李曉玲 王 玥

（1.齊齊哈爾市第一醫(yī)院 黑龍江 齊齊哈爾 161000；2.齊齊哈爾市房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)市場管理處 黑龍江 齊齊哈爾 161000）

隨著我國社會轉(zhuǎn)型和市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展也處在一個(gè)非常的時(shí)期，因而醫(yī)院的檔案管理也面臨新的問題，準(zhǔn)確把握新時(shí)期醫(yī)院發(fā)展的特點(diǎn)，做好新形勢下的醫(yī)院檔案管理工作，讓醫(yī)院檔案更好地為醫(yī)療臨床和醫(yī)院管理以及社會服務(wù)，是我們目前所要面臨的新任務(wù)、新課題。

一、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

醫(yī)院是以醫(yī)療業(yè)務(wù)為中心的技術(shù)性事業(yè)單位，以滿足社會和廣大人民群眾的醫(yī)療衛(wèi)生需求為已任，同時(shí)也是醫(yī)療教學(xué)和科研的場所。因此醫(yī)院檔案豐富多樣，內(nèi)容繁雜。但一直以來醫(yī)院普遍存在著重醫(yī)療技術(shù)發(fā)展，重經(jīng)濟(jì)效益，重病歷檔案管理，而對醫(yī)院文書資料和綜合性的其他檔案比較忽略等現(xiàn)象。

（一）檔案管理意識比較淡薄，檔案人員專業(yè)素質(zhì)不高

表現(xiàn)為領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，群眾檔案意識淡薄，檔案人員專業(yè)素質(zhì)不高。有的醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，要花費(fèi)很多的人力物力財(cái)力得不償失。有的醫(yī)院只求經(jīng)濟(jì)效益上去了、職工福利提高了，而不注重醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性和歷史資料的完整性。職工注重醫(yī)療專業(yè)技術(shù)的提高，注重專業(yè)論文的發(fā)表，而對重大的醫(yī)療活動(dòng)卻缺乏文字記載和史料，即使對形成的資料也不注意保存或歸檔。檔案管理人員專業(yè)知識面較窄，學(xué)歷偏低，以及有的檔案人員還是照顧性地從別的崗位轉(zhuǎn)崗過來。同時(shí)，醫(yī)院對檔案人才的培養(yǎng)和繼續(xù)教育不夠，在醫(yī)院近期和遠(yuǎn)期規(guī)劃中，一般對醫(yī)院規(guī)模、醫(yī)療設(shè)備、技術(shù)水平、人員結(jié)構(gòu)等都作了比較詳盡的規(guī)劃。而對檔案管理、檔案設(shè)備投入等考慮較少。這些形成了醫(yī)院檔案管理水平不能與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步發(fā)展，醫(yī)院檔案工作缺乏活力和創(chuàng)新。

（二）檔案資料收集不全，檔案管理格局混亂

醫(yī)院檔案涉及醫(yī)院工作的方方面面，醫(yī)務(wù)工作者在醫(yī)療過程中形成病歷檔案，同時(shí)在醫(yī)療活動(dòng)中通過總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和開展科研形成的論文和科研成果，醫(yī)院在管理中形成的各種文字資料，醫(yī)院引進(jìn)的新技術(shù)、新項(xiàng)目，購置的新設(shè)備，以及醫(yī)院的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等，這些構(gòu)成了醫(yī)院檔案的基本內(nèi)容。隨著科技的進(jìn)步、社會的發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外延都在發(fā)生變化。醫(yī)院檔案的范圍由原來的文書檔案、會計(jì)檔案、照片檔案、病歷檔案、人事檔案已發(fā)展到今天的科研檔案、膠片檔案、病理切片檔案、各種設(shè)備檢查的圖文檔案、實(shí)物檔案、印模檔案、聲像檔案、電子文件檔案等。由于對納入檔案管理的內(nèi)容沒有明確的要求，也沒有制定統(tǒng)一的立卷歸檔制度，各醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實(shí)踐在進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理。由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求，醫(yī)院綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計(jì)檔案和部分實(shí)物檔案、音像檔案等，而醫(yī)療文書檔案、X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等都分屬各個(gè)業(yè)務(wù)部門自行管理，在一個(gè)單位內(nèi)形成多部門管理檔案的格局。

（三）病歷管理規(guī)范化不夠，病歷資源開發(fā)力度不強(qiáng)

由于醫(yī)患關(guān)系的變化和醫(yī)療糾紛的增多，醫(yī)院對病歷檔案已經(jīng)越來越重視。但醫(yī)生們對病歷書寫的重視不夠，在思想意識上還是覺得只要手術(shù)做好了，技術(shù)提高了，病人治好了就行了，病歷無足輕重。在病歷書寫中存在書寫不規(guī)范、字跡潦草、項(xiàng)目填寫不全、記錄不及時(shí)等。在病歷上交病案管理部門中拖拖拉拉，歸檔不及時(shí)。病歷檔案借閱制度執(zhí)行不嚴(yán)，歸還不及時(shí)。甚至還有改寫病歷的個(gè)別現(xiàn)象，違反了醫(yī)療管理規(guī)定。同時(shí)，病歷作為記錄醫(yī)療活動(dòng)的資料，為科研和社會服務(wù)不夠，病歷資源有待開發(fā)。

（四）檔案設(shè)施不全，醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理手段缺乏

由于醫(yī)院的快速發(fā)展和規(guī)模的不斷擴(kuò)大，醫(yī)院檔案的種類和數(shù)量也在不斷增加。一方面檔案增加了，檔案管理工作的負(fù)擔(dān)加大了。但醫(yī)院的檔案庫房不夠規(guī)范，檔案管理設(shè)施不全，檔案設(shè)備比較陳舊。致使醫(yī)院檔案管理在很多地方不符合檔案管理要求。特別是近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院管理手段不斷進(jìn)步。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中得到了廣泛應(yīng)用，電子文檔應(yīng)運(yùn)而生。但檔案員普遍沒有受過專門培訓(xùn)，對電子文檔的整理排序，信息安全，計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)等缺乏足夠的應(yīng)付能力。

二、適應(yīng)新形勢，加強(qiáng)新時(shí)期醫(yī)院檔案管理工作

（一）加強(qiáng)檔案意識，提高檔案人員專業(yè)素質(zhì)

加強(qiáng)《檔案法》的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)醫(yī)院干部、職工的檔案意識，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識。檔案管理是醫(yī)院管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，也是醫(yī)院管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。它涉及醫(yī)院工作的方方面面，與每個(gè)職工的生活息息相關(guān)。領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。領(lǐng)導(dǎo)要把檔案工作擺到議事日程做到思想發(fā)動(dòng)、組織落實(shí)和目標(biāo)管理三到位。思想到位就是針對醫(yī)務(wù)人員檔案意識不強(qiáng)，輕視檔案管理的傾向，加強(qiáng)對醫(yī)院檔案管理人員的愛崗敬業(yè)教育，幫助他們解決實(shí)際困難做到政策留人、感情留人、事業(yè)留人。組織到位就是要通過各項(xiàng)組織落實(shí)的措施，使醫(yī)院檔案工作有人管有人抓，每個(gè)科室部門要明確分管領(lǐng)導(dǎo)，確定醫(yī)院檔案管理人員，逐步形成比較健全的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。目標(biāo)到位就是要通過目標(biāo)責(zé)任制考核，將檔案了作納入醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃和年度工作目標(biāo)，以及有關(guān)人員的崗位職責(zé)，使醫(yī)院檔案管理工作做到有布置有檢查、有總結(jié)、有表彰。其次要提高人員的素質(zhì)。

（二）建立健全醫(yī)院檔案管理制度，科學(xué)規(guī)范醫(yī)院檔案管理分類

建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度是檔案管理的關(guān)鍵。首先要建立完善的歸檔制度，確立檔案收集的范圍。各部門各科室要指定兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本科室檔案資料的收集，并定期向綜合檔案室移交。同時(shí)，要拓展檔案的歸檔范圍。

（三）加強(qiáng)病案的規(guī)范化建設(shè)，提高病案的開發(fā)利用

要加強(qiáng)對醫(yī)務(wù)人員病案書寫的教育，提高對病案嚴(yán)肅性的認(rèn)識，使醫(yī)務(wù)人員從思想上以予以重視，嚴(yán)格要求，養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作作風(fēng)。落實(shí)病案書寫規(guī)章制度，加強(qiáng)病案書寫規(guī)范化的培訓(xùn)，實(shí)行專人負(fù)責(zé)，定期抽查，有獎(jiǎng)有罰。病案必須實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一收集，統(tǒng)一整理，統(tǒng)一管理。做到病案書寫規(guī)范，收集完整，歸檔科學(xué)，排列有序，調(diào)閱方便。要實(shí)現(xiàn)出院病歷歸檔制度化，嚴(yán)格執(zhí)行病歷的借閱登記制度，及時(shí)催交歸還。

（四）加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，對影像及其他數(shù)字資料嘗試先進(jìn)的管理手段

檔案必須有專門的辦公用房和專門存放的庫房，并配備好檔案架、病案消毒設(shè)施、溫濕度計(jì)、空調(diào)機(jī)等。定期檢查陳列的檔案資料，防止老化變質(zhì)，保證檔案的安全保管。同時(shí)還應(yīng)配備相應(yīng)的現(xiàn)代設(shè)備如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等。

（五）加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息一體化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息綜合管理

檔案信息綜合管理是指按照集中統(tǒng)一管理的原則，對醫(yī)院工作中形成的文書、病歷、科研成果、人事、會計(jì)、基建、設(shè)備、聲像、榮譽(yù)等檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定保管開發(fā)、利用，并對這些工作進(jìn)行綜合管理。對醫(yī)院檔案進(jìn)行綜合管理，首先，要建立綜合檔案室，將文書、人事、業(yè)務(wù)考績檔案、科研、會計(jì)、設(shè)備、聲像、榮譽(yù)等檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，讓醫(yī)院檔案管理與醫(yī)院發(fā)展建設(shè)同步。其次要用活檔案，服務(wù)醫(yī)院，注重檔案的開發(fā)利用工作，邊整理邊開展服務(wù)，而醫(yī)院檔案實(shí)行綜合管理又名利于全面、系統(tǒng)地提供利用能起到省時(shí)省力的效果。第三，要在各項(xiàng)工作中充分利用檔案資料集中后的豐富檔案信電資源體現(xiàn)出檔案信息的整體優(yōu)勢和潛在價(jià)值。第四要確保年度歸檔文件材料按時(shí)歸檔，做到收集齊上完整、分類明確前后一致、歸檔范圍及保管期限劃分準(zhǔn)確、排列科學(xué)合理、編目清楚實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的系統(tǒng)化和規(guī)范化。