杜玉蘭

(常州大學(xué)人事處,江蘇常州213164)

對(duì)高校人事檔案管理工作的思考*

杜玉蘭

(常州大學(xué)人事處,江蘇常州213164)

高校人事檔案管理是學(xué)校組織人事工作的重要組成部分,是高校人力資源開(kāi)發(fā)利用的支撐,但有時(shí)人們對(duì)高校人事檔案管理工作的這種重要性認(rèn)識(shí)不足,致使目前人事檔案管理工作存在以下問(wèn)題：檔案材料不能完整及時(shí)歸檔;檔案管理人員總體業(yè)務(wù)素質(zhì)不高;人事檔案管理工作需要的硬件投入欠缺等。要從加強(qiáng)規(guī)章制度,建立和規(guī)范工作程序,增加硬件投入,加快檔案信息數(shù)字化建設(shè),加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)等方面,進(jìn)一步完善高校人事檔案管理工作。

高校;人事檔案管理;現(xiàn)狀;對(duì)策

高等學(xué)校是各類人才的密集聚集之地,承擔(dān)著人才培養(yǎng)、知識(shí)創(chuàng)新和服務(wù)社會(huì)的重要使命。高校組織人事工作要更好地開(kāi)發(fā)利用高校人才資源,必須重視和利用人事檔案。干部人事檔案管理是高校人力資源管理和開(kāi)發(fā)利用的基礎(chǔ)性工作。干部人事檔案材料是反映相關(guān)人員情況的基本憑證,是干部工作、人才工作的重要信息,是高等學(xué)校管理人才、發(fā)現(xiàn)人才、選用人才的重要依據(jù),在人力資源開(kāi)發(fā)、人才預(yù)測(cè)及政策決策等方面起著十分重要的作用。[1]目前,人事檔案管理工作中存在著許多需要改進(jìn)的地方。本文就目前高校人事檔案管理的現(xiàn)狀和存在的若干問(wèn)題進(jìn)行分析探討,尋求對(duì)策。

一、高校干部人事檔案管理的現(xiàn)狀和存在的若干問(wèn)題

1.對(duì)檔案及檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足

按照中共中央組織部修訂后的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的要求,干部人事檔案材料收集工作必須遵循全面、及時(shí)、規(guī)范的原則,重點(diǎn)收集反映干部自然情況和德、能、勤、績(jī)、廉等方面的材料,并根據(jù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和組織人事工作要求,不斷充實(shí)完善檔案內(nèi)容。由于有時(shí)人們對(duì)檔案及檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足,相關(guān)部門和人員不知道哪些材料應(yīng)該歸檔,造成檔案材料收集不完整、不及時(shí)。

2.檔案材料缺失,無(wú)法彌補(bǔ)

筆者在整理檔案材料的工作實(shí)踐中,發(fā)現(xiàn)不少已無(wú)法彌補(bǔ)的缺失材料。首先,高校應(yīng)屆畢業(yè)生直接轉(zhuǎn)交來(lái)的檔案中就有很多材料缺失,學(xué)士學(xué)位授予材料缺失率高達(dá)90%以上,新進(jìn)校工作的碩士和博士畢業(yè)生的檔案中經(jīng)常缺少考生報(bào)名登記表、錄取登記表和專家推薦書。其次,高校是人才流動(dòng)頻繁之地,檔案轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出也隨之頻繁發(fā)生,按《干部人事檔案工作條例》規(guī)定,轉(zhuǎn)出檔案必須完整齊全、裝訂立卷,不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出,但實(shí)際操作中經(jīng)常會(huì)有一些近期材料不能及時(shí)轉(zhuǎn)交,當(dāng)接受單位催要時(shí),原工作單位或畢業(yè)院校已找不到相關(guān)材料,甚至相關(guān)材料已被銷毀,由此造成無(wú)法挽回的損失。其三,通過(guò)調(diào)動(dòng)渠道轉(zhuǎn)來(lái)的檔案中,工資材料缺乏連續(xù)性,考核材料不全,初次參加工作時(shí)間記載不明確等等問(wèn)題,也增加了用人單位對(duì)錄用人員初次參加工作時(shí)間的認(rèn)定和工齡計(jì)算的困難,這些材料由于形成時(shí)間已經(jīng)久遠(yuǎn),很少能找回原件,即使催要也已經(jīng)無(wú)法補(bǔ)齊,為了檔案的真實(shí)性和可靠性,不能重新補(bǔ)充而只能繼續(xù)缺失。

3.原始材料不規(guī)范,整理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一,經(jīng)重復(fù)整理過(guò)的檔案破壞嚴(yán)重

中組部和國(guó)家檔案局在上世紀(jì)90年代就下發(fā)了《干部檔案工作條例》及《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》,規(guī)定了具體的檔案材料收集、鑒別、整理及歸檔辦法,以及檔案的保護(hù)、管理、利用和轉(zhuǎn)遞等一系列要求。2009年7月,中組部又下發(fā)了修訂后的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》,要求抓緊完善工作制度,規(guī)范材料收集歸檔范圍,嚴(yán)肅工作紀(jì)律,以確保人事檔案的真實(shí)可靠。但是,由于各單位檔案管理人員對(duì)政策、法規(guī)的重視、理解、執(zhí)行程度參差不齊及管理人員的頻繁更換,導(dǎo)致各自對(duì)檔案材料的收集整理沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)化,不同地區(qū)不同單位之間的流動(dòng)人員的檔案整理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一,特別是造成經(jīng)過(guò)多次重復(fù)整理過(guò)的檔案問(wèn)題最多。[2]從筆者整理檔案工作中發(fā)現(xiàn),原始材料存在內(nèi)容不歸范、字跡不清、缺公章、少簽字等等問(wèn)題。在縫切方面,檔案材料強(qiáng)調(diào)原始性,正是由于它的不可再生性,為安全起見(jiàn),本應(yīng)在對(duì)材料進(jìn)行縫紉、剪裁、打洞、蓋章、銷毀之前慎之又慎,而事實(shí)上,經(jīng)多次重復(fù)整理過(guò)的材料往往縫切不規(guī)范、大小不一,輕意下刀切壞的和隨意打洞的材料不少,嚴(yán)重?fù)p壞原材料的完整,造成損失不可估量,大大降低了檔案的綜合利用價(jià)值。

4.新建檔案問(wèn)題多

由于競(jìng)爭(zhēng)和發(fā)展的需要,許多單位不同程度地存在部分“新建檔案”。這類檔案主要根據(jù)個(gè)人填寫的干部履歷表及個(gè)人簡(jiǎn)歷和他們提供的學(xué)歷、學(xué)位、任職資格證書等個(gè)人保管的有限原件制成復(fù)印件建檔,而各個(gè)時(shí)期的各類考核鑒定及工資等個(gè)人檔案必備材料嚴(yán)重欠缺。這些“新建檔案”人員的大部分歷史經(jīng)歷記錄為空白,削弱了高校人事檔案的憑證、依據(jù)功能,使用人單位無(wú)法全面考察引進(jìn)人員歷史,既影響干部個(gè)人發(fā)展,也對(duì)全面考察了解和提拔錄用干部造成一定的負(fù)面影響。

5.檔案管理人員隊(duì)伍不穩(wěn)定,素質(zhì)不過(guò)硬,不能完全適應(yīng)信息化管理

干部人事檔案收集整理工作是一項(xiàng)非常細(xì)致的技術(shù)性較強(qiáng)的工作,要求對(duì)歸檔材料做到“認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”,整理后的每卷檔案達(dá)到“完整、真實(shí)、條理、精煉、實(shí)用”。這一工作特點(diǎn)顯得繁瑣、枯燥,沒(méi)有奉獻(xiàn)精神是難以堅(jiān)持下去的,不少人不愿從事這項(xiàng)工作,這就造成檔案管理人員隊(duì)伍的不穩(wěn)定。檔案管理中還存在著工作人員年齡普遍偏大、學(xué)歷層次偏低、知識(shí)結(jié)構(gòu)老化、缺乏專業(yè)知識(shí)和技能的情況,難以接受現(xiàn)階段科學(xué)管理檔案的方法和模式。特別是他們對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)涉足較淺,計(jì)算機(jī)操作能力低,對(duì)微縮技術(shù)、聲像技術(shù)、自動(dòng)化技術(shù)、通信技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用更是難以適應(yīng),不能完全適應(yīng)檔案管理信息化的要求。

6.硬件投入不夠,制約檔案管理數(shù)字化進(jìn)程

現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用是科學(xué)管理檔案的重要支撐,它快速、準(zhǔn)確、全面的優(yōu)勢(shì)是提高人事檔案管理工作效率和質(zhì)量的保障。人事檔案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理,對(duì)材料的不斷收集、整理、鑒別、分類、剪裁、入檔,每裝一份材料都需把檔案重新拆裝一次,再加上頻繁的檔案查閱,對(duì)原始檔案材料的無(wú)意磨損不可避免?，F(xiàn)階段,部分高校在嘗試或?qū)崿F(xiàn)對(duì)干部人事檔案原材料進(jìn)行掃描,放入原件管理系統(tǒng),通過(guò)不同的系統(tǒng)對(duì)檔案材料進(jìn)行錄入和查閱,這需要不少的資金投入,有些學(xué)校在軟件和硬件設(shè)施的投入上有些為難,制約了檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程。

二、改進(jìn)人事檔案管理工作的措施分析

1.加強(qiáng)宣傳工作,提高人們對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)

每一份檔案都是一個(gè)人歷史經(jīng)歷的濃縮,出生時(shí)間、工作時(shí)間、各種考核、鑒定、學(xué)歷、學(xué)位、職稱、資格等各種證明材料都與個(gè)人工資、提職、任免、退休密切相關(guān)。[3]所以要加大檔案工作宣傳力度,讓人們認(rèn)識(shí)檔案材料對(duì)個(gè)人的重要性,及時(shí)送交應(yīng)歸檔的材料。另一方面,可以嘗試,除了檔案中涉及機(jī)密和不宜公開(kāi)的內(nèi)容外,部分內(nèi)容根據(jù)個(gè)人需要可向本人部分公開(kāi),以提高這一工作在人們心中的認(rèn)知度。

2.加強(qiáng)規(guī)章制度建設(shè),嚴(yán)格規(guī)范工作程序

要認(rèn)真制定并落實(shí)中組部和國(guó)家檔案館要求的七項(xiàng)制度,規(guī)范七種簿冊(cè)的登記,工作中制定實(shí)施細(xì)則并嚴(yán)格按規(guī)章制度辦事,真正落實(shí)制度化管理。特別是管理人員必須積極主動(dòng)有計(jì)劃地收集材料,以補(bǔ)充檔案內(nèi)容,并適時(shí)地和檔案材料形成部門聯(lián)系,從用紙到格式,提出具體要求,做到批量收上來(lái)的材料盡可能的規(guī)范,為原始材料的規(guī)范提供基礎(chǔ)保障。材料的收集采取定期與不定期相結(jié)合,做到全面及時(shí)地收集和補(bǔ)充。如年度考核材料、工資普調(diào)、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、職稱評(píng)定等材料按計(jì)劃定期收集,但不定期的零散材料就得靠管檔人員平時(shí)注意留心各方面情況,及時(shí)掌握信息,隨時(shí)收集,甚至催要材料,認(rèn)真鑒別后歸檔,隨時(shí)準(zhǔn)備為組織人事部門對(duì)檔案的查閱利用提供更客觀、全面、真實(shí)的依據(jù)。

3.增加硬件投入,加快檔案信息數(shù)字化建設(shè)

檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)是時(shí)代對(duì)我們的要求,是新形勢(shì)下干部人事檔案工作的需要,要推進(jìn)干部人事檔案管理工作的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化建設(shè),必須將傳統(tǒng)的管理模式與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)相結(jié)合?，F(xiàn)階段,檔案基本已實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的雙效管理,紙質(zhì)檔案是人事檔案的基石,電子檔案是紙質(zhì)檔案的縮影和補(bǔ)充。而電子檔案又分為基本的直接以數(shù)字模式產(chǎn)生的數(shù)字信息檔案和通過(guò)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字掃描后再加工、處理而成的原件數(shù)字檔案兩種。第二種數(shù)字檔案就是一個(gè)個(gè)人檔案的全文數(shù)據(jù)庫(kù),全面而真實(shí)地體現(xiàn)紙質(zhì)檔案的本來(lái)面目。但是由于各省各地的信息化管理層次參差不齊,現(xiàn)在還大都停留在最基本的管理層次上,信息化管理的深度開(kāi)發(fā)潛力很大。如果硬件投資到位,徹底實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用,則可以把管檔人員從較落后的繁雜工作中部分解脫出來(lái),既保護(hù)了紙質(zhì)檔案,又方便檔案查閱,更大程度地提高檔案的管理水平和使用效率。

4.嚴(yán)格檔案管理人員的選拔,加強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力培訓(xùn)

加強(qiáng)各地所有檔案管理人員的選拔和培訓(xùn)是做好檔案管理工作最基本的保障。組織人事部門應(yīng)嚴(yán)格按照崗位職責(zé)和組織人事干部必備條件挑選政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)都過(guò)硬的干部人事檔案管理人員,慎重考察,好中選優(yōu),加強(qiáng)教育和培養(yǎng)。首先是業(yè)務(wù)素質(zhì)要過(guò)硬,上崗之前,必須先明確檔案管理的諸多要求,理解掌握相關(guān)政策、法規(guī)和條例及細(xì)則。其次要有較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)操作能力,同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)他們計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力的培訓(xùn),以適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理數(shù)字化的要求。其三推行持證上崗制度,推動(dòng)高校干部人事檔案管理工作邁上新臺(tái)階。

綜上所述,只要領(lǐng)導(dǎo)重視,硬件投入有保障,創(chuàng)造協(xié)調(diào)合作的軟環(huán)境,規(guī)范制度,細(xì)化規(guī)則并切實(shí)貫徹,提升管理人員素養(yǎng),實(shí)現(xiàn)人事檔案材料整理的“全面、及時(shí)、規(guī)范”,就一定能更好地利用人事檔案資源,為事業(yè)的發(fā)展發(fā)揮人事檔案工作應(yīng)有的作用。

[1]田忠智.淺談高校人事檔案工作中的問(wèn)題與對(duì)策[J].蘭臺(tái)世界,2009(6)：45-46.

[2]羅劍麗.人事制度改革下的高校人事檔案管理與高校人力資源管理的思考[J].科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì),2009(35)：143-146.

[3]楊碧倩.高校人事檔案管理工作中的若干問(wèn)題及改進(jìn)措施[J].揚(yáng)州教育學(xué)院學(xué)報(bào),2009(3)：89-91.

On University Personnel File Management

DU Yu-lan
(Personnel Department,Changzhou University,Changzhou 213164,China)

University personnel file management is an important part of the personnel work,and it is also the support of human resources development and utilization in University.How ever,many people do not fully understand the importanceof personnel filemanagement,which leads to the follow ing problem s：the archival m aterial can not be complete and tim ely,some filemanagers are poor of professional quality,and lack of the necessary investment in hardw are.Som emeasures should be taken,such as strengthening the rules and regulations,establishing and standardizing the work process,increasing the investment in hardw are to speed up the construction of digital information archives,strengthening the professional training of filemanagers to further imp rove themanagement of university personnel files.

university;personnel filemanagement;current situation;solutions

李 艷)

G275 文獻(xiàn)標(biāo)碼：A

1672-9048(2010)03-0104-03

2010-05-30

杜玉蘭 (1963—),女,重慶忠縣人,館員,主要從事文獻(xiàn)與檔案管理研究。