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基建檔案在基本建設(shè)中占有重要的地位,從國家建設(shè)部到省、市、縣地方以及學(xué)校等各基層都很重視基建檔案資料的收集和管理。在我們學(xué)校也是如此,各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和搞基建項(xiàng)目資料管理人員高度重視這項(xiàng)工作。目前,我國正處在建設(shè)發(fā)展階段,各地、市都在重點(diǎn)搞建設(shè),在建設(shè)過程中,基建資料也包括在內(nèi)?；ㄙY料包括很多內(nèi)容和項(xiàng)目,比如在開工前基建項(xiàng)目的立項(xiàng)、審批、勘察、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、工程竣驗(yàn)收等全程基建資料的收集、整理、管理、保存、歸檔等一體化的管理模式。

1 基建資料歸檔類型

1.1 綜合性文件

1)上級(jí)有關(guān)基建工作的文件。2)基建工作規(guī)章制度。3)基建工作計(jì)劃、總結(jié)、簡報(bào)。4)基建工作總體規(guī)劃。5)基建工作年度(季度)總結(jié)、統(tǒng)計(jì)表。6)基建工程財(cái)務(wù)預(yù)、決算;全校性總體規(guī)劃、設(shè)計(jì)總平面圖。7)水、暖、電管道分布圖。8)地質(zhì)勘探、地形測量材料。

1.2 可行性研究

1)項(xiàng)目建議書及上級(jí)批復(fù)。2)可行性研究報(bào)告。3)項(xiàng)目評(píng)估。4)環(huán)境預(yù)測、調(diào)查報(bào)告。5)設(shè)計(jì)任務(wù)書及計(jì)劃任務(wù)書。

1.3 設(shè)計(jì)基礎(chǔ)

1)工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察設(shè)計(jì)、勘察報(bào)告、地質(zhì)圖、勘察記錄、化驗(yàn)試驗(yàn)報(bào)告、重要土、巖樣及說明;地形、地貌控制點(diǎn)建筑物、構(gòu)筑物、重要設(shè)備及安裝測量定位、觀測記錄。2)水文、氣象、地震等其他設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料。

1.4 設(shè)計(jì)文件

1)初步設(shè)計(jì)。2)技術(shù)設(shè)計(jì)。3)施工圖設(shè)計(jì)。4)技術(shù)秘密材料、專利文件。5)設(shè)計(jì)計(jì)算書。6)關(guān)鍵技術(shù)試驗(yàn)。7)總體規(guī)劃設(shè)計(jì)。8)設(shè)計(jì)評(píng)價(jià)、鑒定及審批。

1.5 工程管理文件

1)征用土地批準(zhǔn)文件及紅線圖、拆遷、補(bǔ)償協(xié)議書。2)承包合同、協(xié)議書、招標(biāo)、投標(biāo)、租賃文件。3)施工執(zhí)照。4)環(huán)保三同時(shí)、消防、衛(wèi)生等條件,水、電、氣、暖供應(yīng)協(xié)議書。5)產(chǎn)權(quán)證書。

1.6 施工資料

1)土地施工文件:開工報(bào)告、工程技術(shù)、技術(shù)交流、圖紙會(huì)審紀(jì)要;施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工計(jì)劃、施工技術(shù)措施、施工安全措施、施工工藝;原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)量鑒定;建筑材料試驗(yàn)報(bào)告;設(shè)計(jì)變更、工程更改洽商、材料仿用核定審批;土建施工定位測量地質(zhì)勘察;土、巖試驗(yàn)報(bào)告,基礎(chǔ)處理,基礎(chǔ)工程施工圖;隱蔽工程驗(yàn)收記錄;工程記錄及測試、沉陷、位移、變形觀測記錄、事故處理報(bào)告;分項(xiàng)、分布工程抽樣檢查、評(píng)定;交工驗(yàn)收記錄證明;竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。2)設(shè)備及管線安裝施工文件:開工報(bào)告、工程技術(shù)、技術(shù)交流、圖紙會(huì)審紀(jì)要;設(shè)計(jì)變更、工程更改洽商、材料、零部件、設(shè)備代用審批;焊接試驗(yàn)記錄、報(bào)告、施工檢驗(yàn)、探仿記錄;隱蔽工程檢查驗(yàn)收記錄;強(qiáng)度、密封性試驗(yàn)報(bào)告;設(shè)備調(diào)試記錄;施工安裝記錄、安裝質(zhì)量檢查、評(píng)定、事故處理報(bào)告;系統(tǒng)調(diào)試、試驗(yàn)記錄;管線清洗、通水、清毒記錄;管線標(biāo)高位置,坡度測量記錄;中間交工驗(yàn)收記錄證明,工程質(zhì)量評(píng)定;竣工報(bào)告,竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。

1.7 電氣、儀表安裝施工文件

1)開工報(bào)告、工程技術(shù)、技術(shù)交流、圖紙會(huì)審紀(jì)要。2)工程更改洽商、材料、零部件、設(shè)備代用審批。3)調(diào)試、整定記錄;性能測試和校核。4)施工安裝記錄,質(zhì)量檢查評(píng)定,事故處理報(bào)告。5)操作、聯(lián)動(dòng)試驗(yàn)。6)電氣裝置交接記錄。7)中間交工驗(yàn)收記錄、工程質(zhì)量評(píng)定。8)竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。

1.8 基建財(cái)務(wù)、器材管理

1)財(cái)務(wù)計(jì)劃、年度計(jì)劃。2)工程概算、預(yù)算、決算。3)主要材料消耗、器材管理。4)交付使用的固定資產(chǎn)。

1.9 生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)資料

1)技術(shù)準(zhǔn)備計(jì)劃。2)試生產(chǎn)管理、技術(shù)責(zé)任制。3)試車方案、產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)、性能、圖紙。4)設(shè)備試車、驗(yàn)收、運(yùn)轉(zhuǎn)、維護(hù)記錄。5)安全操作規(guī)程、事故分析報(bào)告。6)技術(shù)培訓(xùn)材料。7)工業(yè)衛(wèi)生勞動(dòng)保護(hù)材料。

2 基建檔案的形成

在建設(shè)過程中,基建檔案是由建設(shè)單位,上級(jí)審批單位,勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位在申報(bào)、審批、建設(shè)、施工、竣工、驗(yàn)收過程中由文字、聲像、圖像等基建資料所形成的。

3 基建檔案管理體會(huì)

3.1 造成基建檔案缺失的原因

1)由于基建工程是一個(gè)龐大的項(xiàng)目,建設(shè)的時(shí)間長,政府審批的部門也比較多,審批的手續(xù)也較復(fù)雜,在建設(shè)過程中涉及到的單位也比較多,它經(jīng)過省教育廳、省計(jì)委、省建設(shè)廳、省發(fā)改辦審批后,再到晉中建設(shè)局、太谷縣城建局立項(xiàng)備案后,再經(jīng)地質(zhì)勘察單位勘察、圖紙?jiān)O(shè)計(jì)單位設(shè)計(jì),然后定施工單位和監(jiān)理單位,最后再經(jīng)過消防部門、人防機(jī)構(gòu)、質(zhì)量監(jiān)督部門驗(yàn)收后才能竣工使用,這中間經(jīng)過的每個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)影響基建資料的制作、收集、整理和歸檔效果。2)由于建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位的工作人員和管理人員對(duì)基建檔案不重視也影響到基建資料的缺失和歸檔。3)由于施工單位技術(shù)管理人員技術(shù)、業(yè)務(wù)水平高低不一,也會(huì)造成基建資料缺失。

3.2 如何加強(qiáng)和完善基建檔案

到2000年以后歸檔資料逐漸被人們重視起來,到2005年以后,基建管理資料就相應(yīng)的比較完備了。比如說,現(xiàn)在基建項(xiàng)目從籌建開始,學(xué)校就將建設(shè)項(xiàng)目向省教育廳、省計(jì)委、省建設(shè)廳打報(bào)告,然后再到省發(fā)改委審批。接著進(jìn)行地質(zhì)勘察、圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、決定招標(biāo)代理單位后再報(bào)名、招標(biāo),決定施工、監(jiān)理單位,以上這一系列的審批手續(xù)辦好后,才能地質(zhì)勘察,圖紙?jiān)O(shè)計(jì),接下來通過網(wǎng)上報(bào)名,公開招標(biāo),選擇招標(biāo)代理公司,根據(jù)國家規(guī)定,建設(shè)單位招標(biāo)必須有代理公司代表建設(shè)單位辦理招標(biāo)時(shí)的各項(xiàng)程序,比如說,施工單位報(bào)名(報(bào)名是招標(biāo)代理公司經(jīng)過網(wǎng)上通知到晉中地區(qū)招標(biāo)市場進(jìn)行報(bào)名)、資格審查、填報(bào)投標(biāo)須知及各種附表,出臺(tái)招標(biāo)文件、訂招標(biāo)控制價(jià)、然后再到晉中招標(biāo)站進(jìn)行招標(biāo),定了施工單位后再進(jìn)行選擇監(jiān)理單位,選擇監(jiān)理單位也是網(wǎng)上報(bào)名,進(jìn)行公開招標(biāo)。選好施工單位后,建設(shè)單位和施工單位開始簽訂施工合同,合同簽訂后才能進(jìn)行施工。在施工過程中,我作為建設(shè)單位的一名資料管理人員,有時(shí)也到施工現(xiàn)場去收集在施工中有價(jià)值的技術(shù)文字、數(shù)值、圖表、聲像等形式的載體材料。從開挖基槽開始做起,首先是測量放線標(biāo)高、檢測三步。開挖基槽、填充三七灰土,接下來用C15混凝土鋪設(shè)墊層、綁扎間距為200×200的鋼筋網(wǎng)格、做構(gòu)造柱、直到后來做主體工程。首先是首層—標(biāo)準(zhǔn)層—屋面—工程竣工中的基建工程資料都要有圖像、聲像、文字的記載,這就要求施工單位、監(jiān)理單位在施工過程中必須嚴(yán)格要求施工監(jiān)理單位的技術(shù)工作人員具有一定的技術(shù)、業(yè)務(wù)水平,技術(shù)人員和工作人員素質(zhì)越高,工程質(zhì)量也就越高,它所記載的文字也就越準(zhǔn)確,所收集的基建資料也就越全,造成的基建資料缺陷度也就最低。

另外建設(shè)單位現(xiàn)在也比較重視基建資料的收集、整理、歸檔工作。配備了專職的基建檔案管理人員,專門負(fù)責(zé)收集整理基建資料的工作人員。

在20世紀(jì)90年代基建資料不全或不完善造成的原因也很多,第一是國家不是很重視,抓的也不是很緊,要求也不是很嚴(yán)格,到了下級(jí)單位就更沒人抓這件事情了。可到了2005年以后就不一樣了,國家和各單位都比較重視基建項(xiàng)目,不論大小項(xiàng)目一律通過招標(biāo)來決定。我校為提高學(xué)校管理和科學(xué)決策水平,推行了校務(wù)公開,落實(shí)“三重一大”制度規(guī)范學(xué)校的各類招標(biāo)及采購活動(dòng),維護(hù)學(xué)校的合法權(quán)益,避免經(jīng)濟(jì)浪費(fèi)及其他損失,依據(jù)《中華人民共和國投標(biāo)招標(biāo)法》《中華人民共和國政府采購法》等有關(guān)法規(guī),學(xué)校根據(jù)自己的情況特制定了一些辦法。幾十萬以上或幾百萬或更大的工程項(xiàng)目到地區(qū)辦手續(xù),通過地區(qū)審批后才能進(jìn)行報(bào)名。報(bào)名是到地區(qū)招標(biāo)市場報(bào)名,通過招標(biāo)代理公司代理招標(biāo)事項(xiàng),到地區(qū)招標(biāo)站進(jìn)行招標(biāo),決定中標(biāo)單位、中標(biāo)價(jià)。幾十萬元或幾萬元以下的項(xiàng)目是通過招標(biāo)辦審批,通過公開報(bào)名,公開招標(biāo)來決定中標(biāo)單位,公示三天。以上這些程序都是通過文字形式進(jìn)行,以基建資料歸檔。

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[2] 孟德增.高校新建校區(qū)基建管理探索[J].山西建筑,2009,35(10):208-209.