齊天峰

(云南省環(huán)境科學(xué)研究院,云南昆明 650034)

對(duì)環(huán)保電子檔案管護(hù)的一些思考

齊天峰

(云南省環(huán)境科學(xué)研究院,云南昆明 650034)

闡述了環(huán)保電子文件的特點(diǎn),分析了影響環(huán)保電子檔案的不安全因素,并提出了在管理和維護(hù)環(huán)保電子文件的過(guò)程中應(yīng)注意的一些問(wèn)題。

環(huán)保電子檔案;特點(diǎn);思考

隨著辦公自動(dòng)化的進(jìn)一步發(fā)展和深化,環(huán)保電子文件的推廣和應(yīng)用和其它行業(yè)的電子文件一樣正以幾何級(jí)速度不斷增長(zhǎng)。環(huán)保電子檔案不但能與紙質(zhì)文件一樣承擔(dān)起“環(huán)保人記憶”的歷史使命,而且還能充分發(fā)揮其存儲(chǔ)密集、處理靈活、傳播迅速、檢索快捷、生動(dòng)直觀等獨(dú)特的優(yōu)勢(shì),可有效提升環(huán)保檔案信息資源的豐裕度、凝聚度、集成度、共享度和適用度,實(shí)現(xiàn)環(huán)保檔案信息資源管理和開(kāi)發(fā)利用工作的跨越式發(fā)展。環(huán)保電子文件的大量產(chǎn)生給環(huán)保檔案工作帶來(lái)了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn),如何安全妥善地保管歸檔環(huán)保電子檔案成為新時(shí)期環(huán)保檔案安全保護(hù)工作的一個(gè)新課題。

1 環(huán)保電子檔案的特性

(1)電子文件易于修改,而且改動(dòng)后可以不留任何痕跡。電子文件一方面為我們編輯、修改文件提供了極其便利的條件,同時(shí)也難以保證文件的原始性、真實(shí)性。雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件在“原稿”上刪改,但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙稿文件要大得多,從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。

(2)電子文件制作過(guò)程的虛擬使得對(duì)其原件的界定難于實(shí)現(xiàn)。電子文件的制作者不一定像制作紙質(zhì)文件那樣必須制作出一份或一批原件來(lái)行使其職責(zé),有時(shí)它只不過(guò)制作一個(gè) “窗口”,將必要的信息集中在一起,并在需要的時(shí)候?qū)⑵漭敵?。這個(gè)“窗口”可以在眾多的電子計(jì)算機(jī)上顯示出來(lái),也可被不同的收文者拷貝到他的電子計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器上或轉(zhuǎn)換成硬拷貝保存起來(lái)。在不同的時(shí)間、不同的地點(diǎn)、由不同人獲得的同一內(nèi)容文件可以毫無(wú)區(qū)別,無(wú)法區(qū)別其中哪個(gè)是“原件”,哪個(gè)是 “復(fù)制件”。

(3)電子文件具有對(duì)設(shè)備的依賴性。電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代,迫使電子文件必須不斷地適應(yīng)新的“生存環(huán)境”,離開(kāi)了計(jì)算機(jī)及相應(yīng)的軟件,電子文件就無(wú)法生成、傳遞、識(shí)別,這種適應(yīng)往往需要以自身結(jié)構(gòu)、格式的改變?yōu)榇鷥r(jià)。因此,長(zhǎng)期保存的電子文件很可能在結(jié)構(gòu)和格式上與最初形成的大不相同。

(4)電子文件不再具有固定的存儲(chǔ)載體,根據(jù)利用需要,人們可以采用不同的方式輸出。對(duì)長(zhǎng)期保存的電子文件,還需要定期進(jìn)行復(fù)制,轉(zhuǎn)換載體,以防信息丟失。電子文件沒(méi)有了固定的載體,也就無(wú)法通過(guò)載體來(lái)判定電子文件的原始性。

(5)具有紙制文件和其它文件無(wú)可比擬的優(yōu)越性。電子文件不再具有特定的字跡,人們可以根據(jù)需要在不同的地點(diǎn)、不同的場(chǎng)合,以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸入或輸出,給我們的工作和生活提供了極大的便利。

(6)目前電子文件的簽署技術(shù)還不普及,我們還不能為每一份電子文件蓋章或親自簽名,因此,也無(wú)法借助印章或簽署的字跡來(lái)判斷一份電子文件是否為原件。

電子文件的以上特點(diǎn)決定了我們維護(hù)、保存它時(shí)的艱巨性。如何保存、維護(hù)好電子檔案,使之安全可靠,并永久處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài),是我們環(huán)保檔案工作者急需解決的問(wèn)題。同時(shí),也對(duì)檔案工作者的素質(zhì)提出了更高的要求,要求電子檔案的管理人員必須具備電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用及自然科學(xué)基礎(chǔ)知識(shí):如高等數(shù)學(xué)、物理學(xué)、化學(xué)、電子學(xué)、微電子技術(shù)、電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、辦公自動(dòng)化及電子計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)技術(shù)、設(shè)備維護(hù)及標(biāo)準(zhǔn)化知識(shí)等。同時(shí)也要掌握檔案管理基礎(chǔ)知識(shí):如檔案學(xué)概論、檔案管理學(xué)、文書學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)等,還要熟練地掌握英語(yǔ)。

2 環(huán)保電子文件存在的不安全因素

(1)載體損害。電子文件信息雖然具有流動(dòng)性、虛擬性,但它并非虛無(wú)的概念,在任何時(shí)刻都必須寄存于某種實(shí)體,處于某種外部環(huán)境,因而受到各種物理因素的制約。如電磁干擾、光輻射、大氣污染、溫濕度等都可對(duì)電子文件構(gòu)成威脅;

(2)電子文件信息的不穩(wěn)定性。電子文件信息是一種數(shù)字信息,數(shù)字信息具有流動(dòng)性、不穩(wěn)定性的特點(diǎn),導(dǎo)致其易被修改、丟失或損壞;

(3)設(shè)備故障。任何設(shè)備都可能因各種原因發(fā)生故障,電子文件的生存環(huán)境是極其精密復(fù)雜的系統(tǒng),運(yùn)行過(guò)程中發(fā)生故障不可避免;

(4)網(wǎng)上黑客的攻擊。電子文件中含有大量有價(jià)值和秘密的信息,處于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中,必然會(huì)引來(lái)黑客的非法訪問(wèn)或?yàn)榱四撤N目的刪除、修改、重發(fā)某些重要信息,使文件所有者蒙受損失;

(5)計(jì)算機(jī)病毒的入侵。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,計(jì)算機(jī)病毒已成為一大公害,病毒的更新速度永遠(yuǎn)領(lǐng)先于殺毒技術(shù),電子文件信息將始終面臨病毒的侵害;

(6)信息的泄露。計(jì)算機(jī)在信息處理過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生電磁輻射,在一定范圍內(nèi)將這些電磁輻射收集起來(lái),通過(guò)專用儀器可還原成正在處理的信息。更有甚者,故意將竊聽(tīng)、竊錄、竊收裝置置入計(jì)算機(jī)芯片中,對(duì)電子信息進(jìn)行截取。由于這種泄露往往不被人注意,一些重要的、秘密的電子文件信息在不知不覺(jué)中就被截獲、篡改;除此之外,自然災(zāi)害、人為操作失誤、失竊、電源等故障都會(huì)造成計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的種種不安全,從而直接影響電子信息的安全。

3 管護(hù)環(huán)保電子文件應(yīng)注意的問(wèn)題

(1)要保證環(huán)保電子檔案的原始性。對(duì)于一些較為特殊的環(huán)保電子檔案,必須以原始形成的格式進(jìn)行還原顯示。可采用以下三種方法:一是保存環(huán)保電子檔案相關(guān)支持軟件,即在保存環(huán)保電子檔案的同時(shí),將與環(huán)保電子檔案相關(guān)的軟件及整個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)一并保存,并與環(huán)保電子檔案存放在一起,恢復(fù)時(shí),使之按本來(lái)的面目顯示;二是保存環(huán)保原始檔案的電子圖像;三是保存環(huán)保電子檔案的打印輸出件或制成縮微膠片。

(2)環(huán)保電子檔案形成后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行積累,以防在分散狀態(tài)下發(fā)生信息損失和變動(dòng)。在機(jī)關(guān)辦公活動(dòng)中形成的環(huán)保電子文件一經(jīng)定稿就不得進(jìn)行任何修改,環(huán)境監(jiān)測(cè)電子文件在收集積累過(guò)程中的一切變更都應(yīng)記錄在案,科研生產(chǎn)中記錄的數(shù)據(jù)不能隨意改動(dòng)。并對(duì)收集積累起來(lái)的電子檔案進(jìn)行備份。

(3)建立和執(zhí)行科學(xué)的歸檔制度。歸檔時(shí)應(yīng)對(duì)環(huán)保電子檔案進(jìn)行全面、認(rèn)真的檢查,在內(nèi)容方面檢查歸檔的環(huán)保電子檔案是否齊全完整,真實(shí)可靠;歸檔的電子檔案是否為最終稿本;環(huán)保電子檔案與相應(yīng)的紙質(zhì)或其它載體文件內(nèi)容及相關(guān)說(shuō)明是否一致,軟件產(chǎn)品的源程序與文本是否一致等;在技術(shù)方面檢查歸檔電子檔案載體的物理狀態(tài),有無(wú)病毒,讀出信息的準(zhǔn)確性等。

(4)建立和執(zhí)行嚴(yán)格的保管制度。歸檔環(huán)保電子檔案應(yīng)使用光盤作為存儲(chǔ)介質(zhì),對(duì)所有歸檔環(huán)保檔案應(yīng)作寫保護(hù)處理,使之置于只讀狀態(tài);必要時(shí),也可對(duì)存檔電子檔案進(jìn)行簽署和加密技術(shù)處理;在對(duì)環(huán)保電子檔案進(jìn)行整理和因軟硬件平臺(tái)發(fā)生改變而對(duì)電子檔案實(shí)行格式轉(zhuǎn)換時(shí),要特別注意防止轉(zhuǎn)換過(guò)程中的信息失真;對(duì)環(huán)保電子檔案要定期進(jìn)行安全性、有效性檢查,發(fā)現(xiàn)載體或信息有損傷時(shí),及時(shí)采取維護(hù)措施,進(jìn)行修復(fù)或拷貝。

(5)加強(qiáng)對(duì)環(huán)保電子檔案的利用活動(dòng)管理。環(huán)保電子檔案入庫(kù)載體不得外借,只能以拷貝的形式提供利用。對(duì)環(huán)保電子檔案的利用者進(jìn)行利用權(quán)限控制,并進(jìn)行身份驗(yàn)證,防止無(wú)關(guān)人員對(duì)環(huán)保電子檔案系統(tǒng)的非法訪問(wèn),防止利用過(guò)程中泄密和損傷信息。

(6)建立環(huán)保電子檔案管理的記錄系統(tǒng)。環(huán)保電子檔案形成后因載體轉(zhuǎn)換和格式轉(zhuǎn)換而不斷改變自身的存在形式,如果沒(méi)有相關(guān)信息可以證實(shí)文件的內(nèi)容沒(méi)有發(fā)生任何變化,人們將無(wú)法確定它的真實(shí)性。因此,應(yīng)該為每一份電子檔案建立必要的記錄,記載文件形成、管理和使用情況,用這些記錄來(lái)證實(shí)電子檔案內(nèi)容的真實(shí)性。

對(duì)環(huán)保電子檔案的有效保存與維護(hù),是一項(xiàng)極其重要而復(fù)雜的工作。因此,在對(duì)環(huán)保電子檔案的保存與維護(hù)過(guò)程中,應(yīng)充分考慮環(huán)境、設(shè)備、技術(shù)、人員及電子檔案的特點(diǎn)等綜合條件,來(lái)制定技術(shù)方案和工作模式,并采取有效措施,確保環(huán)保電子檔案的安全可靠,能夠永久地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài),使其在環(huán)境管理與保護(hù)、環(huán)境監(jiān)測(cè)、環(huán)境科學(xué)研究中發(fā)揮更大的作用。

Consideration on Management of Electronic Document of Environmental Protection Work

Q I Tian-feng

(Yunnan Institute of Environmental Science,Kunming Yunnan 650034 China)

The characteristics of electronic document environmental protection work are summarized.The unsafe factors influencing the electronic document are analyzed,based on which,some key pointed are put forward for managing the documents.

electronic document of environmental protection work;characteristic;consideration

X3

A

1673-9655(2010)增 1-0031-02

2010-04-30