摘要:本研究的目的在于構(gòu)建一個(gè)電子環(huán)境中的可信任文件管理框架。通過(guò)文獻(xiàn)研究和最佳實(shí)踐,對(duì)可信任電子文件管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理,并將這些標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行專家測(cè)試,建立了構(gòu)建電子文件可信任管理所需的因素,即監(jiān)管、文件保管系統(tǒng)、檔案、技術(shù)、人員技能和素質(zhì)。這個(gè)框架為良好的文件管理實(shí)踐奠定了基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞文件管理 管理要素 專家調(diào)查

文件管理是在文件生命周期的不同階段對(duì)機(jī)構(gòu)文件的記錄信息進(jìn)行系統(tǒng)、有效控制的專業(yè)原則。實(shí)施有效的文件管理對(duì)機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)特別重要,無(wú)論是制定正確的決策以及采取行動(dòng),還是維護(hù)機(jī)構(gòu)的可信任性和可靠性,都需要可靠的文件。但是,在電子環(huán)境中,電子文件的可信任性受到挑戰(zhàn),文件管理需求在機(jī)構(gòu)信息系統(tǒng)和信息管理戰(zhàn)略中沒(méi)有得到足夠的認(rèn)可。因此在電子環(huán)境中需要構(gòu)建可信任文件管理框架,加強(qiáng)可信任電子文件管理相關(guān)要素的重要性認(rèn)識(shí),迎接電子文件可信任的挑戰(zhàn)性。

一、可信任電子文件管理的要素結(jié)構(gòu)

在基于文獻(xiàn)研究和最佳實(shí)踐的研究基礎(chǔ)上,筆者將可信任文件管理要素分為五個(gè)主要內(nèi)容:監(jiān)管、文件保管系統(tǒng)、檔案、技術(shù),以及人員技能和素質(zhì)。

1. 監(jiān)管要素

監(jiān)管是以法律、政策以及法規(guī)的形式提供權(quán)威的說(shuō)明。監(jiān)管的內(nèi)容包括:法律和法規(guī)基礎(chǔ)建設(shè),機(jī)構(gòu)政策以及機(jī)構(gòu)文件保管責(zé)任與義務(wù)。

(1)法律和法規(guī)基礎(chǔ)建設(shè)

主要是指《文件與檔案法》,它為建立機(jī)構(gòu)文件管理的框架提供指令,強(qiáng)調(diào)了保管與維護(hù)通過(guò)可靠方式產(chǎn)生的文件的重要性。

(2)機(jī)構(gòu)政策

機(jī)構(gòu)政策是對(duì)機(jī)構(gòu)文件管理原則、實(shí)踐與程序的概括。首先,政策是用來(lái)確保機(jī)構(gòu)擁有必要的信息能夠形成和重構(gòu)發(fā)生的活動(dòng)與業(yè)務(wù)。第二,政策是來(lái)確保信息的定位和存取。第三,政策是用來(lái)建立文件的背景,即誰(shuí)產(chǎn)生的文件,在什么業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的以及與其他文件的聯(lián)系。只有業(yè)務(wù)流程中的確使用過(guò)和產(chǎn)生的信息才能夠證明文件的完整性和真實(shí)性,并且只有文件在軟、硬件以及數(shù)字媒體間遷移中仍能得到維護(hù)的情況下,文件才具有可信任性。

(3)機(jī)構(gòu)文件保管責(zé)任與義務(wù)

它是一個(gè)有組織有結(jié)構(gòu)的責(zé)任體。機(jī)構(gòu)內(nèi)的個(gè)人或者群體在管理文件中進(jìn)行具體的目標(biāo)和責(zé)任分配,這對(duì)于確保高素質(zhì)的專業(yè)人員對(duì)管理負(fù)責(zé)具有基礎(chǔ)作用的,也會(huì)為機(jī)構(gòu)文件管理的權(quán)威建立一個(gè)清晰的脈絡(luò)。

2.文件保管系統(tǒng)要素

文件保管系統(tǒng)將文件的產(chǎn)生和捕獲構(gòu)建入機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)流程,并按照法律規(guī)則的要求提供業(yè)務(wù)證據(jù)的利用。文件保管系統(tǒng)內(nèi)容的視角集中于以下方面:文件管理運(yùn)轉(zhuǎn),文件保管功能需求以及文件保管元數(shù)據(jù)需求。

(1)文件管理運(yùn)轉(zhuǎn)

文件保管運(yùn)轉(zhuǎn)是文件管理項(xiàng)目的核心內(nèi)容。包括以下活動(dòng):將文件捕獲入文件系統(tǒng),確定文件保管期限,文件登記,文件分類,存儲(chǔ)以及處理流程,利用和檢索,以及記錄文件管理流程。

(2)文件保管功能需求

確認(rèn)與記錄機(jī)構(gòu)產(chǎn)生和保管業(yè)務(wù)活動(dòng)的證據(jù)需求,對(duì)于產(chǎn)生、維護(hù)和處置文件的理論至關(guān)重要,它也是設(shè)計(jì)和形成文件管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)。

(3)文件保管元數(shù)據(jù)需求

元數(shù)據(jù)是需要與電子文件一起捕獲的信息,它是用來(lái)描述產(chǎn)生于業(yè)務(wù)活動(dòng)中的文件的特性、真實(shí)性、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)以及管理需求。文件保管元數(shù)據(jù)是一個(gè)工具,用來(lái)充分地記錄鑒別、控制和文件描述,以作為日后機(jī)構(gòu)活動(dòng)的可靠證據(jù)。

3.檔案要素

檔案要素是指對(duì)機(jī)構(gòu)的集體記憶進(jìn)行保存并提供利用。機(jī)構(gòu)以檔案文件產(chǎn)生、維護(hù)和保護(hù)的形式,來(lái)篩選和保存記憶,并確保它們的可獲取性和可利用性,這個(gè)流程就是檔案要素的焦點(diǎn)。它包括的內(nèi)容主要有:鑒定實(shí)踐,電子文件保管,保管戰(zhàn)略以及存儲(chǔ)管理。

(1)鑒定實(shí)踐

它是指決定產(chǎn)生什么樣的文件以及文件保管多久來(lái)滿足機(jī)構(gòu)義務(wù)的行為。鑒定是提升機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)的過(guò)程,它決定了將什么樣的產(chǎn)生并捕獲到文件保管系統(tǒng)中,而且它也決定了文件需要保存多久才能滿足機(jī)構(gòu)義務(wù)的需求。(NSW State Records Office, 1998)

(2)電子文件保管

電子文件保管是指按照文件價(jià)值的具體和預(yù)設(shè)的期限將電子文件保留在電子存儲(chǔ)載體上,對(duì)文件進(jìn)行處置或者永久保管。(Stephens and Wallace, 1997)。一個(gè)清晰的文件保管以及處置項(xiàng)目對(duì)于一個(gè)機(jī)構(gòu)的財(cái)政健康、合法生存和業(yè)務(wù)連續(xù)具有基礎(chǔ)作用。

(3)保管戰(zhàn)略

保管戰(zhàn)略是確保電子文件隨著時(shí)間變化仍具有可獲取性和可利用性的方法。用于處理電子文件的技術(shù)會(huì)隨著時(shí)間變化,保管戰(zhàn)略需要將那些與任何技術(shù)變化有關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)降到最小,并確保文件的完整。此外,保管戰(zhàn)略還需要確保電子文件一直能有相關(guān)的背景,而且即使組織機(jī)構(gòu)發(fā)生變化電子文件也能具有可理解性。

(4)存儲(chǔ)管理

文件的存儲(chǔ)必須既能使文件得到充分利用又能得到安全保管,不受環(huán)境損害的影響。另外,對(duì)于電子文件,其存儲(chǔ)管理還與文件格式和存儲(chǔ)載體有關(guān)。采用的文件格式必須在許多年后仍可利用,而且存儲(chǔ)載體必須選擇那些符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的主流載體。

4.技術(shù)要素

技術(shù)要素是指確保電子文件在不同的電子環(huán)境中具有可用性、可信性和真實(shí)性的戰(zhàn)略。主要要素包括:電子文件系統(tǒng)管理和電子系統(tǒng)安全。

(1)電子文件系統(tǒng)管理

電子文件系統(tǒng)管理包括電子郵件的管理、電子文檔和目錄的管理、產(chǎn)生于數(shù)據(jù)庫(kù)的文件管理和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的文件管理,以及文件管理的原則和規(guī)范。產(chǎn)生于這些環(huán)境中的文件通常依賴于系統(tǒng)性能,而很少考慮文件管理。

電子郵件信息并未總是被當(dāng)成業(yè)務(wù)文件,即使電子郵件是大部分機(jī)構(gòu)和政府機(jī)構(gòu)的重要交流渠道。一個(gè)機(jī)構(gòu)需要滿足各種法律和責(zé)任要求、管理要求,還要保護(hù)它的權(quán)利和聲譽(yù),為此電子郵件的有效管理是基礎(chǔ)的工作之一。電子郵件需要結(jié)合文件的分類和管理,并將電子郵件作為關(guān)鍵資產(chǎn)來(lái)捕獲、管理以及保管。適當(dāng)?shù)奈募芾硪?guī)范有助于確保有關(guān)電子郵件信息得到保管、及時(shí)的鑒定和利用。在訴訟案件中,只有讓法官相信作為證據(jù)的電子郵件以及產(chǎn)生和管理電子郵件的過(guò)程是可靠和可信的,他們才能具有證據(jù)可采性。

電子文檔管理系統(tǒng)應(yīng)該確保機(jī)構(gòu)文件保管的充分安全。他們需要有能力捕獲并管理電子文件,以滿足可信性、完整性、可用性、法律可采性和耐久性的法律要求。

網(wǎng)站是用來(lái)傳播信息、提供服務(wù)并且為客戶辦理業(yè)務(wù)的,所以會(huì)反應(yīng)出機(jī)構(gòu)運(yùn)轉(zhuǎn)的證據(jù)、機(jī)構(gòu)使命以及功能。機(jī)構(gòu)網(wǎng)站使用的日益增加,使機(jī)構(gòu)面臨的電子文件管理問(wèn)題的范圍更加復(fù)雜,包括存儲(chǔ)、保存、使用以及真實(shí)性。由于大部分的網(wǎng)站信息只是以電子格式存在,無(wú)法通過(guò)其他途徑獲得,所以需要用與其他文件保管系統(tǒng)一樣的方式來(lái)管理網(wǎng)站:確保符合有關(guān)產(chǎn)生、保管以及提供文件持續(xù)利用的法律要求。

(2)電子系統(tǒng)安全

電子系統(tǒng)安全是指那些保護(hù)機(jī)構(gòu)文件和分類信息的信息安全控制要素。它需要保護(hù)文件管理基礎(chǔ)設(shè)施以及個(gè)人文件不被更改、誤解或者丟失。電子文件以及信息經(jīng)常受到威脅并且很容易受網(wǎng)絡(luò)襲擊。

5.人員技能和素質(zhì)要素

單單有文件保管系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施還不足以確保一個(gè)可信任的環(huán)境。人的因素同樣重要。沒(méi)有知識(shí)、技能以及專業(yè)人士恰當(dāng)?shù)膽B(tài)度,整個(gè)系統(tǒng)就會(huì)土崩瓦解。文件專業(yè)人士正受到不斷變化的技術(shù)的挑戰(zhàn)。人員技能和素質(zhì)內(nèi)容的焦點(diǎn)在于文件與檔案素質(zhì)以及有關(guān)技能。

(1)文件與檔案素質(zhì)

文件專業(yè)人士所需要和期望具有的素質(zhì)包括提供信息和文件管理項(xiàng)目服務(wù),捕獲信息和文件,組織與描述信息和文件,提供文件和信息的利用,存儲(chǔ)與保護(hù)信息和文件,處置信息和文件,提供電子服務(wù)。(加拿大國(guó)家檔案館,2002)

(2)有關(guān)技能:

其他技能要求加強(qiáng)專業(yè)化,包括電子系統(tǒng)交付技能,信息系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì),業(yè)務(wù)與管理技能,人際與個(gè)人技能等。

二、專家意見(jiàn)調(diào)查及結(jié)果分析

這項(xiàng)研究通過(guò)電子郵件的方式給全球范圍內(nèi)此領(lǐng)域的40位專家發(fā)放了結(jié)構(gòu)調(diào)查問(wèn)卷。專家需要填寫(xiě)他們對(duì)于選項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)重要性的傾向,依照1-9的李克特量表來(lái)排列它們。1-3范圍是指較低重要性,4-6范圍是指重要,7-9范圍是指最高重要性。專家還需要對(duì)于列出的現(xiàn)象給予他們的評(píng)價(jià),以擴(kuò)展他們對(duì)于主題的看法和評(píng)價(jià)。

1.專家情況說(shuō)明:

來(lái)自于亞洲、澳大利亞、加拿大、歐洲以及美國(guó)的40位專家中,有18位專家對(duì)問(wèn)卷作出回應(yīng)。表I提供了一些有關(guān)參與專家的信息,這些專家的參與采用匿名方式。

2.結(jié)果與分析

問(wèn)卷分析結(jié)果表明:專家全體一致地認(rèn)可了問(wèn)卷中的各要素,并給予了很高的評(píng)價(jià),對(duì)于有關(guān)要素的評(píng)分都在“7”或者“8”分,即“很重要”。專家對(duì)各要素的評(píng)價(jià)具體可見(jiàn)下面的表及評(píng)述。

表II中的分?jǐn)?shù)說(shuō)明監(jiān)管要素對(duì)于管理電子環(huán)境中的文件是很重要的。專家們相信,沒(méi)有這些標(biāo)準(zhǔn),任何機(jī)構(gòu)建立文件管理規(guī)劃時(shí)都不可能建立自己的指令。如果沒(méi)有適當(dāng)?shù)奈募蛘邫n案法規(guī),機(jī)構(gòu)便沒(méi)有義務(wù)將文件管理政策納入機(jī)構(gòu)總體戰(zhàn)略,這也就導(dǎo)致了管理文件的責(zé)任沒(méi)有得到落實(shí)。

表III的分?jǐn)?shù)說(shuō)明了此要素的重要性。專家總體上認(rèn)可文件管理運(yùn)轉(zhuǎn)需要詳細(xì)說(shuō)明才能在機(jī)構(gòu)內(nèi)進(jìn)行系統(tǒng)的文件管理實(shí)踐。文件管理運(yùn)轉(zhuǎn)的內(nèi)容最好在手冊(cè)或指南中提供,來(lái)統(tǒng)一機(jī)構(gòu)人員的認(rèn)知程度。在開(kāi)發(fā)新的信息系統(tǒng)或者完善現(xiàn)有系統(tǒng)的過(guò)程中需要明確的文件保管功能需求和文件保管元數(shù)據(jù)需求。否則,會(huì)導(dǎo)致機(jī)構(gòu)文件的非系統(tǒng)處理并引起重要的和有價(jià)值資產(chǎn)的損失,以及容易陷入訴訟和安全問(wèn)題,這些問(wèn)題又可能危及他們的長(zhǎng)期完整性和可信性。

表IV中的分?jǐn)?shù)反映了檔案要素在維護(hù)電子文件可信任管理的重要性。專家們認(rèn)為只有具有系統(tǒng)的鑒定實(shí)踐和一個(gè)電子文件保管計(jì)劃,機(jī)構(gòu)才能避免對(duì)文件不恰當(dāng)?shù)奶幹?。另一方?保管戰(zhàn)略對(duì)于確保有價(jià)值的文件得到長(zhǎng)期保管具有基礎(chǔ)作用。有效的存儲(chǔ)管理是最大化節(jié)約空間的關(guān)鍵。不考慮電子文件管理的檔案要素將帶來(lái)的最大影響就是機(jī)構(gòu)有價(jià)值信息資產(chǎn)的損失。文件長(zhǎng)期的可獲取性和可利用性很大程度上取決于當(dāng)前所采取的行動(dòng)。

表V的分?jǐn)?shù)反映出專家們對(duì)這些要素重要性的高度贊同。他們認(rèn)可電子文件管理系統(tǒng)的可信任性很大程度上取決于這些文件是從文件管理角度被管理,而不只是采用現(xiàn)有的技術(shù)的觀點(diǎn)。文件管理戰(zhàn)略需要在電子文件系統(tǒng)的規(guī)劃階段就提出來(lái),這樣才能確保這些產(chǎn)生于系統(tǒng)中的文件符合文件保管功能需求和元數(shù)據(jù)需求。此外,電子文件系統(tǒng)易受網(wǎng)絡(luò)襲擊,具有脆弱性,這迫切要求電子系統(tǒng)安全政策和指南的實(shí)施。這些要素的缺失會(huì)導(dǎo)致電子環(huán)境的不可信任,影響電子文件的完整性和真實(shí)性。

表VI表明,文件與檔案素質(zhì)的重要性是毫無(wú)疑問(wèn)的。簡(jiǎn)言之,可以說(shuō)文件管理需要一個(gè)有素質(zhì)的專業(yè)人士。在這個(gè)領(lǐng)域受過(guò)培訓(xùn)的專業(yè)人士應(yīng)該在機(jī)構(gòu)中被認(rèn)可并錄用。不容置疑,他們的角色和職能對(duì)于確保機(jī)構(gòu)文件的專業(yè)管理具有基礎(chǔ)作用。

三、結(jié)論

總之,對(duì)于現(xiàn)今的機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō),建立一個(gè)可信任的電子文件管理平臺(tái)是基礎(chǔ)的工作。文件從穩(wěn)定的紙質(zhì)物體遷移到不穩(wěn)定的電子物體后,他們的物理屬性受到威脅,而物理屬性對(duì)于建立文件證據(jù)的真實(shí)性和可靠性具有重要意義。機(jī)構(gòu)如何成功地實(shí)現(xiàn)電子文件的可信任將會(huì)較大地影響公司治理、法規(guī)遵循以及有效業(yè)務(wù)流程。世界很多地方文件與檔案當(dāng)局的經(jīng)驗(yàn)表明高超的技術(shù)不是解決電子文件問(wèn)題的答案,解決方法存在于可信任環(huán)境中的戰(zhàn)略文件管理中。本研究中清晰指出的這些要素需要被實(shí)踐并作為機(jī)構(gòu)信息戰(zhàn)略的一部分。但是在機(jī)構(gòu)中理解并接受完整、系統(tǒng)的文件管理方法,不僅要求他們擁有完全的決心和堅(jiān)強(qiáng)的意識(shí),而且要求領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于在全機(jī)構(gòu)加強(qiáng)良好的文件管理實(shí)踐擁有信念和承諾。

*文章來(lái)源:《文件管理》(Records Management Journal)2009年19卷:P135-146

譯者單位:中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院