康春榕

合同管理作為建設工程項目管理的重要組成部分,已成為與質量管理、進度管理、成本管理并列的一大管理職能。合同管理中稍有失誤即會導致工程虧本,承包商如何保證工程施工的順利完成,爭取更大的經(jīng)濟效益,變得越來越具有挑戰(zhàn)性。根據(jù)國外經(jīng)驗,合同管理產(chǎn)生的經(jīng)濟效益往往大于技術優(yōu)化產(chǎn)生的經(jīng)濟效益,因此施工企業(yè)應該加強合同管理。

1 建設工程施工合同管理存在的主要問題

1.1 法律風險防范意識淡薄

在合同的簽訂階段以及簽訂后的履行過程中,施工企業(yè)法律風險防范意識淡薄,合同管理把關不嚴經(jīng)常導致重大法律糾紛產(chǎn)生。由于缺乏法律和合同意識,在簽訂合同時,對合同條款往往未做詳細推敲和認真決定就草率簽訂,特別是對違約責任,違約條件未做具體約定,而建設施工合同履約程度往往比較低,隨意修改合同或違背合同規(guī)定的違約現(xiàn)象時有發(fā)生。在合同簽訂階段的問題主要有:合同主體不當;合同文字不嚴謹;合同條款掛一漏萬;違反法律法規(guī)簽訂無效合同等。在合同履行階段的問題主要有:應變更合同的沒有變更;應當發(fā)出的書函(會議紀要)沒有發(fā)出或發(fā)出不規(guī)范;應簽證確認的沒有辦理簽證確認;應當追究的錯過了訴訟時效;應當行使的權力沒有行使;應當重視證據(jù)(資料)的法律效力的卻沒有得到足夠的重視。

1.2 合同管理人員素質低,缺乏專業(yè)人才

建設合同涉及內容多,專業(yè)面廣。目前施工企業(yè)合同管理專業(yè)人才的缺乏成為影響建設項目合同管理效果的一個重要因素。目前中小型建筑企業(yè)從事建設工程項目合同管理的人員大多數(shù)是非專業(yè)出身,往往都是由經(jīng)營部的一般經(jīng)營人員擔任,也有的是剛走出校門的大學生,對合同管理認識不足,業(yè)務水平較低,大部分合同管理人員僅充當資料員的角色。

1.3 合同管理體制不完善

施工企業(yè)不重視合同管理體系的建設,合同管理比較混亂。合同管理存在著明顯的缺陷:1)企業(yè)合同管理責任主體錯位,合同履行主體分工不明確,把項目部或項目經(jīng)理作為合同責任主體,而企業(yè)法人則遠離合同管理,造成企業(yè)法人對合同管理弱化。2)企業(yè)法人合同管理部門與項目部合同管理部門工作脫節(jié)。企業(yè)法人合同管理部門對項目部合同管理部門缺乏業(yè)務指導,項目部不能及時反饋合同履行中的信息,使企業(yè)合同履行中的關鍵問題缺乏合同專家的集體會診,造成項目合同管理出現(xiàn)漏洞無法彌補。企業(yè)缺乏一套嚴謹?shù)暮贤芾碇贫?合同歸口管理、分級管理和授權管理機制不健全,對合同的審核、簽訂、履行、變更、中止或終止、解除及合同的監(jiān)督考核全過程缺少必要的審查和評估步驟,未能實現(xiàn)系統(tǒng)化、規(guī)范化和科學化管理。有的施工企業(yè)合同管理程序不明確,該履行的手續(xù)不履行,簽約隨意性大,對合同審查、把關不夠,權限設置混亂,缺乏對合同管理的有效監(jiān)督和控制。

1.4 合同履行存在缺陷

不少施工企業(yè)一旦投標中標,與甲方簽訂施工合同后,合同就束之高閣,“合同”只是以文件形式轉給項目經(jīng)理部,合同交底往往流于形式,忘記了合同履行過程是實現(xiàn)權利義務的過程,而僅僅把它看成是生產(chǎn)的過程,不研究對照合同并從中找出問題,趨利避害。產(chǎn)生問題的原因主要有以下幾種:1)沒有做或不會做合同履行分析,出現(xiàn)問題才去查找原始合同文件。2)沒有做或沒有能力做合同交底,沒有形成以合同為中心的技術交底,合同的責任無法在項目活動中體現(xiàn)出來。3)認為合同履行是經(jīng)營部門的事,管理合同的部門不具體運用合同,真正要落實合同責任的部門和人員卻不知曉合同內容。4)不注意合同履行中有利的證據(jù)收集,發(fā)生糾紛后無法及時取證。

2 加強建筑工程施工合同管理的主要手段

2.1 普及合同法制教育

隨著經(jīng)濟全球化的發(fā)展,建筑市場面臨著國際化的挑戰(zhàn),《中華人民共和國建筑法》《合同法》《招投標法》的頒布和實施,為推動和加快我國建設事業(yè)的發(fā)展指明了方向,并提出了法律保障,它標志著法制化時代的到來。施工企業(yè)要想盡快適應新形勢,必須加強培訓學習,堅持經(jīng)常性的學習制度,外部培訓或聘請專家、知名人士進行內部培訓,全員普及合同法制教育,了解施工合同,熟悉和牢記與自己有關的合同內容,使施工企業(yè)合法地參與建筑市場經(jīng)濟活動。

2.2 培養(yǎng)合同管理專業(yè)人才

提高合同管理人員素質是企業(yè)合同管理的首要任務。合同管理人員包括專職人員,也包括企業(yè)主要部門的領導,如項目經(jīng)理、總工程師、總經(jīng)濟師、經(jīng)營部門負責人等。合同管理人員首先必須是優(yōu)秀的工程技術人員,同時還必須熟練掌握和運用各種法律、法規(guī);精通合同業(yè)務,熟悉合同履行和工程索賠管理。施工企業(yè)應重點培養(yǎng)有應變能力、堅持原則、知識面寬廣的工程技術人員擔任合同管理工作。

2.3 建立健全合同管理體制

施工企業(yè)除了要建立健全合同管理機構,還必須根據(jù)我國《合同法》和相關法規(guī)以及企業(yè)自身的實際情況,建立一套完善的、可行的、合理的合同管理制度。主要應做好以下工作:1)要建立合同管理的工作程序。2)要建立文檔系統(tǒng)。3)建立報告和行文制度。

2.4 動態(tài)管理合同履行

施工企業(yè)應動態(tài)管理合同的履行,首先要作合同交底,分解合同責任,按合同的有關條款做質量、進度、投資、安全等目標工作流程圖,抓好各目標的事前、事中、事后控制,特別是事前控制。對簽訂的各項條款必須牢記,找合同履行中可能出現(xiàn)的薄弱環(huán)節(jié),提前制定各種減少合同糾紛的預防措施。在工程進展中,通過檢查發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行過程中存在的問題,并根據(jù)法律、法規(guī)和合同的規(guī)定加以解決,以提高合同的履約率。整個合同履行的動態(tài)控制過程按策劃、實施、檢查、改進PDCA循環(huán)方法進行,從而達到有效的控制,保證項目目標的實現(xiàn)。

2.5 加強合同變更管理

在合同變更中,量最大、最頻繁的是工程變更,它在工程索賠中所占的份額也最大。合同變更意味著索賠機會,所以必須加強合同變更管理。合同管理人員應記錄、收集、整理所涉及到的各種文件,如圖紙、各種計劃、技術說明、規(guī)范和業(yè)主的變更指令,并對變更部分的內容進行審查和分析。

2.6 加強合同索賠管理

工程承包方在合同履行中對工程索賠認識不足,缺乏推行工程索賠所需的意識和動力。因此,提高索賠意識是承包商亟待解決的問題。在合同簽訂后,應全面詳細地分析合同條款,充分抓住合同中的漏洞,盡可能地捕捉一切可以索賠的機會。尤其在目前市場競爭激烈,承包商均以低價中標的情況下,索賠是承包商實現(xiàn)盈利的一個重要手段。索賠要有證據(jù),證據(jù)不足或沒有證據(jù),索賠就不能成立。

3 結語

市場經(jīng)濟實際上就是契約經(jīng)濟,伴隨著市場經(jīng)濟的不斷深化和建筑市場逐步完善,合同將發(fā)揮更加重要的作用,成為市場雙方不可或缺的紐帶。合同管理已成為工程項目管理的主要內容,做好合同管理將對工程項目管理的成功和取得較好的社會效益和經(jīng)濟效益起到事半功倍的作用。隨著全球經(jīng)濟一體化,我國的施工企業(yè)面臨的競爭越來越激烈、壓力越來越大,施工企業(yè)只有加強自身合同管理,把好合同管理的各種關口,才能更好地適應當前競爭激烈的社會,才能站穩(wěn)腳跟,才能取得更好的發(fā)展。

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