路 晶,趙 宇

（牡丹江市公路客運(yùn)總站）

1 背景簡述

計(jì)算機(jī)在會(huì)計(jì)領(lǐng)域的普及和應(yīng)用,使得企事業(yè)單位的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)越來越多地被計(jì)算機(jī)所取代,會(huì)計(jì)電算化成為會(huì)計(jì)工作的發(fā)展方向,成為促進(jìn)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化和現(xiàn)代化的一種重要手段。為適應(yīng)會(huì)計(jì)工作規(guī)范化、現(xiàn)代化的客觀要求,伴隨著電算化會(huì)計(jì)產(chǎn)生的與傳統(tǒng)形式的會(huì)計(jì)檔案既相互配合,又密切聯(lián)系的全新的電算化會(huì)計(jì)檔案管理成為會(huì)計(jì)工作發(fā)展的一個(gè)新的研究課題。

2 會(huì)計(jì)電算化下會(huì)計(jì)檔案管理新特點(diǎn)

要了解電算化下會(huì)計(jì)檔案管理的新特點(diǎn),首先要明白會(huì)計(jì)電算化是什么。國內(nèi)外對會(huì)計(jì)電算化定義可一般表述為：以電子計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中的簡稱,是用電子計(jì)算機(jī)代替人工記帳、算帳、報(bào)帳,以及部分替代人腦完成對會(huì)計(jì)信息的分析、預(yù)測、決策的過程。通過對電算化會(huì)計(jì)的明確定義,筆者結(jié)合電算化應(yīng)用的硬件基礎(chǔ)以及電算化規(guī)范,總結(jié)出以下幾點(diǎn)電算化會(huì)計(jì)檔案管理的新特點(diǎn)。

（1）會(huì)計(jì)檔案的載體本身發(fā)生了變化。根據(jù)1999年1月1日起施行的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定,采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位,不僅要電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù),而且應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案,這就使得電算化會(huì)計(jì)檔案擁有了雙重的會(huì)計(jì)檔案載體,即傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案與包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、以其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)等形式在內(nèi)的電子會(huì)計(jì)檔案。

（2）電算化操作流程及電算化信息系統(tǒng)維護(hù)要求帶來的會(huì)計(jì)檔案涉及范圍的新特點(diǎn)。在傳統(tǒng)的手工操作條件下,從原始憑證的制作到會(huì)計(jì)報(bào)表的編制,都是靠工人完成的,因而具有保存價(jià)值的檔案資料僅指那些反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表及有關(guān)的附屬資料。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后,所有的會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)都是通過計(jì)算機(jī)來完成的。由于計(jì)算機(jī)是一種特殊的操作工具,財(cái)務(wù)人員首先需要設(shè)計(jì)能被計(jì)算機(jī)識(shí)讀的程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼,然后才能借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算。處理。由于這些程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼既是使電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)能夠運(yùn)行的前提條件,又是保證電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的故障維護(hù)查詢資料,因而這些資料雖然不是會(huì)計(jì)核算活動(dòng)的產(chǎn)物,沒有具體的數(shù)據(jù)和表格,但是由于沒有它們的支持,整個(gè)會(huì)計(jì)核算過程就無法進(jìn)行,所以必須作為電算化會(huì)計(jì)檔案的特殊部分予以保存。

（3）電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)對人員的素質(zhì)與系統(tǒng)安全操作提出了新需要。電算化會(huì)計(jì)檔案管理要求所從事人員不僅要熟悉會(huì)計(jì)核算工作的各項(xiàng)專門方法,還必須同時(shí)掌握必要的計(jì)算機(jī)操作和維護(hù)知識(shí)；而對系統(tǒng)安全性,則更因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)本身的原因而提高,同時(shí)也對個(gè)人安全操作使用提出了新的需要。

3 會(huì)計(jì)電算化下檔案管理存在的問題及成因分析

結(jié)合電算化下檔案管理的新特點(diǎn),作者歸納實(shí)際電算化會(huì)計(jì)檔案管理存在的一些問題。

（1）會(huì)計(jì)檔案載體：電算化會(huì)計(jì)雖已實(shí)施,但因?yàn)閷?shí)施時(shí)間不長,財(cái)會(huì)人員和單位領(lǐng)導(dǎo)對會(huì)計(jì)電算化檔案的組成內(nèi)容不甚了解,缺乏管理會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn),很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔,而沒有將存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔案保存,從而影響會(huì)計(jì)檔案的完整性。

（2）會(huì)計(jì)載體本身性質(zhì)帶來的問題：電算化會(huì)計(jì)檔案需在一定的系統(tǒng)內(nèi)才可視,因此目前許多企業(yè)因?yàn)闆]有將會(huì)計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存,導(dǎo)致在電算化軟件升級(jí)后,不同版本下的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不能被調(diào)用；《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十二條規(guī)定：采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位應(yīng)當(dāng)保存打印出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案,并對保存期限作了規(guī)定,但目前由于一些單位受條件限制,沒有配備激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī),還在使用老的針式打印機(jī),致使打印輸出的紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)定的保存期限；沒有按照國家檔案局規(guī)定的庫房管理制度標(biāo)準(zhǔn),建立專門的電算化會(huì)計(jì)檔案保護(hù)制度；未選擇質(zhì)量優(yōu)良的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份,未實(shí)行備用盤與存儲(chǔ)盤分離存放,導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。

（3）會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善：由于電算化會(huì)計(jì)檔案更易在不知覺的情況下被修改,因此在沒有及時(shí)修訂單位的會(huì)計(jì)檔案管理制度,沒有制定相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算檔案保管人員職責(zé)情況下,會(huì)計(jì)檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。

（4）缺乏必要的計(jì)算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全人才：眾所周知,電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護(hù)等一系列專業(yè)的問題,但目前一般單位都僅僅對以前的會(huì)計(jì)人員進(jìn)行一定的培訓(xùn),然后就去操作系統(tǒng),在一定層面上百言,會(huì)計(jì)人員僅學(xué)會(huì)了操作,而管理與維護(hù)對他們而言就非常陌生,由此導(dǎo)致的結(jié)果與損失也非同小可。

有果必有因,筆者根據(jù)自己企業(yè)的實(shí)際電算化會(huì)計(jì)操作與規(guī)范要求,對以上問題發(fā)生的原因作出以下可能的判斷：

（1）對會(huì)計(jì)電算化本身理解的偏差：許多企業(yè)的會(huì)計(jì)人員,僅僅將電算化看成自動(dòng)運(yùn)算做帳的工具,而忘記了它本身所應(yīng)包含的管理會(huì)計(jì)分析、預(yù)測、決策等功能,從而心理上缺乏對會(huì)計(jì)電算化檔案管理的重視。

（2）缺乏明確的規(guī)章制度：由于沒有完善的針對電子文件的制度規(guī)范,電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔工作處于無序狀態(tài)。歸檔時(shí)仍舊沿襲手工管理時(shí)的老做法,只歸檔紙質(zhì)文件,而且是將原來用手工記錄的賬簿、報(bào)表,改成了用計(jì)算機(jī)打印出來的賬簿、報(bào)表。

4 如何改善電算化下的會(huì)計(jì)檔案管理

4.1 完善硬件設(shè)施建設(shè)

提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會(huì)計(jì)檔案存放倉庫；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī),以它們作為輸出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的工具：選用功能符合本單位實(shí)際業(yè)務(wù)的電算化會(huì)計(jì)軟件,最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能,如有聯(lián)網(wǎng),注意進(jìn)行定期的補(bǔ)丁維護(hù),避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全,導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案泄密或被人為惡意修改。

4.2 完善電算化下會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)制度

（1）建立電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔制度：會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序,都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管；會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前,應(yīng)妥善保管并保留副本,記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記帳和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出,并按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門的要求,及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。

（2）建立電算化會(huì)計(jì)檔案的保管制度：根據(jù)國家檔案局的標(biāo)準(zhǔn),建立電算化會(huì)計(jì)檔案保管制度：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份,備用盤與儲(chǔ)存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào),標(biāo)明時(shí)間和文件內(nèi)容,制作檔案管理文件卡片。

（3）建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度：查閱會(huì)計(jì)檔案,需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定,辦理借閱手續(xù)；外單位查閱本部門會(huì)計(jì)檔案,要有單位介紹信,并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

（4）建立電算化檔案定期備份制度：電算會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份磁性介質(zhì),并設(shè)立備查登記簿,提供備份時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息；同時(shí)由于磁性介質(zhì)的特殊性,管理人員必須對這些會(huì)計(jì)電算化檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制,以防止會(huì)計(jì)信息損壞。

4.3 提高會(huì)計(jì)部門人員素質(zhì),完善人員配置結(jié)構(gòu)

由于電算化會(huì)計(jì),不僅僅是要實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的功能,更有其他利用計(jì)算機(jī)高速度計(jì)算、分析能力的功能,所以必須相應(yīng)增加專業(yè)人才,加強(qiáng)對電子檔案的管理,為提供更有效的會(huì)計(jì)信息打好基礎(chǔ)；同時(shí)電算化軟件維護(hù)及系統(tǒng)安全的要求較高,這也需要會(huì)計(jì)部門相應(yīng)增加一定數(shù)量的電腦高級(jí)人才,維護(hù)日常運(yùn)作,開發(fā)更合理、高效的軟件。

4.4 提高思想重視程度

實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的企業(yè)單位,有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度認(rèn)識(shí)對電算化會(huì)計(jì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)化管理的重要性,并督促有關(guān)制度的建立?，F(xiàn)今不少實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的企業(yè)單位,對會(huì)計(jì)檔案資料的管理仍局限于手工管理階段的經(jīng)驗(yàn),因此,應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提高電算化會(huì)計(jì)檔案管理者的素質(zhì),把磁性介質(zhì)檔案資料的管理落到實(shí)處。

5 電化下會(huì)計(jì)檔案管理展望

電算化會(huì)計(jì)檔案作為檔案的一部分,它與傳統(tǒng)形式的會(huì)計(jì)檔案相互配合、密切聯(lián)系。如果說傳統(tǒng)形式的會(huì)計(jì)檔案是電算化會(huì)計(jì)檔案的基礎(chǔ),那么電算化會(huì)計(jì)檔案就是電算化獨(dú)特的個(gè)性,它代表著未來會(huì)計(jì)規(guī)范化、現(xiàn)代化的發(fā)展方向,因此要充分發(fā)揮電算化會(huì)計(jì)的強(qiáng)大功能,必須做好電算化會(huì)計(jì)檔案管理這一基礎(chǔ)會(huì)計(jì)工作。