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        增強創(chuàng)新意識 加強檔案管理

        2010-08-15 00:46:01
        黑龍江史志 2010年15期
        關鍵詞:部門檔案管理服務

        張 薇

        (哈爾濱市軌道交通建設辦公室 黑龍江 哈爾濱 150080)

        檔案事業(yè)要持續(xù)前進,我們的政策措施、思想觀念、工作方法就必須適應這種變化而不斷發(fā)展和勇于創(chuàng)新。在檔案工作中大力倡導和弘揚創(chuàng)業(yè)精神,是一項長期而艱巨的任務。

        一、創(chuàng)新是檔案事業(yè)快速發(fā)展的關鍵

        所謂創(chuàng)新,就是人們根據(jù)預定的目的,調動已知信息、已有知識開展創(chuàng)新思維,產生出某種新穎、獨特、有社會價值的新概念,或者新設想、新理論、新技術、新工藝、新產品、新成果的智力活動過程。也可以說,創(chuàng)新是使創(chuàng)新思維變?yōu)楝F(xiàn)實成果的過程。創(chuàng)新是民族進步的靈魂,是一個國家興旺發(fā)達的不竭動力,同樣,沒有創(chuàng)新,檔案工作就不可能在新的世紀贏得更大的發(fā)展;沒有創(chuàng)新,檔案工作就沒有生機和活力。

        (一)創(chuàng)新是檔案管理部門適應新形勢發(fā)展的客觀需要

        檔案事業(yè)的創(chuàng)新是一個系統(tǒng)工程,在檔案事業(yè)中最為關鍵,處于核心地位。作為重要信息收集、貯存和開發(fā)利用的檔案部門,面臨著信息網絡化、檔案信息資源開發(fā)利用多樣化和管理現(xiàn)代化、以及文檔一體化等方面的挑戰(zhàn)。要適應新的形勢,檔案管理部門必須深刻認識創(chuàng)新的重要性,并加強對創(chuàng)新和創(chuàng)新能力及創(chuàng)新服務的研究,培養(yǎng)創(chuàng)新意識,啟發(fā)創(chuàng)新思維,提高創(chuàng)新能力,勇于創(chuàng)新實踐,用創(chuàng)新拓展檔案管理發(fā)展空間,適應新時代對檔案工作的需要。檔案管理部門只要堅持創(chuàng)新,就能取得新的成績,得到新的發(fā)展。

        (二)創(chuàng)新將有利于提高檔案管理人員的研究能力和業(yè)務素質

        創(chuàng)新是一個過程,是一種能力的體現(xiàn)。能力是人的素質在實踐中表現(xiàn)出來的實際本領、能量和熟練水平等,如檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、利用、編研,以及檔案管理現(xiàn)代化設備的操作能力等等。創(chuàng)新能力與人的思維方式、認識水平、人格素質有著密切關系。當今社會和經濟生活處于快速發(fā)展時期,新的行業(yè)和領域不斷形成,這些對檔案業(yè)務的管理、服務等各項工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。檔案管理人員只有自身素質提高了,才有創(chuàng)新的愿望和追求,才有創(chuàng)新的智慧和本領。

        二、增強檔案管理的創(chuàng)新意識

        (一)檔案工作管理思路的創(chuàng)新

        創(chuàng)新行為,首先要有創(chuàng)新意識,有強烈的創(chuàng)新欲望,也只有如此才能有創(chuàng)新動力??萍家獎?chuàng)新,體制要創(chuàng)新,檔案工作也要創(chuàng)新。長期單調而枯燥的工作方式、傳統(tǒng)而落后的工作方法,使得許多檔案工作者缺少創(chuàng)新意識和創(chuàng)新欲望,他們墨守陳規(guī),按傳統(tǒng)辦事,日常檔案工作也只是滿足于每年立卷歸檔多少案卷,提供利用服務多少卷人次,而對于市場需要哪方面的檔案材料,檔案工作是否適應當前形勢和社會發(fā)展需要等等,卻一無所知,更談不上檔案工作如何主動、超前服務于市場,服務于社會。而服務的落伍,必將使檔案工作失去生存的活力和市場。因此要改變檔案工作既無動力,又無目標的狀況,應努力使檔案部門變成先行者,形成檔案工作由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與的新的檔案管理工作概念。檔案工作只有日日思變、天天求新,才能以超前的意識贏得利用者的滿意。因此,要使檔案管理部門創(chuàng)新成功,必須培養(yǎng)創(chuàng)新思維,只有具備了創(chuàng)新思維,才能為創(chuàng)新打下基礎。

        (二)檔案工作管理模式的創(chuàng)新

        我國檔案工作有一些傳統(tǒng)做法已不再適應當前社會發(fā)展的需求,必須進行創(chuàng)新。其中包括檔案工作環(huán)節(jié)和一些具體的操作手段的革新。要在立卷制度上更新,在工作手段上改進,盡量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮,怎樣做到既不影響日后調檔利用,又能盡快完成歸檔程序,取消一些繁瑣的不必要的過程、環(huán)節(jié)、步驟,盡量縮短立卷歸檔周期,這樣也便于推行部門立卷工作。就是在平時的抄抄寫寫、裝裝訂訂的工作中,檔案工作者也要善于思考,多動腦筋。目前許多檔案部門都將計算機應用于檔案管理,但多數(shù)僅限于各類檔案目錄的輸入、輸出或檢索,而在檔案管理其他方面的應用則較少。其實,我們只要肯觀察,就不難發(fā)現(xiàn)在我們日常檔案管理工作中,還有許多工作可以利用現(xiàn)代化技術來提高我們的工作效率,這種借助計算機來完成本來較繁瑣的手工操作的方法應該是很多的,因為無論是檔案的業(yè)務工作,還是檔案的管理工作以及檔案信息的交流,都可以應用計算機進行現(xiàn)代化管理,幫助解決具體問題,提高管理效率和管理水平。

        (三)要不斷地加強檔案服務機制的創(chuàng)新

        檔案服務機制的創(chuàng)新,不僅要在服務手段、服務方式、服務范圍上有新的發(fā)展,同時還應探索檔案工作體制上、工作方法上的創(chuàng)新。日常的檔案服務只局限在做好為本單位查閱利用檔案,而對檔案如何主動為外單位、為社會服務,怎樣利用外單位檔案為本單位服務做得就很不夠,考慮的也很少。檔案部門要一改坐在家里等人上門查檔的現(xiàn)狀,變被動等待服務為積極主動上門服務,檔案部門還應拓展服務方式和服務領域,充分開發(fā)所看管的檔案財寶。

        (四)創(chuàng)新應以信息為基礎

        信息是人們財富的標志,信息也是創(chuàng)新的材料和依據(jù)。檔案的現(xiàn)代化應與的信息化同步,檔案必須適應信息化要求,把電子文件妥善保管起來。檔案部門還要建立上下左右的暢通信息網絡,運用現(xiàn)代化手段獲得社會上其他廣博信息,為創(chuàng)新提供依據(jù)。要努力實現(xiàn)檔案裝備技術現(xiàn)代化,解決手工操作運轉速度慢、效率低的問題,積極運用網絡技術、數(shù)碼技術、影像技術等先進技術和手段,來提高檔案工作技術含量和水平,使檔案管理手段由“舊”變“新”,通過網絡搞信息化建設,因為沒有信息化建設,就很難與外界交往。利用現(xiàn)代計算機技術提供遠程服務,網上信息量大、傳遞速度快的優(yōu)勢,與其它檔案機構聯(lián)網,共享檔案信息資源,使服務范圍由“窄”到“寬”,服務層次由“淺”變“深”。信息化的迫切要求及飛速發(fā)展,對檔案部門提出了更高的要求,我們正處在一個偉大變革的時代,與時俱進,開拓創(chuàng)新,是時代賦予我們的崇高使命,是檔案工作者永不放棄的努力,是檔案工作者鍥而不舍的追求。檔案工作者要繼續(xù)弘揚創(chuàng)新精神,銳意進取,創(chuàng)造出更多無愧于我們這個偉大時代的業(yè)績。只有不斷地創(chuàng)新,檔案工作者才能有高度、有特色,檔案事業(yè)才能真正實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。因此,檔案部門無論是在業(yè)務工作方面,還是在管理服務工作方面,都要從本部門的檔案工作的實際出發(fā),不斷研究新問題,探索新思路,采取新舉措,進一步拓展工作思路,牢固樹立服務第一和創(chuàng)新第一意識,勇于突破前人,突破自我,將檔案工作提高到一個新水平。

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