王芳莉

（哈爾濱鐵路局辦公室（黨委辦公室） 黑龍江 哈爾濱 150000）

竣工文件是工程建設(shè)的真實記錄，是對建設(shè)項目進行稽查、審計、監(jiān)督、管理、驗收以及養(yǎng)護、維修的依據(jù)，是改建、擴建和實施質(zhì)量保修的重要依據(jù)?？⒐の募男纬伞⒎e累、整理、歸檔到檔案的組卷、保管、利用等一系列環(huán)節(jié)要樹立精品意識，強化、實施全過程的質(zhì)量控制，才能達到竣工文件的有效利用、研發(fā)、咨鑒的作用。本文就基本建設(shè)項目竣工文件編制問題談點粗淺的認(rèn)識，與同行共同商榷。

一、竣工資料編制工作的重要性和必要性

竣工文件是基本設(shè)計的重要技術(shù)資料，是國家科技檔案的重要組成部分。鐵路在建設(shè)過程中逐漸形成了大量的技術(shù)資料，并隨著工程的進展而積累。在工程竣工后、驗收前，按照一定的順序做好技術(shù)資料的整理和竣工圖紙的繪制是一項細(xì)致的、艱巨的工作，其重要性和必要性主要表現(xiàn)在：一是根據(jù)國家檔案局《建設(shè)項目(工程)檔案驗收辦法》第三條的規(guī)定“凡按批準(zhǔn)的設(shè)計文件所規(guī)定的內(nèi)容新建、擴建、改建的基本建設(shè)項目(工程)和技術(shù)改造項目的竣工驗收，均應(yīng)包括對檔案的驗收”。因此，編制符合規(guī)范要求的竣工文件是鐵路建設(shè)項目竣工驗收的必備條件。二是編制一套高質(zhì)量的竣工文件也是爭創(chuàng)國優(yōu)工程的一項重要內(nèi)容。三是竣工文件是真實記錄工程詳細(xì)情況的技術(shù)文件，是工程驗收、維護、改建、擴建的依據(jù)，是養(yǎng)護、管理部門必須長期保存的重要技術(shù)檔案。四是竣工文件編制的工作量十分繁重，對此，必須有足夠的認(rèn)識，任何忽視、輕視這項工作，以為不足道的思想都會損害編制工作的正常進行，以致影響工程竣工驗收。

二、竣工文件主要質(zhì)量問題及歸檔質(zhì)量失控原因

建設(shè)項目竣工文件存在的主要質(zhì)量問題：一是建設(shè)工程竣工文件不齊全。一些建設(shè)項目缺少重要的前期可研、預(yù)可研文件、安裝文件不齊全。由于施工單位管理不善，技術(shù)人員對手中的設(shè)備安裝文件不重視，隨意亂放，造成文件丟失，而這些隨機文件廠家往往只提供一份?？⒐D文件不齊全?？⒐D文件有漏做現(xiàn)象，有些項目已經(jīng)改造和維修，但改造和維修后的竣工圖卻未進行歸檔。二是建設(shè)工程竣工文件的編制不規(guī)范、不統(tǒng)一。用施工圖代替竣工圖，圖中無任何標(biāo)識說明該圖有無變更情況，圖紙和變更通知單分開立卷歸檔；有些竣工圖雖然按其變更作了修改和標(biāo)識，但其修改和標(biāo)識無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)；需重新繪制的竣工圖沒有按規(guī)定重新繪制。三是書寫材料不統(tǒng)一。個別圖紙變更部分筆跡五花八門，有用純藍(lán)墨水，藍(lán)黑墨水，炭素墨水，紅、藍(lán)圓珠筆、紅、藍(lán)鉛筆等。四是竣工圖上所做的變更和實際不符。個別變更通知單未編號，整個工程變更情況不明，甚至沒有執(zhí)行的變更和已作廢的變更也做入了竣工文件，降低了竣工圖的使用價值。五是無綜合質(zhì)量評定文件。

建設(shè)工程竣工資料歸檔質(zhì)量失控的主要原因：一是上級主管部門檔案意識薄弱。在我國建設(shè)工程領(lǐng)域，長期以來存在著重建設(shè)、輕檔案的現(xiàn)象，上級主管部門和領(lǐng)導(dǎo)往往只考核基層領(lǐng)導(dǎo)對其硬件質(zhì)量的管理，而對其軟件的質(zhì)量，包括歸檔文件的質(zhì)量通常不作為重要的考核內(nèi)容，懲罰措施也不嚴(yán)厲。二是施工隊伍素質(zhì)低，管理水平差是造成竣工文件質(zhì)量不高的一個不可忽視的因素。三是頒發(fā)的有關(guān)編制竣工文件的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定修訂不及時、管理文件標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，各種文件資料間存在交叉、重復(fù)，而時同時一些關(guān)鍵文件資料又有不少缺項、遺漏，造成實際操作過程中的混亂，造成竣工文件的編制長期不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)、不統(tǒng)一。四是部分檔案驗收指導(dǎo)人員對工程知識掌握不全，造成對竣工文件編制指導(dǎo)質(zhì)量不高。五是建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位的質(zhì)量管理體系不健全、不完善，缺乏有效控制竣工文件質(zhì)量的具體措施。

三、竣工資料編制質(zhì)量全過程的控制

竣工文件的整理工作是檔案開發(fā)利用的基礎(chǔ)，它的質(zhì)量直接影響利用效果。竣工文件整理的分類要科學(xué)、組卷要合理，整理要遵循科技檔案的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，以保證整理后文件材料之間的完整齊全性、條理化、系統(tǒng)有序，便于保存和查找。同時，竣工文件的整理除了分類、組卷，還包括裝訂及修復(fù)工作，需要極大的耐心，因為它的質(zhì)量好壞直接關(guān)系到使用壽命?？⒐の募壑┕て髽I(yè)員工的智慧、心血和汗水，是施工技術(shù)、管理經(jīng)驗的總結(jié)。做好竣工文件編制工作，對于施工企業(yè)科技創(chuàng)新、管理創(chuàng)新、機制創(chuàng)新、工程創(chuàng)優(yōu)及任務(wù)承攬等同樣有著非常重要的意義和作用。首先它是企業(yè)科技創(chuàng)新的需要。竣工文件作為企業(yè)施工技術(shù)經(jīng)驗的總結(jié)，不僅是企業(yè)技術(shù)儲備的一種形式，而且是企業(yè)施工技術(shù)的繼承、創(chuàng)新和發(fā)展的重要基礎(chǔ)條件。借鑒已有的技術(shù)經(jīng)驗，進行科技創(chuàng)新，創(chuàng)造出新成果、新工藝、新工法，對于促進企業(yè)技術(shù)進步有著重要的作用。二是企業(yè)管理創(chuàng)新的需要。通過借鑒施工組織設(shè)計、施工技術(shù)總結(jié)等工程技術(shù)資料，對于改善企業(yè)技術(shù)管理；通過分析工程項目人工、材料、設(shè)備及管理成本資料，對于降低工程成本，完善成本管理體系，提高企業(yè)盈利能力有著重要的作用。三是企業(yè)體制創(chuàng)新的需要。當(dāng)前，施工企業(yè)進行資產(chǎn)重組，結(jié)構(gòu)調(diào)整和體制的改革，其中一項重要的內(nèi)容就是探索工程項目的組織結(jié)構(gòu)形式，合理配置人力資源和生產(chǎn)要素，推進企業(yè)改革有著重要的作用。四是工程創(chuàng)優(yōu)的需要。竣工文件是工程內(nèi)在質(zhì)量的體現(xiàn)，創(chuàng)造一流工程、編制出一流的竣工文件是評選優(yōu)質(zhì)工程的必要條件。同時，借鑒以往的竣工文件，完善工程的工期、技術(shù)、質(zhì)量、安全等保證措施，增創(chuàng)更多的優(yōu)質(zhì)、名牌工程，是施工企業(yè)“以質(zhì)量求生存，以信譽求發(fā)展，以品牌求市場”的迫切需要。五是承攬工程任務(wù)的需要?？⒐の募欠从称髽I(yè)工程業(yè)績、質(zhì)量評價、資質(zhì)信譽的有力憑據(jù)，對于編制科學(xué)合理的標(biāo)書、優(yōu)化投標(biāo)方案，在市場競爭中提高中標(biāo)率有著重要的作用。所以將竣工文件的形成和積累納入有關(guān)管理人員工作，即納入工作程序、納入工作計劃、納入有關(guān)人員的職責(zé)。把竣工文件的形成、積累納入有關(guān)工作制度和計劃中，使其制度化、規(guī)范化，加強有關(guān)人員的竣工文件編制意識，便于監(jiān)督、檢查和管理。

四、竣工資料編制的指導(dǎo)工作

各工程技術(shù)部門和檔案部門對竣工資料的編制負(fù)有監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)責(zé)任，加強竣工文件編制的指導(dǎo)服務(wù)以保證竣工文件的齊全、完整和準(zhǔn)確。工程技術(shù)部門要注意了解工程動態(tài)信息，及時掌握工程開、竣工日期和工程進度，制定竣工文件編制指導(dǎo)計劃和歸檔計劃，適時組織檢查、指導(dǎo)。檔案人員要從竣工文件形成開始，及時向有關(guān)人員宣傳形成文件的質(zhì)量要求。如，工作中發(fā)現(xiàn)有些技術(shù)人員不了解技術(shù)文件的編寫格式，應(yīng)將標(biāo)準(zhǔn)印發(fā)到技術(shù)人員手中。同時在工程進行中，根據(jù)計劃隨時檢查文件的完整性、規(guī)范性。有關(guān)工程技術(shù)人員和檔案人員應(yīng)嚴(yán)格竣工文件與工程施工“三同步”的原則，深入施工現(xiàn)場，開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)明確竣工文件編制范圍、整理辦法、驗收標(biāo)準(zhǔn)及歸檔時限；工程施工中，適時對竣工文件的形成、積累、整理工作進行檢查指導(dǎo)，及時發(fā)現(xiàn)和糾正問題；工程竣工時，協(xié)同公司指揮部或建設(shè)單位共同做好竣工文件的驗收交接。工程技術(shù)總結(jié)、工程竣工驗收報告、工程質(zhì)量總評定、優(yōu)質(zhì)工程證書、工程決算等完成滯后的，應(yīng)注意跟蹤收集，以保證竣工文件的齊全完整。

總之，竣工文件的內(nèi)容比較繁雜，因此要求編制人員必須有敬業(yè)精神，才能很好地完成這一工作。。檔案部門要從竣工文件的形成開始，積極配合有關(guān)業(yè)務(wù)部門對竣工文件的有效性、系統(tǒng)性和科學(xué)性進行控制。在紛繁復(fù)雜的事物中，把握竣工材料的精度和準(zhǔn)度，提煉出事物的主體，使竣工文件既有“面”又有“點”，更具有前瞻性、科學(xué)性、現(xiàn)實性。真正達到理想和現(xiàn)實的科學(xué)統(tǒng)一，符合哲學(xué)內(nèi)含所倡導(dǎo)的合理與現(xiàn)實的一致性。

[1]《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB/T50328-2001）.

[2]熊文勝《論竣工文件的質(zhì)量控制》，《檔案學(xué)通訊》，2002（1）.

[3]王爾琳《設(shè)計單位編制竣工圖問題的思考》，《中國檔案》，2002（2）.