展會(huì)計(jì)電算化的現(xiàn)狀看，大部分還停留在一般應(yīng)用水平上。人們對(duì)于人員職責(zé)分工、數(shù)據(jù)備份和保管、軟硬件使用和維護(hù)等方面的重要性往往認(rèn)識(shí)不足。強(qiáng)化內(nèi)部控制管理，提高電算化的科學(xué)管理水平，是建立現(xiàn)代企業(yè)制度的內(nèi)在要求，也是提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)能力的重要途徑。

加強(qiáng)程序操作控制。為了保證信息處理質(zhì)量，減少產(chǎn)生差錯(cuò)和事故的概率，應(yīng)制定上機(jī)守則與操作規(guī)程，這是操作控制制度化的具體體現(xiàn)。上機(jī)守則主要是對(duì)計(jì)算機(jī)房?jī)?nèi)工作所作的一般性規(guī)定。操作規(guī)程是計(jì)算機(jī)實(shí)務(wù)處理過(guò)程的具體操作步驟和具體要求，包括各種操作命令、各種設(shè)備的使用說(shuō)明以及非常情況的處理等。當(dāng)然，這些制度并不是一成不變的，還必須隨著公司經(jīng)營(yíng)的變化而不斷修改完善。只有制定完備詳盡的制度才能減少錯(cuò)誤的發(fā)生，從源頭上確保會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性和可靠性。

加強(qiáng)人員職能控制。由于會(huì)計(jì)電算化知識(shí)與功能相對(duì)集中，企業(yè)必須制定相應(yīng)的組織和管理控制制度，明確職責(zé)分工，加強(qiáng)組織控制。所謂組織控制，就是將系統(tǒng)中不相容的職責(zé)進(jìn)行分離，即在系統(tǒng)中的各類人員之間進(jìn)行分工并以相應(yīng)的管理規(guī)章與之配套。其目的在于通過(guò)設(shè)立一種相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機(jī)制來(lái)保障會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)、可靠，減少發(fā)生錯(cuò)誤和舞弊的可能性。職責(zé)分工首先是將電算化部門與用戶部門的職責(zé)相分離。在這兩者之間進(jìn)行職責(zé)分工的目的是保持不相容職能(如業(yè)務(wù)授權(quán)、執(zhí)行、保管和記錄)的分離。為了加強(qiáng)操作人員職能控制，還可根據(jù)系統(tǒng)支持的不同軟件進(jìn)行職能分工，從而起到各個(gè)部門權(quán)利相互制約、相互平衡的作用。

加強(qiáng)系統(tǒng)安全控制。系統(tǒng)安全控制是為了保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的運(yùn)行安全，避免由于外部環(huán)境因素導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行錯(cuò)誤的控制制度。它主要包括接觸控制和環(huán)境保護(hù)安全控制。接觸控制是防止未經(jīng)授權(quán)的人擅自動(dòng)用系統(tǒng)的各種資源，以保證各項(xiàng)資源的正確性。主要的控制措施包括制定內(nèi)部操作制度，禁止非電腦操作人員操作公司電腦;操作人員身份的密碼控制;數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和處理相隔離;設(shè)置接觸與操作的日志控制。環(huán)境保護(hù)則是為了盡量減少外界因素所造成計(jì)算機(jī)故障，保障機(jī)器正常運(yùn)行，其內(nèi)容主要包括機(jī)房環(huán)境保護(hù)、保護(hù)性設(shè)備配備以及安全供電系統(tǒng)的安裝等。例如計(jì)算機(jī)房應(yīng)采用專門的供電系統(tǒng)并且不定期檢查電源線、接地線的安全，以保證機(jī)房環(huán)境安全。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展，公司應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全控制，設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全性指標(biāo)，包括數(shù)據(jù)保密、訪問(wèn)控制、身份識(shí)別等，針對(duì)公司的特定狀況開發(fā)相應(yīng)的技術(shù)來(lái)保護(hù)系統(tǒng)。

加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)。內(nèi)部審計(jì)既是單位內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，也是強(qiáng)化內(nèi)部會(huì)計(jì)監(jiān)督的制度安排。會(huì)計(jì)電算化中，是人機(jī)對(duì)話的特殊形態(tài)，對(duì)內(nèi)部審計(jì)提出了更高、更嚴(yán)格的要求。筆者認(rèn)為，內(nèi)部審計(jì)應(yīng)包括以下內(nèi)容:對(duì)會(huì)計(jì)資料定期進(jìn)行審計(jì)，審查電算化會(huì)計(jì)賬務(wù)處理是杏正確、合法，費(fèi)用簽字是否符合公司內(nèi)部控制制度，憑證附件是否規(guī)范、完整;審查機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料是否一致，如查看是否賬證相符，對(duì)錯(cuò)誤的處理應(yīng)及時(shí)調(diào)整;監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全性、合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象;對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查，防止存在漏洞。

隨著電子技術(shù)的飛速發(fā)展和電算化信息系統(tǒng)的普及，內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度中的新問(wèn)題將不斷出現(xiàn)。對(duì)其深入研究，必將形成新的會(huì)計(jì)理論和方法，而新的會(huì)計(jì)理論和方法的確立，又將使電算化會(huì)計(jì)在新的基礎(chǔ)上獲得進(jìn)一步完善和發(fā)展，也使得電算化會(huì)計(jì)環(huán)境下的內(nèi)部控制制度不斷地調(diào)整、改善，以保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的可靠性和真實(shí)性，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。