羅梓元

廣西醫(yī)科大一附院，廣西 南寧 530021

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作中一個(gè)重要組成部分，是研究和借鑒醫(yī)院發(fā)展歷史經(jīng)驗(yàn)的重要參考資料，對(duì)研究醫(yī)院的學(xué)術(shù)、技術(shù)進(jìn)步經(jīng)驗(yàn)，推動(dòng)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展都有重要參考價(jià)值。當(dāng)前，隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展及目前正在進(jìn)行的醫(yī)療衛(wèi)生體制改革和社會(huì)醫(yī)療保險(xiǎn)制度的改革，醫(yī)院檔案管理工作也步入了一個(gè)新的階段。當(dāng)前，如何準(zhǔn)確把握新時(shí)期醫(yī)院發(fā)展的特點(diǎn)，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，最大限度地發(fā)揮檔案的作用，對(duì)促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展具有重要作用。

1 檔案管理在醫(yī)院管理中的作用

1）檔案管理規(guī)范化，有利于院長(zhǎng)作出正確決策，有利于提高醫(yī)療技術(shù)質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展，從而為醫(yī)院現(xiàn)代化管理打下扎實(shí)基礎(chǔ);

2）有利于醫(yī)療質(zhì)量與醫(yī)療技術(shù)的管理，對(duì)調(diào)整各項(xiàng)技術(shù)指標(biāo)，開(kāi)展新業(yè)務(wù)、新技術(shù)提供真實(shí)、準(zhǔn)確、科學(xué)的依據(jù);

3）有利于醫(yī)院的設(shè)備設(shè)施管理，通過(guò)對(duì)使用性能、使用率的分析，保證醫(yī)療設(shè)備的利用效果；通過(guò)對(duì)基本建設(shè)從設(shè)計(jì)、施工到竣工所形成的檔案分析，可以保證維修、改造、重建不受影響和損失;

4）有利于醫(yī)學(xué)科研成果與醫(yī)學(xué)技術(shù)的形成與推廣應(yīng)用，促進(jìn)臨床科研與學(xué)術(shù)活動(dòng)的開(kāi)展;

5）有利于醫(yī)院管理決策的科學(xué)化、系統(tǒng)化，使醫(yī)院管理者通過(guò)多年檔案信息的收集、匯總、加工、儲(chǔ)存、分析過(guò)程，形成科學(xué)決策的有效依據(jù)，使檔案管理更好地為醫(yī)院各項(xiàng)工作服務(wù)。

2 醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

2.1 檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高

目前，大部分醫(yī)院對(duì)納入檔案管理的內(nèi)容沒(méi)有明確的要求和統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，也沒(méi)有制定統(tǒng)一的立卷歸檔制度，各醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實(shí)踐在進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒(méi)有納入管理。另外，目前在醫(yī)院目標(biāo)管理考核方案中，尚未將檔案管理納入目標(biāo)考核，致使檔案收集效率不高，檔案不齊全。

2.2 檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案利用率較低

對(duì)檔案管理方面的認(rèn)識(shí)還較淡薄，認(rèn)為檔案工作可有可無(wú)，有些醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理不重要，只注重醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益，而忽略了醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性和歷史資料的完整性，致使醫(yī)院檔案信息資源開(kāi)發(fā)不足，導(dǎo)致檔案利用率不高。

2.3 檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高

在醫(yī)院管理中，只重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，尚未將提高檔案管理人員的素質(zhì)納入計(jì)劃和要求，大部分檔案管理人員專業(yè)出身較少，知識(shí)面較窄、學(xué)歷偏低，甚至于有些檔案管理人員是從別的崗位轉(zhuǎn)調(diào)過(guò)來(lái)的，且平時(shí)檔案管理人員進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)不多，缺乏系統(tǒng)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，致使許多檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平跟不上形勢(shì)的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。

2.4 檔案管理分散，不利于檔案的完整和安全

由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求，醫(yī)院綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案和部分實(shí)物檔案、音像檔案等，而醫(yī)療文書檔案、X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等都分屬各個(gè)科室分散管理，形成了多部門管理檔案的格局，不利于檔案的完整和安全。

2.5 檔案管理設(shè)施不全，檔案現(xiàn)代化管理水平不高

隨著醫(yī)院的快速發(fā)展和規(guī)模的不斷擴(kuò)大，醫(yī)院檔案的種類和數(shù)量也在不斷增加，這就在一定程度上給檔案管理工作增加了負(fù)擔(dān)。但目前大部分醫(yī)院存在著檔案庫(kù)房不夠規(guī)范，檔案管理設(shè)施不全，檔案設(shè)備比較陳舊、管理技術(shù)落后等問(wèn)題，制約了醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展。雖然計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在不斷發(fā)展，并且已經(jīng)廣泛普及，但運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理醫(yī)院檔案的卻較少，一些檔案工作還停留在手工收集、檢索上，且大部分檔案管理者對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)不夠了解，致使醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理水平不高。

3 實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的途徑

3.1 模式的創(chuàng)新

醫(yī)院檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確，直接影響醫(yī)院本身的形象和榮譽(yù)，檔案記載的內(nèi)容直接關(guān)系檔案的利用效果。因此，醫(yī)院檔案管理要改變各自為政的固有觀念，設(shè)立專門檔案機(jī)構(gòu)，變成檔案管理的職能部門，配備由專職、兼職檔案工作人員組成的檔案隊(duì)伍，克服檔案分散管理的弊端，保證檔案的完整率，使醫(yī)院的歷史能在檔案中得到全面涵蓋。

另外，醫(yī)院檔案要逐步由檔案實(shí)體保管模式向信息管理模式過(guò)渡，加大現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，如采用條形碼來(lái)代替檔號(hào)等，以切實(shí)提高檔案管理效率和管理水平；同時(shí)加大開(kāi)發(fā)檔案信息資源力度，把檔案的信息源功能滲透到醫(yī)院管理工作中的每個(gè)環(huán)節(jié)，最大限度發(fā)揮醫(yī)院檔案的作用。

3.2 管理理念的創(chuàng)新

1）應(yīng)努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者，形成檔案工作由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿搿⑹轮袇⑴c的新的檔案管理工作理念。

2）醫(yī)院檔案工作者應(yīng)創(chuàng)新思維，更新知識(shí)，改變傳統(tǒng)的手工歸檔、人工檢索等管理方法，能很好地利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行醫(yī)院檔案資料的起草、修改、生成過(guò)程，完成醫(yī)院行政管理工作中形成的公文處理和流轉(zhuǎn)程序，實(shí)現(xiàn)電子文件網(wǎng)上實(shí)時(shí)歸檔，并保證電子文件傳輸過(guò)程中的安全，以便對(duì)電子文件、電子檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和有效的利用。同時(shí)要熟練掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段，讓利用者通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段利用檔案，構(gòu)建醫(yī)院檔案綜合數(shù)據(jù)信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，及時(shí)更新局域網(wǎng)的檔案信息，實(shí)現(xiàn)局域網(wǎng)內(nèi)檔案信息資源的交流與共享。

3.3 管理方式的創(chuàng)新

1）在醫(yī)院檔案室引入IS09000質(zhì)量管理體系，并結(jié)合檔案管理的有關(guān)文件、制度，編寫質(zhì)量體系文件，融合標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)管理程序文件化，定期接受全院內(nèi)部評(píng)審和外部評(píng)審，使醫(yī)院檔案管理逐步走上正規(guī)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化軌道。

2）修改和完善現(xiàn)行的醫(yī)院檔案管理制度，制定檔案管理的實(shí)施辦法、電子文檔和零散文件的收集歸檔制度，明確檔案工作職責(zé)范圍及專兼職檔案人員崗位責(zé)任制，完善醫(yī)院檔案的收集、整理、保密、保管、歸檔、利用、編目鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)檢索、庫(kù)房管理、提供利用等制度，使檔案管理工作規(guī)范化。

3）隨著現(xiàn)代化設(shè)備、技術(shù)的不斷發(fā)展，需改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理方式，加強(qiáng)電子檔案的統(tǒng)一管理，大膽地利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計(jì)等日常工作，實(shí)行文檔一體化管理，以順應(yīng)計(jì)算機(jī)技術(shù)、聲像技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展的新形勢(shì)。通過(guò)構(gòu)建網(wǎng)上檔案服務(wù)平臺(tái)，把已有的檔案目錄數(shù)字化建成目錄查詢系統(tǒng)為更多的用戶提供服務(wù)，將電子檔案歸檔，把部分紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體和檔案信息分離；通過(guò)建立各類全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，設(shè)置管理權(quán)限，在保證數(shù)據(jù)安全保密前提下實(shí)行統(tǒng)一管理、資源共享，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程；實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)的檢索、查詢和網(wǎng)上傳輸，變實(shí)物檔案室為虛擬電子檔案室，從而提高檔案的規(guī)范化和現(xiàn)代化。

3.4 服務(wù)方式的創(chuàng)新

1）改變以往重管理輕服務(wù)的管理模式，把工作重點(diǎn)從檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)移到檔案服務(wù)管理上來(lái)，擺脫單純的業(yè)務(wù)觀點(diǎn)，充分利用檔案資源，努力拓展服務(wù)領(lǐng)域，多角度、多層次地為醫(yī)院人員、患者及社會(huì)公眾服務(wù)。

2）醫(yī)院檔案工作者要變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，變被動(dòng)接受各科室文件歸檔為主動(dòng)上門指導(dǎo)科室開(kāi)展指導(dǎo)檔案立卷整理業(yè)務(wù)，主動(dòng)與立檔者或檔案利用者建立聯(lián)系，按照檔案管理的要求，隨時(shí)收集檔案材料，并積極為檔案利用者提供服務(wù)。

3）醫(yī)院檔案工作者要深入臨床一線進(jìn)行調(diào)研，了解各項(xiàng)醫(yī)療工作對(duì)檔案信息要求，有目的地從室藏檔案材料中挖掘有價(jià)值的信息，開(kāi)展編研工作，編制多種檢索工具，為臨床、科研、領(lǐng)導(dǎo)決策提供主動(dòng)服務(wù)。同時(shí)，加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理，了解和研究檔案利用的各種反饋信息，提高檔案利用率。加強(qiáng)各級(jí)醫(yī)院信息的橫向聯(lián)系，打破院與院之間的界限，互通檔案信息，以滿足醫(yī)療、教學(xué)、科研需要，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

3.5 管理隊(duì)伍素質(zhì)的提高

檔案管理工作的創(chuàng)新，歸根到底要依靠“人”來(lái)推動(dòng)。因此，要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，則應(yīng)不管提高檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)。因此，加強(qiáng)檔案管理工作人員對(duì)檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)、檔案法的學(xué)習(xí)，努力提高理論知識(shí)和檔案意識(shí)。通過(guò)崗位培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高在職醫(yī)院檔案人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能，切實(shí)增強(qiáng)檔案管理人員運(yùn)用專業(yè)理論解決實(shí)際問(wèn)題的能力，使其能熟練掌握掃描、編目、標(biāo)引、建立數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)檢索及光盤檢索等知識(shí)，熟悉各種信息系統(tǒng)軟件和網(wǎng)絡(luò)工具，能熟練運(yùn)用多媒體技術(shù)，提供圖、文、音一體化的信息服務(wù)等。同時(shí)，鼓勵(lì)檔案管理人員利用業(yè)務(wù)時(shí)間參加各種繼續(xù)教育課程的學(xué)習(xí)，如計(jì)算機(jī)課程培訓(xùn)、歸檔文件整理等，以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化，從而充分發(fā)揮醫(yī)院檔案工作的重要作用。

4 結(jié)論

總之，醫(yī)院檔案管理工作是一個(gè)專門的學(xué)問(wèn)，涉及部門和范圍極為廣泛，必須調(diào)動(dòng)全員意識(shí)來(lái)共同配合。因此，醫(yī)院檔案管理工作則應(yīng)該在模式上、思想觀念上、管理方式上、服務(wù)方式上、管理隊(duì)伍素質(zhì)上不斷創(chuàng)新。只有這樣，才能使醫(yī)院檔案管理工作保持特色和活力，使其適應(yīng)新形勢(shì)對(duì)檔案管理的要求。

[1]粟雯潔.醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新淺析[J].企業(yè)家天地：理論版，2009(3).

[2]黃恩梅.創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理提高檔案工作水平[J].科技檔案，2009(2).