喬鵬

淺談如何做好辦公室工作

喬鵬

辦公室作為一個(gè)綜合管理部門和辦事機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著參謀助手、督促檢查、綜合協(xié)調(diào)等重要職能，對(duì)完善領(lǐng)導(dǎo)決策、推動(dòng)內(nèi)部高效運(yùn)轉(zhuǎn)、促進(jìn)工作有序開展、樹立良好的外部形象起著十分重要的作用。下面，筆者根據(jù)多年的工作經(jīng)驗(yàn)，就如何做好新形勢(shì)下的辦公室工作談幾點(diǎn)粗淺的看法。

一、緊緊圍繞一個(gè)中心

辦公室工作要緊緊圍繞“又好又快發(fā)展”這一中心任務(wù)，一切為了中心，處處體現(xiàn)中心，調(diào)動(dòng)和凝聚各方面的力量統(tǒng)一到中心工作上來。由于辦公室工作比較繁雜，要更好地服務(wù)中心工作，就要分清輕重主次，統(tǒng)籌兼顧各項(xiàng)工作。在實(shí)際工作中，要正確處理好以下三個(gè)關(guān)系：

一是正確處理好政務(wù)與事務(wù)的關(guān)系。所謂政務(wù)，即出謀獻(xiàn)策，表現(xiàn)在具體工作中就是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確立一個(gè)時(shí)期工作的指導(dǎo)思想和思路，制定發(fā)展規(guī)劃和工作方案，預(yù)測(cè)工作中可能發(fā)生的問題，就已經(jīng)發(fā)生和未發(fā)生的問題提出意見或建議，組織和實(shí)施工作計(jì)劃等。所謂事務(wù)，即日常的服務(wù)性工作，包括辦文、辦事、辦會(huì)等。衡量辦公室工作做得好不好，既要看處理日常事務(wù)的效果，又要看出謀獻(xiàn)策的水平。如果只做具體工作，完全陷入事務(wù)性的圈子而忘記政務(wù)，那么即使服務(wù)工作做得再好，也是不全面的、缺乏深度的。相反，單純追求高層次的服務(wù)而忽視日常工作，就會(huì)使工作出現(xiàn)紕漏，妨礙決策思路在具體工作中的實(shí)施。

二是正確處理好被動(dòng)與主動(dòng)的關(guān)系。辦公室的職責(zé)要求辦公室人員必須圍繞領(lǐng)導(dǎo)的意圖和全局工作來展開，這就決定了其工作具有一定的被動(dòng)性。但是，這并不意味著被動(dòng)工作，只有深入思考、認(rèn)真研究工作，才能夠變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。為此，辦公室人員要著力提高工作的預(yù)見性，凡事早考慮、早著手，不僅要想領(lǐng)導(dǎo)之所想，也要想領(lǐng)導(dǎo)之未想；要善于抓住工作中尚未引起注意的傾向性、苗頭性問題，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)尋找解決新情況、新問題的辦法，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考，只有這樣，才能更好地把握辦公室在全局工作中的主動(dòng)權(quán)。

三是正確處理好大事與小事的關(guān)系。所謂大事，是指辦公室人員在辦文、辦會(huì)、辦事過程中遇到的大事，如上級(jí)機(jī)關(guān)交辦的事、涉及全局性的事、關(guān)系到單位形象和聲譽(yù)的事。大事必須擺在工作的首要位置，要保證時(shí)效和質(zhì)量，絲毫不得馬虎大意。所謂小事，是指瑣碎繁雜的事務(wù)性工作，對(duì)小事不能輕視麻痹，一旦出現(xiàn)錯(cuò)漏，小事就會(huì)釀成大錯(cuò)，造成不良后果，甚至影響全局工作。由于工作的特殊性，辦公室沒有絕對(duì)的大事小事之分，大事中有許多小事情不能忽略，小事中蘊(yùn)含著大的責(zé)任。因此，辦公室人員凡事必須從大處著眼、從小事做起，把大事、小事都做好。

二、深入吃透兩頭情況

吃透兩頭，即吃透上級(jí)政策精神以及基層實(shí)際情況。吃透上級(jí)政策精神，包括中央的決策部署、國(guó)家的政策法規(guī)、上級(jí)主管部門的政策導(dǎo)向等；吃透基層實(shí)際情況，包括基層工作進(jìn)展情況、存在的問題、基層的意見建議等。只有吃透兩頭情況，才能實(shí)現(xiàn)上情與下情的有效結(jié)合，確保工作效果。為此，需要從以下三個(gè)方面做起。

一是加強(qiáng)學(xué)習(xí)。辦公室工作的特殊性質(zhì)，要求辦公室人員什么都要懂一些，樣樣都要學(xué)一些，但又必須突出學(xué)習(xí)重點(diǎn)，特別要反復(fù)學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)和全面了解掌握上級(jí)的各項(xiàng)政策，掌握基本的制度規(guī)范，積極貫徹上級(jí)的各項(xiàng)政策要求，這既是提高觀察、分析和判斷能力的基礎(chǔ)，也是與上級(jí)保持高度一致的前提。在學(xué)習(xí)過程中，要把“學(xué)”與“思”結(jié)合起來，努力將學(xué)習(xí)成果轉(zhuǎn)化為科學(xué)的思維方法，轉(zhuǎn)化為對(duì)客觀現(xiàn)象的準(zhǔn)確把握，轉(zhuǎn)化為輔助決策、指導(dǎo)工作的正確思路。

二是深入基層。為領(lǐng)導(dǎo)提供政務(wù)服務(wù)，靠翻閱資料、閉門造車是不行的，必須深入到基層和實(shí)踐中去，掌握新鮮生動(dòng)、準(zhǔn)確詳實(shí)的第一手資料。只有全面掌握實(shí)際情況，才能做出正確、客觀、全面的判斷，進(jìn)而幫助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策，指導(dǎo)各項(xiàng)工作開展。同時(shí)，要正確處理好“調(diào)查”與“研究”的關(guān)系，不僅要善于調(diào)查，而且要學(xué)會(huì)研究，用研究的成果為領(lǐng)導(dǎo)決策提供支持，從而成為服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策的“外腦”。

三是把“兩頭”融為一體。辦公室人員要善于透過現(xiàn)象看本質(zhì)，找準(zhǔn)上情與下情的“結(jié)合點(diǎn)”，以上級(jí)政策為指導(dǎo)，對(duì)本單位的實(shí)際情況進(jìn)行深入分析，有針對(duì)性地提出富有創(chuàng)意、富有成效的意見建議，力求有更多的工作成果進(jìn)入到領(lǐng)導(dǎo)視野，轉(zhuǎn)化為領(lǐng)導(dǎo)決策。

三、善于運(yùn)用三條途徑

在辦公室工作過程中，只有充分運(yùn)用好調(diào)查研究、政策傳導(dǎo)、督查督辦三個(gè)工作途徑，才能有效推動(dòng)各項(xiàng)工作的順利開展，促進(jìn)上情下達(dá)、下情上傳，確保政令暢通。

一是加強(qiáng)調(diào)查研究。要堅(jiān)持以科學(xué)發(fā)展觀為統(tǒng)領(lǐng)，以先進(jìn)的經(jīng)營(yíng)管理思想為指導(dǎo)，創(chuàng)新思路，創(chuàng)新方法，努力為領(lǐng)導(dǎo)決策提供高質(zhì)量的參謀意見，提出切實(shí)可行的對(duì)策措施，使領(lǐng)導(dǎo)決策更加有效地付諸實(shí)施。要始終把影響改革發(fā)展穩(wěn)定的重大問題、經(jīng)營(yíng)管理的迫切問題、市場(chǎng)營(yíng)銷與創(chuàng)新的熱點(diǎn)問題、思想政治工作的關(guān)鍵問題作為重點(diǎn)研究方向，抓住領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注、群眾關(guān)心的敏感問題，有針對(duì)性地開展專題調(diào)研。要經(jīng)常深入工作現(xiàn)場(chǎng)和生產(chǎn)建設(shè)第一線開展基礎(chǔ)性調(diào)研，及時(shí)把群眾的呼聲反映上來，把基層創(chuàng)造的新鮮經(jīng)驗(yàn)總結(jié)出來。

二是加強(qiáng)政策傳導(dǎo)。要站在全局的高度，緊跟領(lǐng)導(dǎo)工作思路，準(zhǔn)確把握工作意圖，關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)所思所言，加強(qiáng)對(duì)上情的把握、對(duì)下情的了解，努力使起草的文稿貼近領(lǐng)導(dǎo)思路，得到領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可，充分發(fā)揮導(dǎo)向作用。要不斷改進(jìn)文風(fēng)，力戒空話、套話，力戒長(zhǎng)篇大論、陳詞舊調(diào)。要在關(guān)鍵時(shí)刻、重大問題上及時(shí)表明決策層的立場(chǎng)態(tài)度、處置意見，做到牢牢掌握話語(yǔ)權(quán)，有效引導(dǎo)全轄各支行按照統(tǒng)一部署開展工作。

三是加強(qiáng)督查督辦。要重點(diǎn)做好上級(jí)部門布置事項(xiàng)、會(huì)議決定的重要事項(xiàng)、單位領(lǐng)導(dǎo)指示交辦事項(xiàng)、工作計(jì)劃安排事項(xiàng)等工作的督查督辦，促進(jìn)重大決策、重要工作思想的貫徹落實(shí)，提高單位整體的執(zhí)行力。要總結(jié)摸索督查辦工作規(guī)律，完善督查辦工作制度，抓準(zhǔn)開展工作的切入點(diǎn)，選準(zhǔn)角度，制定預(yù)案，合理安排人員、時(shí)間，有計(jì)劃、有步驟地開展督查督辦工作。加強(qiáng)與相關(guān)部門的溝通協(xié)調(diào)，使各級(jí)單位和部門時(shí)刻繃緊“落實(shí)”這根弦，真正通過常抓不懈，促進(jìn)各項(xiàng)工作目標(biāo)的順利完成。

四、切實(shí)增強(qiáng)四個(gè)意識(shí)

辦公室工作的重要性和特殊性，對(duì)辦公室人員的素質(zhì)提出了很高的要求。辦公室人員素質(zhì)的高低，直接決定了辦公室工作的整體水平。因此，辦公室人員應(yīng)注重自身修養(yǎng)，切實(shí)增強(qiáng)四個(gè)意識(shí)。

一是增強(qiáng)政治意識(shí)。辦公室既是政治性、原則性、從屬性很強(qiáng)的綜合部門，又是組織性、紀(jì)律性、機(jī)密性要求很高的要害部門。辦公室人員接觸的領(lǐng)導(dǎo)多、文件多、機(jī)密多，因而政治上合格是其最基本的要求。辦公室人員在任何時(shí)候都要保持清醒的頭腦，在大是大非面前不糊涂，在關(guān)鍵時(shí)刻不亂為，與上級(jí)保持一致，與領(lǐng)導(dǎo)班子的要求合拍，做到言行一致、表里如一。

二是增強(qiáng)大局意識(shí)。辦公室工作的特點(diǎn)是政治性、政策性、全局性很強(qiáng)，作為“參謀部”的一員，辦公室人員要學(xué)會(huì)從全局的角度認(rèn)識(shí)和分析問題，力求從整體來觀察和判斷事物的發(fā)展。善于站在服務(wù)全局、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)決策的高度，站在維護(hù)改革發(fā)展穩(wěn)定的高度，在關(guān)乎全局、關(guān)乎長(zhǎng)遠(yuǎn)的大事要事上，在情況復(fù)雜、矛盾突出的熱點(diǎn)焦點(diǎn)上，在領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心、群眾關(guān)注的難點(diǎn)上，暢通信息渠道，開展調(diào)查研究，積極為領(lǐng)導(dǎo)獻(xiàn)良策、當(dāng)高參。

三是增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。辦公室是一個(gè)單位的樞紐，各項(xiàng)工作都離不開“服務(wù)”二字。服務(wù)工作搞得好不好，能不能讓領(lǐng)導(dǎo)滿意、基層滿意、群眾滿意，是衡量辦公室工作的根本標(biāo)準(zhǔn)。辦公室人員要樹立大服務(wù)的意識(shí)，既要在決策參謀上服務(wù)好，還要在協(xié)調(diào)溝通上服務(wù)好；既要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)好，還要為職工服務(wù)好；既要為本級(jí)服務(wù)好，還要為下級(jí)服務(wù)好。要不斷拓寬服務(wù)領(lǐng)域，努力提高服務(wù)本領(lǐng)，做到及時(shí)服務(wù)、善于服務(wù)，只要是領(lǐng)導(dǎo)需要的、部門需要的、基層需要的，都應(yīng)該是辦公室的服務(wù)內(nèi)容。

四是增強(qiáng)自律意識(shí)。要大力提倡求真務(wù)實(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、精益求精的作風(fēng)，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，不放松每一個(gè)細(xì)節(jié)。要大力提倡謙虛謹(jǐn)慎、不驕不躁的工作作風(fēng)，正確對(duì)待權(quán)力、地位和利益，愛崗敬業(yè)，樂于奉獻(xiàn)，甘當(dāng)無名英雄。要大力提倡清正廉潔、艱苦奮斗的作風(fēng)，自覺遵守反腐倡廉的各項(xiàng)規(guī)定，堅(jiān)決反對(duì)講排場(chǎng)、鋪張浪費(fèi)的不良風(fēng)氣。

(作者單位：建設(shè)銀行山東省分行辦公室)