廣州血液中心 陳 翀

血站檔案管理的現(xiàn)狀及現(xiàn)代化

廣州血液中心 陳 翀

血站檔案管理的現(xiàn)代化對于血站的發(fā)展和運行具有重要意義，目前血站在現(xiàn)代化上已經采取了一些措施，但仍有不足。本文就血站管理的現(xiàn)代化和血站設施的現(xiàn)代化做了簡要的分析。

血站 檔案管理 現(xiàn)代化 網絡

一、 前言

隨著社會發(fā)展，知識更新周期越來越短，人們的社會檔案意識不斷增強，對檔案管理手段的現(xiàn)代化、檔案信息的需求量也不斷增加，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化也越來越顯得重要。這就要求檔案部門要充分利用各種現(xiàn)代化管理手段，提高管理水平，搞好檔案工作，有效地開發(fā)利用好檔案信息資源，為社會主義現(xiàn)代化建設服務。所謂血站檔案管理現(xiàn)代化就是指利用現(xiàn)代科學技術手段和現(xiàn)代科學方法進行檔案管理，提高檔案管理的質量和檔案管理工作的效率，以適應新時期對現(xiàn)代化血站檔案工作的要求。血站必須在這方面下功夫，采取多種方法，樹立血站檔案工作者的現(xiàn)代化管理觀念，提高其現(xiàn)代化管理技能。

二、血站檔案管理的現(xiàn)狀

目前許多醫(yī)院對血站檔案管理都進行了不同程度的現(xiàn)代化嘗試，也取得了一定的成績。但總的來說，血站檔案管理的現(xiàn)代化進程仍然遇到了許多問題。

1．現(xiàn)代化檔案意識不強。由于社會公眾對“檔案”了解非常有限，以致對檔案管理現(xiàn)代化不關心。再加上一些領導對檔案管理現(xiàn)代化的認識也不夠，對檔案管理落后的局面不著急，許多單位的檔案工作仍然采取傳統(tǒng)的工作方法，嚴重影響了檔案管理的現(xiàn)代化進程。

2．基礎工作太差。檔案管理現(xiàn)代化的前提是檔案基礎工作的規(guī)范化、標準化。然而，目前機關、企事業(yè)單位檔案質量不高。立卷、編目、檢索等也未按檔案行政管理機關制定的標準、規(guī)范操作。這種低水平的管理工作，亟須改善。否則實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的難度將越來越大。

3．檔案管理設備和技術不先進。目前，各級機關、企事業(yè)單位使用的計算機硬件性能落后、種類繁多、型號各異。軟件通用性、實用性差，使研究成果難以推廣應用．造成計算機長期處于封閉、半封閉狀態(tài)，有些只起打字機的作用。

4．檔案人員素質跟不上?，F(xiàn)代化的管理，必須有現(xiàn)代化的人。所謂現(xiàn)代化的人，就要有現(xiàn)代化技能、現(xiàn)代化適應力與發(fā)展能力。然而，許多機關、企事業(yè)單位的檔案管理人員，多數(shù)缺少現(xiàn)代化管理的基本知識，沒有掌握現(xiàn)代化設備的操作技能。

三、管理的現(xiàn)代化

目前，隨著人們自我保護法律意識的增強，全社會對血液質量安全的要求越來越高。輸血后傳染病引起的醫(yī)療糾紛或由此引發(fā)的諸多社會問題時有發(fā)生。到目前為止，我國血站檔案管理還沒有統(tǒng)一的管理制度和方法，各地血站各自依照自己的實際情況制定有各自的管理體制，沒有一定的管理網絡和模式，并且檔案機構設置也不健全，這不僅影響檔案的管理和利用，也會給運用計算機等現(xiàn)代管理手段的應用造成困難。因此作者認為，應從幾個方面加強血站檔案工作的管理。

1建立組織、完善機構成立由站領導、技術人員、檔案管理人員組成的檔案管理小組，把檔案管理工作列入議事日程；建立綜合檔案室，完善檔案室所需的各種軟、硬件等；建立站科兩級檔案管理網絡，定人、定崗、定責的管理模式。

2建立檔案管理制度，健全檔案管理新模式健全檔案管理制度的內容很多，如建立檔案利用、保管制度、制定檔案保管期限、歸檔制度等，并將這些制度納入血站崗位責任制和考核方法之中，由于血站檔案工作有其獨特性，因此，應建立符合血站實際的檔案管理模式。

3管理制度的創(chuàng)新。任何管理制度都不可能一成不變，隨著時代發(fā)展，很多新情況、新問題不斷出現(xiàn)，一些檔案管理制度已經不能適應時代的發(fā)展，甚至成為前進道路上的障礙。鑒于此，檔案工作者不能安于現(xiàn)狀，固步自封，要認真檢查一些長期以來被認為是正確的、不可缺少的做法，檢查哪些制度需要進行修改、哪些需要完全推倒重來，哪些需要延伸其范圍等。例如，在目前幾乎所有血站檔案室采用電腦管理的情況下，除編制檔案目錄、專題目錄外，是否有必要投入大量精力去編制日常工作中幾乎沒有用處的檢索卡片等；在當前信息急劇發(fā)展、文件生命周期日益縮短的社會，是否還要遵循文件滿"# 年才能對外開放的規(guī)定；在各個科室都可能留有重要價值的文檔材料情況下，是否有必要將歸檔對象僅局限于一些職能科室等。根據(jù)實際，我們應該從繁鎖的工作中解脫出來，投入更多的人力精力、去完成更多實用性強、高質量的編研工作。

四、設施的現(xiàn)代化

通過詳細記錄各種檔案資料，使管理工作正規(guī)化、現(xiàn)代化，極大地方便了采供血工作的開展在血站日常工作中，獻血者的大量資料需要記錄并長期保存，以便日后查詢。以往采用手工登記的方法，不僅工作量大、易出錯，而且給資料的檢索帶來很大不便，且不易保存。隨著信息技術的發(fā)展，信息處理已經比以往任何時候都要更加容易。在所有信息技術之中，數(shù)據(jù)庫技術與網絡技術對于血站檔案的管理起到最為重要的作用。

運用數(shù)據(jù)庫技術進行檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、保管、統(tǒng)計、檢索和開發(fā)利用等日常管理工作，通過數(shù)據(jù)庫遵循檔案形成的規(guī)律，建立科學的檔案信息管理系統(tǒng)，是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基礎工作，根據(jù)市場和用戶對檔案信息服務的需要和希望提供的功能，結合檔案工作自身發(fā)展，制定一整套包括數(shù)據(jù)著錄與標引、錄入與儲存、加工與處理．檢索與輸出等環(huán)節(jié)在內的檔案信息管理系統(tǒng)總體方案。通過建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，充分發(fā)揮計算機的密集存儲和快速檢索功能，提高檔案信息的利用效能，是檔案管理工作發(fā)展的必由之路。

而計算機網絡的存在，無論是技術還是設備上都能夠支撐高校檔案信息實現(xiàn)網絡化管理的需求。網絡化所提供的強大統(tǒng)計功能，使血站領導及各部門能及時掌握血站最新的采供血業(yè)務情況如血站血液地采集、庫存等，并快速、準確地制定采、供血計劃，避免血液資源的浪費和短缺。自動化設備、計算機網絡在血站血液檢測實驗室和血站管理方面的應用，使血站的管理、理念、技術等各個方面都發(fā)生了根本的變化。血站采供血及血站與醫(yī)院管理系統(tǒng)網絡一體化建設，對于血液資源、輸血技術知識的相互交流和利用，控制經血傳播的疾病，掌握患者的臨床用血需要，輔助臨床醫(yī)生確定防治方案具有重要的作用。

【1】孫日輝.紅十字中心血站會計檔案管理工作研究-現(xiàn)代商業(yè)2008(27)

【2】宿曉玲.談檔案管理現(xiàn)代化2007，(1)