范家全

（安徽師范大學(xué)圖書館，安徽蕪湖241000）

高校圖書館與院系資料室文獻(xiàn)資源共建共享探討

范家全

（安徽師范大學(xué)圖書館，安徽蕪湖241000）

高校圖書館與院系資料室文獻(xiàn)資源共建共享是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下節(jié)約人力物力、滿足高校教學(xué)科研需求的必然之舉。必須明確校園內(nèi)文獻(xiàn)資源共建共享體系的建設(shè)目標(biāo)和建設(shè)保障，并從前期準(zhǔn)備、運(yùn)行共建和資源共享等三個(gè)階段對(duì)校園內(nèi)文獻(xiàn)資源進(jìn)行共建共享。

高校圖書館；院系資料室；資源共建；資源共享

3．提供全方位服務(wù)的需要。

高校圖書館與院系資料室實(shí)行資源共享，可以整合、優(yōu)化人力資源和文獻(xiàn)資源，集中力量開展各類信息服務(wù)活動(dòng)。例如，舉辦新書展覽、專題介紹、咨詢服務(wù)，進(jìn)行各種專題講座、報(bào)告會(huì)等，有條件的院系資料室可以為專家、教授開展跟蹤服務(wù)、專題服務(wù)等深層次的個(gè)性化服務(wù)，還可以將本學(xué)院的特色收藏、教師和科研人員的講義及科研成果、研究生畢業(yè)論文、學(xué)術(shù)會(huì)議資料、專家言論等資料按統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)和體系，建立起目錄清晰、結(jié)構(gòu)合理、著錄規(guī)范的特色數(shù)據(jù)庫(kù)，使之成為高校網(wǎng)絡(luò)信息資源的分支和重要組成部分。

二、高校圖書館與院系資料室文獻(xiàn)資源共建共享的可行性

高校圖書館與院系資料室的主要任務(wù)都是為教學(xué)科研提供服務(wù)，都是高校文獻(xiàn)保障體系的組成部分，性質(zhì)相同，任務(wù)相同，都是收集、整理和研究文獻(xiàn)信息資料，開展文獻(xiàn)信息服務(wù)。

計(jì)算機(jī)管理、校園網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段為高校圖書館與院系資料室文獻(xiàn)資源共建共享提供了技術(shù)支持，而圖書館自動(dòng)化建設(shè)積累的經(jīng)驗(yàn)?zāi)軌驗(yàn)槲墨I(xiàn)資源共建共享提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)。全校的文獻(xiàn)資源可以納入一個(gè)自動(dòng)化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源建設(shè)的整體規(guī)劃和最佳利用。

可以借鑒和參考各兄弟院校的成功經(jīng)驗(yàn)。近年來，文獻(xiàn)資源共建共享工作已在很多兄弟院校開展并取得了許多成功的經(jīng)驗(yàn)。主要有幾種模式：一是基礎(chǔ)條件好，資金比較充足的資料室，成立圖書館分館，如南京師范大學(xué)。二是規(guī)模較小的資料室，院系不單獨(dú)設(shè)立資料室，由圖書館專門設(shè)“室”，館、院系共建，如武漢大學(xué)數(shù)學(xué)與統(tǒng)計(jì)學(xué)院資料室就由武漢大學(xué)圖書館同數(shù)學(xué)與統(tǒng)計(jì)學(xué)院共建。三是圖書館與院系資料室建立聯(lián)合目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，如廣西師范大學(xué)圖書館。

因此，高校圖書館與院系資料室實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源共建共享是完全可行的，各學(xué)院可以根據(jù)自己的校情，建設(shè)

高校圖書館是高校的文獻(xiàn)信息中心，為高校的教學(xué)和科學(xué)研究提供切實(shí)有效的文獻(xiàn)信息保障。院系資料室是文獻(xiàn)保障體系的一個(gè)有機(jī)組成部分，為本院系師生提供專業(yè)文獻(xiàn)信息服務(wù)。圖書館與院系資料室都是為教學(xué)、科研服務(wù)的學(xué)術(shù)性機(jī)構(gòu)，是信息化的重要基地。

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步和各學(xué)科的發(fā)展，邊緣學(xué)科、交叉學(xué)科越來越多。教學(xué)、科研工作人員對(duì)文獻(xiàn)信息的需求也在不斷變化，迫切需要大量?jī)?nèi)容新穎、類型完整、形式多樣、來源廣泛的信息。單靠高校圖書館或院系資料室，都不能夠滿足教學(xué)科研工作人員對(duì)文獻(xiàn)信息的需求。在這一背景下，高校圖書館與院系資料室共同協(xié)作，進(jìn)行文獻(xiàn)信息資源共建共享，不但十分必要，而且刻不容緩。

一、高校圖書館與院系資料室文獻(xiàn)資源共建共享的必要性

1．豐富藏書、節(jié)約經(jīng)費(fèi)的需要。

目前，文獻(xiàn)數(shù)量急劇增加，書刊價(jià)格不斷上漲，而高校圖書館與院系資料室之間、各院系資料室之間缺乏整體的文獻(xiàn)資源建設(shè)規(guī)劃，相互之間缺少采購(gòu)溝通和協(xié)調(diào)，使本來拮據(jù)的文獻(xiàn)經(jīng)費(fèi)得不到合理有效的利用。高校圖書館與院系資料室文獻(xiàn)資源共享可以有效地解決經(jīng)費(fèi)不足和文獻(xiàn)資源重復(fù)收藏的矛盾，節(jié)省經(jīng)費(fèi)，提高資金利用率。

2．藏書互補(bǔ)、完善職能的需要。

高校圖書館服務(wù)于全校師生，它的職能決定了藏書范圍廣、內(nèi)容覆蓋面大的特點(diǎn)，即以“廣”、“博”見長(zhǎng)；院系資料室則直接為本院系教學(xué)、科研服務(wù)，專門收集本院系相關(guān)專業(yè)文獻(xiàn)資料，具有學(xué)科“?！薄?nèi)容“深”的特點(diǎn)。通過文獻(xiàn)資源共建共享，可以整合文獻(xiàn)資源，提高文獻(xiàn)資源利用率，增強(qiáng)文獻(xiàn)資源的購(gòu)買力，保證學(xué)科文獻(xiàn)資源品種的穩(wěn)定增長(zhǎng)和應(yīng)有的覆蓋面，使讀者獲得更多的文獻(xiàn)信息，更大范圍地為讀者服務(wù)，從而以最小的投入獲得最大的效益。能滿足教學(xué)科研需求的文獻(xiàn)信息保障系統(tǒng)。

三、確立圖書館與院系資料室文獻(xiàn)資源共建共享體系建設(shè)目標(biāo)

要實(shí)現(xiàn)高校圖書館與院系資料室文獻(xiàn)資源的共建共享，首先要明確建設(shè)的目標(biāo)，只有目標(biāo)明確，才能使工作有條不紊地推進(jìn)，才能最終實(shí)現(xiàn)校園文獻(xiàn)資源的共建共享。本文以安徽師范大學(xué)為例，對(duì)高校圖書館與院系資料室文獻(xiàn)資源共建共享的目標(biāo)和具體實(shí)施進(jìn)行論述。

建設(shè)目標(biāo)：利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，以建設(shè)聯(lián)合目錄數(shù)據(jù)庫(kù)為基礎(chǔ)，建立全校文獻(xiàn)信息資源共建系統(tǒng)、書目信息服務(wù)系統(tǒng)和文獻(xiàn)資源利用系統(tǒng)，建設(shè)圖書館與院系資料室統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)籌規(guī)劃、分工協(xié)作的一體化管理機(jī)制，為全校教學(xué)科研人員提供書刊及其他文獻(xiàn)資源的網(wǎng)絡(luò)公共查詢，支持圖書館及全校各學(xué)院資料室聯(lián)機(jī)合作編目，實(shí)現(xiàn)全校甚至國(guó)內(nèi)、國(guó)際間館際互借和文獻(xiàn)傳遞，扎扎實(shí)實(shí)為教學(xué)和科研服務(wù)，為重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)及高?？傮w目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供強(qiáng)有力的文獻(xiàn)保障。

1．文獻(xiàn)信息資源共建系統(tǒng)。

文獻(xiàn)信息資源共建系統(tǒng)是文獻(xiàn)信息資源共享最基本的物質(zhì)基礎(chǔ)，是文獻(xiàn)信息資源共享的前提。

（1）聯(lián)合采購(gòu)。根據(jù)高校院系資料室建設(shè)的需要進(jìn)行資源分工和布局，利用高校的文獻(xiàn)采購(gòu)系統(tǒng)在訂購(gòu)文獻(xiàn)前進(jìn)行書目的查重與協(xié)調(diào)。通過文獻(xiàn)的集中采購(gòu)、協(xié)調(diào)采購(gòu)，減少不必要的重復(fù)，保證必要的品種，使文獻(xiàn)信息資源達(dá)到合理的分布與經(jīng)費(fèi)的合理使用。

（2）聯(lián)機(jī)合作編目。合作建立具有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的書刊聯(lián)合目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，在此基礎(chǔ)上按院系學(xué)科的側(cè)重，負(fù)責(zé)文獻(xiàn)的采集和整序工作，保證編目的規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性和完整性，這是高校資源共建、共知、共享的基本前提和保障。

（3）特色數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。院系資料室可將本院的特色收藏，教師和科研人員的講義及科研成果、研究生畢業(yè)論文、學(xué)術(shù)會(huì)議資料、專家言論等資料按統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)和體系，建立起目錄清晰、結(jié)構(gòu)合理、著錄規(guī)范的特色數(shù)據(jù)庫(kù)，使之成為高校網(wǎng)絡(luò)信息資源的分支和重要組成部分。

2．書目信息服務(wù)系統(tǒng)。

通過書目信息服務(wù)系統(tǒng)可以為科研人員和學(xué)生提供校內(nèi)所有文獻(xiàn)資源的聯(lián)合目錄，使讀者可以直接了解文獻(xiàn)的收藏情況、收藏地點(diǎn)。同時(shí)還可以通過該系統(tǒng)連接到全國(guó)性或地區(qū)性的書刊聯(lián)合目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，為讀者提供網(wǎng)上聯(lián)機(jī)公共目錄檢索服務(wù)。

3.文獻(xiàn)資源利用系統(tǒng)。

文獻(xiàn)信息資源利用系統(tǒng)可為科研人員和學(xué)生提供更多的文獻(xiàn)信息資源，使圖書館與院系資料室之間實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)互借、文獻(xiàn)復(fù)制、文獻(xiàn)互閱、網(wǎng)上信息咨詢。

四、高校圖書館與院系資料室文獻(xiàn)資源共建共享體系建設(shè)保障

1．領(lǐng)導(dǎo)重視，認(rèn)識(shí)統(tǒng)一。

高校圖書館與院系資料室文獻(xiàn)資源共建共享工作涉及圖書館與各院系，領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，認(rèn)識(shí)統(tǒng)一。要充分發(fā)揮高校文獻(xiàn)信息工作委員會(huì)的決策作用，由本校文獻(xiàn)信息工作委員會(huì)領(lǐng)導(dǎo)全校文獻(xiàn)體系的整體建設(shè)，圖書館在這一決策機(jī)構(gòu)中也要充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

2．圖書館與院系領(lǐng)導(dǎo)通力合作。

充分發(fā)揮圖書館在業(yè)務(wù)和技術(shù)上的優(yōu)勢(shì)，有計(jì)劃、有步驟地把各院系資料室的業(yè)務(wù)建設(shè)統(tǒng)一到與圖書館一致的規(guī)范上來。

3．統(tǒng)籌規(guī)劃，節(jié)約經(jīng)費(fèi)，合理收藏。

按院系的學(xué)科建設(shè)、專業(yè)設(shè)置、讀者特點(diǎn)等，由本校文獻(xiàn)信息工作委員會(huì)進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，確定圖書館和資料室在文獻(xiàn)收藏方面各自的重點(diǎn)和范圍，有效地利用經(jīng)費(fèi)，形成有重點(diǎn)、有特色、合理化的文獻(xiàn)資源布局。制定全校統(tǒng)一的分編條例及標(biāo)準(zhǔn)，逐步實(shí)現(xiàn)各文獻(xiàn)收藏部門對(duì)文獻(xiàn)分類、編目的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，建立全校書目中心，并在此基礎(chǔ)上建立全校自動(dòng)化公共檢索系統(tǒng)，為讀者最大限度地利用圖書館和資料室的各種文獻(xiàn)資料信息創(chuàng)造條件。

4．加強(qiáng)經(jīng)費(fèi)投入，重視人員培訓(xùn)，保證持續(xù)發(fā)展。

為做好文獻(xiàn)資源共建共享工作，學(xué)校每年應(yīng)保證一定的經(jīng)費(fèi)投入量，用以購(gòu)置必需的文獻(xiàn)資源。還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)院系資料員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)工作，幫助院系資料員提高業(yè)務(wù)水平。

五、圖書館與院系資料室文獻(xiàn)資源共建共享工程具體實(shí)施

1．前期準(zhǔn)備階段。

由高校文獻(xiàn)信息工作委員會(huì)召集會(huì)議，全面動(dòng)員，明確職責(zé)，布置任務(wù)。規(guī)定統(tǒng)一的圖書館自動(dòng)化管理系統(tǒng)，以真正實(shí)現(xiàn)資源共享。各院系根據(jù)共建共享工作需要配備必備的計(jì)算機(jī)等相關(guān)硬件設(shè)備，同時(shí)調(diào)配人員（可組織部分特困學(xué)生勤工助學(xué)），協(xié)助完成編目工作。圖書館對(duì)各院系資料室人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，培訓(xùn)主要內(nèi)容是中國(guó)圖書分類法第四版、文獻(xiàn)著錄總則、普通圖書著錄規(guī)則、CALIS聯(lián)機(jī)合作編目手冊(cè)等。

2．運(yùn)行共建階段。

（1）建立健全數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和條例，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)執(zhí)行統(tǒng)一格式、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

（2）制定分編細(xì)則。以文獻(xiàn)著錄總則、普通圖書著錄規(guī)則、中國(guó)機(jī)讀目錄格式、CALIS聯(lián)機(jī)合作編目手冊(cè)為標(biāo)準(zhǔn)，與采編部圖書編目細(xì)則保持一致，制定回溯建庫(kù)工作分類排架號(hào)的選取規(guī)則，數(shù)據(jù)錄入字段的選取規(guī)則等。

（3）確定數(shù)據(jù)回溯模式。由于卡片或賬本回溯容易造成一些數(shù)據(jù)錯(cuò)誤、數(shù)據(jù)遺漏等問題，再加上有些院系財(cái)產(chǎn)賬建立得尚不完備，因此，各院系資料室藏書宜采用圖書實(shí)物直接回溯的方式。

（4）制定工作范圍與工作流程。科學(xué)地選定工作范圍可以保證工作的順利進(jìn)行，由于各院系圖書資料種類較多、數(shù)量較多，文獻(xiàn)資源共建工程需分步驟進(jìn)行，應(yīng)先期完成中文普通圖書的聯(lián)合書目數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作，再完成連續(xù)出版物、外文圖書等。

確定工作范圍后，還要制定工作流程，合理的工作流程是高質(zhì)量和高效率的保證。

3．資源共享階段。

制定全校文獻(xiàn)信息共享規(guī)則是共建、共享的保證。在建設(shè)好書目數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上，制定共享原則，實(shí)現(xiàn)校內(nèi)信息共享和服務(wù)共享。高校文獻(xiàn)信息保障體系的建設(shè)目標(biāo)就是要走整體發(fā)展的道路，為全校培養(yǎng)高層次人才和進(jìn)行學(xué)科研究提供文獻(xiàn)信息保障。原則上所有的文獻(xiàn)資源都應(yīng)在共享的范圍。但考慮到院系資料室藏書特點(diǎn)、人員編制等問題，一步到位地采取與圖書館相同的全開放型服務(wù)條件還欠成熟，可以逐步進(jìn)行。首先由學(xué)校文獻(xiàn)信息委員會(huì)制定標(biāo)準(zhǔn)，可以采取有限借閱的方法，即資料室文獻(xiàn)以閱覽、提供復(fù)印為主，條件許可的學(xué)院可以提供外借，但期限可比圖書館的短，以便提高流通速度。在取得一定程度的共享經(jīng)驗(yàn)后，再開通多方面、較高層次的共享服務(wù)。

高校圖書館與院系資料室文獻(xiàn)資源實(shí)現(xiàn)共建共享可以充分提高文獻(xiàn)信息資源利用率，為教學(xué)和科研提供強(qiáng)有力的文獻(xiàn)資源保障，是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下資源建設(shè)的發(fā)展需要，是合理配置校內(nèi)文獻(xiàn)資源、避免重復(fù)和浪費(fèi)的明智之舉。其建設(shè)過程中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)還可以為更大范圍的文獻(xiàn)資源共建共享工作提供借鑒和參考。

責(zé)任編輯 劉云華

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1008-6463（2010）04-0094-02

2010-09-03

范家全（1967-），男，安徽蕪湖人，安徽師范大學(xué)圖書館館員，高級(jí)程序員，研究方向?yàn)橛?jì)算機(jī)信息處理與信息檢索。