徐 蔚

(重慶交通大學(xué) 重慶 400074)

高校教學(xué)檔案是學(xué)校教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理工作狀況的真實(shí)記載，是以文字、圖表及聲像等形式形成的歷史記錄材料，是反映和評(píng)價(jià)教學(xué)質(zhì)量及教學(xué)管理水平的重要依據(jù)，具有保存價(jià)值。它能真實(shí)地反映教學(xué)與管理工作的全部歷史過程，因此，在高校教學(xué)檔案管理工作中，必須做到思想高度重視，認(rèn)識(shí)明確，管理到位，才能真正發(fā)揮其重要作用。

一、高校教學(xué)檔案的作用

高校教學(xué)檔案的作用，主要有如下幾個(gè)方面:(1)核查與憑證作用。教學(xué)檔案是高校教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理工作狀態(tài)的記載。它不同于一般文書檔案，是全體師生員工在教學(xué)活動(dòng)中形成的，準(zhǔn)確地反映了學(xué)校主要教學(xué)活動(dòng)的全貌。因此，在核查材料和處理問題時(shí)，它可以為人們提供無可質(zhì)疑的證明材料和重要依據(jù)。高校在開展教學(xué)研究活動(dòng)、對(duì)教學(xué)質(zhì)量評(píng)估、編寫校史、查閱學(xué)生學(xué)習(xí)成績(jī)及學(xué)籍管理工作中，教學(xué)檔案都起著重要的歷史憑證作用。(2)為教學(xué)研究與評(píng)估提供重要依據(jù)。教學(xué)檔案記錄著教學(xué)活動(dòng)中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，反映著教學(xué)改革和研究的成果。為了提高教學(xué)質(zhì)量，必須不斷總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，研究教學(xué)內(nèi)容，更新教學(xué)方法，這些都離不開以知識(shí)密集、信息集中及數(shù)量多廣為特點(diǎn)的教學(xué)檔案。教學(xué)檔案記載了歷年的教學(xué)及其管理工作，可以作為現(xiàn)階段教學(xué)及其管理工作的科學(xué)依據(jù)，為教學(xué)評(píng)估、教學(xué)改革和科研工作提供重要素材。教師和學(xué)生是教學(xué)活動(dòng)的主體，教學(xué)活動(dòng)是教與學(xué)的雙邊活動(dòng)，因此，說得具體一點(diǎn)，教學(xué)質(zhì)量的高低，在很大程度上取決于教師所傳授知識(shí)的科學(xué)性、新穎性和系統(tǒng)性，以及學(xué)生對(duì)知識(shí)接收以至消化的能力，而通過對(duì)這些有關(guān)內(nèi)容的研究，可以分析教師的教學(xué)質(zhì)量的好壞和水平的高低，作為對(duì)教學(xué)效果和學(xué)校管理水平進(jìn)行評(píng)估的依據(jù)。例如，通過對(duì)教學(xué)計(jì)劃、課程安排、專業(yè)設(shè)置、學(xué)校教學(xué)與評(píng)優(yōu)活動(dòng)及畢業(yè)生狀況等情況的分析，就能反映出一個(gè)學(xué)?？傮w教育水平的高低，就可以對(duì)學(xué)校的綜合教學(xué)水平狀況評(píng)估；同樣，通過老師歷年的教案、學(xué)生評(píng)價(jià)等測(cè)評(píng)材料，就可以看出教師的教學(xué)態(tài)度、能力和專業(yè)水平。特別是檔案管理進(jìn)入計(jì)算機(jī)管理時(shí)代之后，這一系列的資料、信息都可在計(jì)算機(jī)中保存，實(shí)行信息化檔案管理手段，這使評(píng)估結(jié)果更為準(zhǔn)確、客觀、公正。(3)教學(xué)檔案為教學(xué)管理工作反饋信息。既然教學(xué)檔案來源于教學(xué)管理活動(dòng)之中，就必然會(huì)涉及到教學(xué)環(huán)節(jié)的各個(gè)方面。因?yàn)?，它不只是孤立地反映各個(gè)單一材料，而是相互關(guān)聯(lián)地反映一定時(shí)期教學(xué)管理活動(dòng)的整體材料。單一材料只能反映局部教學(xué)活動(dòng)的某些方面，而整體材料則能反映教學(xué)管理活動(dòng)的總趨勢(shì)。因?yàn)?，局部與整體之間，既有區(qū)別，又有聯(lián)系。教學(xué)活動(dòng)中出現(xiàn)的問題，會(huì)迫使教學(xué)管理工作者做出相應(yīng)的調(diào)整，又會(huì)使教學(xué)活動(dòng)程序發(fā)生新的變化，如此一來，整個(gè)教學(xué)管理工作就是一個(gè)不斷把信息輸送出去又不斷接受教學(xué)活動(dòng)的反饋信息，然后再根據(jù)反饋信息對(duì)教學(xué)管理工作進(jìn)行調(diào)整、改進(jìn)，如此循環(huán)往復(fù)，不斷取得最佳效果的過程。在這個(gè)過程中，通過局部環(huán)節(jié)所透露的信息，往往會(huì)反映到整個(gè)教學(xué)活動(dòng)之中，從而記錄在教學(xué)檔案資料上，供人們隨時(shí)查詢。只要我們平時(shí)注意及時(shí)收集、整理日常教學(xué)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類文件、資料，注重對(duì)它們的分析、歸類和保管，就可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)對(duì)教學(xué)管理有用的情報(bào)和信息。這對(duì)提高教學(xué)管理工作水平，適應(yīng)現(xiàn)代化教育改革的要求，是非常有益的。(4)教學(xué)檔案具有院校間相互學(xué)習(xí)和交流的作用。隨著教育改革的進(jìn)一步深入，開放式辦學(xué)使得院校間相互交流、借鑒，已成為院校提高教學(xué)質(zhì)量和管理水平的必要方式，教學(xué)檔案可為此提供翔實(shí)的交流資料。教學(xué)檔案保存的是否完備對(duì)教學(xué)管理、教學(xué)改革和教學(xué)質(zhì)量都有著重要的作用，因此，怎樣搞好教學(xué)檔案管理工作就成為高校教學(xué)檔案管理工作者應(yīng)該認(rèn)真研究的問題。

二、高校教學(xué)檔案管理工作的策略

在高校的管理工作中，只有充分認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案的重要作用，并結(jié)合實(shí)際，進(jìn)行認(rèn)真的思考，采取相應(yīng)的有效策略，才能提高教學(xué)檔案的管理水平，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)檔案意識(shí)

校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視和支持教學(xué)檔案工作，把教學(xué)檔案工作納入學(xué)校管理工作計(jì)劃，作為教學(xué)管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容來抓。高校檔案部門對(duì)檔案工作應(yīng)加強(qiáng)考評(píng)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。教學(xué)工作水平評(píng)估利用大量的教學(xué)檔案是對(duì)檔案工作最實(shí)際、最有效的宣傳。不僅應(yīng)引起學(xué)校對(duì)檔案工作的高度重視，而且對(duì)教職員工進(jìn)行了一次全員性檔案工作重要性的教育，通過宣傳教育，使廣大教職工了解歸檔范圍，提高檔案利用意識(shí)。教學(xué)工作水平評(píng)估的結(jié)果直接影響一所高校的聲譽(yù)和地位，是關(guān)系到學(xué)校命運(yùn)和前途的大事，評(píng)估工作受到校領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職工的密切關(guān)注，因此，我們應(yīng)重視教學(xué)檔案的管理。

2.建立行之有效的管理體制

建立起由分管領(lǐng)導(dǎo)、教學(xué)部門負(fù)責(zé)人、教學(xué)部門專職教學(xué)秘書等組成的教學(xué)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確崗位責(zé)任制，實(shí)行定期檢查制度，確定教學(xué)檔案的內(nèi)容、保存的范圍和期限。通過各種渠道，在教師中宣傳校級(jí)教學(xué)檔案材料的收集內(nèi)容，將教學(xué)材料的歸檔工作同教學(xué)部門教師的年終考核、職稱評(píng)聘、獎(jiǎng)勵(lì)等掛鉤，增強(qiáng)教師的歸檔責(zé)任感和積極性。確定一名干部主管檔案工作，成立校綜合檔案室，負(fù)責(zé)全校檔案的綜合管理，各院、處、室明確一名兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，形成一個(gè)以檔案室為中心的強(qiáng)有力的管理網(wǎng)絡(luò)。

3.提高教學(xué)檔案管理人員的素質(zhì)與水平

教學(xué)檔案管理工作是高校的一項(xiàng)基礎(chǔ)性管理工作，是強(qiáng)化教學(xué)管理、科學(xué)規(guī)范教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)行為、深化教學(xué)改革、不斷提高教學(xué)質(zhì)量必不可少的管理環(huán)節(jié)。檔案人員不僅要精通檔案管理業(yè)務(wù)，還要了解所涉及的專業(yè)知識(shí)；不僅要熟悉手工管理方式，還要掌握檔案現(xiàn)代化管理的基本技能，如利用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存、檢索；不僅要會(huì)立卷歸檔保管，還要有科學(xué)管理、主動(dòng)服務(wù)、有效提供信息資源的意識(shí)。因此，必須提高教學(xué)檔案管理人員的素質(zhì)與水平，加強(qiáng)對(duì)高校檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。通過各種形式的培訓(xùn)，拓展檔案人員的思維、知識(shí)面，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)，以掌握新的檔案管理技能和方法。

4.做好教學(xué)檔案的收集、整理工作

根據(jù)高校教學(xué)檔案的特點(diǎn)，其管理工作主要包括對(duì)本單位一個(gè)管理周期內(nèi)全部教學(xué)活動(dòng)和管理工作真實(shí)情況的采集和整理。教學(xué)檔案原始資料的采集、收集工作，是搞好教學(xué)檔案管理的基礎(chǔ)工作，沒有原始資料采集的全面性和真實(shí)性，就沒有教學(xué)檔案的科學(xué)性和指導(dǎo)性。由于教學(xué)活動(dòng)的多樣性、廣延性，參與人員的多方位性、多層次性，且又是一個(gè)動(dòng)態(tài)過程，教學(xué)活動(dòng)原始資料的采集、收集工作是十分復(fù)雜和難做的，只有參與教學(xué)活動(dòng)和管理工作全體人員的高度重視和積極參與，才能收到良好的效果，這是做好高校教學(xué)檔案管理工作首先要處理和解決好的一個(gè)關(guān)鍵問題。以期末考試為例，每個(gè)學(xué)期期末考試結(jié)束后，應(yīng)建立相應(yīng)檔案，內(nèi)容應(yīng)包括試題、試卷、學(xué)生成績(jī)、考場(chǎng)記錄、試卷與成績(jī)分析等信息資料。這不但可以及時(shí)做好學(xué)期結(jié)束工作，總結(jié)該課程教學(xué)成績(jī)、經(jīng)驗(yàn)和存在的不足，還可以為下一學(xué)期考試工作提供借鑒，不斷提高考試工作的管理水平。但在實(shí)際工作中，有的未能及時(shí)做到，有的是信息收集不齊全，有的是試卷成績(jī)分析沒做或沒做到位，造成原始信息丟失或失真。

高校教學(xué)檔案的收集、整理工作很繁瑣，也很辛苦。但只有通過收集、整理才能使教學(xué)實(shí)踐過程中的文件材料轉(zhuǎn)化為教學(xué)檔案，這是做好教學(xué)檔案工作的第一個(gè)步驟，教學(xué)管理人員，必須認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案收集工作的重要性，切實(shí)做好教學(xué)檔案資料的收集工作，并進(jìn)行科學(xué)的分類整理，為發(fā)揮其應(yīng)有的作用打好基礎(chǔ)。高校教學(xué)檔案的整理也要根據(jù)國(guó)家和高校檔案分類目錄進(jìn)行，并按照學(xué)校檔案分級(jí)管理的要求歸檔、存儲(chǔ)在相應(yīng)的管理部門。由于教學(xué)檔案的特殊性，如原始資料來源龐雜繁多，形式多樣，因此，在分類整理過程中，要篩選那些對(duì)教學(xué)工作質(zhì)量、教學(xué)管理工作水平及效果影響較大的資料建檔，并做到分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊，通過整理使每卷檔案達(dá)到完整、真實(shí)、精煉、實(shí)用。

5.應(yīng)用新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的信息化管理

檔案信息化是以信息技術(shù)廣泛應(yīng)用為主導(dǎo)，以檔案信息資料建設(shè)為核心，以信息網(wǎng)絡(luò)為平臺(tái)，以信息人才為依托，以檔案信息法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)為保障的綜合體系。目前，在我國(guó)檔案信息化過程中，仍存在人、財(cái)、物投入不到位及檔案信息安全等問題。由于高校教學(xué)檔案具有多科性、多樣性、層次性、時(shí)序性和成套性等特點(diǎn)，加強(qiáng)高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)既有利于提高教學(xué)檔案的管理水平，也有利于提升教學(xué)檔案的服務(wù)效率。隨著高校規(guī)模的擴(kuò)大、層次的提高，生成的相關(guān)教學(xué)檔案成倍增加，如果不利用信息技術(shù)手段，就很難適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的新要求。就目前高校教學(xué)檔案管理工作的實(shí)際情況看，信息化管理應(yīng)從如下兩個(gè)方面入手:(1)加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理。這有利于教學(xué)檔案工作與高校教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)、教育教學(xué)改革快速接軌，既能使教學(xué)檔案卓有成效地為高校教育教學(xué)改革提供服務(wù)，又能抓住機(jī)遇快速推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。(2)加快探索紙質(zhì)檔案的數(shù)字化。對(duì)紙質(zhì)教學(xué)檔案的數(shù)字化要有序、規(guī)范地進(jìn)行。在數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)尚不明晰的情況下，可先進(jìn)行高校教學(xué)檔案框架、目錄的數(shù)字化工作，待條件成熟時(shí)再全面進(jìn)行紙質(zhì)檔案的數(shù)字化。

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