高宏偉 趙長(zhǎng)軍

竣工文件是指在建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的，如實(shí)反映施工過(guò)程和建設(shè)項(xiàng)目實(shí)體狀況的，具有利用、保存價(jià)值的各種文件材料、圖紙、錄音、錄像等[1]，是對(duì)建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行稽查、審計(jì)、監(jiān)督、管理、驗(yàn)收以及鐵路設(shè)備養(yǎng)護(hù)、維護(hù)及破損后修復(fù)的依據(jù)，是改建、擴(kuò)建和實(shí)施質(zhì)量保修的重要憑證。

為加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目管理，規(guī)范項(xiàng)目竣工驗(yàn)收程序，促進(jìn)建設(shè)項(xiàng)目及時(shí)投產(chǎn)運(yùn)營(yíng)，提高工程質(zhì)量和投資效益，鐵道部辦公廳早已發(fā)布鐵路建設(shè)項(xiàng)目竣工文件編制移交辦法及有關(guān)規(guī)定，但時(shí)至今日，某些項(xiàng)目仍舊因?yàn)榭⒐の募o(wú)法及時(shí)移交造成工程無(wú)法及時(shí)驗(yàn)收交付使用，其主要原因就在于對(duì)竣工資料的形成沒(méi)有足夠的重視。

1 竣工文件的編制

竣工文件編制工作應(yīng)由建設(shè)單位負(fù)責(zé)組織，施工單位負(fù)責(zé)編制，接管單位檔案部門負(fù)責(zé)指導(dǎo)協(xié)助，各部門之間在竣工資料的收集、整理、歸檔、移交的四個(gè)環(huán)節(jié)中必須相互協(xié)調(diào)，保持一致并做到以下工作同步進(jìn)行。

1.1 布置施工任務(wù)與布置竣工文件編制同步進(jìn)行

建設(shè)單位作為建設(shè)項(xiàng)目的整體監(jiān)督指導(dǎo)部門應(yīng)在開工前根據(jù)項(xiàng)目規(guī)模對(duì)項(xiàng)目施工過(guò)程中產(chǎn)生的文字材料規(guī)定詳細(xì)的歸檔范圍和內(nèi)容，開工后在第一時(shí)間按照接管單位檔案部門的要求，成立專門的機(jī)構(gòu)，指定專人負(fù)責(zé)，監(jiān)督、指導(dǎo)、組織各參建單位做好文件材料的形成與積累工作。對(duì)于建設(shè)單位如若對(duì)各專業(yè)竣工文件的編制和填寫有相關(guān)要求，應(yīng)在此時(shí)對(duì)各參建單位進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明并下發(fā)專門指導(dǎo)性文件，如若建設(shè)單位對(duì)各專業(yè)竣工文件的編制和填寫沒(méi)有相關(guān)明確的要求，那么施工單位的各單項(xiàng)工程負(fù)責(zé)人應(yīng)按各專業(yè)竣工文件的編制內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)的制定并第一時(shí)間上報(bào)建設(shè)單位促使其形成專門指導(dǎo)性文件，避免日后各個(gè)參建單位尤其是施工單位在標(biāo)準(zhǔn)的采用、表格的填寫、相關(guān)資料收集上產(chǎn)生分歧，以至于導(dǎo)致日后資料的大量返工，避免由此帶來(lái)的大量人力與物力的浪費(fèi)和流失。

1.2 工程施工進(jìn)展與竣工文件形成積累同步進(jìn)行

各施工單位要認(rèn)真履行投標(biāo)承諾與合同中關(guān)于竣工文件編制的有關(guān)條款。規(guī)定將這項(xiàng)工作納入到施工技術(shù)管理工作中，并在各級(jí)技術(shù)管理部門都應(yīng)有專人負(fù)責(zé)，同時(shí)各單項(xiàng)工程的技術(shù)負(fù)責(zé)人要將形成的各種檢查證、試驗(yàn)報(bào)告、原材料出廠合格證等原始紀(jì)錄按照工程項(xiàng)目的內(nèi)容分門別類放置，以防文件材料的散失與損壞并隨時(shí)接受各級(jí)相關(guān)部門的指導(dǎo)與檢查。

1.3 工程驗(yàn)收交接與竣工文件交接同步進(jìn)行

建設(shè)項(xiàng)目在辦理竣工驗(yàn)收前施工單位就應(yīng)編制好已完工程的全部竣工文件，并須保證達(dá)到相關(guān)部門的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)并有足夠的份數(shù)，經(jīng)初驗(yàn)工作組審查確認(rèn)其達(dá)到齊全、完整、準(zhǔn)確的要求后送接管單位并按照相關(guān)規(guī)定送各級(jí)檔案部門歸檔。

2 竣工文件管理過(guò)程中各部門要做到的質(zhì)量要求

2.1 齊全完整

應(yīng)該歸檔竣工驗(yàn)收證書、各項(xiàng)申報(bào)表、決算表、建交表、各項(xiàng)報(bào)告、檢查證、檢驗(yàn)批、各種表格、圖紙等要全部收齊，并保證其各項(xiàng)簽字齊全。杜絕各項(xiàng)資料的參差不齊并找出因簽字蓋章不完備而無(wú)相應(yīng)法律效力的廢證、廢表、廢圖，將其簽字或蓋章找到相應(yīng)責(zé)任人或部門補(bǔ)齊。

2.2 內(nèi)容準(zhǔn)確

竣工文件內(nèi)各項(xiàng)內(nèi)容必須是真實(shí)紀(jì)錄、準(zhǔn)確反映建設(shè)過(guò)程和竣工時(shí)的工程客觀實(shí)際，尤其對(duì)于施工過(guò)程中產(chǎn)生的各項(xiàng)原始紀(jì)錄、原材料出廠合格證、檢查證、檢驗(yàn)批、各項(xiàng)試驗(yàn)報(bào)告必須保證其數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，竣工圖紙的繪制要與現(xiàn)場(chǎng)相符，做到施工圖與對(duì)應(yīng)現(xiàn)場(chǎng)一致。

2.3 系統(tǒng)配套、組卷合理

一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目?jī)?nèi)各個(gè)專業(yè)的內(nèi)容，一個(gè)單位工程內(nèi)施工資料、圖紙的各項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)配套完整。同時(shí)要針對(duì)各個(gè)專業(yè)的內(nèi)容及單位工程對(duì)資料組卷進(jìn)行合理劃分，以方便竣工資料的歸檔及檔案部門的管理。

2.4 整潔美觀

竣工文件材料要裝訂美觀、整齊，軟封面和目錄要填寫清楚、準(zhǔn)確、工整、美觀，圖紙圖幅標(biāo)準(zhǔn)、線條清晰、字體工整、反差良好、折疊規(guī)范。

2.5 存放安全

各個(gè)部門要配備確保資料安全的庫(kù)房和設(shè)備，要有相應(yīng)的防火、防盜、防潮、防有害生物的相應(yīng)措施，保證資料實(shí)體及信息安全。各介質(zhì)要符合其所承載的資料的耐久性要求，某些特殊資料如聲像、電子資料等更要保證介質(zhì)的安全可靠。

3 竣工文件管理應(yīng)注意的問(wèn)題

1)竣工資料在收集和整理的過(guò)程中，一定要遵循其形成的規(guī)律，保持各文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同的價(jià)值，管理人員確定分類方法，編制出合理分類方案，列出各類目層次和各類目名稱，全面準(zhǔn)確地確定歸檔文件材料的范圍，劃定不同的保管期限，這樣才能反映工程建設(shè)的全過(guò)程，又符合人們利用檔案查找的心理預(yù)期，為檢索提供方便。

2)由于大部分工程從項(xiàng)目提出到竣工驗(yàn)收過(guò)程時(shí)間長(zhǎng)，跨年度較多，分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員應(yīng)按制度及時(shí)督促檢查。責(zé)任人工程技術(shù)人員要定期進(jìn)行階段性整理以保證文件條理清晰、齊全完整，在工作變動(dòng)時(shí)，更要按要求將本職工作中形成的各種文件材料進(jìn)行階段性整理，移交本單位檔案人員。

項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)、管理過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄[2]，是工程建設(shè)、管理、運(yùn)行、維護(hù)、改(擴(kuò))建等工作的直接依據(jù)和參考材料，也是落實(shí)工程質(zhì)量終身責(zé)任制的重要憑證。竣工資料作為工程檔案的重要組成部分，其重要的地位同樣不容忽視。真實(shí)、詳細(xì)的竣工資料是工程的直接反映，為審計(jì)、紀(jì)檢和司法機(jī)關(guān)提供可靠依靠，促進(jìn)了社會(huì)主義物質(zhì)文明和精神文明協(xié)調(diào)發(fā)展，為國(guó)家和社會(huì)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

[1] 王松根，張須義.公路工程竣工資料編制指南[M].北京:人民交通出版社，2001.

[2] 蔡友蘭.鐵路工程竣工文件的編制原則與管理要求[J].北京檔案，2007(5):53-54.

[3] 李 紅.淺談公路建設(shè)項(xiàng)目中如何做好竣工資料管理工作[J].建筑科技與管理，2008(7):37-38.

[4] 祁靜靜.提高竣工文件編制質(zhì)量須全過(guò)程控制[J].祖國(guó)，2009(7):11-12.