■錢薇

〔河南工業(yè)貿(mào)易職業(yè)學院，河南鄭州450012〕

探析會計電算化發(fā)展過程中存在的問題及對策

■錢薇

〔河南工業(yè)貿(mào)易職業(yè)學院，河南鄭州450012〕

會計電算化雖以其高效、自動、方便、準確、及時等優(yōu)點受到廣大會計人員的歡迎，但在其實行的過程中也出現(xiàn)了不少新問題。本文就電算化實行現(xiàn)狀中存在的問題進行了分析，并有針對性地提出了相應(yīng)的對策。

會計電算化；內(nèi)部控制；檔案管理；對策

近年來隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及和推廣，會計電算化已發(fā)展到了一個新的階段。但仍有不少企業(yè)的電算化只是用來代替手工核算，還尚未真正認識到建立完整的會計信息系統(tǒng)對于企業(yè)的重要性，致使現(xiàn)有的會計信息不能及時、有效地為企業(yè)決策及管理服務(wù)。同時，企業(yè)在軟件更新及硬件投入等方面支持力度不夠，根本沒能力利用信息技術(shù)優(yōu)勢來提高企業(yè)運作效率。再加上政策的缺失、行業(yè)監(jiān)管不力和企業(yè)內(nèi)部控制制度的不健全，導致電算化在安全性、保密性等問題上存在一些不容忽視的問題。所以，如何確保會計電算化信息安全和有效使用，充分發(fā)揮會計在企事業(yè)單位決策和管理的作用，已成為各電算化單位亟待解決的問題。

一、會計電算化發(fā)展過程中存在的問題及分析

（一）企業(yè)外部問題

1.法制建設(shè)有待完善。要推動企業(yè)會計信息化的發(fā)展，既需要企業(yè)自身完善內(nèi)部環(huán)境，還需要國家的法律、法規(guī)、政策作保障。

2．缺乏行業(yè)管理?？傮w來看，我國會計電算化行業(yè)還缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)，尚未形成良好的監(jiān)管一體化體系。一些地方的行業(yè)主管部門對待會計電算化工作，要么關(guān)心支持不夠，要么過問、約束太多。作為管理、監(jiān)督機構(gòu)的相關(guān)主管部門，并沒有真正本著公開、公平、開放、自由競爭的原則，以認真負責的指導思想和態(tài)度來創(chuàng)造有利于會計電算化實施和發(fā)展的良好外部環(huán)境，在一定程度上造成了我國會計電算化缺乏統(tǒng)一協(xié)調(diào)、各自為戰(zhàn)的局面。

3．軟件本身的問題。企業(yè)的應(yīng)用軟件主要是外購的，自行研發(fā)的比較少。外部軟件開發(fā)人員在研制過程中，所考慮的問題不是十分全面和切合實際，致使實行過程中難免出現(xiàn)一些問題。而犯罪分子是無孔不入的，所以，即使軟件存在的是微小差錯，他們也會趁機運用高科技手段進行犯罪活動。

（二）企業(yè)內(nèi)部問題

1．管理層對會計電算化重要性的認識還不到位。很多管理層僅僅滿足于為財務(wù)部門配齊計算機硬件設(shè)備、自行開發(fā)或購置一套應(yīng)用軟件便完事大吉，對會計電算化的升級改造、全面推廣和后續(xù)管理等沒有設(shè)計一個長期戰(zhàn)略來加以計劃、部署和落實。

2.會計電算化人員的計算機水平亟待提高。隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展和創(chuàng)新，會計信息系統(tǒng)硬件、軟件本身的科技含量的不斷提高，勢必會給會計電算化安全控制帶來諸多不確定因素。如果計算機專業(yè)知識匱乏，即使會計人員的會計業(yè)務(wù)經(jīng)驗再豐富，也仍然難以勝任會計電算化工作，操作中一旦出錯，很可能就會前功盡棄，導致系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失，系統(tǒng)不能正常運行，甚至造成系統(tǒng)崩潰等。

3.沒有真正邁向企業(yè)信息化的道路。有些人認為會計電算化就是由手工記賬演化為計算機記賬，這種認識上的誤區(qū)導致了對會計電算化工作淺嘗輒止，使得當前的會計信息系統(tǒng)既不能通過網(wǎng)絡(luò)向外發(fā)布財務(wù)綜合信息和明細信息，也不能通過網(wǎng)絡(luò)向財政、稅務(wù)、銀行等管理部門提供信息，更不能有選擇地披露相關(guān)的人事、技術(shù)等其他信息。

4.內(nèi)部控制制度薄弱。會計電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理集中化、自動化，數(shù)據(jù)可以轉(zhuǎn)入、拷貝，因此一個業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)錯誤往往會重復出現(xiàn)幾次，從一個環(huán)節(jié)蔓延至其他環(huán)節(jié)，導致整個系統(tǒng)數(shù)據(jù)失真，使得錯誤的嚴重程度放大。另外，企業(yè)使用會計電算化系統(tǒng)后，在減少了某些風險的同時也增加了許多在手工會計系統(tǒng)中很少出現(xiàn)的風險，如計算機不具有人所特有的對異常事項的判斷和處理能力，會使不合法的業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)游離于企業(yè)內(nèi)部控制之外；電算化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理與存儲都呈現(xiàn)高度集中的特點和趨勢，儲存在計算機的數(shù)據(jù)容易被篡改，甚至可以不留任何痕跡，未經(jīng)授權(quán)的人員可能通過計算機瀏覽全部數(shù)據(jù)文件，復制、偽造、銷毀企業(yè)重要的數(shù)據(jù)等等。

5．內(nèi)部審計沒有做到與時俱進。在傳統(tǒng)審計中，審計人員是通過調(diào)閱大量的紙面信息、專業(yè)判斷來尋找漏洞，揭露矛盾，查錯防弊，獲取證據(jù)。然而，在應(yīng)用計算機處理會計信息后，紙面信息變成了磁性介質(zhì)上的代碼。這種審計可視性線索的消失，導致的直接后果就是會計核算電算化程度越高，利用計算機進行犯罪的可能性和隱蔽性就越大。而審計人員對會計電算化、信息化工作本身不是太了解，對計算機系統(tǒng)的運行不熟悉，對遠程審計等手段陌生，因此對出現(xiàn)的問題無法做出正確的職業(yè)判斷。

6.會計檔案管理水平偏低。

電算化會計檔案使用更加方便、快捷、高效的優(yōu)勢，大大提高了工作效率，但也暴露出不易保管、易泄密、易損壞的弊端。如在收集會計檔案過程中，由于時間觀念不強，沒有定期把計算機系統(tǒng)中的所有會計資料備份到存儲介質(zhì)上，沒有脫離原計算機系統(tǒng)進行保存，因此，一旦因意外或人為錯誤造成數(shù)據(jù)丟失或系統(tǒng)被破壞，就不能在最短時間、最小損失下恢復原有的會計資料，電算化系統(tǒng)就不能正常工作。

二、解決會計電算化問題的對策

（一）管理走向規(guī)范化、制度化，增強電算化信息的安全性

會計電算化的規(guī)范化、制度化管理，是會計電算化安全正常運行的制度保證。規(guī)范化、制度化管理主要是通過具體會計準則、會計制度、管理辦法來指導會計業(yè)務(wù)處理，達到規(guī)范會計行為的目的。對于原有的會計工作規(guī)范、管理辦法、會計制度，根據(jù)電算化的要求，應(yīng)做出相應(yīng)的調(diào)整。

（二）加強軟件購置及開發(fā)的管理

選擇好的財務(wù)軟件，從源頭上進行控制。計算機軟件包括系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件，而會計電算化工作所運用的系統(tǒng)軟件 （包括部分應(yīng)用軟件）多是從外部購置的系統(tǒng)軟件，應(yīng)是經(jīng)過實踐應(yīng)用并被證明是安全可靠的。購置的會計電算化應(yīng)用軟件必須是經(jīng)財政部門評審通過的，并應(yīng)有詳細的操作說明。自行研發(fā)的系統(tǒng)軟件則必須進行全面、深入的調(diào)查，科學系統(tǒng)的分析和設(shè)計，研發(fā)過程一定要規(guī)范，研發(fā)出的軟件必須符合財政部發(fā)布的 《會計核算軟件基本功能規(guī)范》的要求，而且在投入運行前必須經(jīng)上級有關(guān)部門的評審、鑒定，軟件的有關(guān)文檔資料必須齊全。在正式運用前，應(yīng)經(jīng)過一段時間的試運轉(zhuǎn)，對相關(guān)數(shù)據(jù)進行驗證，防止研制人員因考慮問題不全而出現(xiàn)的偏差。

（三）提高會計、審計的執(zhí)業(yè)水平，提高職業(yè)素質(zhì)

1．增強會計電算化人員的法制觀念，強化職業(yè)道德教育。人是最主觀最能動的因素，是所有利益的載體，是內(nèi)部控制的根本。歸根結(jié)底，內(nèi)部控制政策的制定者是人，內(nèi)部控制的執(zhí)行者是人，內(nèi)部控制的對象也是人。所以，為使各個內(nèi)控點的措施到位，企業(yè)應(yīng)首先注重影響“人”的企業(yè)軟環(huán)境建設(shè)。管理層要身體力行，起表率作用；治理層要積極參與，起監(jiān)督作用。同時，建立道德行為規(guī)范，在企業(yè)上下對誠信和道德價值觀念進行溝通與落實；建立企業(yè)文化，加強員工培訓，強化法制觀念。

2.提高會計電算化人員的計算機應(yīng)用水平，逐步走上企業(yè)信息化的道路。實現(xiàn)會計電算化后，要求財務(wù)部門不僅能全面、及時、準確地提供會計信息，提高會計人員素質(zhì)，促進會計工作規(guī)范化，而且需要在會計電算化的基礎(chǔ)上參加企業(yè)信息化的構(gòu)建，即通過對企業(yè)人事、財務(wù)、采購、設(shè)備、生產(chǎn)、銷售、運輸、庫存等需求做全面的分析，整合原有的信息資源，建立全局共享的數(shù)據(jù)模型。目前，新準則、新制度不斷地推陳出新，這就更加需要會計人員加強學習、接受培訓、更新知識。所以，企業(yè)應(yīng)盡快培養(yǎng)一支具有高素質(zhì)的“會計+計算機+管理”型的復合型會計人才隊伍。

3.強力推行計算機內(nèi)部審計。由于會計電算化采用了“人機對話”的特殊形式，因而對內(nèi)部審計也提出了更高、更嚴格的要求。內(nèi)部審計必須包括以下幾個方面：對會計資料定期進行審計，檢查電算化會計賬務(wù)處理是否正確，是否遵照《會計法》、《企業(yè)會計準則》和相關(guān)會計制度的規(guī)定，審核簽字是否符合公司內(nèi)控制度、憑證附件是否規(guī)范完整；審計機內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料是否一致，如查看賬冊內(nèi)容，做到賬證、賬賬、賬表相符，對錯報、漏報的應(yīng)及時調(diào)整；檢查會計數(shù)據(jù)保存方式是否合法、安全，杜絕非法、違規(guī)修改數(shù)據(jù)的情況出現(xiàn)；對系統(tǒng)運行的各個環(huán)節(jié)進行審查，及時發(fā)現(xiàn)是否存在漏洞。

（四）建立健全內(nèi)部控制制度

企業(yè)在建立了會計電算化系統(tǒng)后，企業(yè)會計核算和會計管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化，建立一整套適合電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度就顯得尤為重要。如建立嚴格的管理規(guī)章、崗位職責、崗位手冊、操作流程、權(quán)限劃分和各項控制制度。做到不相容職責分離，系統(tǒng)設(shè)計、軟件開發(fā)等技術(shù)人員與實際業(yè)務(wù)操作人員相互獨立；計算機系統(tǒng)的日常維護和管理人員獨立于會計、交易等部門，禁止同一人同時掌管操作系統(tǒng)口令和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)口令等。建立健全上機操作登記制度，會計檔案管理制度，定期檢查制度等各項控制制度。尤其要重視檔案管理工作：一是及時歸檔，會計電算化系統(tǒng)購買、使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)作為會計檔案進行歸檔。二是安全保管，選擇優(yōu)質(zhì)的存儲介質(zhì)進行會計檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤與儲存盤分別由會計人員和會計檔案管理人員異地保管。三是查閱要辦手續(xù)，查閱會計檔案需經(jīng)領(lǐng)導批準，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員、相關(guān)會計人員全程參與查閱過程。

企業(yè)會計電算化變革任重而道遠，政府、行業(yè)、企業(yè)、社會各組織以及會計人員都應(yīng)加強合作和互動，共同推進我國會計電算化健康快速的發(fā)展，力爭早日踏上企業(yè)信息化的大道。