孫芳

(鹽城市體育局 江蘇 鹽城 224000)

在人們的記憶中，檔案只是政府部門冷冰冰的信息記錄，而隨著“以人為本”理念的深入，“服務(wù)民生”已成為檔案工作的重要職能。民生問(wèn)題是關(guān)系廣大人民群眾直接現(xiàn)實(shí)利益的重要問(wèn)題，而檔案在維護(hù)群眾合法權(quán)益、化解矛盾糾紛，解決好人民群眾最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實(shí)的就業(yè)、保障、教育、醫(yī)療、住房和安全等各類民生問(wèn)題中，具有不可替代的記錄和憑證作用。在新的形勢(shì)和條件下，如何做好民生檔案工作，維護(hù)好廣大人民群眾的切身利益，促進(jìn)社會(huì)和諧穩(wěn)定，是擺在檔案人員面前的一個(gè)嶄新課題。

一、我國(guó)民生檔案工作發(fā)展的現(xiàn)狀

民生檔案是公民最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實(shí)的原始記錄。因此，關(guān)注民生，做好民生檔案工作，促進(jìn)社會(huì)和諧，已成為檔案同仁的共識(shí)?？偟恼f(shuō)來(lái)，這幾年我國(guó)各級(jí)檔案部門在一系列規(guī)范性、政策性文件的推動(dòng)下在開展民生檔案工作方面取得了一些突破性的進(jìn)展。

1.民生檔案管理機(jī)制進(jìn)一步健全

全國(guó)各級(jí)各類單位大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)思想上都很重視民生檔案工作，在明確分管民生檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、配備專兼職檔案員、建立民生檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系的基礎(chǔ)上，把民生檔案工作納入到年度計(jì)劃、總結(jié)及相關(guān)人員的崗位職責(zé)中，把有關(guān)民生檔案工作的經(jīng)費(fèi)也納入到單位預(yù)算中。同時(shí)，各級(jí)檔案行政管理部門要與民生檔案形成部門、單位相互協(xié)調(diào)、密切合作，共同研究制定相關(guān)辦法，采取有力措施，將各類民生檔案管理納入檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)范疇，建立民生檔案歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求等管理規(guī)范和制度，把民生檔案建設(shè)逐步納入依法管理、規(guī)范管理的軌道。

2.民生檔案收集范圍更加廣泛

據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，民生檔案的種類多達(dá)80余種，涉及20多個(gè)系統(tǒng)。近年來(lái)，除了傳統(tǒng)的與群眾切身利益相關(guān)的村級(jí)檔案、家庭檔案、社會(huì)保障檔案、醫(yī)療保險(xiǎn)檔案、失業(yè)保險(xiǎn)檔案、外出務(wù)工培訓(xùn)檔案、失業(yè)人員檔案、婚姻檔案、房地產(chǎn)檔案、房屋拆遷檔案、社會(huì)救濟(jì)檔案、農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案、新型合作醫(yī)療檔案、環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案、學(xué)籍檔案、殘疾人檔案、企業(yè)改制檔案等外，一些產(chǎn)生的新型涉民檔案，如工傷保險(xiǎn)檔案、生育保險(xiǎn)檔案、大病醫(yī)療救助檔案、低收入勞模檔案、志愿者檔案、新型合作醫(yī)療檔案、農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檔案、市民道德檔案都得到及時(shí)收集、整理并向廣大人民群眾提供利用。各級(jí)民生檔案形成單位中大部分單位的檔案整理在檔案行政管理部門的指導(dǎo)下也逐步達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的要求。

3.檔案保管條件得到有效改善

隨著國(guó)家對(duì)民生檔案工作的重視，檔案管理的外環(huán)境建設(shè)得到很大改善。許多基層單位對(duì)民生檔案工作非常重視，逐年增加檔案工作經(jīng)費(fèi)，不斷改善檔案工作基礎(chǔ)條件，檔案庫(kù)房的面積越來(lái)越大。特別是工商、稅務(wù)、保險(xiǎn)、醫(yī)院、民政、社區(qū)等民生檔案的來(lái)源部門更加重視檔案的保管條件，購(gòu)置了密集架、空調(diào)、去（增）濕機(jī)、消毒柜及防磁柜等現(xiàn)代化設(shè)備，確保民生檔案的溫、濕度等符合國(guó)家規(guī)定的有關(guān)要求。

二、我國(guó)民生檔案工作中存在的主要問(wèn)題

（一）民生檔案館藏質(zhì)量不高

1.民生檔案資源內(nèi)容分散。民生檔案內(nèi)容涉及面廣，主要來(lái)源于政府部門或大型企事業(yè)單位。很大一部分民生檔案保存在基層單位，如社會(huì)保障類檔案就會(huì)涉及到勞動(dòng)保障部門、民政部門、醫(yī)保中心、保險(xiǎn)公司、社區(qū)、村委會(huì)等單位，這些單位形成的檔案僅有勞動(dòng)保障、民政等部門等單位的檔案移交到國(guó)家檔案館集中保存，其他大部分檔案都由各基層單位分散保管。同時(shí)，即使被移交到國(guó)家檔案館的民生檔案，也是分散在不同的全宗內(nèi)，因?yàn)檫@些檔案如婚姻、公證、房產(chǎn)、拆遷、招工（轉(zhuǎn)干）、獨(dú)生子女等內(nèi)容的檔案分別形成于不同的立檔單位。

2.民生檔案部分內(nèi)容信息失真。與其他檔案一樣，民生檔案同樣存在內(nèi)容失真問(wèn)題。如房產(chǎn)檔案中的身份失真，人事檔案中的年齡、工齡失真，醫(yī)療檔案中的病歷失真，工程檔案中竣工圖的作者失真等問(wèn)題是檔案中常見(jiàn)的現(xiàn)象。同時(shí)，因信息化技術(shù)與管理滯后導(dǎo)致的電子檔案真實(shí)性問(wèn)題更加突出。上述問(wèn)題將會(huì)使民生檔案資源的質(zhì)量大打折扣。

（二）民生檔案工作管理措施不力

1.民生檔案法規(guī)制度不夠完善。盡管國(guó)家和地方各級(jí)檔案行政管理部門與各有關(guān)部門聯(lián)合制定了一些有關(guān)社保、醫(yī)保等民生方面的檔案工作規(guī)范性文件，但從目前情況看，檔案行政管理部門制定的民生檔案管理規(guī)范性文件內(nèi)容比較單一，執(zhí)行缺乏力度。

2.民生檔案管理的重視程度不均衡。這與檔案行政管理部門的管理不到位有很大關(guān)系。一些單位對(duì)檔案行政管理部門提出的庫(kù)房選址、設(shè)備添置、人員培訓(xùn)、制度建設(shè)相關(guān)要求，視作“找麻煩”。有的部門借口經(jīng)費(fèi)緊張，無(wú)錢對(duì)檔案投入，竟伸手向檔案行政管理部門要經(jīng)費(fèi)、要設(shè)備，檔案行政管理部門滿足不了其要求，就成為其做不好檔案工作的理由。個(gè)別檔案行政管理部門對(duì)民生檔案源頭單位的檢查流于形式，只是走馬觀花看看，并沒(méi)有把民生檔案的管理列入考評(píng)管理范圍。

3.數(shù)字化檔案管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。由于各單位大多是辦公自動(dòng)化與檔案管理兩套系統(tǒng)，而這兩套系統(tǒng)的設(shè)計(jì)單位各不相同，且它們軟件的形成目前尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，造成兩系統(tǒng)間形成的數(shù)據(jù)難以對(duì)接。另外，民生檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，描述數(shù)字檔案資源的格式?jīng)]有統(tǒng)一規(guī)范。除少數(shù)已開展數(shù)字檔案館建設(shè)的省市級(jí)檔案館外，大多數(shù)檔案館建立的民生檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)只能滿足一些局部或特定的用戶需求，還沒(méi)有建立起全面的、系統(tǒng)的、面向公眾查檔需求的目錄中心和全文數(shù)據(jù)庫(kù)。

（三）民生檔案利用服務(wù)手段不新

民生檔案網(wǎng)絡(luò)利用服務(wù)方式完全可以借鑒網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的其他信息服務(wù)方式，如網(wǎng)站服務(wù)、開設(shè)電子閱覽室、利用電子觸摸屏技術(shù)、利用移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等。但由于觀念、經(jīng)費(fèi)、人員等各種因素導(dǎo)致各檔案館提供利用的方式迥異，即使有的檔案館嘗試使用新的服務(wù)手段，由于條件制約，不能完全到位；絕大部分基層涉民單位和部門，在民生檔案的利用上仍是采用傳統(tǒng)的坐等上門服務(wù)形式。

三、改進(jìn)民生檔案工作的對(duì)策和建議

國(guó)家檔案局局長(zhǎng)楊冬權(quán)指出：“服務(wù)民生成為檔案工作服務(wù)大局的一個(gè)新亮點(diǎn)，也成為檔案工作出現(xiàn)重大變化的一個(gè)新拐點(diǎn)”。民生檔案工作事關(guān)構(gòu)建和諧社會(huì)大局，做好民生檔案工作是檔案部門圍繞中心、服務(wù)大局的重要內(nèi)容，各級(jí)檔案部門責(zé)無(wú)旁貸。同時(shí)，針對(duì)民生檔案工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)民生檔案工作。

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，建立健全民生檔案資源體系

一是要抓好民生檔案的建檔工作。民生檔案的形成部門多，材料門類繁雜，工作難度較大。各級(jí)檔案行政管理部門要根據(jù)本地區(qū)實(shí)際，采取有效的措施，統(tǒng)籌規(guī)劃，確定工作范圍和職能，實(shí)行有力的指導(dǎo)和監(jiān)督，幫助各部門抓好民生檔案的建立，確保各個(gè)行業(yè)、部門形成的民生檔案及時(shí)建檔和有效利用。各行業(yè)和部門要積極與檔案部門聯(lián)系，抓緊建立民生檔案歸檔制度，設(shè)置分類方案和保管期限表，完善檔案整理、檢索目錄編制、檔案鑒定銷毀移交進(jìn)館等業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。民生檔案的保管期限，國(guó)家有規(guī)定的按國(guó)家規(guī)定執(zhí)行。

二是要突出民生檔案建設(shè)重點(diǎn)。切實(shí)抓好與群眾自身利益密切相關(guān)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案、就業(yè)人員檔案、工資福利檔案、城鄉(xiāng)最低生活保障檔案、失業(yè)人員檔案、婚姻檔案、房地產(chǎn)檔案、城市拆遷檔案、環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案、學(xué)籍檔案和企業(yè)職工檔案等重點(diǎn)民生檔案的建設(shè)，明確責(zé)任，規(guī)范管理。抓好農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案，將計(jì)劃生育檔案、土地（山林）承包（延包）合同檔案、土地流轉(zhuǎn)合同檔案、宅基地檔案、農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案、新型合作醫(yī)療保險(xiǎn)檔案、失地農(nóng)民檔案和農(nóng)村換屆選舉檔案等列為管理重點(diǎn)。抓好社區(qū)檔案，進(jìn)一步完善社區(qū)人口管理檔案、困難家庭和低保對(duì)象檔案、再就業(yè)檔案、居民健康保健檔案、特殊群體檔案及社會(huì)救助等方面的檔案管理。對(duì)其他方面的民生檔案，有關(guān)部門也要抓緊抓好。

（二）強(qiáng)化服務(wù)，建立健全民生檔案利用體系

一是要進(jìn)一步規(guī)范民生檔案利用制度。各級(jí)各類檔案部門要從實(shí)際出發(fā)，對(duì)涉及民生的各類檔案，優(yōu)先進(jìn)行整理、編目、劃控和數(shù)字化工作，確保民生檔案及時(shí)服務(wù)社會(huì)。要按照誰(shuí)主管、誰(shuí)負(fù)責(zé)的原則，認(rèn)真做好民生檔案鑒定開放和利用工作。除國(guó)家有明確規(guī)定不能公開的，涉及公民自身權(quán)益的民生檔案均應(yīng)列入主動(dòng)公開或依申請(qǐng)公開的范圍，其中凡是涉及個(gè)人隱私的應(yīng)列入依申請(qǐng)公開的范圍。對(duì)不宜個(gè)人查閱的職工檔案等，應(yīng)依據(jù)本人申請(qǐng)，由檔案保管單位代為查閱，提供應(yīng)公開信息，出具相應(yīng)證明。國(guó)家規(guī)定不宜開放的民生檔案，檔案部門不得擅自向社會(huì)開放。

二是要挖掘館藏民生檔案。各級(jí)國(guó)家綜合檔案館要依據(jù)館藏檔案目錄，對(duì)照檔案實(shí)體，迅速摸清館藏民生檔案的家底，做好民生檔案的種類和數(shù)量統(tǒng)計(jì)，結(jié)合民生檔案利用工作的實(shí)際情況，本著先用先整、突出重點(diǎn)的原則，加快館藏民生檔案的審查整理及開放步伐。運(yùn)用現(xiàn)代化手段，優(yōu)先建立婚姻檔案、公證檔案、職稱檔案、知青檔案、土地房產(chǎn)檔案等專門數(shù)據(jù)庫(kù)。

（三）注重整合，建立民生檔案信息資源的新平臺(tái)

各級(jí)檔案館作為保存黨和國(guó)家重要檔案的基地，應(yīng)在收藏民生檔案資源方面發(fā)揮主渠道作用，不斷拓展檔案資源新領(lǐng)域。一方面，要積極調(diào)整館藏收集范圍，可以通過(guò)運(yùn)用傳統(tǒng)的檔案收集和網(wǎng)絡(luò)信息采集與核對(duì)的“雙管齊下”的方法，采集、傳遞、處理各類民生檔案的信息資源，使其內(nèi)容得到豐富和拓展。還要加快館藏民生檔案整理、審查及開放步伐，使所有民生相關(guān)檔案能夠更快地提供給廣大人民群眾利用。另一方面，要優(yōu)先完成民生檔案數(shù)字化任務(wù)，逐步建立起區(qū)域性、多層次、分布式、規(guī)范化的各類民生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)群，并通過(guò)內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)將不同行業(yè)、部門的相關(guān)民生檔案信息進(jìn)行集中整合，實(shí)現(xiàn)民生檔案信息資源共享。

總之，民生檔案工作事關(guān)人民群眾的切身利益，是檔案工作中不可缺少的組成部分，搞好民生檔案工作，對(duì)推動(dòng)本地區(qū)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定將起到重要的作用，因此，檔案部門要主動(dòng)介入解決民生問(wèn)題的工作行列，自覺(jué)、主動(dòng)地參與解決民生問(wèn)題，把事關(guān)群眾現(xiàn)實(shí)利益問(wèn)題和關(guān)系人民群眾生產(chǎn)生活的檔案納入到民生檔案管理范疇，把加強(qiáng)民生檔案管理作為檔案工作的重要任務(wù)，積極探索民生檔案管理和利用的最佳方式和有效途徑，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高服務(wù)水平，更好地為社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)服務(wù)。

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