陸 琦

無錫工藝職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇無錫 214206

干部人事檔案信息化管理趨勢研究

陸 琦

無錫工藝職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇無錫 214206

干部人事檔案管理工作是一項專業(yè)性、政策性、內(nèi)部性很強的工作，是黨的人事工作重要組成部分。新形勢下，干部人事檔案管理工作存在一些時效性等的問題，提出干部人事檔案的信息化管理必然性。

干部人事檔案；信息化管理

1 干部人事檔案的重要性

干部人事檔案是客觀記載干部個人經(jīng)歷、政治思想、工作實績、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、品德作風等方面的文字材料，是選拔任用干部的重要依據(jù)。干部人事檔案的收集、管理工作，是組織人事部門工作中的一個重要組成部分，做好干部人事檔案管理，是做好干部工作的基礎(chǔ)和前提，對于領(lǐng)導(dǎo)全面了解干部、準確選用干部具有十分重要的作用。

就干部個人而言，干部人事檔案還涉及到提供婚姻狀況證明、辦理護照等政審手續(xù)，還涉及工齡、退休、住房補貼等利益問題。

加強干部人事檔案規(guī)范化管理，充分發(fā)揮干部人事檔案在實際工作的作用，是干部管理的一項重要任務(wù)。干部人事檔案工作做得好與不好，直接影響到干部工作的效率和質(zhì)量，同時也是衡量一個地區(qū)、一個部門、一個單位干部工作水平的標志之一。在信息高速傳播的當今社會，對干部人事檔案管理工作提出了更高要求。

2 干部人事檔案管理中存在的主要問題

管理方式和手段相對落后。人事檔案管理是一項專業(yè)性工作，有很強的政治性和內(nèi)部性。在還沒有計算機或檔案管理專用軟件的情況下，檔案管理人員的工作量相當大，每年都有新的檔案材料產(chǎn)生：干部年度考核、工資變動、獎懲、深造、培訓(xùn)、職稱評聘等，需要手工的書寫、裁剪、裱糊、裝訂，不僅需要檔案管理人員較好的耐心，也是一項費時費力的低效工作，另外對檔案的完好保存有一定影響。

制度不夠完善。在干部人事檔案管理過程中沒有形成強有力的機制來規(guī)范。收集的材料不夠規(guī)范，導(dǎo)致檔案案卷質(zhì)量不高，檔案材料中體現(xiàn)的信息前后不一致，很多材料未能及時歸檔、更新。在深化干部人事制度改革進程中，必然產(chǎn)生大量新的干部檔案材料，而干部檔案工作的一項基本任務(wù)就是及時收集各類有價值的材料和信息，確保檔案能全面、客觀、準確地反映一個干部的真實情況。

干部人事檔案利用水平低。這是目前干部人事檔案管理中存在的最大問題。工作中，很多部門都會需要提供干部人事檔案中的部分信息，檢索、查詢工作頻繁，在追求時效性和準確率的時代，手工地翻閱案卷明顯已跟不上工作節(jié)拍，在提供服務(wù)方面形成比較封閉和和被動的局面。嶄新時代”，作為人事制度改革的重要組成部分的人事檔案要由傳統(tǒng)的檔案實體管理向信息化檔案管理邁進。把科學(xué)技術(shù)發(fā)展的成果運用到檔案管理中來，延長檔案使用壽命，提高工作效率。

干部人事檔案的信息化管理，實現(xiàn)干部人事檔案管理工作的標準化、規(guī)范化、流程化，確保提供數(shù)據(jù)的及時、準確、完整和有效。利用信息化管理對數(shù)據(jù)資源進行分類、提取、分析和模塊化操作，使檔案更好地服務(wù)組織人事部門各項工作的開展，有助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策。具體體現(xiàn)在：

1）減少重復(fù)勞動，提高工作效率。干部人事檔案信息化管理自由設(shè)置各類花名冊的生成，任意組合部門、民族、黨派、職務(wù)、工作時間、出生年月、學(xué)歷學(xué)位、檔案號等指標，確定人員范圍，形成EXCEL、HTML等格式文檔。在將信息、文字、圖片變成數(shù)據(jù)資料輸入系統(tǒng)后，可直接從人員庫中選擇生成各類表單，如干部任免審批表、三齡一歷表、干部職務(wù)變動表。代替逐份查找檔案案卷的繁瑣及對案卷本身的傷害。文檔一旦生成，便能為各種途徑所利用，減少重復(fù)而大規(guī)模的勞動。各類表單的生成省去了手寫的低效和低準確率，手工操作容易發(fā)生錯誤，工作量又相當大。

2）減少翻閱、復(fù)印對案卷的損害。頻繁的翻閱和調(diào)用干部人事檔案案卷，容易使紙張發(fā)黃、變脆，字跡褪色，不利于檔案的長期完好保存。干部人事檔案實現(xiàn)信息化管理，無需反復(fù)翻閱案卷，只需在已經(jīng)形成的各類表式中尋找所需信息即可。

3）為領(lǐng)導(dǎo)決策提供科學(xué)依據(jù)。干部人事檔案信息化管理能形成各類分析統(tǒng)計圖，對干部按性別構(gòu)成、年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷層次、職級等多個角度進行分析，可輸出各類圖表格式，形象直觀、一目了然，統(tǒng)計的信息與干部數(shù)據(jù)庫實時聯(lián)動，不僅能夠全面反映干部的基本情況而且可以記錄干部轉(zhuǎn)業(yè)技術(shù)職務(wù)等動態(tài)信息，為領(lǐng)導(dǎo)在干部選拔等總體規(guī)劃時提供正確可靠的信息，為做出科學(xué)合理的決策提供數(shù)據(jù)支持。

3 干部人事檔案信息化管理趨勢

4 結(jié)論

干部人事檔案信息化管理是適應(yīng)時代發(fā)展的需要，也是人事檔案自身發(fā)展的要求，信息化是干部人事檔案管理發(fā)展的必然趨勢。

黨的十七大報告中指出，要堅定不移地以科學(xué)發(fā)展觀統(tǒng)領(lǐng)經(jīng)濟社會發(fā)展全局，堅持以人為本，轉(zhuǎn)變發(fā)展觀念、創(chuàng)新發(fā)展模式、提高發(fā)展質(zhì)量，把經(jīng)濟社會發(fā)展切實轉(zhuǎn)入全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展的軌道。隨著科學(xué)發(fā)展觀的貫徹落實和創(chuàng)先爭優(yōu)活動的全面推進，檔案管理工作也將進一步完善。

如何更好地進行干部人事檔案管理，除了提高對干部人事檔案重要性的認識、制度建設(shè)、提高檔案管理人員素質(zhì)，更重要的一點，要形成以電子文檔為主要形式和載體的干部人事檔案信息化管理模式。當今世界經(jīng)濟發(fā)展進入一個全球化“高度信息化的

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1674-6708（2010）33-0034-01