畢強梅

江蘇省婦女干部學校，江蘇 南京 210017

1 學校檔案管理存在的問題

近年來，學校檔案工作獲得了較快發(fā)展，但仍然存在不容忽視的突出問題。

1.1 領導重視程度不夠

就現(xiàn)在學校檔案管理現(xiàn)狀看，大部分學校領導的檔案意識淡薄，對加強檔案管理的重要性認識不足，沒有意識到檔案對教育事業(yè)的促進作用。個別學校領導片面認為，學校不是政府職能部門，檔案管理沒必要也不可能要求得那么嚴格，行動上自然落后于形勢的發(fā)展。檔案管理沒有列入學校工作的重要議事日程，缺乏長遠的發(fā)展規(guī)劃，平時對檔案工作不聞不問，放任自流，嚴重地影響了學校檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。

1.2 檔案基礎建設滯后

隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，國家對教育的投入大幅度提高，學校的辦學條件也有了明顯改善，但是，受區(qū)域經(jīng)濟發(fā)展不平衡的制約，許多學校對檔案室建設的“硬件”投入明顯不足。少數(shù)學校沒有設立檔案室，檔案庫房狹小簡陋，設備陳舊老化，“六防”設施不能到位。辦公條件較差，庫房、辦公、閱覽也未實現(xiàn)三分開，檔案丟失散失、受潮霉變、蟲蛀損壞等現(xiàn)象時有發(fā)生。保管條件差，時刻威脅著檔案的安全。

1.3 管理制度不落實

大部分學校檔案管理“軟件”建設嚴重滯后，沒有制定檔案工作發(fā)展計劃、檔案管理工作規(guī)范、檔案工作人員崗位職責等規(guī)章，也沒有建立文書處理和檔案收集、整理、歸檔、鑒定、保管、編研、利用等制度，少數(shù)學校即使建起了一些，也只是寫在紙上、掛在墻上，缺乏有效的監(jiān)督機制，執(zhí)行起來自然流于形式。例如，檔案收集偏重于文書檔案，門類單一，內(nèi)容單調(diào)，沒有特色。科研檔案、專業(yè)檔案、特殊載體檔案以及有關的資料、實物沒有得到應有重視。

1.4 檔案人員素質(zhì)不高

學校檔案管理人員大多為其他部門人員兼職，缺乏專業(yè)背景，整體素質(zhì)偏低。由于工作繁忙，事務繁多，造成他們鉆研業(yè)務不夠，缺乏必備的專業(yè)技能。他們中不少人年齡偏大，學歷低，知識單一，創(chuàng)新意識不強，難以勝任工作需要。個別檔案人員政治素質(zhì)較低，思想觀念陳舊，加上檔案工作本身枯燥、乏味，地位輕，待遇低，難以產(chǎn)生吸引力致使工作起來漫不經(jīng)心、應付差事，缺乏責任心和積極性。

2 加強學校檔案管理工作的對策

2.1 重視學校檔案管理與建設

2.1.1 提高意識，建立機構

檔案工作首先要得到學校領導的高度重視，把檔案管理列入學校工作的重要議事日程，組織教職工深入持久地開展《檔案法》的學習與宣傳活動。結合實際，領導帶頭學，做貫徹落實《檔案法》的帶頭人。通過學習與廣泛宣傳，使教職工增強檔案意識，形成人人重視檔案、支持檔案并自覺維護學校檔案工作的良好氛圍。建立健全管理機構和管理網(wǎng)絡，成立以校長為組長、各科室負責同志參與的檔案工作領導小組，配備專（兼）職檔案員，從組織上保證檔案工作的順利開展。

2.1.2 健全制度，規(guī)范管理

建立完善檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。各科（處）室做到職責明確，使歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫房管理有措施，開發(fā)利用有目標，這就在細節(jié)上保證了檔案管理的順利開展。制定《檔案室工作職責》、《檔案人員工作職責》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案室管理制度》等規(guī)章制度，促使各科室人員都重視檔案工作，認真研究落實本部門的檔案工作任務，使學校檔案工作走上科學化、制度化發(fā)展軌道。

2.1.3 強化業(yè)務，提高能力

檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質(zhì)。在加強政治思想和職業(yè)道德教育的同時，還必須要求檔案員真正樹立“業(yè)務精通，愛檔如珍，維護歷史，兢兢業(yè)業(yè)，服務現(xiàn)實”的理念。加強檔案人員自身業(yè)務建設，一方面積極參加檔案業(yè)務培訓，學習檔案專業(yè)知識理論；另一方面建立檔案工作網(wǎng)絡，選拔年紀輕、懂電腦且熱愛檔案事業(yè)、默默奉獻的人擔任學校專（兼）職檔案管理員，運用現(xiàn)代化管理知識和先進技術設備，提高管理水平，使學校的檔案工作跟上辦公自動化步伐，為學校教學、科研和其他工作服務。因此，加強檔案人員的業(yè)務能力培養(yǎng)，提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關鍵。

2.1.4 穩(wěn)定隊伍，改善條件

采取切實措施，建立一支有較好的政治、業(yè)務素質(zhì)的檔案干部隊伍，并保持相對穩(wěn)定。專（兼）職檔案干部屬專業(yè)人員，與教學、科研、圖書管理人員同等對待，一般不輕易易人。檔案部門的經(jīng)費，應列入學校預算，統(tǒng)籌解決。學校各職能部門要對與本部門關系密切的歸檔材料、設備，從學校經(jīng)費中給予支持。要為檔案部門添置必要的設備，以便于開展工作。檔案室的庫房建設，應列入學?；窘ㄔO規(guī)劃，逐步改善工作條件，維護檔案的完整與安全。

2.2 推動學校檔案工作服務于學校科學發(fā)展

2.2.1 以學校檔案為歷史借鑒，促進學校管理

學校是生產(chǎn)檔案的主體，又是檔案發(fā)揮效用的主要場所。學校檔案真實地記述和反映了學校的教學、管理、運行的發(fā)展軌跡，是學校重要的信息資源。學校要發(fā)展，管理是重點。學校自身建設和價值觀的形成離不開作為其載體的學校檔案。一個學校，檔案是積累和豐富學校自身形象和價值觀建設經(jīng)驗的有效手段。學校自身形象和價值觀的建設必須立足于學校的現(xiàn)狀，借助中國傳統(tǒng)文化的底蘊，扎扎實實地從學校檔案中總結已有的教育教育工作的經(jīng)驗，繼承學校已有的自身形象和價值觀建設的成果。通過分析學?，F(xiàn)存檔案，可以全面掌握學校教育教學工作等幾個方面的沿革和演變情況，更好地總結學校自身形象和價值觀建設的得失、成敗，為學校領導提供制定學校自身形象和價值觀建設整體方案的依據(jù)。

2.2.2 以檔案為載體，促進教育教學管理

實踐證明，學校檔案促進了學校教育教學的發(fā)展。首先，學校檔案是以一定的符號系統(tǒng)和一定的載體形式記錄了學校教育教學活動以及對未來發(fā)展的啟示，匯集了學?，F(xiàn)有的一切知識成果，是學校發(fā)展過程的記錄；其次，學校檔案一經(jīng)產(chǎn)生便完全脫離人腦而獨立存在，突破時空的限制多次利用并流傳下來。通過學校檔案人員對學校檔案的收集和整理，使學校檔案成為促進學校教育教學管理的重要手段；再次，任何精神文明建設都不可能在孤立的封閉狀況下進行，學校重視教育教學管理是學校得以發(fā)展的重要條件。學校檔案作為學校進行教育教學管理的重要憑借，在一個學校內(nèi)部和多個學校之間的教學管理和建設交流中起著媒介的作用。因此，學校檔案可以說是促進了學校教育的教學發(fā)展。

2.2.3 以檔案管理體現(xiàn)學校管理自身價值

學校檔案建設就是一種學校自身形象和價值觀建設。開發(fā)和利用學校檔案信息，是學校提升自身形象和價值觀體現(xiàn)的一個平臺。充分利用學校檔案信息，與各項活動密切結合，才能實現(xiàn)學校檔案潛在的經(jīng)濟效益和社會效益。一所學校，檔案管理工作只有得到上級領導和全社會的重視與支持，才能有其自身生存和發(fā)展的條件，才能擴大學校檔案工作在學校自身形象和價值觀建設工作中的活動舞臺，才能越來越成為學校不可缺少的重要部門。