黃惠娟

廣東省東莞廣播電視臺(tái)，廣東東莞 523129

0 引言

隨著科技的發(fā)展，以聲、光、磁為介質(zhì)的聲像檔案的產(chǎn)生越來(lái)越普遍，數(shù)量也越來(lái)越多。檔案的原始記錄性質(zhì)，賦予了檔案重要的價(jià)值。我們要開(kāi)發(fā)利用這些生動(dòng)、形象的特殊載體檔案信息資源，首先就得保住它的完好性?，F(xiàn)階段，聲像檔案保管部門環(huán)境條件較差、制度不健全，管理人員意識(shí)薄弱等問(wèn)題造成聲像檔案管理混亂，直接影響了檔案的完整及利用，嚴(yán)重制約了檔案工作的整體發(fā)展水平。因此，采取有效措施，加強(qiáng)聲像檔案管理工作刻不容緩。

1 聲像檔案的定義及其意義

聲像檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的資料或文獻(xiàn)以照片、底片、影片、唱片、錄音帶、光盤等不同磁性材料或感光材料為存儲(chǔ)載體，以聲音和錄像為主要反映方式，并輔以文字說(shuō)明的歷史記錄。聲像檔案可以通過(guò)靜止、動(dòng)態(tài)的畫(huà)面和真實(shí)的聲音客觀、直接、形象、生動(dòng)地記錄及再現(xiàn)過(guò)去發(fā)生的活動(dòng)，具有強(qiáng)烈的空間感和時(shí)間感；聲像檔案通過(guò)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和快速的傳送手段，把工作中具有重要意義、保存價(jià)值的事件以最直觀的畫(huà)面記錄下來(lái)，能夠起到現(xiàn)實(shí)的查證和利用作用，對(duì)歷史研究具有重要的參考利用價(jià)值。具有信息記錄密度高、信息傳遞準(zhǔn)確逼真、信息受眾覆蓋面廣等特點(diǎn)起到文字記錄材料所起不到的作用和效果，因此，聲像檔案是開(kāi)發(fā)社會(huì)各項(xiàng)檔案信息資源的重要途徑，是檔案的重要組成部分。

2 當(dāng)前聲像檔案管理存在的問(wèn)題

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)辦公條件得以改善，在工作中攝像機(jī)、攝錄機(jī)及數(shù)碼相機(jī)等使用越來(lái)越廣泛。隨之產(chǎn)生大量的聲像文件，但是在對(duì)聲像檔案的實(shí)際管理中，還存有以下問(wèn)題：

1）聲像檔案制度不健全或制度落實(shí)不到位

很多立檔單位對(duì)聲像檔案管理工作沒(méi)有制定健全的聲像檔案的收集、整理、利用制度及兼職檔案員的崗位職責(zé)制度，使聲像檔案管理資料的管理處于無(wú)章可循的自由形成、自由處理狀態(tài)。很多聲像檔案存放在科室或個(gè)人內(nèi)部保存，不移交統(tǒng)一管理保存，致使單位檔案不齊全完整，嚴(yán)重影響了聲像檔案的長(zhǎng)久保護(hù)和開(kāi)發(fā)利用。同時(shí)立檔單位沒(méi)有制定檔案使用的制約機(jī)制，檔案使用混亂，久而久之容易丟失，造成檔案資料失去完整性。另外，有的單位雖有制定相關(guān)制度，但落實(shí)不到位，使制度成了擺設(shè)，沒(méi)有發(fā)揮制度管理的應(yīng)有作用。

2）聲像檔案保管環(huán)境條件差

由于聲像檔案大都以感光材料、化學(xué)磁性材料為載體制成，很容易受光、熱、潮等外部因素的影響而發(fā)生劣變，失去保存價(jià)值和利用價(jià)值。因此，聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格，需要具備防磁、防光和恒濕、恒溫等條件的保管專柜。但是從目前情況來(lái)看，很多立檔單位未能嚴(yán)格按照要求配備專業(yè)的聲像檔案專柜，而造成一些照片變黃退色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損、圖像模糊不清、效果差等問(wèn)題，不利于聲像檔案的長(zhǎng)久保存和利用。同時(shí)，對(duì)多次使用和已污損的聲像檔案沒(méi)有及時(shí)修整、復(fù)制并更換保管環(huán)境，造成檔案資料的更多流失。

3）檔案管理人員的保管意識(shí)薄弱

由于現(xiàn)行聲像檔案從收集到歸檔的機(jī)制不完善，聲像檔案的歸檔工作很大程度上取決于管理人員保管意識(shí)的高低。一些聲像檔案長(zhǎng)期存放在科室內(nèi)部或個(gè)人，也未做相應(yīng)的記錄說(shuō)明，導(dǎo)致時(shí)間過(guò)久后對(duì)大量的照片、磁帶或電腦內(nèi)照片、錄音、錄像，不能整理出資料的來(lái)龍去脈，給日后歸檔帶來(lái)麻煩，特別是隨著人員變動(dòng)和機(jī)構(gòu)調(diào)整，更容易造成聲像檔案的失控或流失。同時(shí)，有的管理人員對(duì)部分因時(shí)間較長(zhǎng)、利用率相對(duì)較低的磁帶或錄像帶，私自沖洗掉改錄其他內(nèi)容的現(xiàn)象較多。如事后發(fā)現(xiàn)又需用這些聲像檔案時(shí)而再進(jìn)行補(bǔ)拍、補(bǔ)錄，因?yàn)樗呀?jīng)失去了資料的真實(shí)性和凝重的歷史感。甚至?xí)?dǎo)致聲像檔案大量流失，造成檔案部門聲像檔案館藏匱乏，而且不能全面完整反映當(dāng)時(shí)業(yè)務(wù)活動(dòng)的原貌，失去了聲像檔案的歷史意義。

3 加強(qiáng)聲像檔案管理對(duì)策

1）加大管理部門聲像檔案管理的投入，提供檔案資料數(shù)字化存儲(chǔ)載體保管聲像檔案

立檔單位可將現(xiàn)代管理理念和計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合應(yīng)用于聲像檔案管理，通過(guò)先進(jìn)設(shè)備進(jìn)行資料數(shù)字化轉(zhuǎn)換，如：對(duì)錄像資料進(jìn)行計(jì)算機(jī)視頻捕捉、采集及數(shù)碼格式轉(zhuǎn)換、制作、編輯、刻錄成光盤；對(duì)照片、珍貴紙質(zhì)檔案材料等進(jìn)行計(jì)算機(jī)掃描、修整、復(fù)原及數(shù)碼格式轉(zhuǎn)換。再將數(shù)字化檔案資料綜合集中存儲(chǔ)，避免紙質(zhì)檔案磨損問(wèn)題，方便檔案存儲(chǔ)，避免因科室保管環(huán)境惡劣而導(dǎo)致檔案資料的損壞和丟失。同時(shí)，將檔案資料數(shù)字化存儲(chǔ)后，檔案管理部門可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建立一個(gè)專門保管聲像檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)，設(shè)置程序?qū)崿F(xiàn)檔案資源共享和網(wǎng)絡(luò)傳播遠(yuǎn)程查詢，構(gòu)建數(shù)字化檔案館，方便檔案資料利用和保存，提高檔案管理效率。將數(shù)字化聲像檔案保管可以通過(guò)兩個(gè)途徑實(shí)現(xiàn)：

（1）刻錄聲像檔案光盤保管：將數(shù)字化的聲像檔案分類編輯，并刻錄成圖像光盤或VCD光盤，減少重要聲像檔案的人為損害，并且方便查閱；

（2）“硬盤式”聲像檔案保管：固態(tài)硬盤是由控制單元和存儲(chǔ)單元（FLASH芯片）組成，簡(jiǎn)單地說(shuō)就是用固態(tài)電子存儲(chǔ)芯片陣列而制成的硬盤。“硬盤式”聲像檔案保管就是將已經(jīng)數(shù)字化的聲像檔案通過(guò)共享的辦公信息管理系統(tǒng)即時(shí)傳送到檔案管理部門，由檔案管理人員將收到的原始聲像檔案通過(guò)技術(shù)手段改為“只讀性”聲像檔案，從而識(shí)別和保護(hù)聲像檔案的原始結(jié)構(gòu)，保證其可靠性。最后將聲像檔案存入硬盤，并在其他計(jì)算機(jī)上進(jìn)行備份，實(shí)現(xiàn)聲像檔案“硬盤式”存儲(chǔ)管理。而且以目前市場(chǎng)主流計(jì)算機(jī)硬盤技術(shù)參數(shù)來(lái)看，硬盤體積并不比普通錄像帶大，而且使用安全、壽命較長(zhǎng)，成本較低，在保管上可以大大節(jié)省檔案裝具和庫(kù)房空間，可以充分發(fā)揮硬盤存儲(chǔ)數(shù)字信息量巨大的優(yōu)勢(shì)，從而降低保管成本。同時(shí)硬盤傳輸數(shù)據(jù)的速度非?？欤梢栽诰W(wǎng)絡(luò)上直接查找已公開(kāi)的聲像檔案信息，并能方便快捷地調(diào)用、復(fù)制和存儲(chǔ)。

2）改善檔案保管環(huán)境

上面談到將聲像檔案數(shù)字化存儲(chǔ)管理，但是如果立檔單位不具備計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，則必須改善檔案的保管環(huán)境。我們首先要對(duì)聲像檔案獨(dú)立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放。其次要建立符合聲像保管條件的裝具和符合聲像檔案保護(hù)條件的庫(kù)房， 嚴(yán)格控制庫(kù)房的溫度和濕度，保持適宜的溫度（即14℃～24℃）和相對(duì)濕度（即40%～60%）；磁盤檔案必須避開(kāi)30奧斯特以上的磁場(chǎng)。以此保持庫(kù)房恒溫、恒濕、防磁、防潮、防塵、防磁、防光、防火、防蛀，以免發(fā)生霉變及磁性消失。 對(duì)正常保存的磁性載體檔案，可每10年復(fù)制一次并檢查有無(wú)問(wèn)題， 對(duì)錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護(hù)措施，盡量延長(zhǎng)聲像檔案的壽命。長(zhǎng)期保存且不常用的錄音帶、錄像帶每隔3.5年重繞一次，對(duì)使用頻率高或已經(jīng)污損的聲像檔案要及時(shí)復(fù)制、修補(bǔ)，以免造成圖像損失。最后接觸保管檔案時(shí)管理人員要戴清潔的手套，以防汗?jié)n污染底片。

3）加大檔案監(jiān)督指導(dǎo)力度，健全檔案保管制度，指導(dǎo)和規(guī)范檔案保管程序

立檔單位要加大對(duì)聲像檔案保管的監(jiān)督指導(dǎo)力度，并將其列入目標(biāo)管理，在實(shí)際工作中要敢抓、敢管，加強(qiáng)檢查，對(duì)專業(yè)攝錄人員及產(chǎn)生聲像檔案部門的檔案管理跟不上的，應(yīng)在依法管理、建章立制上加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督。對(duì)于歸檔的音像成品，要進(jìn)行系統(tǒng)整理，制定有效的配套措施，按照分類方案科學(xué)規(guī)范地排列檔案。要將照片、錄音帶、錄像帶、計(jì)算機(jī)軟盤分別裝盒，垂直放置，專櫥保管。錄音帶、錄像帶可采取定期倒帶檢查等保護(hù)措施，促使其逐步規(guī)范管理，促進(jìn)聲像檔案工作才能健康發(fā)展。同時(shí)要改變聲像檔案管理混亂的狀況，立檔單位必須健全檔案保管制度，規(guī)范檔案保管程序。對(duì)聲像檔案的日常保管、借閱和利用要作出明確規(guī)定，加大規(guī)范化管理，對(duì)平時(shí)形成的聲像資料從收集、歸檔到移交制定一套完整、嚴(yán)格的規(guī)章制度。同時(shí)立檔單位要制定聲像檔案的歸檔范圍、收集制度、管理標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)人員崗位職責(zé)，加強(qiáng)與有關(guān)科室的人員溝通聯(lián)系，把分散在各部門和個(gè)人手中的檔案材料以及散失在外的檔案資料收集齊全進(jìn)行存檔。減少資料流失，保證聲像檔案的完整、系統(tǒng)。另外檔案管理部門針對(duì)聲像檔案流失嚴(yán)重的現(xiàn)狀，應(yīng)立即通知檔案行政管理部門派專人攝影錄像并負(fù)責(zé)其他各類檔案的收集歸檔工作，以確保重檔案資料得以及時(shí)、齊全地歸檔，統(tǒng)一管理，方便各方面利用。

4）提高管理人員的保管意識(shí)

現(xiàn)代化聲像檔案管理工作，迫切需要一大批既負(fù)責(zé)又精通檔案業(yè)務(wù)的高層次管理人員。為此，檔案部門要堅(jiān)持以人為本，把檔案人員的培訓(xùn)提高，納入專業(yè)技術(shù)人員培訓(xùn)的整體規(guī)劃，加強(qiáng)對(duì)在職人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高業(yè)務(wù)水平，同時(shí)立檔單位要依照《檔案法》和《著作權(quán)法》正確履行應(yīng)盡的和享有的權(quán)利義務(wù)，通過(guò)宣傳教育，切實(shí)端正檔案管理人員的思想認(rèn)識(shí)，牢固樹(shù)立起聲像檔案是檔案不可分割整體的意識(shí)。另外，立檔單位在工作中還可以運(yùn)用板報(bào)、展覽、知識(shí)競(jìng)賽等多種形式，強(qiáng)化聲像檔案重要性的宣傳教育，提高管理人員對(duì)聲像檔案的認(rèn)識(shí)，提高管理工作的熱情，自覺(jué)關(guān)心、支持、參與對(duì)聲像檔案的管理工作，進(jìn)而提高聲像檔案管理效率。

5）做好聲像檔案的開(kāi)發(fā)利用

檔案管理人員同時(shí)應(yīng)積極主動(dòng)到科技人員和經(jīng)營(yíng)管理人員中去聽(tīng)反映、做參謀、跟蹤咨詢，為他們積極提供有用的聲像檔案材料，把有限的聲像檔案充分利用起來(lái)，發(fā)揮它們的保管作用。檔案人員還要積極參與公開(kāi)展覽、學(xué)術(shù)交流等各種社會(huì)活動(dòng)，利用各種聲像材料，服務(wù)于社會(huì)各類建設(shè)事業(yè)，使聲像檔案真正發(fā)揮切實(shí)有效的作用。此外，在聲像檔案的開(kāi)發(fā)的利用上，還要重視信息交流、合作。信息時(shí)代的特征就在于信息交流、合作，資源共享。適合公開(kāi)的聲像檔案完全可以拷貝、復(fù)制，提供給用戶。

4 結(jié)論

綜上所述，在信息技術(shù)時(shí)代，照片、錄像等不同載體的檔案將會(huì)越來(lái)越多，如不重視和解決聲像檔案管理利用上面臨的問(wèn)題，勢(shì)必會(huì)嚴(yán)重影響新時(shí)期檔案工作的開(kāi)展。因此希望有關(guān)部門尤其是檔案管理部門要把聲像檔案當(dāng)作一件大事來(lái)抓，盡量避免和減少這部分檔案的流失，以保證檔案內(nèi)容的齊全和歷史記錄的完整。

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