熊亞麗

(四平市鐵西區(qū)人民政府辦公室 吉林 四平 136000)

一、檔案館數(shù)字化——數(shù)字化的起點(diǎn)

（一）檔案管理的數(shù)字化

檔案管理自動(dòng)化是對(duì)檔案館自身管理行為現(xiàn)代化的確定，而這種現(xiàn)代化是建立在計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理基礎(chǔ)上的。這個(gè)特征是基礎(chǔ)性的，有普遍意義的，是開展其他數(shù)字化工作的前提條件。因此，我們不能忽視檔案管理具體業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理問題，如檔案自動(dòng)編目和自動(dòng)檢索，檔案自動(dòng)全文存儲(chǔ)與檢索，檔案業(yè)務(wù)工作輔助管理，計(jì)算機(jī)輔助立卷，檔案自動(dòng)標(biāo)引，文檔一體化管理，檔案館辦公自動(dòng)化，檔案庫房保護(hù)技術(shù)現(xiàn)代化，檔案數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)與建立等。而這些不僅是檔案管理基本的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，也是檔案管理自動(dòng)化的具體體現(xiàn)，更是檔案管理數(shù)字化全面實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。

（二）“文檔一體化”管理

“文檔一體化”操作管理軟件與傳統(tǒng)手工操作相比，避免應(yīng)歸檔的文件材料人為遺漏，提高了文件歸檔的完整性和準(zhǔn)確性，提高了文件立卷的效率，提高了檔案的質(zhì)量。但它也只是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來模擬傳統(tǒng)手工操作流程，不是真正意義上的文檔管理數(shù)字化。

（三）檔案館數(shù)字化管理系統(tǒng)的建設(shè)

檔案工作數(shù)字化管理系統(tǒng)實(shí)際上是一個(gè)可以涵蓋檔案館行政管理和業(yè)務(wù)管理，檔案信息開發(fā)利用工作等諸方面的大型的系統(tǒng)工程。檔案館數(shù)字化管理應(yīng)該以此為切入點(diǎn)，朝著這個(gè)方向積極發(fā)展。

（四）檔案館儲(chǔ)藏信息的數(shù)字化

綜合性檔案館通常都有數(shù)量龐大的館藏，內(nèi)容及形式也是豐富多樣的。就傳統(tǒng)的檔案載體而言，其記錄信息都是平面的，文字，圖像，聲音等不同載體的信息難以有機(jī)地結(jié)合起來。通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)與多媒體技術(shù)，所有的館藏信息都能以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，做到圖、文、聲并茂，檔案信息的記錄功能與顯示功能得到了極大的強(qiáng)化，而且更有前景的是數(shù)字化后的檔案信息能隨心所欲地從一種媒介轉(zhuǎn)換到另一種媒介，給長期以來沉悶，形式單一的檔案信息貼上吸引人的“標(biāo)簽”。

（五）檔案信息傳輸平臺(tái)數(shù)字化

檔案信息只有在傳遞過程中才能體現(xiàn)出它應(yīng)有的價(jià)值，以往信息存在于一次文獻(xiàn)即檔案原件或經(jīng)過處理的二次文獻(xiàn)范疇內(nèi)，人們需要檔案信息，往往需要親臨檔案館，通過閱覽摘錄，靜電復(fù)制或拍攝等形式來獲取需要的信息。但檔案信息在完成數(shù)字形式存在時(shí)，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就將成為其主要的傳輸平臺(tái)，為檔案信息的快速流動(dòng)提供可能。數(shù)字化了的檔案信息在傳遞過程中可以同時(shí)進(jìn)行多向傳遞，形成傳遞網(wǎng)絡(luò)，而且通過因特網(wǎng)可以方便地進(jìn)行遠(yuǎn)程傳遞，不受時(shí)間與空間的限制，利用者就可以在任何時(shí)間，任何地點(diǎn)通過計(jì)算機(jī)方便地利用檔案信息。

二、檔案數(shù)字化可改善檔案管理工作

（一）形勢發(fā)展的需求

其一，檔案館是保管和提供利用檔案信息的職能部門，是本地區(qū)最豐富，最有實(shí)用價(jià)值的信息資源庫。因此，要最大限度地滿足利用者的需求，必須實(shí)現(xiàn)信息共享。其二，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤，磁帶，光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個(gè)等待解決的課題，那就是電子檔案的收集，保管，保護(hù)和利用手段，而解決這個(gè)問題的途徑只有一個(gè)，那就是檔案館的數(shù)字化。

（二）社會(huì)的強(qiáng)烈需求

隨著人們的時(shí)間意識(shí)越來越強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)作出重大決策需要迅速，準(zhǔn)確；各職能部門工作查考要求快速，及時(shí)；社會(huì)廣大公眾對(duì)檔案信息需要量也不斷增加，如婚姻檔案，在一些農(nóng)村，尤其是偏遠(yuǎn)山區(qū)的利用者要查閱檔案十分不便，他們迫切需求信息共享。這是一個(gè)等待解決的重大課題。

三、檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容

（一）推進(jìn)檔案數(shù)字化，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化水平

檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件紊亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。對(duì)這一問題取得共識(shí)是檔案數(shù)字化建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理。檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要退經(jīng)檔案數(shù)字化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成，互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

（二）數(shù)字化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

檔案數(shù)字化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣，才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個(gè)節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的，不可能“齊步走”。所以，鼓勵(lì)和支持先進(jìn)單位要提高水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得推廣的經(jīng)驗(yàn)，這對(duì)整個(gè)系統(tǒng)是有利的。