劉 春

(浙江工業(yè)大學(xué)計劃財務(wù)處,浙江杭州 310032)

高校財務(wù)預(yù)算管理流程改進和優(yōu)化

劉 春

(浙江工業(yè)大學(xué)計劃財務(wù)處,浙江杭州 310032)

本文以我國財政預(yù)算管理改革為背景,以高校財務(wù)預(yù)算管理為研究對象,針對高校財務(wù)預(yù)算管理的現(xiàn)狀及存在的問題進行分析研究。通過引進現(xiàn)代管理的理念和方法,從一個全新的角度討論高校財務(wù)預(yù)算管理改革,重點運用業(yè)務(wù)流程改進 (BPI)理論,對高校財務(wù)預(yù)算流程進行改進和優(yōu)化,并提出了高校財務(wù)預(yù)算流程改進的具體方法和實施策略。

高校財務(wù)管理;預(yù)算管理;流程改進

20世紀 90年代以來,我國財政預(yù)算體制進行了一系列改革,更加突出了按照公共財政理論和社會共同需要的原則。在預(yù)算編制環(huán)節(jié),通過部門預(yù)算、政府收支分類改革改進預(yù)算編制辦法,通過細化預(yù)算編制來提高預(yù)算質(zhì)量,增強預(yù)算透明度和約束力。在預(yù)算執(zhí)行環(huán)節(jié),通過國庫集中收付制度和政府采購制度,規(guī)范了預(yù)算執(zhí)行,監(jiān)控支出過程,提高了支出效率和效果①財政部預(yù)算司,國庫司:《財政管理體制改革》,北京:中國方正出版社 2004年版。。這一系列的改革對高校財務(wù)預(yù)算管理創(chuàng)新提出了新的要求,使預(yù)算管理工作在高校財務(wù)管理中的地位和作用更加突出。與此同時,隨著科技進步和信息時代的到來,全球經(jīng)濟環(huán)境發(fā)生巨大變革,美國和其他發(fā)達工業(yè)國家掀起了一場轟轟烈烈的被稱之為“第二次管理革命”的業(yè)務(wù)流程再造 (Business Process Reengineering,BPR)熱潮,并在 BPR理念基礎(chǔ)上提出了業(yè)務(wù)流程改進 (Business Process I mprovement,BPI)思想②梅紹祖,James T C Teng:《流程再造——理論、方法和技術(shù)》,北京:清華大學(xué)出版社 2004年版。。

借鑒BPI思想,高校財務(wù)預(yù)算改革應(yīng)跳出傳統(tǒng)視角,通過對財務(wù)預(yù)算流程的細分,使財務(wù)預(yù)算流程的每個部分都能被分析并獲得改進,使之與財政預(yù)算體制改革相適應(yīng)。

一、高校財務(wù)預(yù)算管理的現(xiàn)狀

現(xiàn)階段,高校的財務(wù)預(yù)算管理正在經(jīng)歷著從經(jīng)驗型到科學(xué)型、再到網(wǎng)絡(luò)型預(yù)算管理模式的轉(zhuǎn)變,但由于在實際操作中過細的分工,忽視了預(yù)算流程之間的聯(lián)系,出現(xiàn)了“信息孤島”現(xiàn)象。預(yù)算管理工作人員常常根據(jù)自身情況和要求,建立了一系列為自身服務(wù)的應(yīng)用系統(tǒng),但由于相互之間的技術(shù)標準不一致,導(dǎo)致部門預(yù)算和校內(nèi)預(yù)算之間信息不能共享。另一個常被忽視的問題來源于各個部門,由于各個部門人員還不掌握將資金需求反映到預(yù)算管理信息化建設(shè)方案中去的方法,不理解基于信息技術(shù)的業(yè)務(wù)流程,更多的是按照現(xiàn)有的工作流程進行操作,流程被人為地割裂,與財政預(yù)算管理流程之間的聯(lián)結(jié)被忽視,沒有應(yīng)用信息技術(shù)去促進業(yè)務(wù)流程優(yōu)化。這些問題集中表現(xiàn)為:

(一)缺乏相應(yīng)的組織保證,校內(nèi)預(yù)算管理主體重疊,責(zé)任不明

按照現(xiàn)行財務(wù)制度的要求,高校普遍實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理”或“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的財務(wù)管理體制,規(guī)模較大的高校還實行了校、院(系)兩級理財?shù)捏w制[1],院 (系)在一定范圍內(nèi)具有相應(yīng)的財務(wù)管理權(quán),自行安排預(yù)算支出,這在部門預(yù)算改革要求相對集中本單位預(yù)算的環(huán)境下,不利于統(tǒng)籌安排、統(tǒng)一核算,將給預(yù)算編制和執(zhí)行留下許多隱患[2]。

(二)部門預(yù)算和校內(nèi)預(yù)算編制時間、口徑不一致

由于部門預(yù)算要求將預(yù)算的編制上報提前到上一年度完成,一般是上年 9月 20日前完成“一上”預(yù)算建議數(shù),財政部門在 11月初下達“一下”控制數(shù),11月底上報“二上”預(yù)算草案,12月底財政部門下達“二下”預(yù)算額度。而校內(nèi)預(yù)算一般是在上年 12月啟動,在當(dāng)年的 3、4月份才能下達指標,勢必影響預(yù)算年度的各項事業(yè)的正常開展。同時,高校部門預(yù)算按照《政府收支分類科目》的規(guī)定,按“類”、“款”、“項”分基本支出和項目支出編制[3];而另一方面,校內(nèi)預(yù)算沒有細化到經(jīng)濟分類科目,只是按照現(xiàn)行財務(wù)制度規(guī)定的支出用途編制,并作為預(yù)算執(zhí)行的主要依據(jù)。在實行國庫集中收付和政府采購制度后,造成了預(yù)算執(zhí)行方面的困難,也給預(yù)算的控制評價帶來了難度,教育主管部門更難以了解和掌握部門預(yù)算的執(zhí)行情況。

(三)對形勢發(fā)展和變化缺乏超前的考慮

對形勢發(fā)展和變化不能未雨綢繆,使部門預(yù)算不能適應(yīng)進一步深化改革建立預(yù)算績效考評的需要?，F(xiàn)行的高校預(yù)算管理普遍存在重投入輕產(chǎn)出,重分配輕管理的現(xiàn)象,很少考慮成本效益和經(jīng)濟責(zé)任,缺乏預(yù)算管理的科學(xué)性、合理性和規(guī)范性,不利于教育經(jīng)費使用效益的提高;當(dāng)流程變化時(如預(yù)算內(nèi)和預(yù)算外資金包括所有科研經(jīng)費都實行國庫集中收付時),也顯得無所適從。

二、高校預(yù)算管理借鑒 BPI的可能性

(一)業(yè)務(wù)流程改進 (BPI)理念的提出

流程理念根植于西方文化和傳統(tǒng)中的分解或解析。它是一種化繁為簡的思路和方法,流程理念引入到管理領(lǐng)域,為計算機在管理活動中的廣泛運用奠定了基礎(chǔ)。在管理學(xué)領(lǐng)域,科學(xué)技術(shù)的進步,信息傳輸技術(shù)的發(fā)展,使得管理理論研究生機勃勃、枝繁葉茂。核心競爭力理論、價值鏈理論等各種學(xué)說的相互促進,使得流程已經(jīng)成為當(dāng)代組織管理的核心。組織流程設(shè)計的好壞,直接影響到運行效率的高低,同時直接或間接地影響著組織目標的實現(xiàn)。流程再造理論(BPR)就是在這樣的背景下產(chǎn)生的。最系統(tǒng)的將業(yè)務(wù)流程作為一個重要分析對象的是邁克爾·波特,1980年左右,他把這個概念運用在“企業(yè)競爭優(yōu)勢”研究之中。1990年,美國的Michael Hammer博士在“ReengineeringWork:Don’tAutomate,Obliterate”這篇文章中首先提出了“業(yè)務(wù)流程再造”(BPR)的概念,隨后他又在 1993年和 James Champy在《企業(yè)再造:公司管理革命宣言》(Reengineering The Corporation:aManifesto for Business Revolution)一書對BPR作了全面論述,并作為一種基于信息技術(shù)的、為更好的滿足顧客需要服務(wù)的、系統(tǒng)化的組織工作流程的改進哲學(xué)及相關(guān)活動,將它引入到西方企業(yè)管理領(lǐng)域[4]。

在實際操作過程中,大多數(shù)項目采用的并非是一種全新設(shè)計的方法,而是融入了業(yè)務(wù)流程改進(BPI)思想。BPI理論是在BPR理念基礎(chǔ)上提出的,它是基于組織環(huán)境的變化,在信息技術(shù)進步的有力推動下,為實現(xiàn)組織績效的改善而分析優(yōu)化現(xiàn)有流程的一種哲理。它把管理思想的最新研究成果集成起來,形成自己的特色。BPI以業(yè)務(wù)流程為“平臺”,通過分析理解現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程,在現(xiàn)有流程的基礎(chǔ)上進行優(yōu)化并建立新流程,可以避免BPR所遇到的一些問題,又可以解決信息化過程中所遇到的一些業(yè)務(wù)流程問題。BPI強調(diào)漸進改良,意在更好地滿足顧客需要,提高工作效率,它的優(yōu)點在于通過對主要業(yè)務(wù)流程的分析和優(yōu)化,可迅速獲得工作績效的提高,同時,對整個業(yè)務(wù)流程干擾較小 。因此,BPI不僅是一種管理觀念的變革,也是整個管理體系的創(chuàng)新,它的真正意義在于其對組織變革的實際作用①葛星,黃鵬:《流程管理理論設(shè)計工具實踐》,北京:清華大學(xué)出版社 2008年版。。所以,近年來,正是由于考慮到BPR的激進性以及其風(fēng)險性,越來越多的組織開始考慮轉(zhuǎn)向溫和的 BPI。持BPI觀點的代表人物是詹姆斯·哈林頓,他認為BPI是一種以預(yù)防為導(dǎo)向的組織管理方法,從源頭上預(yù)防錯誤產(chǎn)生。在當(dāng)今的許多公司里,很多單個組織的工作都十分出色,他們做著自己的事,熱衷于達到或超過自己的目標,但是他們并不了解或關(guān)心自己的工作如何影響下一流程中的其他人,他們只是對他們所做的事和他們?nèi)绾伪豢己烁信d趣。這種情形導(dǎo)致了組織中普遍存在的次優(yōu)化行為。而BPI的目標就是優(yōu)化,通過逐步優(yōu)化實現(xiàn)漸進式的改造?？梢詮慕M織結(jié)構(gòu)和組織行為兩個方面來總結(jié),集中體現(xiàn)在組織結(jié)構(gòu)設(shè)計和工作流程設(shè)計等方面[5]。

(二)高校預(yù)算管理借鑒業(yè)務(wù)流程改進 (BPI)的可能性

雖然BPI來源于企業(yè),但其所包含的核心思想和所采用的管理方法對政府部門同樣具有借鑒作用。以“12金”為代表的國家電子政務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的建立和實施,為實現(xiàn)政務(wù) BPI提供了強有力的技術(shù)支撐。其中“金財工程”(即政府財政管理信息系統(tǒng),簡稱 GFM IS)是在財政體制改革的大背景下,總結(jié)我國財政信息化工作實踐,借鑒其它國家財政信息化管理先進理念和成功經(jīng)驗的基礎(chǔ)上提出的,與我國建立公共財政體制框架目標相適應(yīng)的一套先進信息管理系統(tǒng)。

“金財工程”以覆蓋各級政府財政管理部門和財政資金使用部門的大型信息網(wǎng)絡(luò)為支撐,以細化的部門預(yù)算為基礎(chǔ),以所有財政收支全部進入國庫單一賬戶為基本模式,以預(yù)算指標、用款計劃、采購定單以及財政政策實施效果評價和宏觀經(jīng)濟運行態(tài)勢跟蹤分析為預(yù)算執(zhí)行主要控制機制,以出納環(huán)節(jié)高度集中并實現(xiàn)國庫現(xiàn)金有效調(diào)度為特征,體現(xiàn)了公共財政改革的要求?！敖鹭敼こ獭睆闹醒氲绞∈械交鶎訂挝?都體現(xiàn)了流程的往下延伸的趨勢,在今后一個時期,流程改進和優(yōu)化(BPI)也將是我國財政管理信息化建設(shè)的核心關(guān)鍵詞[6]。

現(xiàn)階段,高等學(xué)校普遍存在管理流程缺失或流程的不成體系,其組織結(jié)構(gòu)、管理流程等已不能適應(yīng)環(huán)境的變化,因此必須對低效的管理流程進行改進和優(yōu)化,對組織結(jié)構(gòu)進行有效的調(diào)整,以實現(xiàn)內(nèi)部管理效率與效果的提高。在財政預(yù)算管理體制改革的大背景下,高校作為規(guī)模龐大、職能眾多的財政資金使用單位,其財務(wù)活動正變得越來越復(fù)雜,而預(yù)算管理是高校財務(wù)管理不可或缺的重要組成部分。隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)連接、遠程傳輸?shù)刃录夹g(shù)的出現(xiàn),高校財務(wù)部門也面臨著進行組織結(jié)構(gòu)和工作流程重新設(shè)計的挑戰(zhàn)。目前,各高校紛紛通過計算機網(wǎng)絡(luò)組織和配置資源,以信息化的方式進行預(yù)算管理。業(yè)務(wù)流程改進 (BPI)正是基于組織外部環(huán)境的變化,并在信息技術(shù)進步的有力推動下,為實現(xiàn)管理績效的改善而分析改進現(xiàn)有流程的一種管理理念。高校在實行校、院(系)兩級理財體制,而財政預(yù)算管理要求相對集中單位預(yù)算管理的現(xiàn)狀下,完全可以借鑒 BPI思想,借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)挖掘高校預(yù)算管理的創(chuàng)新點,對現(xiàn)有的預(yù)算管理流程進行改進和優(yōu)化,在高校內(nèi)部模擬類似“部門預(yù)算”的做法,通過預(yù)算流程的向下延伸,先由校內(nèi)各部門、院 (系)編報校內(nèi)“部門預(yù)算”,經(jīng)過校內(nèi)“二上二下”流程形成學(xué)校預(yù)算草案。通過對預(yù)算流程的改進、優(yōu)化和整合,使預(yù)算流程規(guī)范化、科學(xué)化,實現(xiàn)與財政國庫收付信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對接,使預(yù)算流程的運轉(zhuǎn)快捷、順暢,提高財政預(yù)算資金的使用效率和效益。

三、BPI在高校財務(wù)預(yù)算管理中的運用

優(yōu)化財務(wù)預(yù)算流程是一項系統(tǒng)工程,不僅需要用業(yè)務(wù)流程改進(BPI)的思想和方法來研究和考慮,而且需要從更高層次上、更廣闊的視野來處理這一不僅涉及技術(shù),還涉及人與組織行為的復(fù)雜系統(tǒng)。優(yōu)化高校財務(wù)預(yù)算流程,首先應(yīng)從高校的戰(zhàn)略目標出發(fā),把高校的預(yù)算編制、執(zhí)行、控制、評價作為一個完整的流程進行管理變革,其目標是構(gòu)建適應(yīng)財政管理體制的現(xiàn)代化預(yù)算管理流程模式,實現(xiàn)“有效預(yù)算管理”。體現(xiàn)高校財務(wù)預(yù)算管理“有效性”的一個重要方面就是高校財務(wù)預(yù)算管理效率和效果。其次,將權(quán)力結(jié)構(gòu)由“集權(quán)管理”向“分權(quán)管理”轉(zhuǎn)變。使用分權(quán)的管理結(jié)構(gòu),可以使預(yù)算管理服務(wù)貼近院系、各部門的需要,更好地實現(xiàn)資源配置效率;可以培養(yǎng)院系、部門的自力更生精神,在預(yù)算額度內(nèi)自主管理預(yù)算事務(wù)。最后,預(yù)算管理程序要從“暗箱管理”向“透明管理”轉(zhuǎn)變。隨著財政預(yù)算體制改革和信息化管理不斷深入,網(wǎng)絡(luò)的擴張使預(yù)算“暗箱管理”向“透明管理”轉(zhuǎn)變已是大勢所趨。

(一)流程優(yōu)化的主要步驟

流程改進過程本身是比較復(fù)雜的,加之高校財務(wù)預(yù)算管理工作涉及面廣、影響范圍大,因此必須要有目的、有步驟地組織實施,才能保證高校財務(wù)預(yù)算流程改進取得預(yù)期效果。

1.戰(zhàn)略決策階段。在這個項目策劃階段,應(yīng)得到學(xué)校高層領(lǐng)導(dǎo)的有力支持,因為他們擁有很高的威望,擁有調(diào)動學(xué)校各項資源的權(quán)力。只有學(xué)校高層決策人員對學(xué)校的愿景目標以及戰(zhàn)略方向有明確的認識,他們才能回答高校財務(wù)預(yù)算管理工作未來應(yīng)做什么、怎么做的問題。另外,還應(yīng)打破原有的職能分工觀念,樹立起流程至上的觀念,從流程的角度來看問題,以便認識現(xiàn)有各預(yù)算流程是否為戰(zhàn)略服務(wù),通過預(yù)算流程各層次目標的實施來保證學(xué)校總體戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。

2.規(guī)劃準備階段。這個階段,需要做的是制訂必要的行動計劃,計劃內(nèi)容應(yīng)包括:實施的時間周期,規(guī)模范圍、方式方法和技術(shù)支持,由誰領(lǐng)導(dǎo),如何做好溝通,如何處理可能遇到的問題等。在計劃制訂完畢后,必須在校內(nèi)進行全員培訓(xùn),使每一位員工了解預(yù)算流程改進的必要性,以獲取教職員工的理解和支持,為順利開展下一步具體工作創(chuàng)造必要的條件。

3.現(xiàn)有流程分析診斷階段。在分析診斷階段,應(yīng)在對學(xué)校現(xiàn)有預(yù)算流程理解和掌握的基礎(chǔ)上,分析現(xiàn)有流程存在的癥結(jié)是在預(yù)算流程內(nèi)部還是在預(yù)算流程之間的關(guān)系上,預(yù)算流程是否與執(zhí)行流程協(xié)調(diào)一致。在查清流程中存在的問題以后,對需要進行流程改進的工作進行篩選剔除,選擇效率低下、對預(yù)算工作最重要的和容易落實執(zhí)行的流程作為優(yōu)化對象。

4.設(shè)計優(yōu)化階段。分析歸納高校各個預(yù)算流程,結(jié)合各個流程間的關(guān)聯(lián)程度,構(gòu)造新的基本預(yù)算單元,組合成不同的預(yù)算工作流程,經(jīng)過檢驗,最后設(shè)計制定出財務(wù)預(yù)算流程改進方案。與此同時,對與新的預(yù)算流程相關(guān)的各個部門進行評價,并在此基礎(chǔ)上設(shè)計新的組織形式,調(diào)整相應(yīng)的規(guī)章制度、管理層次和崗位職責(zé),從而確立起與預(yù)算流程改進相適應(yīng)的組織和運行機制。

5.實施階段。在新預(yù)算流程實施之前,對組織基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)進行細節(jié)設(shè)計后,可以進行新流程實施的試點工作,按選定范圍分步驟分階段地進行。試點工作完成并取得一定的成果后,要對如何使組織的其他部分順利實施制定計劃,在充分考慮風(fēng)險和收益的情況下按計劃實施各項預(yù)算流程切換。

6.評價階段。在預(yù)算流程改進完成以后,需要對被改變流程的運行結(jié)果進行分析評價,以確定流程優(yōu)化所取得的效益。預(yù)算流程改進不是一勞永逸的工程,從一個大的范圍來說是一個長期的循環(huán)往復(fù)的過程,我們必須不斷地思考將來的發(fā)展問題,并堅持不斷地進行日常改進。

(二)流程優(yōu)化的主要措施

1.改進高校預(yù)算管理組織結(jié)構(gòu)。從流程管理的思想出發(fā),優(yōu)化高校財務(wù)預(yù)算流程,在改變原有的預(yù)算管理流程的基礎(chǔ)上,必須對高校財務(wù)預(yù)算組織結(jié)構(gòu)進行改進,使其從“職能型”組織轉(zhuǎn)變?yōu)椤傲鞒绦汀苯M織。需考慮的因素有很多,如:預(yù)算管理采用何種組織形式、劃分多少管理層次、管理寬度是多少、應(yīng)該設(shè)立哪些部門或崗位、各崗位人員的職責(zé)等等;同時,每一個部門應(yīng)對其所屬的全部預(yù)算流程以及自己的預(yù)算全面負責(zé),實行從頭到尾的全程管理,盡量減少跨部門的協(xié)調(diào),做到機構(gòu)不重疊,業(yè)務(wù)不重復(fù),服務(wù)到基層,消除預(yù)算流程內(nèi)無用的重復(fù)的活動和消極等待的時間[7]。筆者認為,首先高校應(yīng)該設(shè)立專門的預(yù)算管理委員會,作為學(xué)校預(yù)算管理的最高決策機構(gòu),委員會主任由學(xué)校最高領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任,成員為學(xué)校各院系、職能處室負責(zé)人,負責(zé)學(xué)校預(yù)算的審議審定;其次,學(xué)校還應(yīng)當(dāng)設(shè)立預(yù)算管理辦公室,辦公室受預(yù)算管理委員會領(lǐng)導(dǎo),辦公室主任由預(yù)算管理委員會主任兼任,財務(wù)處處長兼任副主任,成員由財務(wù)處負責(zé)預(yù)算工作的人員組成,該辦公室專門負責(zé)全校預(yù)算管理日常工作;各職能部門處室和院系為校內(nèi)預(yù)算責(zé)任單位,設(shè)兼職預(yù)算員,負責(zé)本單位預(yù)算的編制工作。

2.梳理、歸并校內(nèi)預(yù)算和部門預(yù)算流程。首先,應(yīng)參照己有的預(yù)算流程,將兩部分脫節(jié)的流程聯(lián)結(jié)起來,部門預(yù)算的編制應(yīng)該以細化的校內(nèi)預(yù)算為基礎(chǔ),首先,校內(nèi)預(yù)算啟動的時間應(yīng)該從 12月提前到 7月初;其次,校內(nèi)預(yù)算的編制應(yīng)該遵循部門預(yù)算“二上二下”的流程,在校內(nèi)模擬類似校內(nèi)部門預(yù)算編制,各預(yù)算責(zé)任單位根據(jù)部門預(yù)算和校內(nèi)預(yù)算的要求編制本處室、院 (系)的分部門預(yù)算,按照收支分類改革的要求,將預(yù)算細化編制到“類”、“款”、“項”和經(jīng)濟分類科目。著眼點應(yīng)放在如何將部門預(yù)算、校內(nèi)預(yù)算、國庫集中收付系統(tǒng)和政府采購系統(tǒng)如何進行很好的銜接上。

3.“一網(wǎng)式”預(yù)算管理模式。傳統(tǒng)的預(yù)算管理模式,資金使用者須面對眾多的部門,面對繁瑣、冗長的流程,為辦一項事務(wù)仍然必須走進“程序迷宮”。例如,普通老師為購買一項貨物,不僅要完全熟悉整個采購流程,而且要了解學(xué)校預(yù)算管理全部過程,來回奔波于各相關(guān)部門之間,若此項業(yè)務(wù)未報政府采購預(yù)算,最終無功而返,影響了高校正常教學(xué)科研工作的展開。“一網(wǎng)式”預(yù)算管理模式是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù),使校內(nèi)各預(yù)算單位只要通過一個網(wǎng)絡(luò)站點即可完成預(yù)算編制和申報工作,在同一平臺上,通過網(wǎng)絡(luò)自動即時的傳遞細化到經(jīng)濟分類科目的預(yù)算編制數(shù)據(jù),預(yù)算管理科可直接導(dǎo)出匯總部門預(yù)算數(shù)據(jù),并在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下交互式、實時地進行預(yù)算的審核工作[7],如預(yù)算產(chǎn)生變更則各部門須填寫變更申請,如果沒有改變,預(yù)算管理科則提交該預(yù)算,并對所有的預(yù)算進行匯總。從而使預(yù)算流程變得極為簡單,真正體現(xiàn)高校財務(wù)預(yù)算管理部門為學(xué)校各部門服務(wù)的功能。

圖1 預(yù)算管理子系統(tǒng)運行流程

4.應(yīng)用信息技術(shù),實現(xiàn)信息一次性采集和部門共享。預(yù)算管理流程的改進和優(yōu)化需要以強有力的信息技術(shù)為手段,信息技術(shù)與流程之間是一種互動的關(guān)系,兩者之間的有機結(jié)合才能產(chǎn)生最佳效果,為此,需設(shè)計開發(fā)與財政預(yù)算管理信息系統(tǒng)相銜接的、涵蓋學(xué)校各部門、各學(xué)院的預(yù)算管理子系統(tǒng),預(yù)算流程的改進和優(yōu)化才能在這個平臺上得以實現(xiàn),使預(yù)算信息有效傳遞和共享,預(yù)算信息文件空間流轉(zhuǎn)變?yōu)闊o紙化網(wǎng)絡(luò)信息流轉(zhuǎn),大大減少預(yù)算流程總時間,并降低管理成本。預(yù)算管理子系統(tǒng)主要應(yīng)包括以下幾個功能模塊:(1)單位預(yù)算管理。該模塊提供經(jīng)費管理部門按項目指標錄入本部門預(yù)算信息的功能,并可將預(yù)算數(shù)據(jù)細化至項目及項目承擔(dān)的實驗室、學(xué)科等,各經(jīng)費管理部門用戶進入本功能后,依次按經(jīng)濟分類科目細化錄入相關(guān)的預(yù)算數(shù)據(jù)信息,提交后傳送到校預(yù)算管理辦公室。為了確保部門預(yù)算的效果,應(yīng)在預(yù)算編制的同時,明確使用每項支出要達到的績效目標,并在此基礎(chǔ)上確定一系列對應(yīng)的績效標準。(2)預(yù)算匯總。預(yù)算管理辦公室使用此功能將各個部門提交的預(yù)算顯示在這里,查看各經(jīng)費管理部門的預(yù)算方案的報送情況并匯總,然后報校長辦公會議審批。(3)預(yù)算批復(fù)。該模塊提供將財政部批復(fù)的預(yù)算方案批復(fù)至各經(jīng)費管理部門的功能。預(yù)算管理辦公室使用該功能對單位的預(yù)算指標進行批復(fù),并通知各單位。(4)支付管理。支付管理子系統(tǒng)涵蓋各校區(qū)、各部門,滿足學(xué)校在支付管理方面的需求。該功能主要提供各部門查看本部門的預(yù)算方案,根據(jù)選擇的單位名稱或編碼依據(jù)權(quán)限在該系統(tǒng)內(nèi)進行操作。主要包括分月用款計劃編報模塊、國庫支付模塊、政府采購模塊。分月用款計劃主要提供各預(yù)算單位按季錄入分月用款計劃,供預(yù)算管理辦公室匯總審批;國庫支付模塊主要提供將上報國庫支付的情況通知到各部門的功能。政府采購模塊主要提供各部門查詢本部門申請政府采購情況的功能。(5)決策評價模塊。決策評價模塊為預(yù)算管理提供多方面、多層次的信息支持,以輔助各種決策,包括預(yù)算執(zhí)行報告、預(yù)算績效考評、預(yù)算數(shù)據(jù)分析和決策支持等功能。預(yù)算執(zhí)行報告可提供靜態(tài)報告和動態(tài)報告。靜態(tài)報告應(yīng)由專門人員負責(zé)制作和發(fā)布,其用戶可直接查看。動態(tài)報告在用戶使用時由系統(tǒng)實時生成[8];預(yù)算績效考評對每一項支出的效果都可以用績效標準來衡量。這一系列指標將為驗證和考核部門預(yù)算編制的合理性和有效性提供科學(xué)依據(jù);預(yù)算數(shù)據(jù)分析建立在數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)之上,通過對系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行處理,建立圍繞學(xué)校預(yù)算管理的數(shù)據(jù)庫,通過數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)向?qū)W校決策層提供數(shù)據(jù)分析和決策支持服務(wù)。預(yù)算管理子系統(tǒng)運行流程如圖 1所示。

通過對校內(nèi)預(yù)算管理流程的優(yōu)化和整合,形成一條符合預(yù)算管理和信息管理規(guī)律的主流程,將使預(yù)算管理工作由不確定走向確定,由粗放走向精細,使和預(yù)算相關(guān)的信息依附流程流動,各預(yù)算責(zé)任單位通過流程得以銜接,預(yù)算執(zhí)行得以控制,預(yù)算工作效率得以提升,預(yù)算管理工作的局部最優(yōu)必將實現(xiàn)學(xué)校管理工作的全局最優(yōu)。

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A Study of the I mprovement and Optim ization of the BudgetManagement Processes in Colleges and Un iversities

L IU Chun
(Department of Finance,ZhejiangUniversity of Technology,Hangzhou 310032,China)

This paper,based on the budgetmanagement reform in China as the background,studies the budget management. It analyzes the current situation and problems about budget management and discusses the traditional reform about budgetmanagement in colleges and universities from a new perspective with modern management concepts. Focusing on the Business Process I mprovement (BPI)and in light of the actual situation of colleges and universities in China,it improves and optimizes the budget management processes,and then puts for wards methods and strategies about the budgetmanagement processes in colleges and universities.

university financialmanagement;budgetmanagement;budget process improvement

book=3,ebook=85

C931

A

1006-4303(2010)03-0290-06

(責(zé)任編輯:金一超)

2010-03-16

劉 春(1970-),女,浙江臨安人,會計師,碩士,從事高校財務(wù)管理研究。