高 月
(黑龍江生物科技職業(yè)學(xué)院 黑龍江 哈爾濱 150025)
1.1 缺少相關(guān)法律法規(guī)的約束。改革開放以來,國家針對學(xué)校的學(xué)生管理頒發(fā)了不少文件,如《學(xué)校學(xué)生行為準(zhǔn)則》、《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》、《學(xué)校校園秩序管理若干規(guī)定》等等。但到現(xiàn)在為止,沒能看到專門針對職校學(xué)生檔案管理方面的法規(guī)。由于沒有相關(guān)的條文約束,也沒有統(tǒng)一的建檔標(biāo)準(zhǔn),致使職校學(xué)生檔案管理體制不健全,有的把學(xué)生檔案放在校綜合檔案室實(shí)行綜合管理;有的把學(xué)生檔案放在人事處和干部人事檔案一起管理;有的干脆把學(xué)生檔案放在各個(gè)院系,實(shí)行分散管理。不管哪種方式,他們都有一個(gè)共同的特征——學(xué)生檔案的管理工作都是歸口部門的“附屬品”,因?yàn)樗葲]有明確的定員編制,也沒有具體的辦公經(jīng)費(fèi)及工作量考核標(biāo)準(zhǔn),所以,誰也不愿意投入大量的人力、物力和財(cái)力實(shí)行專項(xiàng)管理。于是,學(xué)生檔案管理工作在不規(guī)范的環(huán)境中運(yùn)行,其結(jié)果必然是雜亂無序。
1.2 學(xué)生檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案管理“政”出多門,在缺少“標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范”“公權(quán)力”的約束下,產(chǎn)生的檔案的“權(quán)威性”能不遭遇挑戰(zhàn)抑或質(zhì)疑。說的具體一點(diǎn):
1.2.1 歸檔材料手續(xù)不完備——簽章不符合要求。比如學(xué)生畢業(yè)生登記表,沒有本人簽名。更甚者,沒有學(xué)校公章——用系所印章取而代之;學(xué)生成績單沒有教務(wù)部門的公章,用復(fù)印件替代的也時(shí)常看到。
1.2.2 檔案材料頁面沒有日期記載。最常見的有:論文評審意見書、學(xué)生成績表、優(yōu)秀學(xué)生干部登記表、獎(jiǎng)學(xué)金申請表——如果同一類材料(表格)多次出現(xiàn),便順序不清、無法排序。1.2.2.1頁面設(shè)置隨心所欲。多樣的紙張開本和頁邊距設(shè)置,為我們的書法藝術(shù)保留了豐富的想象空間,但在檔案管理中卻要不折不扣地接受“標(biāo)準(zhǔn)化”的約束。職校學(xué)生檔案產(chǎn)生過程中人多手雜,隨心所欲的取舍與發(fā)揮,其結(jié)果必然五花八門。用人單位對其人事檔案規(guī)范整理時(shí),頁面參差不齊,紙張裁剪不到位(可能裁掉超出邊距的文字)、折疊不得;橫裝不是、豎裝不能。嚴(yán)重影響了檔案質(zhì)量和檔案的信息化處理。
1.2.2.2 書寫用筆不規(guī)范。我們在整理大學(xué)生(錄用者)人事檔案時(shí),經(jīng)常發(fā)現(xiàn)他們填寫檔案材料時(shí)采用圓珠筆、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙,也有的用鉛筆。不規(guī)范的書寫用筆顯然有違《干部檔案整理工作細(xì)節(jié)》。
1.3 檔案管理模式老套、技術(shù)陳舊落后。學(xué)生在學(xué)期間形成的檔案是其人事檔案的基礎(chǔ),不容分說,這份檔案將記錄其人生的起點(diǎn)。知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案電子化、信息化。令人不解的是進(jìn)入大學(xué)以后的檔案卻是沿用了數(shù)百年的紙質(zhì)檔案。研究者已經(jīng)注意到這種“返祖還原”現(xiàn)象,指出:目前還沒有推出一套完整適用、統(tǒng)一規(guī)范的學(xué)生檔案管理應(yīng)用軟件,學(xué)生檔案的管理基本上還處于傳統(tǒng)的、原始的、手工操作的實(shí)體管理模式中。學(xué)生檔案管理體制、管理模式、技術(shù)手段滯后于信息時(shí)代。
1.4 檔案信息量不足。目前職校學(xué)生檔案承載的信息量是在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下設(shè)置的,歸檔材料涉及的一般只是職校招生報(bào)名表、入學(xué)登記表、學(xué)籍、成績、黨(團(tuán))材料等。在市場經(jīng)濟(jì)條件下,這些材料有的已經(jīng)過時(shí),有的卻是“分量”不足,無法滿足信息時(shí)代用人單位的信息需求。據(jù)反映,當(dāng)前用人單位在查看學(xué)生檔案時(shí),更多的是希望能從中獲悉準(zhǔn)職工在情商、誠信、創(chuàng)新能力等等能體現(xiàn)個(gè)人特質(zhì)諸方面的資訊。
2.1 加強(qiáng)法規(guī)建設(shè),確保學(xué)生檔案管理有章可循。改革開放以來,黨和政府有關(guān)部門十分重視檔案管理工作,先后頒布了多部法規(guī)用來規(guī)范檔案管理工作,唯獨(dú)缺少的是針對學(xué)生檔案管理的專門法規(guī)。為此,筆者建議相關(guān)部門在《檔案法》的指導(dǎo)下,從學(xué)生檔案工作的實(shí)際情況出發(fā),盡快出臺諸如《職校學(xué)生檔案管理工作細(xì)則條例》此類法規(guī),確保學(xué)生檔案管理工作有法可依、有章可循。這是與時(shí)俱進(jìn)的迫切要求。隨著中國職業(yè)教育大眾化步伐的加快,職校學(xué)生人口比率快速提升,職校學(xué)生檔案成為人事檔案管理工作重頭戲。從職校學(xué)生個(gè)人來講,學(xué)生時(shí)期的檔案是其全部檔案的基礎(chǔ)。基礎(chǔ)牢固,大廈永存。所以,用“法規(guī)”的力量強(qiáng)化人們的檔案意識,指導(dǎo)、約束職校學(xué)生的檔案管理及運(yùn)作方式,不單單是檔案工作者的心聲,更是國家檔案事業(yè)所要求的。
2.2 及時(shí)收集、有效整理。學(xué)生檔案記錄的雖然是他們學(xué)習(xí)期間數(shù)年的成長歷程,要從學(xué)生被錄取那一天起就做好建檔工作,入學(xué)后立即根據(jù)其專業(yè)、班組群體性特點(diǎn),隨時(shí)按照國家檔案法規(guī)的要求,收集、征集有關(guān)材料。一經(jīng)形成,盡快存入。當(dāng)前,大學(xué)生參加的各種競賽琳瑯滿目,技能、等級(英語四、六級、計(jì)算機(jī))、資格考試落英繽紛,社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)層出不窮,入黨入團(tuán)、評優(yōu)獲獎(jiǎng)屢見不鮮,每一份材料、每一張證書都是大學(xué)生們能力與成長的記錄。檔案管理者應(yīng)該憑借敏銳的嗅覺,不失時(shí)機(jī)地向有關(guān)職能部門索取、征集。尤其畢業(yè)之際是學(xué)生檔案材料形成的最集中最重要的時(shí)間段,這個(gè)時(shí)期是對學(xué)生在學(xué)期間德、智、體、美、勞的全面總結(jié)和評價(jià),形成的材料大致有:畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生鑒定表、成績總表和積分表、大學(xué)生體育合格登記卡、畢業(yè)生體檢表等。
顯然,職校學(xué)生檔案的主要特點(diǎn)是“動(dòng)態(tài)”而非“靜止”的,除了上述有規(guī)律地及時(shí)收集學(xué)生在校各個(gè)階段形成的檔案材料外,還必須建立學(xué)生檔案收集制度,形成檔案材料收集網(wǎng)絡(luò);要善于抓住各種機(jī)會(huì),廣泛宣傳學(xué)生檔案收集的意義和作用,以引起各級領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門的重視,增強(qiáng)教職工和學(xué)生的檔案意識,獲得他們的支持與配合。
2.3 擴(kuò)大檔案歸檔范圍,全面記錄人才成長歷程。全面推進(jìn)素質(zhì)教育是中國教育事業(yè)一場深刻的變革,是一項(xiàng)事關(guān)人才素質(zhì)、影響深遠(yuǎn)和涉及社會(huì)各個(gè)方面的系統(tǒng)工程。學(xué)生檔案應(yīng)該詳盡記錄在這一教育變革背景下的成長歷程。換句話說,原有的歸檔范圍既不能涵蓋其全貌,也不能使用人單位對畢業(yè)生有全面準(zhǔn)確的了解。所以,當(dāng)前應(yīng)根據(jù)學(xué)生學(xué)習(xí)生活的特點(diǎn),補(bǔ)充、擴(kuò)大職校學(xué)生檔案歸檔范圍。通過這些檔案材料真實(shí)反映其個(gè)性化發(fā)展特征,更好地服務(wù)于學(xué)校的各項(xiàng)教育改革,服務(wù)于學(xué)生管理工作和就業(yè)。筆者建議:根據(jù)當(dāng)前職校學(xué)生在校期間德、智、體、美、勞、心理狀態(tài)、個(gè)性特征、發(fā)展?jié)撃艿惹闆r增加如下內(nèi)容。(1)誠信記錄。誠實(shí)守信是個(gè)人發(fā)展的重要品德之一,也是用人單位熱切關(guān)注的焦點(diǎn)。學(xué)生信用檔案是學(xué)生個(gè)人職業(yè)生涯的信用資本,可以通過積累學(xué)生在校期間誠實(shí)守信方面材料形成,準(zhǔn)確反映學(xué)生的信用行為和品行狀況。(2)創(chuàng)新潛能。創(chuàng)新是民族進(jìn)步的靈魂,是國家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力。檔案材料不僅要關(guān)注學(xué)生的過去學(xué)業(yè)成績,而且要善于發(fā)現(xiàn)、詳盡記錄學(xué)生可能發(fā)展的潛能,特別是學(xué)生的創(chuàng)新能力和實(shí)踐能力。也有研究者指出:學(xué)生心理檔案能夠準(zhǔn)確地分析學(xué)生的個(gè)性特征,及時(shí)采取相應(yīng)的心理疏導(dǎo)措施促進(jìn)學(xué)生健康成長;實(shí)踐也已證明,用人單位選拔人才時(shí)希望通過情商檔案了解準(zhǔn)職工的心理健康狀況,篩選出最合適的人才。為此,近年來職校已經(jīng)注意到了情商與人才成長的關(guān)系,紛紛開展學(xué)生心理健康教育及學(xué)生心理健康狀況的跟蹤調(diào)查等活動(dòng),形成了很多關(guān)于學(xué)生情商方面的文字材料。我們應(yīng)該注意收集和整理,形成能準(zhǔn)確反映學(xué)生情商的文字檔案,為用人單位提供有益的全面了解人才的窗口。
[1]田翠萍;充分利用學(xué)校檔案信息資源[N];貴州政協(xié)報(bào);2000年.
[2]楊利平;學(xué)校檔案要為德育工作服務(wù)[N];中國檔案報(bào);2001年.
[3]宋靜竹;曹育紅;高俊;檔案工作應(yīng)與高校發(fā)展同步[N];中國檔案報(bào);2002年.