河北工業(yè)職業(yè)技術(shù)學院 徐文 郭建梅

石家莊寶石電真空玻璃有限公司 穆建宏

企業(yè)采購行為決定了各類社會資源的利用效率，決定了企業(yè)的市場競爭能力，決定了企業(yè)在市場競爭中的地位。在企業(yè)采購管理業(yè)務工作中，供應商管理是最重要、最關(guān)鍵的工作之一，供應商決定了企業(yè)采購物品的質(zhì)量、價格和性能。對一個企業(yè)而言，建立一套完整的專業(yè)化的供應商信息資源庫要經(jīng)過多年的經(jīng)營與運作，供應商信息的收集、整理與利用要通過采購部門利用各種途徑收集到的供應商成百上千份資料，這些資料是企業(yè)的“固定資產(chǎn)”之一，應當進行妥善整理與歸檔。供應商資料的整理與歸檔應能夠為企業(yè)生產(chǎn)與發(fā)展提供一個信息平臺，這個信息平臺的建立前提就是要有系統(tǒng)地、規(guī)范化的、不斷更新的動態(tài)化信息資源作保證。因此，如何擁有豐裕的、穩(wěn)定的供應商資源，保證企業(yè)能夠即時獲取生產(chǎn)物料，降低生產(chǎn)過程中的倉儲及運輸?shù)确窃鲋淡h(huán)節(jié)的成本，成為企業(yè)管理工作中的重要研究課題。

來自哈佛大學的一項研究表明，市場信息將和資金、技術(shù)、人才并稱為企業(yè)的四大競爭力。供應商信息平臺的建立將成為企業(yè)發(fā)展的重要“能源”。

1 供應商信息收集的廣泛性與信息評審的客觀性相統(tǒng)一

供應商信息的收集與評審是信息平臺建立的基礎。供應商信息的收集與評審要遵循完整性、目標性、時效性和實用性的原則。

信息收集可以分為兩大類：一類是系統(tǒng)化的收集，一類是臨時性的收集。系統(tǒng)化的信息收集一般是針對企業(yè)采購中經(jīng)常采購的物資產(chǎn)品及相關(guān)的信息收集。通常應當由采購部門建立一套各部門共享的信息資源庫，以提高信息利用、監(jiān)督效率。對于有諸如制售假冒偽劣商品、走私販私、偷稅漏稅、逃避債務、違約毀約等違背誠信原則行為的供應商，設定為黑色目標，拒絕其進入企業(yè)采購系統(tǒng)。而對已經(jīng)進入企業(yè)采購系統(tǒng)的供應商，根據(jù)其在參與企業(yè)采購項目過程中的表現(xiàn)和履約記錄進行信用考核與評分，評定信用等級，這樣可以使采購部門降低收集供應商信息的成本，提高效率，同時也可以使收集的供應商信息更加規(guī)范、有效和可信。系統(tǒng)收集信息的途徑有很多，包括公開的共享資源庫的利用和采購機構(gòu)的各種采購活動中獲取的信息等，這些是信息來源的重要途徑。臨時性信息收集是針對某一次采購而言的，是對系統(tǒng)性收集不足的地方進行補充調(diào)查，一般比較具體和詳細。無論采用哪一種方法，收集的信息都應當是全面的，真實的，準確而及時的情報，是企業(yè)做出正確決策并超越競爭對手的最銳利的武器之一。

供應商信息評審是指由企業(yè)采購機構(gòu)對供應商企業(yè)進行技術(shù)、資金、信譽、管理等多方面信息的評估審查，審查標準要具有客觀性。既要關(guān)注供應商企業(yè)的過去狀況，更要關(guān)注該企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀；評估過程中，不但要關(guān)注供應產(chǎn)品的信息，更要關(guān)注企業(yè)文化理念的發(fā)展與建設。這些項目都將影響采購企業(yè)與供應商之間的戰(zhàn)略合作關(guān)系能否持久發(fā)展。隨著市場競爭的日益激烈化，對供應商信息評審還應擴大到能夠反映供應商活動的時間運營的信息上去，包括對供應商提供產(chǎn)品的質(zhì)量、交貨期、交貨量、價格、服務水平等方面。對于規(guī)模較大的企業(yè)而言，對供應商信的評審會應擴展到供應商的支持服務、供應商參與本企業(yè)產(chǎn)品開發(fā)的表現(xiàn)等方面，即把評審指標從訂單、交單實現(xiàn)過程延伸到產(chǎn)品的開發(fā)過程。這樣的評審才有利于采購企業(yè)與供應商企業(yè)建立長久的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。

2 供應商信息分類的科學性與信息保管的規(guī)范性相統(tǒng)一

供應商信息的科學整理與保管是信息平臺發(fā)揮效用的前提。在廣泛收集信息的基礎上還應當對信息進行整理、分析，歸納、總結(jié)出對企業(yè)經(jīng)營決策起重要作用的信息，這樣的信息可稱為信息的信息，相對具有宏觀性，在利用上具有相對的深度和廣度。歷次詢價所獲取的供應商信息不具有可比性，管理者決策時還是無法判斷本次采購成本是高是低。要改進采購管理模式，就一定要改進采購信息的管理模式，要對供應商信息進行充分的分析與整理，并對整理結(jié)果進行妥善保管和利用，為決策者的決策行為提供有效幫助。對供應商信息分類保管涵蓋三項工作內(nèi)容：信息分類、信息編碼處理、信息保管。

首先，對供應商信息進行科學分類，分類標準要具有統(tǒng)一性和實用性，便于操作與更新，特別是要符合企業(yè)性質(zhì)。分類標準可繁、可簡，但一定要涵蓋以下內(nèi)容：第一類信息為供應商企業(yè)資信情況。包括企業(yè)概況、獲取的國家和國際標準化組織9001產(chǎn)品認證情況、市場定位情況、行業(yè)資質(zhì)及管理質(zhì)量和工作能力狀況、公司最近三年的年度報告等信息匯總；第二類信息為供應商產(chǎn)品情況。包括產(chǎn)品的開發(fā)設計生產(chǎn)能力、技術(shù)設備狀況、質(zhì)量體系與外部標準比較、轉(zhuǎn)包的程度和質(zhì)量控制及有效性評價、產(chǎn)品的可得到性和交付的時間與方式、行管產(chǎn)品帶來的附加值等；第三類信息為供應商企業(yè)的外部相關(guān)信息。包括企業(yè)的主要競爭者概況、企業(yè)資源來源概況、企業(yè)的地理位置或供應地點、是否為經(jīng)濟集團成員等情況。其次，對采集的信息進行編碼處理。信息編號要做到惟一性、合理性、可擴充性、簡單性、適用性和規(guī)范性。惟一性是指在一個分類編碼標準中，每一個編碼對象僅有一個代碼，一個代碼惟一地表示一個編碼對象；合理性是指代碼結(jié)構(gòu)要與分類體系相適應，要符合企業(yè)管理信息的特征和發(fā)展需要；可擴充性是指編號必須留有適當?shù)暮髠淙萘?，以便適應供應商信息不斷擴充的需要；簡單性是指編號結(jié)構(gòu)應盡量簡單，長短適度，以便節(jié)省機器存貯空間和減少代碼的差錯率，提高機器處理的效率；適用性是指編碼要盡可能反映編碼對象的特點，有助記憶，便于填寫；規(guī)范性則是指在一個信息分類編碼標準中，編碼的類型、結(jié)構(gòu)以及編寫格式必須統(tǒng)一。第三，對分類整理的數(shù)據(jù)信息進行保管。辦公自動化系統(tǒng)已經(jīng)成為絕大多數(shù)企業(yè)的主要管理工具，對供應商信息的管理同樣依靠計算機進行系統(tǒng)管理。在對信息保管過程中，為防范數(shù)據(jù)的丟失與破壞，計算機數(shù)據(jù)管理要具有安全性和可操作性。信息保管是檔案資料整理的最后一個環(huán)節(jié)，也是檔案信息資源利用的起點。

3 供應商信息利用便捷化與信息管理動態(tài)化相統(tǒng)一

企業(yè)信息平臺對經(jīng)濟發(fā)展的拉動作用主要表現(xiàn)在兩個方面：一是作為管理要素參與管理活動，可有效提高經(jīng)濟管理、生產(chǎn)管理的水平，實現(xiàn)社會資源的高效配置；二是作為生產(chǎn)要素進入產(chǎn)品化和產(chǎn)業(yè)化的過程，獲取經(jīng)濟收益。近年來世界各國信息資源產(chǎn)業(yè)迅猛發(fā)展，全球年增長率高達33%，成為一大經(jīng)濟增長點。如美國年產(chǎn)值達7000億美元，年增長率40%，成為第一大出口產(chǎn)業(yè)；歐盟年產(chǎn)值4300億歐元，已超過電信和IT制造業(yè)；日本內(nèi)容產(chǎn)業(yè)年產(chǎn)值1600億美元，超過鋼鐵業(yè)的兩倍，相當于汽車業(yè)的一半。

企業(yè)利用檔案信息資源要從三個方面下功夫：一是要認識到信息資源的重要性，要學會主動地、積極地運用這些資源，將信息資料變現(xiàn)為企業(yè)生產(chǎn)價值；二是信息資源要具有可用性，即資源必須是即時、有效的資源，過期信息不但沒有參考價值甚至會使決策者做出錯誤的決定而危害企業(yè)的發(fā)展。隨著經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，市場行情、企業(yè)經(jīng)營運作都處于不斷變化之中。企業(yè)采購部門要經(jīng)常對供應商信息作以調(diào)整和更新，以最新信息滿足生產(chǎn)需要。三是信息資源的利用要具有便捷性。可以想象得出，凡在的手續(xù)，繁瑣的檢索工具，耗時耗力的信息查找是任何人都不能接受的。因此，信息資源的查找與利用必須做到簡單易行，信息平臺要能夠滿足任何崗位的需求，這是信息平臺建立的核心價值體現(xiàn)。

綜上所述，現(xiàn)代企業(yè)充分開發(fā)利用供應商信息，準確制定采購計劃，可以使企業(yè)采購管理真正走上高效率，低成本之路。供應商信息的充分利用，是企業(yè)購進適合的物料，滿足企業(yè)個性產(chǎn)品的生產(chǎn)和服務需求，打造企業(yè)自身品牌和特色的基石。使企業(yè)做得比競爭對手更出色，形成現(xiàn)代企業(yè)競爭能力，成功的關(guān)鍵便在于此。

[1]杭言勇.國際采購實務.大連理工大學出版社,2007(1).

[2]王元月.跟我學做采購主管.北京工業(yè)大學出版社,2004,8(1).

[3]謝愛麗,朱玉榮.做優(yōu)秀的采購員.采購作業(yè)行動手冊.廣東省出版集團,廣東經(jīng)濟出版社,2004,5(1).