楊 萍

(湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院,湖南長沙 410205)

高職院校行政工作人員績效評估問題研究＊

楊 萍

(湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院,湖南長沙 410205)

高職院校目前對行政工作人員績效評估工作缺乏科學(xué)而又實用的評估體系,致使績效評估流于形式,起不到評估應(yīng)有的作用。本文從高職院校行政工作人員績效評估的意義和現(xiàn)狀入手,探討了績效評估體系的構(gòu)建原則和方法,并構(gòu)建了一套較為科學(xué)客觀,同時操作性、實用性較強的績效評估方案,對各高校的個人績效評估有一定的借鑒意義。

高職;行政工作;績效評估

高職院校作為國家教育體系的一個重要的組成部分,雖然歷史不長,但其發(fā)展迅速,為培養(yǎng)社會需求人才做出了重要貢獻(xiàn)。隨著高職院校不斷改革發(fā)展的深入,對其內(nèi)部工作人員的素質(zhì)要求也越來越高。建立和完善員工績效評估體系,實施績效評估,是各高職院校人力資源開發(fā)與管理工作的當(dāng)務(wù)之急,也是學(xué)校維持生存、鞏固和發(fā)展的基礎(chǔ)。目前,各高職院校對教學(xué)工作人員的績效評估相對較多,而對行政工作人員的績效評估相對較少。其實行政工作人員的作用至關(guān)重要,其對一個學(xué)校的發(fā)展起決定性作用。本文對行政工作人員的界定是指除了教學(xué)工作人員以外的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、中層干部、部門負(fù)責(zé)人及一般辦事員、管理員等。

一、對高職院校行政工作人員進(jìn)行績效評估的目的和意義

績效評估是企業(yè)對員工在工作過程中表現(xiàn)出來的業(yè)績(工作的數(shù)量、質(zhì)量和社會效益等)、工作能力、工作態(tài)度(含品德)進(jìn)行評價,并用評價結(jié)果來判斷員工與其崗位的要求是否相稱。其目的是:確定員工的工作成就,改進(jìn)員工的工作方式,以提高工作效率和經(jīng)營效益。它是人力資源開發(fā)與管理中非常重要的范疇,沒有績效評估就沒有科學(xué)有效的人力資源管理。

績效評估的作用可以概括如下:

1)績效評估是人員任用的依據(jù);

2)績效評估是決定人員調(diào)配和職務(wù)升降的依據(jù);

3)績效評估是進(jìn)行人員培訓(xùn)的依據(jù);

4)績效評估是確定勞動報酬的依據(jù);

5)績效評估是對員工進(jìn)行激勵的手段;

6)績效評估是平等競爭的前提;

7)績效評估是企業(yè)經(jīng)營管理的一種改善。

高職院校的改革與發(fā)展,從根本上說必須以高素質(zhì)的教師隊伍和行政工作隊伍作為前提和保證,而只有對行政工作人員進(jìn)行科學(xué)的評估與評價,才有可能使高職院校的管理隊伍優(yōu)化、優(yōu)組,提高行政工作人員的整體素質(zhì)。從高職院校內(nèi)部微觀管理的角度來看,學(xué)校內(nèi)部政策、制度的制定與決策,對方針、政策的準(zhǔn)確把握、宣傳與貫徹執(zhí)行,對業(yè)務(wù)部門和人員工作的指導(dǎo)、檢查、評價,以及對各方工作關(guān)系的協(xié)調(diào)和對人、財、物、事、時間與信息的管理等,都要依靠不同層面的行政工作人員來操作。而這些極具有專業(yè)化、智能化、科學(xué)化和現(xiàn)代化的管理工作,需要科學(xué)的評估來鑒定和提升行政工作人員的素質(zhì),從根本上保證高職院校的改革與發(fā)展按既定的目標(biāo)有序、高效地推進(jìn)。建立健全高職院校行政工作人員績效評估體系,加強對行政工作人員科學(xué)、合理的績效評估,對激勵行政工作人員求真務(wù)實、提高管理水平和服務(wù)質(zhì)量,對提升高職院校自身的辦學(xué)水平和辦學(xué)質(zhì)量、實現(xiàn)現(xiàn)代高校的管理目標(biāo)和發(fā)展目標(biāo)具有重要意義。

二、高職院校行政工作人員績效評估的現(xiàn)狀分析

第一,評估定位不明確?？冃гu估的核心問題是評估定位。定位的不同必然帶來實施方法的迥異,進(jìn)而直接影響到評估的實施。評估定位其實質(zhì)就是通過績效評估要解決什么問題,績效評估工作的管理目標(biāo)是什么。對績效評估定位的模糊主要表現(xiàn)在評估缺乏明確的目的,為了評估而進(jìn)行評估,使評估流于形式,耗費了大量的時間、人力和物力。

第二,績效評估指標(biāo)確立缺乏科學(xué)依據(jù)且不明確。我國高職院校對行政工作人員的績效評估不能切實針對崗位職責(zé)、工作性質(zhì)和工作內(nèi)容設(shè)計合理的評估標(biāo)準(zhǔn),使得進(jìn)行績效評估時缺少操作依據(jù),評估結(jié)果也不一定準(zhǔn)確。

第三,評估周期設(shè)置不合理。目前我國各高校的績效評估多數(shù)是一年一次,而事實上,從所評估的績效指標(biāo)來看,不同的績效指標(biāo)需要不同的評估周期。

第四,績效評估制度缺陷。許多高職院校沒有讓被評估者充分參與績效評估,使其對學(xué)校的績效評估制度和自己的績效成績不了解。有的評估單位不是在年初就先建立良好的績效評估制度,而是根據(jù)現(xiàn)有的績效評估方法不管是否適用就套用,或者是在學(xué)校自己設(shè)計績效評估方法時,沒有深入研究各部門的特性與需要,更忽略了內(nèi)部溝通,使績效評估難以實行。

三、合理地構(gòu)建和完善高職院校行政工作人員績效評估體系

(一)高職院?？冃гu估體系的構(gòu)建原則

高職院?？冃гu估體系的建立應(yīng)遵循科學(xué)性、客觀性、公正性和可操作性的原則。在確定評估指標(biāo)時,其評估方法要符合實際,操作性要強,評估標(biāo)準(zhǔn)要一致,突出量化指標(biāo),追求卓越業(yè)績。由于行政管理工作的復(fù)雜性,很多工作成績難以量化,因此可以根據(jù)工作情況采用定量指標(biāo)與定性指標(biāo)相結(jié)合的辦法。定量評估主要用于有直接工作結(jié)果的行政工作人員的評估。對于難量化的工作指標(biāo)則采用定性分析評估。

(二)建立健全評估機(jī)構(gòu),選拔合格的評估人員,建立立體評估體系

建立健全評估機(jī)構(gòu)是評估結(jié)果合理化的重要保證因素之一。學(xué)校應(yīng)成立專業(yè)的評估小組,由人力資源管理部門負(fù)責(zé)日常事務(wù),協(xié)調(diào)工作。評估小組中的評估者應(yīng)包括五類人:直接上級、同級同事、服務(wù)對象、評估者個人以及外界的管理專家。這五類人員對評估對象同時進(jìn)行評估,構(gòu)成立體評估體系,在評估人員中,直接上級處于較為重要的地位,因為他對下級的情況最為了解,并能站在一定的高度給予被評估者更為合理的評價。

合格的評估者應(yīng)當(dāng)滿足以下條件:掌握評估原則;熟悉評估標(biāo)準(zhǔn);明確評估辦法;與被評估者有較多的接觸,熟悉被評估者的工作表現(xiàn);了解被評估者職務(wù)性質(zhì)、工作內(nèi)容和崗位要求:具有公正、客觀的評價能力。

只有采取立體評估體系、讓更多的相關(guān)人員參加到評估中來,才能使評估結(jié)果更客觀、更可信。立體評估體系見下圖所示。

(三)合理確定各評估要素及其權(quán)重

(1)基本評估要素的確定

①對行政工作人員“德”的評估

德,即品德素質(zhì),指行政工作人員的思想品德,通常包括政治立場、廉潔奉公、組織紀(jì)律性、責(zé)任感、服務(wù)意識、協(xié)作精神等。

②對行政工作人員“能”的評估

能,即能力素質(zhì),指勝任工作所具備的知識和完成本職工作的本領(lǐng),包括知識水平、辦事能力、創(chuàng)新能力、身體素質(zhì)等,它是由先天素質(zhì)、社會歷史和教育因素、個人努力三方面相互作用的結(jié)果。

③對行政工作人員“績”的評估

績,即績效素質(zhì),指職工的工作成果,包括完成工作的數(shù)量、質(zhì)量、經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。數(shù)量、質(zhì)量、效益之間;經(jīng)濟(jì)效益與社會效益之間,都是對立統(tǒng)一的辨證的關(guān)系,在評估和評價行政工作人員的工作成果時,應(yīng)充分注意這一點。

(2)評估要素權(quán)重的確定

某一指標(biāo)的權(quán)重是指該指標(biāo)在整體評估中的相對重要程度。權(quán)重表示在評估過程中,對被評估對象的不同側(cè)面的重要程度進(jìn)行分配,對各評估指標(biāo)在總體評估中的作用進(jìn)行區(qū)別對待。事實上,沒有重點的評估就不算是客觀的評估,每個人員的性質(zhì)和所處的層次不同,其工作的重點也肯定是不一樣的。因此,相對工作所進(jìn)行的績效評估必須對不同內(nèi)容對目標(biāo)貢獻(xiàn)的重要程度做出估計,即權(quán)重的確定。

對評估要素和權(quán)重的確定主要采用了分析法、經(jīng)驗法與估測法,各?？筛鶕?jù)自身實際情況對局部權(quán)重的分配作適當(dāng)微調(diào)。各評估要素及其權(quán)重分配如表1和表2所示。

表2 績效評估匯總表

四、績效評估操作的科學(xué)方法

(一)事實記錄績效評估法

為了避免在評估實施時單純以近期發(fā)生的事實、或憑主觀推斷為依據(jù)進(jìn)行評估評價,有必要將整個評估期中發(fā)生的有關(guān)評估依據(jù)記錄下來。

·成績記錄法。用“工作記錄卡”,觀察并且記錄被評估者工作過程和工作結(jié)果的事實。

·關(guān)鍵事實記錄評價法。按照觀察記錄下來的有關(guān)工作成敗的“關(guān)鍵”行為事實,對員工進(jìn)行評估評價,以及評價后的反饋。

·報告法。報告法是利用書面形式對自己的工作所作的總結(jié)。自我評估是自己對自己一段工作的總結(jié),讓被評估者自己對自己的表現(xiàn)加以反省、評估,為自己做出評價。

(二)相對績效評估法

用最通俗的說法,相對績效評估法就是“人”比“人”的評價方法,這是最古老的方法,也是人們最習(xí)慣運用的方法。

·排序法。是用來評估人員某一因素績效特征或綜合特征的一種簡便而流行的測評方法。它以最優(yōu)和最劣兩極作為標(biāo)準(zhǔn)等次,采用比較選優(yōu)和淘汰的方法,交替對人員某一績效特征進(jìn)行選擇排序。

·配對比較法。這是一種比排序法更為有效的績效測評法,因為它更能顯示差別。它不總給人一個總的評價,而是分別就各個因素,把每個行政工作人員與群體中每個人相比較。用這種方法,在每個人都工作得很好時仍能斷定誰最佳,誰最差。它不僅反映一個人工作的好壞,而且說明這個人與別的人員相比干得怎么樣。其優(yōu)點是判斷范圍小,準(zhǔn)確度高。

·強制分布法。按某種分布,通常按“正態(tài)分布”對評估評價結(jié)果或被評估者進(jìn)行合并歸類或歸檔。常用于絕對評估之后的調(diào)整,即調(diào)整出A、B、C、D各檔次的分布或優(yōu)、良、中、差的分布。強制分布法可以避免評估者的趨中傾向、過寬傾向、暈輪效應(yīng)和其他通常的評估錯誤,但是它的弱點是評估結(jié)果不反饋到員工,因此,選擇強迫法很難應(yīng)用到開發(fā)目的。

(三)目標(biāo)管理(MBO)法

目標(biāo)管理法(Management By Objective)始于管理大師彼得·得魯克的目標(biāo)管理模式,就是一個組織中的上級和下級行政工作人員共同制定總目標(biāo)和各自目標(biāo),根據(jù)預(yù)期的成果規(guī)定每一個成員的職責(zé)范圍,并以這些尺度作為指導(dǎo)來經(jīng)營這個單位和評價每個成員的一種管理程序,它是一種非常普遍的績效測評方法。

當(dāng)然,目標(biāo)管理評估法也存在一些不可避免的不足之處:

·指導(dǎo)性的行為不夠充分

既然是為了目標(biāo),而往往針對忽視在達(dá)成目標(biāo)的過程中的對下級或下屬部門的指導(dǎo),有時會出現(xiàn)只要結(jié)果,不要過程的現(xiàn)象,而在管理當(dāng)中,管理的過程和結(jié)果同樣重要。

·目標(biāo)的設(shè)定可能存在異議

因為目標(biāo)的設(shè)定是上級與下級溝通,共同確定的,所以難免存在討價還價的現(xiàn)象,設(shè)定的目標(biāo)大小可能會受到人情關(guān)系的影響,而且有時會發(fā)現(xiàn)具體設(shè)定多大的目標(biāo),存在一定的不確定性。

·設(shè)定的目標(biāo)基本是短期目標(biāo),忽視了長期目標(biāo)

目標(biāo)管理是針對短期的目標(biāo)居多,評估也有一定的可操作性,但長期性目標(biāo),卻是短期內(nèi)很難評估的。

(四)關(guān)鍵績效指標(biāo)(KPI)法

關(guān)鍵績效指標(biāo)(Key Permance Indicator)法是通過對工作績效征的分析,提煉出的最能代表績效的若干關(guān)鍵指標(biāo)體系,并以此基礎(chǔ)進(jìn)行績效評估的模式。

運用關(guān)鍵績效指標(biāo)法可使評估工作簡化,提高評估效率。但其主要問題是關(guān)鍵指標(biāo)難以確定,并不是針對所有崗位都適應(yīng)。

五、結(jié)論

科學(xué)的績效評估是一項系統(tǒng)的工作,涉及面很廣,實施比較困難,只有建立一套完善的評估體系,才能做到客觀、公正、準(zhǔn)確地進(jìn)行績效評估。實際上,在績效評估工作中并沒有絕對的客觀公正性,也不可能有絕對完善的評估體系。只有將評估體系的客觀公正性和可操作性完美結(jié)合,才會使評估工作切實可行,才會保證評估結(jié)果反映真實情況,達(dá)到激勵、持續(xù)改進(jìn)的功效。

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2010-05-17

楊萍(1974-),女,湖南湘陰人,經(jīng)濟(jì)師。