邰 娟

(云南省環(huán)境監(jiān)測(cè)中心站,云南昆明 650034)

圍繞計(jì)量認(rèn)證,不斷完善環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案
——以云南省環(huán)境監(jiān)測(cè)中心站為例

邰 娟

(云南省環(huán)境監(jiān)測(cè)中心站,云南昆明 650034)

以云南省環(huán)境監(jiān)測(cè)中心站為例,闡述圍繞計(jì)量認(rèn)證不斷完善環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的過程,分析存在的問題并提出對(duì)策和措施。

計(jì)量認(rèn)證;監(jiān)測(cè)檔案;完善

1 概念

1.1 計(jì)量認(rèn)證

計(jì)量認(rèn)證是我國通過計(jì)量立法,對(duì)凡是為社會(huì)出具公證數(shù)據(jù)的檢驗(yàn)機(jī)構(gòu) (實(shí)驗(yàn)室)進(jìn)行強(qiáng)制考核的一種手段,是由政府計(jì)量行政部門對(duì)技術(shù)機(jī)構(gòu)的計(jì)量檢定、測(cè)試的能力、可靠性和公證性所進(jìn)行的考核和證明,也稱實(shí)驗(yàn)室認(rèn)證。

計(jì)量認(rèn)證的 CMA標(biāo)志是 “China Metrology Accreditation”的縮寫,中文含義為 “中國計(jì)量認(rèn)證”。取得計(jì)量認(rèn)證合格證書的檢測(cè)機(jī)構(gòu),允許其在檢驗(yàn)報(bào)告上使用 CMA標(biāo)記;有 CMA標(biāo)記的檢驗(yàn)報(bào)告可用于產(chǎn)品質(zhì)量評(píng)價(jià)、成果及司法鑒定,具有法律效力。在產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)和檢測(cè)等領(lǐng)域已將計(jì)量認(rèn)證列為檢驗(yàn)市場準(zhǔn)入的必要條件。

1.2 檔案

檔案是一切工作的記錄,可真實(shí)還原工作的全過程。環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案是各級(jí)環(huán)境監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)在環(huán)境監(jiān)測(cè)工作中形成的各類記錄,它是各級(jí)監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)向各級(jí)環(huán)保局、各級(jí)政府提供決策的重要依據(jù)和憑證。

1.3 環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的組成

根據(jù)《實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定工作指南》,環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案應(yīng)包括與環(huán)境監(jiān)測(cè)工作相關(guān)的組織、管理、記錄、校準(zhǔn)、采購、審核、人員、方法、設(shè)施和環(huán)境條件等 19個(gè)要素,是決定監(jiān)測(cè)結(jié)果的重要部分。

2 云南省環(huán)境監(jiān)測(cè)中心站環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案現(xiàn)狀及管理

云南省環(huán)境監(jiān)測(cè)中心站 (以下簡稱省站)自1994年首次通過國家計(jì)量認(rèn)證后,通過多次的復(fù)查評(píng)審和內(nèi)審,針對(duì)評(píng)審中存在的問題,不斷修改環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理的內(nèi)容,使省站的環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案日漸完善,不但能達(dá)到計(jì)量認(rèn)證的要求,同時(shí)也大大提高檔案的使用價(jià)值,使環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案更有意義。

2.1 現(xiàn)有監(jiān)測(cè)檔案數(shù)量及使用情況

省站檔案經(jīng)過不斷積累,數(shù)量明顯增加,目前,省站根據(jù)工作實(shí)際,將檔案分為 8大類約2700卷,19個(gè)要素分布其中。

隨著檔案數(shù)量不斷增加,內(nèi)容日漸完善,管理更加規(guī)范,監(jiān)測(cè)檔案使用率大幅增加,在各類檢查中也順利通過。

2.2 監(jiān)測(cè)檔案管理工作的幾個(gè)階段

(1)通過 1994年的首次計(jì)量認(rèn)證和 1999年計(jì)量認(rèn)證復(fù)查,省站對(duì)檔案室進(jìn)行改造,同時(shí)將原有檔案打散,按照計(jì)量認(rèn)證的相關(guān)要求重新分類,編目。新的檔案分類為一級(jí)目錄 8個(gè),二級(jí)目錄 26個(gè),約 1000卷。

(2)通過 2004年計(jì)量認(rèn)證擴(kuò)項(xiàng)/復(fù)評(píng)審和2006年國家飛行檢查,修改檔案目錄,新增二級(jí)目錄 7個(gè),檔案約 2000卷。

(3)2008年,為適應(yīng)新要求,根據(jù)《實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定工作指南》將監(jiān)測(cè)檔案按 19個(gè)要素重分,使之更符合要求,使用更方便。調(diào)整后的檔案分類為一級(jí)目錄 8個(gè),二級(jí)目錄 56個(gè),約2700卷。

2.3 省站監(jiān)測(cè)檔案工作的幾點(diǎn)做法

(1)領(lǐng)導(dǎo)重視。領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的關(guān)鍵,是檔案工作有序推進(jìn)的動(dòng)力。在領(lǐng)導(dǎo)支持下,省站改造檔案室,配備相關(guān)設(shè)備,考查咨詢,建立管理體系,制訂規(guī)章制度等工作有序進(jìn)行。

(2)明確目的。以符合計(jì)量認(rèn)證要求為目的,對(duì)存在的問題限期整改,并核查整改結(jié)果,促使監(jiān)測(cè)檔案完整有序,使用方便。

(3)適時(shí)調(diào)整。結(jié)合計(jì)量認(rèn)證評(píng)審和內(nèi)部審核,發(fā)現(xiàn)不符合項(xiàng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。如,2008年內(nèi)部審核發(fā)現(xiàn)原來的二級(jí)目錄不能清楚體現(xiàn) 19個(gè)要素的內(nèi)容,省站及時(shí)進(jìn)行調(diào)整,在二級(jí)目錄中將19個(gè)要素一一體現(xiàn),使檔案管理更清晰。

(4)制度保證。在程序文件、質(zhì)量手冊(cè)等管理體系文件中明確規(guī)定檔案的歸檔、分類、編目、保管以及不符項(xiàng)整改的方法和要求,以此促進(jìn)檔案工作的發(fā)展。

3 檔案管理存在的問題及解決方法

3.1 存在問題

(1)重視不夠,應(yīng)付檢查。平時(shí)對(duì)檔案工作不夠重視,表現(xiàn)為想存檔時(shí)就存,清理辦公桌時(shí)就存,評(píng)審或有檢查前就催,集中歸檔不顧內(nèi)容。

(2)內(nèi)容不完整,使用效率不高。存檔時(shí)有多少存多少,找著什么存什么,致使檔案內(nèi)容不完整,不能完整反映工作全過程,如此檔案就失去應(yīng)有作用,意義不大。

(3)被動(dòng)整改,過關(guān)就行。對(duì)于計(jì)量認(rèn)證中的不符合項(xiàng),整改工作被動(dòng),只求過關(guān)了事。

(4)檔案電子化程度不高,使用不便。檔案管理電子化程度不高,電子化停留在目錄階段,查閱檔案仍以查找檔案原件為主,使用極為不便,與如今的電子時(shí)代極為不符,效率不高。

3.2 解決方法

(1)加強(qiáng)學(xué)習(xí),提高認(rèn)識(shí)。通過學(xué)習(xí),了解檔案的重要性和它的現(xiàn)實(shí)意義,提高對(duì)檔案的認(rèn)識(shí),充分發(fā)揮檔案的作用。

(2)圍繞認(rèn)證,促進(jìn)管理。緊緊圍繞計(jì)量認(rèn)證,通過認(rèn)證的不斷深入,調(diào)整檔案管理程序,修改檔案類目,使之更符合要求,更實(shí)用。

(3)完善制度,完善檔案。以完善的制度不斷促進(jìn)檔案內(nèi)容完整,完善、完整的檔案才能有更好的使用價(jià)值。

(4)加強(qiáng)電子化,提高效率。與時(shí)俱進(jìn),加強(qiáng)電子化,適應(yīng)時(shí)代要求,簡化工作程序,提高使用效率。

4 小結(jié)

檔案管理的最終目的就是檔案利用。隨著計(jì)量認(rèn)證工作不斷深入,應(yīng)通過不斷改進(jìn)和完善,使檔案進(jìn)入“存得好、用得好”良性循環(huán)中,讓檔案真正成為工作的完整反映,成為我們總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)的依據(jù),成為我們工作的好幫手,成為我們真正的財(cái)富。

[1]國家認(rèn)證認(rèn)可監(jiān)督管理委員會(huì).實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定工作指南[M].北京:中國計(jì)量認(rèn)證出版社,2008.

[2]本書編寫組.環(huán)境監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)計(jì)量認(rèn)證和創(chuàng)建優(yōu)質(zhì)實(shí)驗(yàn)室指南[M].北京:中國環(huán)境科學(xué)出版社,1994.

[3]本書編寫組.中國環(huán)境保護(hù)檔案管理 [M].北京:中國環(huán)境科學(xué)出版社,1989.

Improving Environmental Monitoring Document Management Based on Metrology Accreditation

TA IJuan

(Yunnan Environmental Monitoring Center,Kunming Yunnan 650034 China)

The whole process of improving environmental monitoring document management based on metrology accreditation are introduced by taking Yunnan Environmental Monitoring Center as a case study.The measures are put for ward to solve the existing problems.

metrology accreditation;monitoring document; improve

X83

A

1673-9655(2010)增 1-0119-02

2009-04-30