宮 政 劉 玲

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企業(yè)人事檔案是合理用人、選人的重要基礎(chǔ)。企業(yè)人事檔案的管理是人力資源管理的重要組成部分，要做到人力資源的合理配置，最大限度地實現(xiàn)人力資源的價值，提高員工工作效率和企業(yè)經(jīng)濟效益，降低人力資源成本，就必須完善企業(yè)人事檔案。調(diào)整員工崗位必須熟悉員工的檔案情況，查閱企業(yè)人事檔案已成為考察、任免、調(diào)動、調(diào)整等工作中一個不可忽視的重要程序，它在企業(yè)隊伍建設(shè)中發(fā)揮著重要作用。

企業(yè)人事檔案的完善為人力資源的管理提供了重要依據(jù)。要做到人盡其才，使每個員工在各自的崗位上發(fā)揮出最大作用，就必須知人善任，不僅要看員工現(xiàn)實表現(xiàn)，而且要看他的全部歷史和全部工作。企業(yè)人事檔案是個人經(jīng)歷和社會實踐的記錄，是個人思想品德、業(yè)務(wù)能力和工作情況的反映，是合理用人的重要依據(jù)。了解每個員工的全部歷史和全部工作，實際上主要是通過查閱分析檔案，對其經(jīng)歷、品德、學(xué)識、專長等一貫表現(xiàn)和優(yōu)缺點進行立體考察。員工檔案中的各類情況對全面了解每個員工發(fā)揮著非常重要的作用。

企業(yè)人事檔案的完善對制定規(guī)章制度和企業(yè)改革的歷史沿革、發(fā)展和貫徹落實情況具有珍貴參考價值。企業(yè)人事檔案材料是經(jīng)過組織審查、檔案管理部門認真鑒別的，是歷史的真實記錄。同時它有組織公章、個人印章等，有一定的法律效力。企業(yè)可根據(jù)事業(yè)的發(fā)展需要、員工的綜合素質(zhì)，在分析研究的基礎(chǔ)上制定出相應(yīng)的規(guī)章制度和企業(yè)改革方案。

企業(yè)人事檔案的價值在于利用，完善目前的企業(yè)人事檔案將有利于現(xiàn)代企業(yè)挖掘員工的潛能，更加合理地配置人力資源，不斷提高企業(yè)自身的核心競爭能力，推動企業(yè)進一步發(fā)展壯大。

首先，員工基本履歷方面要完善。目前，企業(yè)員工的基本履歷檔案內(nèi)容不太齊全，如員工應(yīng)聘時的求職簡歷及證明材料等，還需要進一步完善。對于干部檔案，由于大多數(shù)企業(yè)無權(quán)保存，為方便利用，企業(yè)應(yīng)通過正常程序?qū)⒏刹繖n案部分內(nèi)容備份或統(tǒng)計，歸入企業(yè)內(nèi)部檔案。如有必要企業(yè)還要通過員工的畢業(yè)學(xué)?；蛟瓎挝坏日Ｇ纻?cè)面了解所招聘員工，所收集材料也應(yīng)歸入企業(yè)人事檔案。這對企業(yè)更加客觀全面地了解員工、更加合理配置、培訓(xùn)和使用人才有著相當(dāng)重要的作用。

其次，業(yè)務(wù)培訓(xùn)方面要完善。知識更新已成為時代的要求，培訓(xùn)是現(xiàn)代企業(yè)開發(fā)人力資源的基礎(chǔ)工作。為適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要，企業(yè)中每位員工都要不斷進行培訓(xùn)、更新知識，提高業(yè)務(wù)水平。每次的培訓(xùn)內(nèi)容、測試試卷、考核結(jié)果（或結(jié)業(yè)證書復(fù)印件）、培訓(xùn)單位的鑒定等都應(yīng)記入個人培訓(xùn)檔案，為下次培訓(xùn)需求提供參考依據(jù)。

第三，績效評估及獎懲方面要完善。員工績效評估和獎懲是現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理的核心工作，需要大量的考核記錄作為依據(jù)，這些記錄都要及時、準確地收入企業(yè)人事檔案。充分利用這部分檔案，企業(yè)可以對每位員工某段時間的業(yè)績、素質(zhì)、能力等各方面進行綜合的評價，它為員工隊伍優(yōu)化、部分之間人員調(diào)配，崗位、薪酬級別的調(diào)整，為下一步的培訓(xùn)，提供了客觀全面的依據(jù)。

第四，崗位及薪酬調(diào)整方面要完善。企業(yè)人事任免、崗位及薪酬級別調(diào)整記錄是績效評估和獎懲的結(jié)果，也應(yīng)及時收入企業(yè)人事檔案。

總之，企業(yè)要搞好人力資源開發(fā)需要做大量的工作，而企業(yè)人事檔案管理則是其最基礎(chǔ)的工作，傳統(tǒng)的企業(yè)人事檔案（尤其是培訓(xùn)和績效評估、能力考核方面）滿足不了這方面的要求。我們必須在傳統(tǒng)人事檔案基礎(chǔ)上，使其真正由“死檔案”變成“活資料”，更好地服務(wù)于我國改革開放和社會主義現(xiàn)代化建設(shè)。