馮秀葉

提高思想認(rèn)識(shí)加強(qiáng)檔案安全體系建設(shè)

馮秀葉

今年5月20日，國(guó)家檔案局局長(zhǎng)楊冬權(quán)在全國(guó)檔案安全體系建設(shè)工作會(huì)議上說(shuō)：“完善檔案安全體系，堵塞各種安全漏洞，消除各種安全隱患，才能確保檔案安全?！睓n案安全關(guān)系著檔案的存亡，是國(guó)家檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)和條件。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和社會(huì)信息化程度的提高，檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸和查詢?cè)诮o社會(huì)提供廣泛服務(wù)的同時(shí)，也給檔案的安全帶來(lái)了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。因此，保證檔案的安全是檔案工作人員的第一要責(zé)，是檔案工作的重中之重。在新形勢(shì)下，檔案工作者為保證檔案不受損失，有義務(wù)、有責(zé)任建立健全堅(jiān)固的思想防線。因?yàn)闄n案是國(guó)家的寶貴財(cái)富，具有非常重要的憑證和參考作用。檔案是不可再生資源，一旦遭到破壞，將會(huì)造成不可挽回的損失，檔案的開(kāi)發(fā)利用也就無(wú)從談起。當(dāng)前，雖然檔案工作者為此做出了不懈的努力，但是檔案安全工作中還隱藏著諸多不容忽視的問(wèn)題。為此，檔案工作者要進(jìn)一步提高思想認(rèn)識(shí)，構(gòu)筑檔案安全體系，時(shí)刻保持清醒的頭腦，消除各種隱患、確保檔案不受損失。下面，筆者結(jié)合多年的工作體會(huì)，談?wù)劗?dāng)前檔案安全工作主要存在的問(wèn)題及應(yīng)采取的措施。

一、存在的問(wèn)題

1.檔案安全意識(shí)淡薄

每一起安全事故的發(fā)生往往都與人有關(guān)系。影響安全的各種因素中，人是決定性因素。檔案安全的最大保障是人的認(rèn)真，檔案安全的最大危險(xiǎn)是人的疏忽。安全事故，往往是由于人的僥幸心理造成的。但現(xiàn)實(shí)工作中，有的人卻認(rèn)為只要不發(fā)生被盜、不出現(xiàn)火災(zāi)、水災(zāi)就是安全，吝于對(duì)此花過(guò)多的時(shí)間和精力，對(duì)安全工作不屑一顧。無(wú)論是在工作計(jì)劃，還是工作總結(jié)中，很少提及甚至不提檔案安全方面的內(nèi)容，只熱衷于檔案建設(shè)，而把安全工作放在一邊，這極不利于檔案的安全。

2.安全管理制度滯后

由于檔案安全意識(shí)淡薄，一些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案安全方面的關(guān)注度不夠。一般單位都有檔案制度，如庫(kù)房管理制度、借閱制度、保密制度、銷(xiāo)毀制度等，卻很少看到檔案安全管理制度。個(gè)別人為了自己使用方便，將文件、資料等長(zhǎng)期不存檔，脫離管理和監(jiān)督，致使文件擱置于不安全之處。這些現(xiàn)象的發(fā)生，原因在于缺乏有效的制度保障，未能做到有章可循。

3.電子檔案安全技術(shù)應(yīng)用不夠全面

電子文件的大量產(chǎn)生，給檔案工作帶來(lái)了新的工作內(nèi)容。同時(shí)，也給非傳統(tǒng)載體檔案信息安全帶來(lái)了新的難題。電子檔案與紙質(zhì)檔案相比，具有易修改、易刪除、易損壞、易被遠(yuǎn)程控制、信息易于消失等特點(diǎn)。這些現(xiàn)象的發(fā)生，說(shuō)明我們對(duì)安全技術(shù)應(yīng)用掌握得不夠全面、安全保障體系尚未建全。

4.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)薄弱

檔案館庫(kù)是保障檔案安全的重要屏障。加強(qiáng)檔案安全相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是剛性要求。據(jù)了解，由于檔案安全管理的經(jīng)費(fèi)投入不足，一些單位還沒(méi)有對(duì)檔案館庫(kù)進(jìn)行相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，如：增加視頻監(jiān)控、門(mén)禁、火災(zāi)報(bào)警、消防、溫濕度監(jiān)控、周界防護(hù)等，造成安全隱患。

5.檔案原件的保護(hù)不到位

由于各種原因，現(xiàn)在很多單位還沒(méi)有對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，大量的檔案原件還在不停地利用。而檔案原件在管理、利用過(guò)程中極易受損，如反復(fù)翻閱、復(fù)印、搬運(yùn)整理，會(huì)使檔案出現(xiàn)易碎、易撕、褪色褪變、字跡擴(kuò)散等；空氣的變化，潮濕、干燥，光線的輻射、灰塵、蟲(chóng)災(zāi)及自然災(zāi)害等會(huì)給檔案帶來(lái)不安全的因素，不但會(huì)對(duì)檔案造成嚴(yán)重?fù)p壞，而且還將大大縮短了檔案的使用壽命。

二、應(yīng)采取的措施

當(dāng)前，檔案安全體系建設(shè)的首要任務(wù)在于加強(qiáng)人的思想建設(shè)，特別是提高檔案人員的思想建設(shè)和安全意識(shí)。我們要把“安全第一，預(yù)防為主”當(dāng)作檔案事業(yè)的一項(xiàng)重要戰(zhàn)略任務(wù)，堅(jiān)決防止松懈、僥幸心理，做到居安思危，常抓不懈，警鐘長(zhǎng)鳴。

要加強(qiáng)檔案安全體系建設(shè)，一是切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案安全工作建設(shè)，嚴(yán)格實(shí)行一把手負(fù)責(zé)制。認(rèn)真制定安全防范應(yīng)急預(yù)案，完善檔案管理制度，確保各項(xiàng)措施落實(shí)到位。同時(shí)，加大執(zhí)行檢查的力度，避免制度講在嘴上、寫(xiě)在紙上、掛在墻上的現(xiàn)象發(fā)生。二是定期開(kāi)展館藏檔案清點(diǎn)檢查工作，切實(shí)做到檔案家底不糊涂。定期組織對(duì)庫(kù)房進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)檢查。三是強(qiáng)化工作人員的安全防范意識(shí)，提高應(yīng)變反應(yīng)能力。組織安全知識(shí)競(jìng)賽，全面檢驗(yàn)工作人員檔案安全知識(shí)的掌握情況。四是增強(qiáng)抓好安全保管的緊迫感，提高突發(fā)事件處置能力。加強(qiáng)檔案后庫(kù)管理，對(duì)重要檔案實(shí)行異地備份，對(duì)電子檔案實(shí)行異質(zhì)備份，保證在突發(fā)和極端情況發(fā)生時(shí)最大限度地減少檔案損失。

要正確處理檔案開(kāi)放與保密的關(guān)系，確保檔案信息利用安全。做到查檔利用，人不離檔。同時(shí)制定檔案信息開(kāi)放管理辦法，嚴(yán)格控制開(kāi)放檔案內(nèi)容、檔案復(fù)印件內(nèi)容和部分檔案記載內(nèi)容，對(duì)政府公開(kāi)信息進(jìn)行嚴(yán)格的審查，杜絕泄密事件的發(fā)生。在檔案全文數(shù)字化管理方面，建立檔案出庫(kù)臺(tái)賬，從出庫(kù)到掃描，再到入庫(kù)，登記造冊(cè)。提高檔案安全保障體系建設(shè)中安全應(yīng)用技術(shù)，保證數(shù)字檔案綜合管理系統(tǒng)的安全。

要做好檔案原件的保護(hù)工作，用科學(xué)的方法管理檔案。對(duì)碎、撕、褪色褪變、字跡擴(kuò)散已破損的檔案要及時(shí)修復(fù)，防止進(jìn)一步惡化。加速開(kāi)展紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作，用數(shù)字化產(chǎn)品代替檔案原件的使用，這樣不僅能延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案的使用壽命，還能為檔案利用提供快速便捷的服務(wù)。

要加強(qiáng)日常內(nèi)部管理，確保檔案庫(kù)房與設(shè)備的安全，全方位監(jiān)控。加強(qiáng)消防和供水、供電線路的管理，確保消除檔案館內(nèi)在安全隱患，把檔案安全管理責(zé)任制落到實(shí)處。

總之，楊冬權(quán)局長(zhǎng)的講話精神給廣大檔案工作者就檔案的安全敲響了警鐘。檔案工作者要切實(shí)認(rèn)識(shí)到，把不安全因素?fù)踉谄琳现?，是檔案工作者一項(xiàng)長(zhǎng)期的、不能忽視的重任。我們要加強(qiáng)檔案安全意識(shí)，健全各項(xiàng)制度，不斷構(gòu)筑檔案安全體系。

（作者單位：中國(guó)民用航空局檔案館）