李爽1朱靜

(1.黑龍江商業(yè)職業(yè)學(xué)院；2.牡丹江市疾病預(yù)防控制中心 黑龍江 牡丹江 157000）

民營(yíng)企業(yè)職工檔案是記錄一個(gè)職工招用、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲以及職工個(gè)人學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷、生活狀態(tài)和工作成績(jī)的原始記錄,它關(guān)系到職工的切身利益，是職工享受各種社會(huì)待遇的憑據(jù),是解決勞動(dòng)糾紛的依據(jù)。是職工接續(xù)保險(xiǎn)、享受各項(xiàng)福利待遇的重要依據(jù)。隨著國(guó)有企業(yè)產(chǎn)權(quán)制度改革和民營(yíng)企業(yè)的發(fā)展壯大,原有的企業(yè)職工檔案管理辦法已經(jīng)不適應(yīng)民營(yíng)企業(yè)職工檔案管理的需求,在工作中遇到了很多問(wèn)題。不少民營(yíng)企業(yè)對(duì)職工的檔案建立和管理不夠重視，缺乏建立職工檔案的意識(shí)。職工與企業(yè)解除勞動(dòng)合同后，其檔案隨處堆放。為此，筆者結(jié)合工作實(shí)際，就民營(yíng)企業(yè)職工檔案管理談點(diǎn)粗淺看法。

一、民營(yíng)企業(yè)職工檔案管理存在的主要問(wèn)題

實(shí)施民營(yíng)企業(yè)職工檔案管理，對(duì)記載民營(yíng)企業(yè)歷史的真實(shí)情況，維護(hù)企業(yè)歷史的真實(shí)面目，保證職工的合法權(quán)益起著重要的作用。但有不少民營(yíng)企業(yè)在實(shí)施職工檔案管理過(guò)程中，存在一些較為突出的問(wèn)題：

1、從國(guó)有企業(yè)產(chǎn)權(quán)制度改制的民營(yíng)企業(yè)職工檔案有建檔基礎(chǔ)，職工檔案管理比較規(guī)范。但是職工身份轉(zhuǎn)變后應(yīng)形成的職工履歷表、勞動(dòng)合同等內(nèi)容就沒(méi)有在職工檔案中體現(xiàn)。職工檔案中體現(xiàn)不出職工的真實(shí)身份和實(shí)際情況，更有甚者，個(gè)別職工從參加工作到退休時(shí)，個(gè)人檔案中只填有一份剛參加工作時(shí)的職工履歷表，在檔案中查不到個(gè)人的家庭及社會(huì)關(guān)系的變化，職工合法權(quán)益得不到保障。就目前情況來(lái)看，個(gè)體、私營(yíng)、民營(yíng)企業(yè)較多，而這些企業(yè)又成為就業(yè)的主渠道，吸納了大量的從業(yè)人員，但由于種種原因，這些企業(yè)大部份沒(méi)有為企業(yè)人員簽訂勞動(dòng)合同，也沒(méi)有參加社會(huì)保險(xiǎn)等，更談不上建立職工檔案了；其次是臨時(shí)工、季節(jié)性工、外來(lái)工、進(jìn)城農(nóng)民工，企業(yè)更沒(méi)有為他們簽訂勞動(dòng)合同、參加社會(huì)保險(xiǎn)、建立檔案的理念，至使職工的合法權(quán)益得不到保障。

2、從民營(yíng)企業(yè)職工檔案管理工作來(lái)看，檔案管理也存在許多問(wèn)題。如：企業(yè)職工檔案記載的姓名與戶(hù)口簿、身份證姓名有差別；出生日期記載有差異，部分企業(yè)職工檔案材料記載出生日期有幾個(gè)不同的年、月；工種記載上的差異，檔案沒(méi)有詳細(xì)記錄職工工種，有的工人進(jìn)入企業(yè)以后，變換了幾個(gè)工作崗位，從事了幾個(gè)不同的工種，但在檔案上沒(méi)有詳細(xì)記錄，檔案記載工種不夠準(zhǔn)確。

3、職工檔案有涂改現(xiàn)象。個(gè)別企業(yè)在檔案管理上不嚴(yán)格，對(duì)檔案原始資料隨意進(jìn)行涂寫(xiě)、修改；由于涉及職工個(gè)人利益，個(gè)別企業(yè)勞資人員為職工個(gè)人涂改檔案資料，更改年齡，更改工種。企業(yè)在整理職工檔案時(shí)，未能按時(shí)間或記載順序裝訂檔案資料，有個(gè)別企業(yè)對(duì)職工的檔案資料根本不整理、不裝訂。

4、企業(yè)職工檔案資料不夠完善。個(gè)別企業(yè)在招用職工時(shí)，沒(méi)有立即為其建立檔案，故沒(méi)有招工表等資料；有的企業(yè)雖然建立了職工檔案，但沒(méi)有把職工的定級(jí)表、勞動(dòng)技能鑒定表等裝入檔案，以至有關(guān)資料遺漏遺失；還有個(gè)別企業(yè)改制后，沒(méi)有及時(shí)讓職工填寫(xiě)履歷表，沒(méi)有與職工簽勞動(dòng)合同，對(duì)辭退的職工也沒(méi)有終止或解除合同，致使檔案中沒(méi)有改制后的職工履歷表，沒(méi)有《勞動(dòng)合同書(shū)》或《解除勞動(dòng)合同證明書(shū)》，職工檔案資料欠缺。

5、個(gè)別企業(yè)對(duì)職工檔案管理不重視，管理混亂，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案柜等設(shè)備設(shè)施，也沒(méi)有管理制度，以至造成職工檔案遺漏遺失。

二、加強(qiáng)民營(yíng)企業(yè)職工檔案管理的對(duì)策

加強(qiáng)民營(yíng)企業(yè)職工檔案管理工作，按照檔案完整、真實(shí)、實(shí)用的要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，使民營(yíng)企業(yè)職工檔案工作納入民營(yíng)企業(yè)發(fā)展規(guī)劃中，更好地為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的要求，從民營(yíng)企業(yè)管理的實(shí)際情況出發(fā)，對(duì)完善民營(yíng)企業(yè)職工檔案管理工作，筆者提出如下建議：

1、為確保民營(yíng)企業(yè)職工的合法權(quán)益，建議有關(guān)部門(mén)應(yīng)重新制定企業(yè)職工檔案管理辦法，規(guī)定不論是國(guó)有控股企業(yè)、還是民營(yíng)企業(yè)，都必須建立職工檔案，記錄職工在工作、學(xué)習(xí)、生活中的真實(shí)情況。并作為企業(yè)開(kāi)辦的一個(gè)條件，由勞動(dòng)和檔案行政部門(mén)進(jìn)行監(jiān)督和檢查。

2、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，健全制度。職工檔案管理是民營(yíng)企業(yè)管理的重要組成部分，必須加強(qiáng)對(duì)職工檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把職工檔案管理工作納入企業(yè)管理、納入有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制、納入有關(guān)人員的崗位職責(zé)之中，定期檢查考核。要建立健全職工檔案管理的各項(xiàng)制度，如職工檔案借閱制度、職工檔案材料的收集、整理、歸檔制度，檔案的安全保密制度，檔案管理獎(jiǎng)懲制度等制度，做到職工檔案工作按章辦事，遵紀(jì)守法。企業(yè)要投入一定的經(jīng)費(fèi)，配備職工檔案專(zhuān)用的庫(kù)房及裝具，有條件的企業(yè)應(yīng)利用計(jì)算機(jī)為用戶(hù)服務(wù)。

3、加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)。加強(qiáng)思想政治、法制教育，培養(yǎng)職業(yè)道德素質(zhì)。職工檔案是國(guó)家檔案的組成部分，建好職工檔案是服務(wù)民生、構(gòu)建和諧社會(huì)的需要。作為職工檔案工作管理者，要增強(qiáng)檔案法制觀念，依法辦事，一定要培養(yǎng)自己良好的職業(yè)道德，增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感，以熱情的工作精神，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，精湛的專(zhuān)業(yè)技術(shù)服務(wù)于職工檔案工作。要定期參加檔案管理培訓(xùn)班，學(xué)習(xí)新的知識(shí)和技能，通過(guò)培訓(xùn)，使專(zhuān)、兼職檔案員的專(zhuān)業(yè)水平普遍得到提高。

4、加強(qiáng)職工檔案材料收集，確保職工檔案齊全完整。職工檔案的收集是職工檔案工作的重要環(huán)節(jié)，也是職工檔案工作的起點(diǎn)，明確職工檔案收集范圍，是做好收集工作的關(guān)鍵所在。因此，民營(yíng)企業(yè)在建立職工檔案時(shí)，其內(nèi)容必須包括：職工履歷表、自傳材料、鑒定、考核、考察材料、評(píng)定崗位技能和學(xué)歷資料、政審材料、參加中國(guó)共產(chǎn)黨、共青團(tuán)、民主黨派的材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、招用工、勞動(dòng)合同、工種變換調(diào)動(dòng)、聘用、工資、保險(xiǎn)福利待遇、退休等材料、失業(yè)情況記錄、再就業(yè)情況記錄、其他有關(guān)材料。在整理企業(yè)職工檔案材料時(shí)，必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚，手續(xù)齊備，材料須經(jīng)企業(yè)人事部門(mén)審查蓋章或職工本人簽字后歸檔。只要職工工作發(fā)生變動(dòng)，要隨時(shí)給予記載，歸檔的材料要隨時(shí)裝訂。職工招進(jìn)或退出企業(yè)時(shí)，應(yīng)做到職工檔案整理符合要求，檔隨人走。

總之，做好民營(yíng)企業(yè)職工檔案工作，是一件利國(guó)利民的大事，是關(guān)系到每名職工一生事情。民營(yíng)企業(yè)職工檔案工作必須拓寬視野，開(kāi)辟新領(lǐng)域，創(chuàng)新服務(wù)方式，使職工檔案在本單位、在社會(huì)中發(fā)揮更大的作用。